Как рассчитать сотрудника при увольнении в 1С

Окончательный расчёт при увольнении — одна из самых контролируемых операций в зарплатном учёте: сроки выплаты жёстко ограничены Трудовым кодексом, а ошибка в компенсации отпуска или НДФЛ приводит к претензиям сотрудника и штрафам. В типовых конфигурациях 1С (ЗУП 3.1, Бухгалтерия 8) весь расчёт выполняет один документ, но он корректно сработает только при условии, что до этого вовремя проведены все начисления и отражены кадровые события.

Ниже разобран порядок работы в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 как наиболее полной конфигурации, с оговорками для 1С:Бухгалтерии 8, где часть операций выполняется вручную. Логика одинакова: кадровое увольнение → расчёт начислений и удержаний → проверка → выплата и отчётность.

Что проверить до создания документа «Увольнение»

Документ «Увольнение» подтягивает данные из учёта, поэтому ошибки обычно закладываются до его создания. Убедитесь, что за месяц увольнения и предыдущие периоды проведены все начисления: оклад, премии, больничные, отпускные. Непроведённый документ просто не попадёт в расчёт среднего заработка.

Проверьте кадровые данные сотрудника: правильно ли введён приём на работу, нет ли незакрытых отсутствий, корректно ли указан график работы. От графика зависит расчёт зарплаты за неполный месяц, а от истории отпусков — остаток дней компенсации.

Если сотруднику начислялись доходы в натуральной форме, материальная выгода или были удержания по исполнительным листам, убедитесь, что они зарегистрированы. При увольнении по исполнительному листу нужно дополнительно уведомить взыскателя или пристава — программа это автоматически не делает.

Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП

Откройте раздел Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте документ «Увольнение». Укажите сотрудника, дату увольнения и основание (статья ТК РФ). Дата увольнения критична: именно на неё программа определяет последний рабочий день, период для компенсации отпуска и сроки выплаты.

После выбора сотрудника документ автоматически рассчитывается: на вкладке начислений появятся зарплата за отработанные дни текущего месяца и компенсация за неиспользованный отпуск. Если сотрудник использовал отпуск авансом, программа вместо компенсации покажет удержание за неотработанные дни отпуска.

Для массового увольнения используйте документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные расчёты по каждому сотруднику с теми же правилами.

1. 1
   Проведите все начисления и отсутствия за период до даты увольнения
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание
3. 3
   Проверьте автоматический расчёт: зарплата, компенсация отпуска, НДФЛ, взносы
4. 4
   При необходимости добавьте выходное пособие вручную
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
6. 6
   Распечатайте записку-расчёт (форма Т-61) и проверьте расчётные листки

Проверка компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация рассчитывается как произведение остатка дней отпуска на среднедневной заработок. Остаток дней программа берёт из накопленных данных учёта отпусков — посмотреть его можно в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» или через отчёт «Остатки отпусков». Если остаток вызывает сомнения, сверьте его с количеством дней, положенных за период работы.

Средний заработок для компенсации считается по правилам для отпускных — исходя из выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. Если сотрудник отработал меньше, берётся фактически отработанный период. Нажмите на сумму компенсации в документе — 1С покажет детализацию расчёта среднего заработка, и её можно сверить вручную.

Частая ситуация: сотрудник увольняется в том же месяце, в котором принят, или после длительного отпуска без содержания. В таких случаях база для среднего заработка может отсутствовать, и программа посчитает средний исходя из оклада — это нормальное поведение, предусмотренное методикой.

Выходное пособие и удержания при увольнении

Если по основанию увольнения положено выходное пособие (сокращение, ликвидация, соглашение сторон с соответствующим условием), его нужно добавить в документ вручную или через предварительно настроенный вид начисления. Типовая поставка содержит начисление «Выходное пособие» — проверьте, что у него указан код дохода, дающий необлагаемый лимит в размере трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного для районов Крайнего Севера).

Удержания при увольнении программа применяет автоматически: НДФЛ со всех облагаемых доходов, алименты и прочие удержания по исполнительным документам. Помните об ограничении: общий размер удержаний не может превышать установленную долю от суммы выплаты, поэтому при больших долгах сотрудника удержать всё сразу не получится.

Удержание за отпуск, использованный авансом, — спорный момент. Программа предложит его автоматически, но есть основания увольнения, при которых удерживать задолженность нельзя (например, сокращение, призыв на службу). В таких случаях сумму в документе нужно скорректировать вручную.

НДФЛ, взносы и выплата: сроки и оформление

НДФЛ при увольнении удерживается в момент выплаты дохода. Перечислить налог в бюджет нужно в общие сроки, установленные для НДФЛ: как правило, не позднее 28-го числа по итогам периода удержания — точный срок зависит от даты удержания. В 1С:ЗУП срок перечисления подставляется в ведомость автоматически.

Страховые взносы на выплаты при увольнении начисляются в обычном порядке и включаются в расчёт за период, в котором проведено увольнение. Документ «Увольнение» сам начисляет взносы, если в настройках учётной политики включён расчёт взносов при увольнении, либо они доначислятся при итоговом расчёте месяца.

