Как рассчитать уволенного сотрудника в 1С

Окончательный расчёт при увольнении — одна из самых ответственных операций в зарплатном учёте: ошибка в сумме компенсации за неиспользованный отпуск или в удержании НДФЛ ведёт к нарушению сроков выплаты, штрафам и претензиям со стороны бывшего работника. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) весь цикл автоматизирован: программа сама считает средний заработок, остаток отпуска, налоги и взносы, но только при условии корректно введённых данных.

Статья ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1. В более старых версиях (2.5) и в 1С:Бухгалтерии 8 названия документов и механика немного отличаются — об этом будет отдельное замечание. Логика везде одинаковая: кадровое увольнение, начисление причитающихся сумм, расчёт налогов, выплата и выдача документов.

Перед началом убедитесь, что в базе введены все начисления за последний месяц работы сотрудника: табели, отпуска, больничные, премии. Если данные неполные, программа посчитает средний заработок и компенсацию по усечённой базе, и сумма окажется заниженной или завышенной.

Подготовка: что проверить до создания документа увольнения

До оформления увольнения убедитесь, что учёт в актуальном состоянии. Все документы, влияющие на расчёт, должны быть проведены: «Начисление зарплаты и взносов» за предыдущие месяцы, больничные листы, командировки, отпуска, разовые премии и удержания. Если сотрудник был в отпуске или на больничном в расчётном периоде, эти периоды должны быть отражены — иначе средний заработок посчитается неверно.

Проверьте остаток отпуска сотрудника. В ЗУП это делается через справку «Остатки отпусков» (Кадры → Отчёты, справки → Остатки отпусков) или прямо из карточки сотрудника по ссылке «Отсутствия». Сверьте программный остаток с кадровыми данными: если в прошлом отпуска вводились не документами, а «вручную», остаток может не совпадать с фактическим.

Также проверьте наличие непогашенных удержаний: алименты, займы, материальный ущерб, неотработанные авансы. Всё это должно быть учтено при окончательном расчёте, и часть удержаний (например, задолженность по подотчётным суммам) потребуется зафиксировать отдельными документами до увольнения.

Создание документа «Увольнение»

Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения». Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите дату увольнения — это последний рабочий день, за который также положена зарплата. В поле «Основание увольнения» выберите статью ТК РФ из справочника: чаще всего это п. 3 ч. 1 ст. 77 (собственное желание) или п. 1 ч. 1 ст. 77 (соглашение сторон).

Если по настройкам учётной политики расчёт при увольнении выполняется в этом же документе, в форме появятся закладки с начислениями. Если ваша программа настроена иначе, кадровое увольнение и расчёт разделены: сначала проводится «Увольнение», затем создаётся документ «Увольнение» с расчётом или используется «Начисление зарплаты и взносов». В типовой ЗУП 3.1 расчёт выполняется прямо в документе увольнения, если у пользователя есть права расчётчика.

На закладке «Условия увольнения» программа показывает дату, основание и, при необходимости, компенсацию или удержание за отпуск. Поле «Компенсировать» заполняется автоматически на основе остатка отпуска: положительный остаток — компенсация, отрицательный (отпуск использован авансом) — удержание. Вручную менять количество дней стоит только при подтверждённом расхождении данных.

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация рассчитывается как произведение количества дней неиспользованного отпуска на средний дневной заработок. Средний заработок считается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения, по правилам Положения № 922: учитываются начисления за фактически отработанное время, исключаются периоды отпусков, больничных, командировок с сохранением среднего заработка.

В документе увольнения откройте закладку с начислениями и найдите строку «Компенсация отпуска при увольнении». По кнопке с зелёным кружком или по ссылке суммы открывается подробный расчёт среднего заработка: какие месяцы вошли в базу, какие суммы и дни учтены. Это главный инструмент проверки — если месяц пустой, а сотрудник работал, значит, начисления за него не проведены.

Особый случай — увольнение сотрудника, проработавшего менее года. База для среднего заработка формируется из фактически отработанных месяцев, а количество дней компенсации — пропорционально отработанному времени. Программа делает это автоматически, но при нестандартных ситуациях (приём в середине месяца, длительные отсутствия) стоит сверить количество дней вручную по формуле: 2,33 дня за каждый полный отработанный месяц при стандартном отпуске 28 дней.

