Другое · 9 мин
Как сдать в ФСС сведения о застрахованных лицах из 1С
Пошаговая инструкция по отправке сведений о застрахованных лицах из 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии в ФСС (СФР). Проверка данных, выгрузка, ошибки и сроки.
Страхователи обязаны передавать в фонд сведения о застрахованных лицах — данные о приёме на работу, увольнении и изменении персональных данных сотрудников. С объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР) эти сведения подаются в составе формы ЕФС-1 (раздел 1.1), однако многие бухгалтеры по привычке называют отчёт «сведениями в ФСС». В типовых конфигурациях 1С процесс максимально автоматизирован: сведения формируются на основании кадровых документов и отправляются напрямую из программы.
Отправка возможна несколькими способами: через сервис 1С-Отчётность, через выгрузку файла для последующей загрузки на портал или через внешний спецоператор. Ниже разобраны все сценарии для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, требования к данным, типичные ошибки и способы проверить, что отчёт действительно принят.
Какие сведения и когда подаются в фонд
В состав сведений о застрахованных лицах входят персональные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, ИНН при наличии, дата рождения, документ, удостоверяющий личность) и кадровые события: приём на работу, увольнение, перевод, изменение персональных данных. События приёма и увольнения подаются в сжатые сроки — как правило, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. За нарушение сроков и непредставление сведений предусмотрены штрафы, поэтому откладывать отправку «до конца месяца» нельзя.
Перед формированием отчёта убедитесь, что в программе проведены все кадровые документы: приёмы, увольнения, кадровые переводы. Сведения в ЕФС-1 подтягиваются именно из них. Если сотрудник принят, но документ «Приём на работу» не проведён, событие в отчёт не попадёт.
Подготовка: проверка данных сотрудников в 1С
Качество отчёта полностью зависит от полноты личных данных в карточках физических лиц. Откройте справочник «Сотрудники» (или «Физические лица») и проверьте у каждого застрахованного лица: СНИЛС (формат с контрольным числом), ФИО полностью, дату рождения, данные документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, кем и когда выдан), ИНН при наличии.
Особое внимание уделите сотрудникам, у которых менялась фамилия: в 1С история изменения ФИО хранится по ссылке «История» в карточке физлица. Если смена фамилии не зафиксирована документально, фонд может отклонить сведения из-за несовпадения с данными реестра. Также проверьте регистрационные данные самой организации: регистрационный номер страхователя в СФР должен быть заполнен в карточке организации на закладке с кодами.
- 1Проведите все кадровые документы за период: приёмы, переводы, увольнения
- 2Проверьте СНИЛС, ФИО, дату рождения и паспортные данные каждого сотрудника
- 3Заполните регистрационный номер страхователя в карточке организации
- 4Обновите конфигурацию и формы регламентированной отчётности до актуального релиза
- 5Проверьте сроки: события приёма и увольнения подаются не позднее следующего рабочего дня
Формирование сведений в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии
В обеих конфигурациях отчёт создаётся через раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Нажмите «Создать», выберите форму «ЕФС-1» и укажите период и организацию. В отчёте перейдите к разделу 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» — именно здесь отражаются кадровые события по застрахованным лицам.
Используйте команду «Заполнить»: программа автоматически подберёт сотрудников, по которым за период были кадровые события, и подставит их персональные данные. Проверьте каждую строку: вид события (приём, увольнение, перевод), дата события, трудовая функция, структурное подразделение. Для увольнения дополнительно указывается основание по нормативному акту.
Если подаёте сведения только об изменении персональных данных
Когда кадровых событий нет, но изменились, например, паспортные данные сотрудника, сведения подаются в соответствующем подразделе формы. Создайте отчёт, добавьте сотрудника вручную и укажите только изменившиеся данные. Не дублируйте в отчёт сотрудников, по которым ничего не менялось — это лишняя нагрузка и повод для уточнений.
Отправка через 1С-Отчётность
Если у организации подключён сервис 1С-Отчётность и действует электронная подпись, отправка выполняется в один клик. Перед отправкой нажмите «Проверить» → «Проверить в интернете»: программа выполнит форматно-логический контроль и покажет ошибки — незаполненные поля, неверный формат СНИЛС, отсутствие обязательных реквизитов. Устраните все замечания, иначе файл будет отклонён шлюзом фонда.
