Как сделать больничный в 1С:Бухгалтерия

Оформление больничного листа в 1С:Бухгалтерия сводится к созданию документа «Больничный лист», проверке автоматического расчёта пособия и синхронизации данных с ФСС, если больничный оформлен в электронном виде. Программа сама рассчитывает средний заработок, процент оплаты по стажу и сумму за счёт работодателя, но только при корректно заполненных исходных данных: кадровом приказе о приёме, сведениях о стаже и настройках учётной политики.

Перед началом работы убедитесь, что сотрудник принят на работу документом «Приём на работу», в программе ведётся расчёт зарплаты (соответствующая функциональность включена), а в карточке сотрудника указан страховой стаж для оплаты больничных. Если стаж не заполнен, программа посчитает пособие по минимальному проценту, и сумма окажется заниженной.

Ниже разобран полный цикл: от получения номера электронного больничного до проверки проводок и выплаты пособия. Инструкция актуальна для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0, с типовой функциональностью расчёта зарплаты.

Подготовка: что проверить перед созданием больничного

Корректность расчёта пособия на 90% зависит от исходных данных в программе, а не от самого документа «Больничный лист». Поэтому начните с проверки карточки сотрудника: откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», найдите нужного работника и убедитесь, что он принят на работу, не уволен на период больничного и ему назначена основная позиция с окладом или тарифной ставкой.

Второй критичный реквизит — страховой стаж. В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» или «Стажи» (в зависимости от релиза формулировка отличается) и заполните стаж для оплаты больничных листов с учётом периодов работы в других организациях. От стажа зависит процент оплаты: при стаже менее 5 лет — 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, свыше 8 лет — 100%.

Третий момент — регистрация в ФСС и настройка обмена электронными больничными. Проверьте в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контролирующими органами», что настроено подключение к СЭДО ФСС. Без этого номер электронного листка нетрудоспособности придётся вводить вручную, а статусы ЭЛН отслеживать на сторонних ресурсах.

Создание документа «Больничный лист»

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» либо «Зарплата и кадры» → «Больничные листы» и нажмите «Создать» → «Больничный лист». В шапке документа укажите организацию (если их несколько), сотрудника, месяц начисления и даты нетрудоспособности — с какого по какое число сотрудник болел. Даты берутся строго из листка нетрудоспособности: расхождение даже на один день приведёт к ошибкам при отправке данных в ФСС.

Если больничный электронный, в поле «Номер листка нетрудоспособности» введите номер ЭЛН, который сообщил сотрудник, и нажмите кнопку «Получить из ФСС» (или «Загрузить из ФСС»). Программа запросит данные через СЭДО и автоматически заполнит период, причину нетрудоспособности и признак первичного или продолжающего листка. Это самый надёжный способ — ручной ввод оставляет риск опечатки в датах.

При ручном заполнении выберите причину нетрудоспособности из списка: заболевание, травма, уход за больным ребёнком, карантин и другие. От причины зависят ограничения по оплате — например, при уходе за ребёнком действуют лимиты оплачиваемых дней в году, которые программа контролирует автоматически, если ведётся корректный учёт.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Больничные листы» → «Создать»
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите месяц начисления
3. 3
   Введите номер ЭЛН и загрузите данные из ФСС, либо заполните даты и причину вручную
4. 4
   Проверьте автоматический расчёт на вкладке «Начислено»
5. 5
   Заполните стаж, если программа выделила его как незаполненный
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»

Проверка автоматического расчёта пособия

После заполнения шапки программа рассчитывает пособие на вкладке «Начислено» или «Оплата». Расчёт строится по формуле: среднедневной заработок за два предшествующих календарных года умножается на процент по стажу и на количество дней нетрудоспособности. Сумма разбивается на две части: первые три дня оплачивает работодатель, остальные дни — ФСС напрямую работнику в рамках проектных выплат.