Начисление зарплаты за отработанное время и выходного пособия

Помимо компенсации, сотруднику положена зарплата за фактически отработанные дни месяца увольнения. В документе «Увольнение» эта сумма появляется автоматически на закладке начислений, если сотруднику назначен оклад или тариф: программа считает оплату пропорционально отработанным дням по графику работы. Проверьте, что график сотрудника актуален и в нём правильно отмечены рабочие дни.

Если по основанию увольнения положено выходное пособие (например, при сокращении штата — ст. 178 ТК РФ), оно вводится в том же документе. В типовой ЗУП для этого предусмотрено начисление «Выходное пособие»: укажите количество дней или месяцев среднего заработка. Пособие в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и взносами — программа применяет необлагаемый код дохода автоматически, но предел (трёхкратный средний месячный заработок, для районов Крайнего Севера — шестикратный) контролируйте самостоятельно.

Премии, положенные сотруднику по локальным актам (квартальные, годовые), при увольнении начисляются отдельным документом «Премия» до расчёта увольнения либо включаются в документ увольнения вручную. Проверьте положение о премировании: если премия положена пропорционально отработанному времени, рассчитайте её сумму и введите до проведения окончательного расчёта, чтобы она вошла в базу НДФЛ и взносов корректно.

НДФЛ и страховые взносы при увольнении

Налоги рассчитываются на закладке «НДФЛ» и «Взносы» документа увольнения. НДФЛ удерживается со всех облагаемых доходов: зарплаты, компенсации отпуска, премий. Дата получения дохода при увольнении — последний рабочий день, перечислить налог нужно не позднее следующего рабочего дня после выплаты. Программа ставит эти даты автоматически по дате увольнения.

Проверьте применённые вычеты: если сотруднику положены стандартные вычеты на детей, они должны быть учтены в месяце увольнения. Откройте подробный расчёт НДФЛ по ссылке суммы — там видны налоговая база, вычеты и итоговый налог. Если сотрудник подал заявление на вычет поздно, а предыдущие месяцы посчитаны без него, программа пересчитает налог с начала года — это нормально и отразится в сумме к выплате.

Страховые взносы начисляются на все облагаемые выплаты, включая компенсацию за отпуск — в отличие от выходного пособия в пределах норм, компенсация отпуска взносами облагается полностью. Взносы отражаются в документе увольнения и попадут в расчёт по страховым взносам за соответствующий квартал.

Выплата расчёта и выдача документов

После проведения документа увольнения создайте ведомость на выплату: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или «В кассу», «Через раздатчика»). В поле «Выплачивать» выберите «Увольнение» — тогда в ведомость подтянутся только суммы окончательного расчёта. По кнопке «Заполнить» программа подберёт уволенных сотрудников с невыплаченными суммами. Сверьте итоговую сумму с расчётным листком.

По ТК РФ все суммы должны быть выплачены в день увольнения. Если деньги перечисляются на карту, ведомость должна быть датирована днём увольнения, а реестр отправлен в банк заблаговременно. При выплате из кассы оформите расходный кассовый ордер на основании ведомости.

После выплаты сформируйте комплект документов для сотрудника: расчётный листок, справку о заработке для расчёта пособий (форма 182н), выписки из СЗВ-ТД (или сведения о трудовой деятельности), раздел 6-НДФЛ по сотруднику при запросе. В ЗУП все эти печатные формы доступны из карточки сотрудника, документа увольнения и раздела «Отчётность, справки».

1. 1
   Проведите все начисления, премии, больничные и отпуска за расчётный период
2. 2
   Проверьте остаток отпуска через отчёт «Остатки отпусков»
3. 3
   Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание по ТК РФ
4. 4
   Проверьте автоматический расчёт: зарплату, компенсацию отпуска, средний заработок
5. 5
   Сверьте НДФЛ и взносы на соответствующих закладках, проверьте вычеты
6. 6
   Проведите документ и сформируйте ведомость с видом выплаты «Увольнение»
7. 7
   Выплатите сумму в день увольнения и выдайте расчётный листок и справки

Проверка результата и закрытие сотрудника

Главный контрольный инструмент — расчётный листок сотрудника (Зарплата → Отчёты → Расчётный листок). В нём должны быть видны: начисления за месяц увольнения, компенсация отпуска, удержанный НДФЛ, удержания по исполнительным листам и итог к выплате. Сумма к выплате в листке должна совпадать с суммой в ведомости до копейки.

Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (при синхронизации с 1С:Бухгалтерией) или отчёт «Задолженность по зарплате» в ЗУП: после выплаты по уволенному сотруднику не должно оставаться сальдо. Остаток долга означает, что либо ведомость не проведена, либо сумма в ведомости не совпала с начисленной.