Выплата оформляется стандартной ведомостью (в банк, кассу или через зарплатный проект) с датой, равной дню увольнения. Если сотрудник в день увольнения не работал, выплату нужно произвести не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчёте. После проведения ведомости сформируйте расчётный листок и записку-расчёт по форме Т-61 (Кадры → печатные формы документа «Увольнение»).

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Сумма к выплате в ведомости

Норма

Совпадает с суммой «к выплате» в документе «Увольнение»

Тревожный признак

Расхождения — есть непроведённые документы или ручные правки

Остаток по сотруднику в отчёте «Расчёты с сотрудниками»

Норма

Нулевая задолженность после выплаты

Тревожный признак

Остаток долга — выплата проведена не полностью или не той датой

НДФЛ в карточке налогового учёта

Норма

Удержанный налог равен исчисленному после выплаты

Тревожный признак

Есть исчисленный, но не удержанный налог — ведомость не проведена

Особенности расчёта в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 (без ЗУП) кадровый механизм упрощён: создаётся кадровый документ «Увольнение», а начисления рассчитываются документом «Начисление зарплаты» с включённым признаком окончательного расчёта, либо вводятся вручную. Автоматический расчёт компенсации отпуска доступен, но детализация среднего заработка и остатков отпусков менее наглядна, чем в ЗУП.

Если в базе ведётся несколько сотрудников и увольнения случаются регулярно, ручной контроль остатков отпусков и среднего заработка в Бухгалтерии становится трудоёмким — это типичный признак того, что для кадрового и зарплатного учёта целесообразно использовать ЗУП, а в Бухгалтерию выгружать только проводки.

Сравнение вариантов учёта

1С:ЗУП 3.1

Полный автоматический расчёт: остатки отпусков, средний заработок, пособия, удержания. Подходит при любом штате, обязателен при сложных начислениях.

1С:Бухгалтерия 8

Упрощённый расчёт, часть сумм вводится вручную. Подходит для небольшого штата с простой системой оплаты труда.

ЗУП + синхронизация с Бухгалтерией

Расчёт в ЗУП, проводки переносятся в Бухгалтерию. Оптимально, когда бухгалтерия и зарплата разделены.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — увольнение проведено до начисления зарплаты за текущий месяц, и в расчёт среднего заработка попадает неполная база. Правильный порядок: сначала все начисления периода, затем документ «Увольнение» (он сам доначислит оклад за отработанные дни месяца увольнения).

Вторая группа ошибок — неверный остаток отпуска из-за того, что отпуска вводились в программу не документами, а ручными корректировками или вовсе не отражались. Перед увольнением всегда сверяйте отчёт «Остатки отпусков» с фактическими данными.

Третья зона риска — дата выплаты в ведомости. От неё зависит дата фактического получения дохода для НДФЛ и попадание сумм в отчётность. Ведомость с неверной датой искажает 6-НДФЛ, и исправлять это приходится уточнёнными расчётами.

Часто задаваемые вопросы

Почему в документе «Увольнение» не рассчиталась компенсация отпуска?

Чаще всего остаток дней отпуска равен нулю или отрицательный — сотрудник уже использовал все положенные дни. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» в карточке сотрудника. Если остаток есть, а компенсации нет, убедитесь, что в настройках вида отпуска включён расчёт компенсации при увольнении и что документ пересчитан после ввода всех данных.

Как начислить выходное пособие при сокращении?

В документе «Увольнение» добавьте начисление «Выходное пособие» (или создайте собственный вид расчёта с кодом дохода, дающим необлагаемый лимит). Сумму можно указать вручную или настроить формулу от среднего заработка. Пособие в пределах трёхкратного среднего месячного заработка НДФЛ не облагается, сверх лимита налог удерживается.

Сотрудник увольняется последним днём месяца — как это влияет на расчёт?

Если день увольнения — последний календарный день месяца, этот месяц включается в расчётный период для среднего заработка. Поэтому сначала нужно полностью начислить зарплату за месяц и только затем проводить увольнение, иначе средний заработок будет занижен.

Можно ли удержать долг сотрудника из окончательного расчёта?

Можно, но с ограничением: общий размер удержаний ограничен долей от причитающейся выплаты, установленной законодательством. Если долг больше допустимого лимита, остаток взыскивается только с согласия сотрудника или через суд. В 1С удержание вводится в документе «Увольнение» вручную или подтягивается из исполнительных документов.

Что делать, если ошибку в расчёте обнаружили после выплаты?

Если сотруднику недоплатили — создайте документ «Доначисление, перерасчёт» (или скорректируйте увольнение, если отчётность ещё не сдана), выплатите разницу и при необходимости подайте уточнённый 6-НДФЛ. Если переплатили — вернуть сумму можно только с согласия сотрудника или через суд; в учёте переплата отражается как задолженность за сотрудником.

Нужно ли сдавать отчётность по уволенному сотруднику?

Да. Уволенный попадает в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения за период увольнения. Кроме того, при увольнении подаётся сведение о кадровом событии в ЕФР (бывшая форма СЗВ-ТД) — в 1С:ЗУП оно формируется автоматически на основании документа «Увольнение» и отправляется в установленный срок.