Чтобы увидеть детализацию, нажмите на сумму начисления — откроется форма расчёта среднего заработка с разбивкой по годам. Проверьте, что в расчёт попали все начисления сотрудника. Если сотрудник работает в организации недавно, а заработок за прошлые годы получен у другого работодателя, внесите данные из справки о заработке (бывшая форма 182н): в документе больничного есть кнопка «Добавить справку с предыдущего места работы» или аналогичная ссылка в форме расчёта среднего.

Обратите внимание на ограничения: среднедневной заработок не может быть выше предельной величины базы по взносам и ниже расчёта из МРОТ. Программа применяет эти ограничения автоматически и показывает соответствующие пометки в расчёте. Если сотрудник работает на неполную ставку, пособие из МРОТ считается пропорционально ставке — проверьте, что в приёме на работу указано правильное количество ставок.

Отражение больничного в учёте и проводки

После проведения документа проверьте бухгалтерские проводки по кнопке «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Типовая корреспонденция для части пособия за счёт работодателя: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения и настройки способов учёта зарплаты) — Кт 70. Начисление НДФЛ с пособия отражается проводкой Дт 70 — Кт 68.01: пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ в полном объёме.

Страховые взносы на пособие не начисляются — это государственное пособие, освобождённое от взносов. Если вы видите, что программа начислила взносы на сумму больничного, это признак ошибки: скорее всего, сумма введена не документом «Больничный лист», а ручным начислением с неверным видом расчёта.

Способ отражения в учёте задаётся в настройках: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты» → «Способы учёта зарплаты». Для больничных за счёт работодателя обычно используется тот же способ, что и для основной зарплаты сотрудника, но при необходимости можно задать отдельный — например, если пособие должно падать на конкретную статью затрат.

Отправка сведений в ФСС и выплата пособия

По действующему порядку прямых выплат работодатель обязан передать в ФСС сведения для назначения пособия. В 1С:Бухгалтерия это делается через документ «Исходящее сообщение СЭДО ФСС» или автоматически при загрузке ЭЛН — программа формирует реестр сведений с данными о застрахованном лице, стаже и среднем заработке. Отправьте сообщение и дождитесь подтверждения приёма от фонда: статус отображается прямо в документе.

Часть пособия за счёт работодателя (первые три дня) выплачивается сотруднику в ближайший день выплаты зарплаты. Оформите ведомость: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или в кассу), нажмите «Заполнить» — программа подтянет долг по больничному вместе с зарплатой. Если нужно выплатить пособие отдельно и раньше, создайте ведомость по конкретному документу-основанию.

Контролируйте статус ЭЛН до закрытия: листок нетрудоспособности может быть продлён, закрыт или заменён. При изменении статуса программа предложит обновить данные. Если больничный закрыт после того, как вы уже рассчитали пособие по предварительным данным, пересчитайте документ — иначе сведения в ФСС уйдут с устаревшими датами.

Особые ситуации: продолжение, стажировка расчёта, переходящий больничный

Продолжение больничного листа

Если сотрудник принёс второй листок, являющийся продолжением первого, при загрузке ЭЛН программа сама определит связь и заполнит поле «Является продолжением листка нетрудоспособности». При продолжении пособие за первые три дня не начисляется повторно — работодатель оплачивает три дня только по первичному листку. Проверьте этот признак вручную, если вводите документ без загрузки из ФСС.

Переходящий больничный

Больничный, открытый в одном месяце и закрытый в другом, оформляется одним документом в месяце закрытия (или в месяце, когда сотрудник предъявил листок). Программа корректно распределит дни по месяцам при расчёте отработанного времени и в табеле. Не разбивайте такой больничный на два документа — это приведёт к двойному расчёту дней за счёт работодателя.

Сотрудник без заработка в расчётном периоде

Если у сотрудника нет заработка за два предшествующих года (например, он был в отпуске по уходу за ребёнком), пособие считается из МРОТ. Программа применит этот расчёт автоматически. Дополнительно сотрудник вправе написать заявление о замене лет расчётного периода — тогда в документе больничного измените годы расчёта среднего заработка вручную в форме расчёта.