Дополнительно сверьте регистры по НДФЛ: отчёт «Анализ НДФЛ по сотрудникам» должен показывать, что весь исчисленный налог удержан и перечислен. Неудержанный НДФЛ по уволенному — типичная проблема при камеральных проверках, её проще закрыть сразу, чем объяснять в отчёте 6-НДФЛ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок

Норма

Сумма к выплате совпадает с ведомостью, компенсация и НДФЛ посчитаны

Тревожный признак

Расхождение сумм, пустые строки начислений

Задолженность по зарплате

Норма

По уволенному сотруднику нулевое сальдо

Тревожный признак

Остаток долга после выплаты

Анализ НДФЛ

Норма

Исчислено = удержано = перечислено

Тревожный признак

Есть неудержанный или неперечисленный налог

Средний заработок

Норма

В базу вошли все отработанные месяцы

Тревожный признак

Пропущенные месяцы или нулевая база

Нестандартные ситуации

Увольнение в середине месяца при незакрытом расчёте

Если зарплата за предыдущий месяц ещё не начислена, а уволить сотрудника нужно сегодня, сначала проведите «Начисление зарплаты и взносов» за прошлый месяц хотя бы по этому сотруднику, и только потом создавайте увольнение. Иначе база среднего заработка будет неполной.

Отпуск с последующим увольнением

Оформляется документом «Отпуск» с включённым флажком «Отпуск с последующим увольнением» или отдельным документом увольнения, датированным последним днём отпуска. Отпускные выплачиваются за три дня до начала отпуска, а окончательный расчёт — в последний рабочий день перед отпуском. Это два разных расчёта с разными датами выплаты, не смешивайте их в одной ведомости.

Удержание за отпуск, использованный авансом

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется до конца рабочего года, программа предложит удержание за неотработанные дни. Удержание ограничено 20% от выплаты (ст. 138 ТК РФ), а при некоторых основаниях увольнения (сокращение, призыв) удерживать нельзя вовсе — проверьте основание перед проведением.

Перед массовыми увольнениями (сокращение штата) сделайте копию базы и просчитайте одного сотрудника полностью: от документа до ведомости. Сверьте суммы с ручным расчётом. Если типовой механизм настроен верно на одном примере, остальные увольнения пройдут без сюрпризов; если нет — вы найдёте проблему до выплаты, а не после.

Частые вопросы

Что делать, если компенсация отпуска посчиталась неверно?

Откройте в документе увольнения подробный расчёт среднего заработка и проверьте, какие месяцы и суммы вошли в базу. Чаще всего причина — непроведённые начисления за расчётный период или неверный остаток отпуска. Исправьте исходные данные, затем пересчитайте документ кнопкой «Обновить» или перепроведите его.

Можно ли отменить проведённое увольнение?

Да, если по документу ещё не было выплаты: отмените проведение документа «Увольнение» и при необходимости удалите его. Если ведомость уже проведена, сначала распроведите или удалите ведомость. Если выплата прошла фактически, корректировку делайте сторнирующими документами, а не удалением.

Как рассчитать уволенного в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

Создайте кадровый документ «Увольнение» (Зарплата и кадры → Кадровые документы), затем в документе «Начисление зарплаты» за месяц увольнения добавьте сотрудника — программа предложит рассчитать компенсацию отпуска автоматически. Возможности детального контроля среднего заработка там ограничены, поэтому суммы стоит перепроверять вручную.

Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск НДФЛ и взносами?

Да, полностью: компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается и НДФЛ, и страховыми взносами в общем порядке. Не облагается только выходное пособие в пределах установленного лимита (трёхкратный средний месячный заработок, для Крайнего Севера — шестикратный).

Что делать, если сотрудник уволен, а потом обнаружена ошибка в расчёте?

Если сумма занижена — создайте документ «Доначисление, перерасчет» и доплатите разницу с компенсацией за задержку. Если завышена — вернуть переплату можно только с согласия сотрудника или через суд при доказанной счётной ошибке; самостоятельно удерживать из других выплат нельзя.

Как проверить, что все налоги по уволенному закрыты?

Сформируйте отчёты «Анализ НДФЛ по сотрудникам» и «Анализ взносов по сотрудникам» за период увольнения. По уволенному должно выполняться равенство: исчислено = удержано = перечислено по НДФЛ, а взносы начислены в полном объёме. Расхождения устраняйте до сдачи 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий период.