Как рассчитать сотрудника при увольнении в 1С:ЗУП

Расчёт при увольнении в 1С:ЗУП выполняется одним документом «Увольнение», который автоматически начисляет компенсацию за неиспользованный отпуск, доначисляет зарплату за отработанные дни, удерживает НДФЛ и рассчитывает страховые взносы. Главная задача расчётчика — правильно заполнить дату увольнения, основание и параметры компенсации, а затем проверить результат перед выплатой.

Ошибки в этом документе приводят к недоплате или переплате сотруднику, искажению отчётности по НДФЛ и взносам, а при проверке — к штрафам. Поэтому важно не просто провести документ, а понимать, что именно программа рассчитала и как это проверить.

Ниже разобран полный порядок действий: от создания документа до контроля остатка отпуска и исправления типичных ошибок. Инструкция актуальна для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1.

Создание документа «Увольнение»

Документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Увольнение». Если увольняется сразу несколько сотрудников, используйте документ «Увольнение списком» — принцип расчёта тот же, но каждый сотрудник оформляется отдельной строкой.

Заполните основные поля: организацию, сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК РФ). Дата увольнения — ключевой реквизит: именно по неё программа определяет последний рабочий день, период для расчёта зарплаты и границу для компенсации отпуска.

Если сотрудник работает по совместительству или на нескольких должностях, проверьте, какое именно рабочее место увольняется. Для увольнения с основного места и внутреннего совместительства одновременно программа предложит уволить все рабочие места — убедитесь, что это действительно требуется.

Настройка компенсации за неиспользованный отпуск

На вкладке «Компенсация отпуска» программа автоматически показывает остаток дней отпуска на дату увольнения. Остаток рассчитывается по данным кадрового учёта: сколько дней заработано за все рабочие годы минус сколько использовано. Если в организации ведётся корректный учёт отпусков, поле заполняется без ручного вмешательства.

Доступны три варианта действия с остатком: «Компенсировать», «Удержать за использованный авансом» и «Не компенсировать». Удержание применяется, когда сотрудник отгулял отпуск авансом и не доработал до конца рабочего года. Вариант «Не компенсировать» используется редко — например, при увольнении переводом, если компенсацию выплатит новый работодатель по соглашению.

Если остаток в документе не совпадает с вашими данными, не исправляйте цифру вручную «на глаз». Сначала сформируйте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты») и найдите причину расхождения: непроведённый отпуск, отсутствие начального остатка при старте учёта или ошибка в отпуске прошлых лет.

Как программа считает средний заработок и зарплату

Средний дневной заработок для компенсации отпуска рассчитывается по общим правилам: выплаты за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения, делятся на отработанное время. Посмотреть детализацию можно по ссылке в поле «Средний заработок» — там видны учтённые начисления и дни по каждому месяцу.

Если сотрудник увольняется в том же месяце, в котором принят, или в расчётном периоде нет заработка, программа использует расчёт из оклада (тарифной ставки). Это нормальное поведение, но проверьте, что в данных сотрудника указан корректный размер оплаты труда.

Зарплата за отработанные дни месяца увольнения начисляется в том же документе автоматически, если в настройках документа отмечено начисление зарплаты. Проверьте вкладку «Начисления и удержания»: там должны быть строки оплаты по окладу (или тарифу) за фактически отработанное время и строка компенсации отпуска.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток дней отпуска

Норма

Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения

Тревожный признак

Расхождение с отчётом, отрицательное значение без причины

Средний заработок

Норма

В расчёт вошли 12 месяцев, суммы соответствуют расчётным листкам

Тревожный признак

Пустой расчётный период или неожиданно низкая сумма

Зарплата за месяц

Норма

Начислена пропорционально отработанным дням по графику

Тревожный признак

Начислен полный оклад или строка отсутствует

НДФЛ, взносы и удержания при увольнении

НДФЛ с зарплаты и компенсации отпуска удерживается автоматически на вкладке «Начисления и удержания» → «НДФЛ». Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ в полном объёме — это не выходное пособие, льгота на неё не распространяется. Дата получения дохода — день выплаты, поэтому важно правильно указать планируемую дату выплаты в документе.

Страховые взносы начисляются на зарплату и компенсацию отпуска в общем порядке. Если при увольнении выплачивается выходное пособие, оно облагается НДФЛ и взносами только в части, превышающей трёхкратный средний месячный заработок (шестикратный — для работников Крайнего Севера). Программа применяет это ограничение автоматически, если пособие оформлено правильным видом начисления.

Удержания по исполнительным листам, займам и алиментам также попадают в документ увольнения. Проверьте вкладку «Удержания»: программа должна удержать суммы за текущий месяц. После увольнения не забудьте уведомить приставов или получателя алиментов, если это требуется по правилам ведения исполнительных документов.

Выплата и документы сотруднику

После проведения увольнения сумма к выплате попадает в ведомость. Сформируйте ведомость (в банк, кассу или через зарплатный проект) с датой не позднее дня увольнения — по ТК РФ все суммы должны быть выплачены в последний рабочий день. Если сотрудник в этот день не работал, выплата производится не позднее следующего дня после предъявления требования.

