Другое · 11 мин
Как рассчитать зарплату в 1С:Бухгалтерии
Как рассчитать зарплату в 1С:Бухгалтерии: настройка способов учета, начисление оклада и премий, удержание НДФЛ, страховые взносы, выплата и проверка результата.
Расчёт заработной платы в программе 1С:Бухгалтерия сводится к последовательности действий: настройке учётной политики по зарплате, вводу кадровых документов, начислению, удержанию налогов и выплате. Если база настроена заранее, весь цикл занимает минуты: программа сама рассчитает оклад по отработанным дням, НДФЛ и страховые взносы. Ошибки чаще всего возникают не в самом расчёте, а на этапе подготовки — когда не принят сотрудник, не заполнен график работы или неверно задан способ отражения в учёте.
Ниже разобран полный цикл расчёта от приёма сотрудника до выплаты зарплаты через банк или кассу, с проверкой результата и типичными ошибками. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8», но общая логика применима и к другим редакциям.
Что нужно настроить перед первым расчётом
До того как начислять зарплату, проверьте настройки учёта. Откройте раздел «Главное» → «Настройки налогов и отчетов» (или «Учётная политика», в зависимости от релиза) и убедитесь, что ведётся учёт по сотрудникам, а тариф страховых взносов соответствует вашей организации. Для малого бизнеса обычно действует пониженный тариф на выплаты сверх минимального размера оплаты труда — программа применяет его автоматически, если в настройках указан правильный вид тарифа.
Далее проверьте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты». Здесь задаётся, ведётся ли учёт во внешней программе или непосредственно в «1С:Бухгалтерии». Если выбран вариант ведения учёта в текущей программе, станут доступны все кадровые документы и начисления. Также заполните справочник «Способы учёта зарплаты» — от него зависит, на какой счёт (20, 25, 26, 44 и т. д.) попадут проводки по начислению.
Кадровые документы: приём сотрудника и условия оплаты
Расчёт зарплаты начинается с документа «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу»). В нём указываются сотрудник, дата приёма, должность, подразделение, график работы и размер оплаты — оклад или тарифная ставка. Именно сумма, заданная в этом документе, используется программой при начислении.
Если сотрудник работает неполный месяц или по нестандартному графику, программа рассчитает оплату пропорционально отработанному времени по производственному календарю и графику сотрудника. Убедитесь, что график работы в справочнике заполнен: без него программа не сможет определить норму дней и посчитает зарплату некорректно.
Для сотрудников-карточек важно заполнить данные для НДФЛ: статус налогового резидента, право на стандартные вычеты (например, на детей). Вычеты вводятся через документ «Заявление на вычеты НДФЛ» или в карточке сотрудника в разделе «Налог на доходы». Если заявление не введено, программа рассчитает налог со всей суммы без вычетов — это законно, но сотрудник получит меньше.
Начисление зарплаты: основной документ
Центральный документ расчёта — «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать»). Укажите месяц начисления и подразделение, затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех сотрудников, принятых на дату начисления, и рассчитает им оплату по окладу пропорционально отработанным дням.
В табличной части по каждому сотруднику видны начисленная сумма, удержанный НДФЛ и итог к выплате. По ссылке в колонке с суммой можно открыть расшифровку: сколько дней отработано, какая норма по графику, какие вычеты применены. Это первый инструмент проверки правильности расчёта.
- 1Проверьте, что все сотрудники приняты, а отсутствия (отпуска, больничные) введены отдельными документами
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты», укажите месяц и организацию
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте состав сотрудников и суммы
- 4Откройте расшифровку расчёта по сотрудникам с неполным месяцем
- 5Проведите документ и проверьте сформированные проводки (Дт 20/26/44 — Кт 70, Дт 70 — Кт 68.01)
Как начислить премию и другие доплаты
Разовые премии, надбавки и доплаты начисляются тем же документом «Начисление зарплаты»: добавьте строку вручную или используйте кнопку «Добавить», выбрав вид начисления. Виды начислений настраиваются в справочнике «Начисления» — там задаётся, облагается ли выплата НДФЛ и взносами, и на какой счёт она относится. Премия, облагаемая налогами в полном объёме, и материальная помощь с необлагаемым лимитом — это разные виды начислений с разными настройками.
Отпускные и больничные
Отпуск и больничный вводятся отдельными одноимёнными документами до заполнения начисления зарплаты. Программа учтёт дни отсутствия и уменьшит окладную часть автоматически. Если сначала заполнить начисление, а потом ввести отпуск, суммы придётся пересчитывать вручную — поэтому порядок ввода документов важен.
Расчёт НДФЛ и страховых взносов
НДФЛ рассчитывается в документе начисления автоматически: налоговая база определяется нарастающим итогом с начала года, применяются введённые вычеты. Ставка зависит от статуса сотрудника и размера дохода — при превышении установленных порогов применяется повышенная ставка, программа отслеживает это сама при корректно заполненных настройках.
Страховые взносы начисляются отдельным документом «Начисление страховых взносов» (или автоматически при проведении начисления зарплаты — зависит от релиза конфигурации). Взносы формируют проводки Дт счёта затрат — Кт 69 по соответствующим субсчетам. Проверьте, что тариф взносов в настройках соответствует вашей категории плательщика, особенно если организация относится к малому или среднему предпринимательству.