После проверки нажмите «Отправить». Статус доставки отслеживайте в журнале 1С-Отчётности: «Отправлено» → «Доставлено» → «Принято». Финальным подтверждением является квитанция о приёме от фонда. Если пришёл отказ, откройте протокол — в нём указан код и описание ошибки по каждому застрахованному лицу.
Как проверить результат отправки
«Принято», есть квитанция о приёме
«Отказ» или статус долго не меняется
Нет ошибок по застрахованным лицам
Указаны сотрудники с ошибками СНИЛС или ФИО
Отправка в день события или на следующий рабочий день
Событие подано с опозданием — риск штрафа
Выгрузка файла и отправка без 1С-Отчётности
Если сервис не подключён, сформируйте XML-файл: в форме отчёта нажмите «Выгрузить» и сохраните файл на диск. Не переименовывайте файл вручную — имя формируется по строгим правилам и содержит идентификаторы страхователя и пачки. Изменённое имя — частая причина отказа при загрузке.
Далее файл загружается через личный кабинет страхователя на портале СФР или через программу подготовки и проверки файлов, которую фонд распространяет для страхователей. Перед загрузкой прогоните файл через проверочную программу — она выявит форматные ошибки до отправки. После загрузки сохраните протокол приёма: это ваше доказательство своевременной сдачи.
Способы сдачи сведений
Самый быстрый вариант: проверка, отправка и квитанция в одном окне. Требует подписки и настроенной электронной подписи.
Подходит без подписки на сервис. Требует ручной загрузки файла и контроля протокола.
Файл выгружается из 1С и передаётся через программу оператора. Оправдан, если вся отчётность уже сдаётся через него.
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего фонд отклоняет сведения из-за несовпадения СНИЛС и ФИО с реестром застрахованных лиц. Причина — опечатка при вводе или смена фамилии, не отражённая в фонде. Решение: сверить данные с документами сотрудника, при необходимости сначала подать сведения об изменении персональных данных, а затем — кадровое событие.
Вторая группа ошибок — структурные: не указан регистрационный номер страхователя, неверный код подразделения, отсутствует трудовая функция. Эти поля проверяйте в карточке организации и в настройках штатного расписания. Третья группа — устаревшая версия формы: если конфигурация давно не обновлялась, XML может формироваться по старому формату и гарантированно отклоняться. Обновите релиз перед отчётной кампанией.
FAQ: частые вопросы по сдаче сведений
Нужно ли сдавать сведения, если в штате только директор-учредитель?
Да. Единственный учредитель, выполняющий функции директора, как правило, является застрахованным лицом, и по нему подаются сведения о приёме и других кадровых событиях. Исключения зависят от оформления отношений — при сомнениях уточните статус в своём отделении СФР.
Что делать, если отчёт отправили с ошибкой и он принят?
Подайте корректирующие сведения с правильными данными по тому же сотруднику. В форме ЕФС-1 предусмотрена отмена ошибочного события и подача корректного. Чем раньше отправите уточнение, тем меньше риск претензий при проверке.
Можно ли сдать сведения из 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведётся там же?
Да, в 1С:Бухгалтерии 8 есть кадровые документы и форма ЕФС-1 с автозаполнением. Если же кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, формируйте и отправляйте отчёт именно оттуда — не дублируйте сведения из двух программ.
Как узнать, что фонд действительно принял сведения?
Ориентируйтесь на квитанцию о приёме (при отправке через 1С-Отчётность) или положительный протокол обработки (при загрузке файлом). Статус «Доставлено» ещё не означает «Принято» — дождитесь результата контроля.
Что будет, если не сдать сведения вовремя?
За непредставление или нарушение сроков предусмотрена административная ответственность в виде штрафа на должностное лицо, а также возможны санкции по линии фонда. Если срок уже пропущен, подайте сведения как можно скорее — это смягчает ситуацию.
Нужна ли электронная подпись для сдачи через 1С?
Да, для электронной отправки требуется действующая квалифицированная электронная подпись руководителя или уполномоченного лица. При подключении 1С-Отчётности подпись привязывается к учётной записи автоматически.
Что важно запомнить
Сведения о застрахованных лицах сдаются в составе ЕФС-1 (раздел 1.1) из раздела «1С-Отчётность». Ключ к успешной сдаче — актуальный релиз конфигурации, корректные персональные данные сотрудников, соблюдение сроков (не позднее следующего рабочего дня после события) и контроль квитанции о приёме.