По кнопке «Печать» в документе доступна записка-расчёт по форме Т-61, а также приказ об увольнении по форме Т-8. Сформируйте также справку о заработке (форма 182н отменена, при необходимости выдаётся справка о доходах) и выписки из отчётов: раздел 3 РСВ, СТД-Р или сведения о трудовой деятельности.

Расчётный листок за месяц увольнения должен содержать все начисления, удержания и итоговую сумму. Сверьте его с ведомостью: сумма к выплате в листке и в ведомости обязана совпадать.

1. 1
   Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника, дату и основание
2. 2
   Проверьте остаток отпуска отчётом и выберите вариант компенсации
3. 3
   Откройте расчёт среднего заработка и сверьте входящие суммы
4. 4
   Проверьте начисления, НДФЛ, взносы и удержания на вкладках документа
5. 5
   Проведите документ, сформируйте ведомость с датой выплаты не позднее дня увольнения
6. 6
   Распечатайте Т-61, Т-8 и выдайте расчётный листок сотруднику

Особые сценарии увольнения

Увольнение с выходным пособием

При сокращении штата или ликвидации организации сотруднику положено выходное пособие. В документе «Увольнение» на вкладке «Компенсация отпуска» есть поля для пособия: укажите количество дней (средних месячных заработков), и программа рассчитает сумму по среднему заработку. Сохранённые заработки на второй и третий месяцы оформляются отдельными документами позже.

Увольнение в середине месяца с незавершённым расчётом

Если месяц ещё не закрыт, документ увольнения сам доначислит зарплату за отработанные дни. Но если премии и другие разовые начисления вводятся в конце месяца, лучше сначала ввести их документами, а потом проводить увольнение — иначе средний заработок и зарплата будут неполными.

Исправление ошибочного увольнения

Если документ проведён с ошибкой, не редактируйте проведённый документ задним числом без необходимости. В ЗУП 3.1 для корректировки используйте механизм «Исправление» (кнопка в документе) — он создаёт документ-исправление, который сторнирует неверные суммы и начислит правильные. Это сохраняет корректную историю для отчётности.

Перед массовыми увольнениями (сокращение, ликвидация) сделайте копию базы и проведите расчёт на одном-двух сотрудниках, сверив результат с ручным расчётом. Так проще поймать ошибку в настройках видов начислений, чем исправлять десятки документов задним числом.

Итоговая проверка перед выплатой

Финальный контроль занимает несколько минут, но избавляет от большинства проблем. Откройте проведённый документ и последовательно сверьте: остаток отпуска с отчётом, средний заработок с расчётными листками за 12 месяцев, сумму НДФЛ с расчётом налога и итог к выплате с ведомостью.

Дополнительно сформируйте «Полную сводку начислений, удержаний и выплат» по сотруднику за месяц увольнения. В ней не должно остаться долга ни за организацией, ни за сотрудником после выплаты — это признак корректно закрытого расчёта.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если в документе увольнения остаток отпуска равен нулю, а сотрудник точно не отгулял отпуск?

Чаще всего причина в том, что при переходе на ЗУП не были введены начальные остатки отпусков, либо отпуска прошлых лет оформлены не кадровыми документами, а только начислениями. Введите документ «Начальная штатная расстановка» с остатками или скорректируйте данные через «Ввод остатков отпусков», затем перепроведите увольнение.

Можно ли отменить проведённое увольнение, если сотрудник передумал увольняться?

Да. Отмените проведение документа «Увольнение» и пометьте его на удаление. Если по сотруднику уже были связанные документы (ведомости, больничные после даты увольнения), сначала разберитесь с ними. Сторнировать начисления в этом случае не требуется — документ просто отменяется.

Почему компенсация отпуска рассчитана по среднему заработку, отличному от расчёта отпускных в прошлом месяце?

Расчётные периоды разные: для каждой выплаты берутся свои 12 месяцев, предшествующих событию. Кроме того, в расчёт могли войти новые премии или измениться количество учитываемых дней. Сравнивайте не итоговые средние заработки, а состав выплат и дней в расшифровке расчётного периода.

Как уволить сотрудника, который находится на больничном?

Увольнение по инициативе работодателя в период больничного запрещено, а по собственному желанию или соглашению сторон — допустимо. В ЗУП сначала зарегистрируйте больничный, затем оформляйте увольнение: программа учтёт период нетрудоспособности в среднем заработке корректно. Дата увольнения может приходиться на день больничного.

Нужно ли начислять взносы и НДФЛ на компенсацию отпуска при увольнении?

Да, в полном объёме. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях — в отличие от выходного пособия, для которого действует необлагаемый лимит в размере трёх (шести) средних месячных заработков.

Сотрудник уволен, а потом обнаружилась премия за прошлый период. Как доначислить?

Введите документ «Премия» с датой после увольнения — программа предложит пересчитать документ увольнения через механизм доначисления. Либо создайте исправление документа «Увольнение» вручную. После перерасчёта доплатите разницу отдельной ведомостью и отразите её в отчётности по НДФЛ периодом фактической выплаты.