Как проверить результат расчёта
Начислено минус НДФЛ равно сумме в колонке «К выплате»
Есть расхождение — проверьте вручную изменённые строки и долги прошлых периодов
Налог меньше, чем 13% от полного начисления, с учётом вычета
Налог посчитан без вычета — не введено заявление на вычеты
Дт счёта затрат — Кт 70, Дт 70 — Кт 68.01, взносы на 69
Проводки на счёт 000 или пустая аналитика — не заполнен способ учёта зарплаты
Выплата зарплаты: ведомость и банк
После начисления оформляется ведомость на выплату: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости…»). Для зарплатного проекта выбирается ведомость в банк с указанием зарплатного проекта и лицевых счетов сотрудников; для выплаты наличными — ведомость в кассу.
Заполните ведомость кнопкой «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате с учётом уже выплаченных авансов и долгов. Дата ведомости важна: именно на неё определяется дата фактического получения дохода для НДФЛ и формируется проводка по удержанию налога при выплате.
После проведения ведомости оформляется банковская выписка (списание с расчётного счёта) или расходный кассовый ордер. В типовой конфигурации эти документы можно создать на основании ведомости. Проверьте, что сумма в платёжном документе совпадает с итогом ведомости.
Если в организации выплачивают аванс, оформляйте его тоже через ведомость с видом выплаты «Аванс». Тогда при окончательном расчёте программа автоматически уменьшит сумму к выплате на выплаченный аванс, и не придётся контролировать это вручную.
Аванс и окончательный расчёт
Аванс в 1С:Бухгалтерии можно выплатить двумя способами: фиксированной суммой или процентом от оклада (задаётся в настройках или в карточке сотрудника), либо расчётом за первую половину месяца — этот вариант требует ввода фактически отработанного времени за первые 15 дней и доступен не во всех релизах. Самый простой и распространённый путь — ведомость с видом «Аванс» на фиксированные суммы.
При окончательном расчёте за месяц ведомость заполняется суммами «под расчёт»: программа вычитает выплаченный аванс и удержанный НДФЛ. Если сотруднику выплачивали отпускные или больничный в течение месяца, эти суммы также учитываются в зачёте.
Как выбрать способ выплаты аванса
Проверка результата и отчёты
После расчёта и выплаты сверьте данные отчётами. Основные инструменты: «Расчётный листок» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате») — показывает каждому сотруднику состав начислений и удержаний; «Расчётная ведомость» и «Свод начислений» — для общей сверки по организации; оборотно-сальдовая ведомость по счетам 70, 68.01 и 69 — для контроля задолженности.
Признак правильно закрытого месяца: сальдо по счёту 70 на конец месяца равно нулю (если зарплата выплачена полностью и в том же периоде) либо соответствует сумме невыплаченной задолженности. Остаток по 68.01 отражает НДФЛ, подлежащий перечислению в бюджет в установленные сроки.
Когда 1С:Бухгалтерии недостаточно
Зарплатный блок «1С:Бухгалтерии» рассчитан на организации с простыми схемами оплаты труда: оклад, премия, отпускные, больничные. Если у вас сменные графики, суммированный учёт рабочего времени, сложные системы премирования, сдельная оплата или десятки сотрудников с кадровыми перемещениями — корректнее использовать «1С:Зарплата и управление персоналом» с последующей синхронизацией проводок в бухгалтерскую программу.
Признак того, что пора переходить на ЗУП: значительная часть расчётов выполняется вручную или в сторонних таблицах, а документы в базе приходится регулярно корректировать. Ручные правки — главный источник ошибок и расхождений в отчётности.
Что важно запомнить
Расчёт зарплаты в 1С:Бухгалтерии строится по цепочке: приём сотрудника с окладом и графиком → ввод отсутствий → документ «Начисление зарплаты» → ведомость на выплату → платёжный документ. Программа сама считает оклад, НДФЛ и взносы, но только при корректных кадровых данных и настройках. Проверяйте результат расчётными листками и обороткой по счетам 70, 68.01 и 69.
Часто задаваемые вопросы
Почему сотрудник не попадает в документ «Начисление зарплаты»?
Чаще всего причина в том, что приказ о приёме не проведён или датирован позже месяца начисления. Также проверьте, не уволен ли сотрудник раньше начала периода и не стоит ли в документе начисления отбор по подразделению, в которое сотрудник не входит.
Как пересчитать зарплату, если обнаружена ошибка?
Откройте документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц, исправьте исходные данные (кадровый документ, отсутствие, вычеты) и перезаполните документ. Если месяц уже закрыт и отчётность сдана, корректировку лучше делать текущим периодом через сторнирующие или доначисляющие документы, а не правкой «задним числом».
Можно ли рассчитать зарплату за неполный месяц?
Да, это штатный сценарий. Программа делит оклад на норму рабочих дней по графику сотрудника и умножает на фактически отработанные дни. Главное условие — заполненный график работы и корректные даты приёма или увольнения.
Где посмотреть, сколько сотрудник должен получить на руки?
Сформируйте «Расчётный листок» по сотруднику за месяц: в нём видны все начисления, удержанный НДФЛ, ранее выплаченные суммы и итоговая задолженность организации. Эту же сумму покажет ведомость на выплату при заполнении.
Нужно ли вводить больничный, если сотрудник принёс листок нетрудоспособности?
Да. Без документа «Больничный лист» программа посчитает дни болезни как отработанные и начислит за них оклад, а пособие не рассчитает. Введите больничный до заполнения начисления зарплаты за соответствующий месяц.
Как отразить выплату зарплаты на карту вне зарплатного проекта?
Используйте документ «Ведомость на счета»: в нём указываются банк и лицевые счета сотрудников для перечисления. На основании ведомости создаётся списание с расчётного счёта, которое можно выгрузить в банк-клиент.