Как проверить результат и исправить ошибки

После проведения сверьте три контрольные точки: сумму в документе больничного, данные расчётного листка сотрудника и отчёт по зарплате за месяц. Расчётный листок (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») должен показать оплату больничного отдельной строкой с указанием количества дней. Если больничный не попал в расчётный листок, проверьте месяц начисления в шапке документа — частая причина «пропажи» именно в неверном месяце.

Для исправления уже проведённого больничного не редактируйте документ задним числом, если по нему уже отправлены сведения в ФСС и выплачены деньги. Вместо этого создайте корректировку: отмените отправку, исправьте документ, отправьте обновлённые сведения. Если ошибка обнаружена после закрытия периода, используйте документ «Перерасчёт» или введите исправленный больничный текущим месяцем со сторнированием.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма пособия в документе

Норма

Разбита на часть за счёт работодателя (3 дня) и за счёт ФСС

Тревожный признак

Вся сумма целиком за счёт работодателя или нулевой средний заработок

Расчётный листок сотрудника

Норма

Строка «Оплата больничного» с количеством дней

Тревожный признак

Больничный отсутствует — проверьте месяц начисления

Статус в ФСС

Норма

Сведения приняты фондом, статус «Принято»

Тревожный признак

Ошибка приёма — расхождение дат или реквизитов сотрудника

Проводки

Норма

Дт 20/26/44 — Кт 70 на часть работодателя, НДФЛ удержан

Тревожный признак

Начислены страховые взносы на сумму пособия

Частые вопросы

Что делать, если сотрудник принёс бумажный больничный?

Бумажные листки нетрудоспособности сейчас выдаются только в исключительных случаях (например, отдельным категориям граждан). Документ «Больничный лист» в этом случае заполняется полностью вручную: даты, причина нетрудоспособности, номер и дата выдачи листка. Порядок расчёта и проводки не отличаются от электронного варианта.

Почему программа рассчитала пособие меньше, чем ожидал сотрудник?

Чаще всего причины три: не заполнен страховой стаж (применён минимальный процент), не внесена справка о заработке с предыдущего места работы или сработало ограничение по МРОТ/предельной базе. Откройте форму расчёта среднего заработка в документе и сравните суммы по годам с реальными начислениями сотрудника.

Нужно ли начислять больничный внешнему совместителю?

Да, если совместитель предъявил листок нетрудоспособности и отработал у вас оба предшествующих года либо предоставил нужные справки. Документ оформляется на сотрудника-совместителя отдельно, заработок считается только по вашей организации. Число листков и порядок оплаты зависят от того, сколько мест работы у сотрудника в расчётном периоде.

Как отразить больничный, если зарплату считают в другой программе?

Если расчёт зарплаты ведётся в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию данные переносятся сводно, больничный создаётся в ЗУП, а в Бухгалтерию попадает только отражение в учёте через синхронизацию. Не создавайте документ «Больничный лист» в обеих программах — это приведёт к задвоению начислений после обмена.

Больничный пришёл после того, как зарплата за месяц уже выплачена. Что делать?

Оформите документ тем месяцем, в котором сотрудник предъявил листок. Программа автоматически пересчитает дни отсутствия: если ранее эти дни были оплачены как отработанные, при расчёте зарплаты за текущий месяц выполнится сторно лишнего начисления. Проверьте расчётный листок — там должен появиться перерасчёт за прошлый период.

Облагается ли больничный НДФЛ и взносами?

НДФЛ удерживается со всей суммы пособия, включая часть за счёт ФСС (фонд удерживает налог сам при своей выплате). Страховые взносы на пособие по временной нетрудоспособности не начисляются. Если в проводках вы видите взносы с суммы больничного — документ оформлен неверно.