Как рассчитать больничный в 1С: Зарплата и управление персоналом

Расчёт пособия по временной нетрудоспособности в 1С: ЗУП выполняется документом «Больничный лист», который автоматически определяет средний заработок, процент оплаты по стажу и делит сумму между работодателем и ФСС. Главная задача бухгалтера — правильно ввести исходные данные и проверить, что программа корректно подобрала заработок за расчётный период и применила ограничения.

Ошибки в этом документе приводят к недоплате сотруднику, отказу ФСС в зачёте расходов или переплате, которую придётся удерживать. Ниже разобран полный цикл: от регистрации электронного больничного до проверки начислений и выплаты.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С: ЗУП редакции 3.1. Если у вас сильно доработанная конфигурация или старая редакция, отдельные пункты меню могут отличаться, но логика расчёта сохраняется.

Что нужно подготовить перед расчётом

До создания документа убедитесь, что в программе есть все исходные данные. Без них расчёт будет выполнен, но с высокой вероятностью неверно.

Проверьте следующее: у сотрудника заполнены сведения о страховом стаже (раздел «Трудовая деятельность» в карточке сотрудника), за расчётный период — два предшествующих календарных года — в базе есть начисления, либо загружена справка о заработке с предыдущего места работы. Если больничный электронный, должен быть настроен обмен с ФСС (СЭДО), а номер ЭЛН — известен.

Как загрузить электронный больничный (ЭЛН)

Если у сотрудника электронный листок нетрудоспособности, проще всего загрузить его напрямую из ФСС. Перейдите в раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» либо используйте обмен СЭДО: «Зарплата» → «Больничные листы» → кнопка «Загрузить из ФСС».

Программа запросит данные по номеру ЭЛН и СНИЛС сотрудника и создаст документ с уже заполненными периодом, причиной нетрудоспособности и данными медучреждения. Это исключает ошибки ручного ввода дат и реквизитов.

Если обмен не настроен, документ создаётся вручную: «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать». Укажите организацию, сотрудника, номер и период листка, причину нетрудоспособности. Все данные берутся из бумажного больничного или сведений, которые сотрудник получил в личном кабинете на сайте ФСС.

Заполнение документа «Больничный лист»

Откройте документ и последовательно заполните поля. Ключевые поля: сотрудник, даты нетрудоспособности, причина (общее заболевание, уход за больным членом семьи, производственная травма и т.д.), а также признак «Является продолжением листка нетрудоспособности», если это продолжение ранее выданного больничного.

На вкладке «Оплата» проверьте процент оплаты — программа подставляет его из стажа, но стаж нужно ввести заранее. Если стаж не заполнен, процент будет минимальным, и сотрудник недополучит деньги. Также здесь указываются условия исчисления (коды из больничного, например, нарушение режима), которые влияют на ограничение пособия.

Вкладка «Начислено (подробно)» показывает расчёт по дням: среднедневной заработок, процент, суммы за счёт работодателя (первые дни по действующим правилам) и за счёт ФСС. Именно здесь удобно сверить итог перед проведением.

1. 1
   Создайте документ «Больничный лист» или загрузите ЭЛН из ФСС по номеру и СНИЛС
2. 2
   Проверьте страховой стаж в карточке сотрудника и процент оплаты на вкладке «Оплата»
3. 3
   Откройте калькуляцию среднего заработка и сверьте базу за два расчётных года
4. 4
   Проверьте применённые ограничения: МРОТ, предельная база, нарушение режима
5. 5
   Проведите документ и сверьте суммы на вкладке «Начислено (подробно)»
6. 6
   Отправьте сведения в ФСС для назначения прямой выплаты, если это требуется

Как проверить средний заработок и ограничения

Щёлкните по сумме среднего заработка в документе — откроется форма с помесячной расшифровкой базы за два расчётных года. Сюда входят только выплаты, облагаемые взносами на ВНиМ. Если сотрудник работал у вас не всё время, добавьте справку о заработке с предыдущего места работы кнопкой в этой же форме.

Программа автоматически сравнивает среднедневной заработок с минимальным, рассчитанным из МРОТ, и с максимальным, ограниченным предельной базой для взносов. Если фактический заработок ниже минимального, расчёт пойдёт из МРОТ — это нормально для сотрудников с небольшой зарплатой или неполным расчётным периодом.

Отдельная ситуация — стаж менее шести месяцев. Тогда пособие за полный календарный месяц не может превышать МРОТ, и программа применяет это ограничение автоматически. Проверьте, что в карточке сотрудника стаж указан верно, иначе ограничение сработает или не сработает ошибочно.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

База среднего заработка

Норма

Суммы совпадают с начислениями за два года и справками с прошлых мест работы

Тревожный признак

Пустые месяцы или заниженные суммы при фактической работе сотрудника

Процент оплаты

Норма

Соответствует страховому стажу: 60, 80 или 100%

Тревожный признак

60% у сотрудника со стажем более 8 лет — стаж не введён

Разбивка работодатель/ФСС

Норма

Первые дни — за счёт работодателя, остальное — за счёт ФСС

Тревожный признак

Вся сумма висит на работодателе или источник не определён

Ограничение по МРОТ

Норма

Применено только при малом заработке или стаже до 6 месяцев

Тревожный признак

Ограничение у сотрудника с высокой зарплатой и большим стажем

Оплата за счёт работодателя и ФСС

По общему заболеванию первые три дня нетрудоспособности оплачивает работодатель за счёт собственных средств, остальные дни — ФСС в рамках прямых выплат. Программа делит сумму автоматически, и в документе видны обе части.

При некоторых причинах нетрудоспособности — например, уход за больным ребёнком или карантин — пособие с первого дня полностью идёт за счёт ФСС. Поэтому корректный выбор причины нетрудоспособности критичен: ошибка в причине искажает и источник финансирования, и лимиты оплачиваемых дней.

После проведения документа работодатель должен передать в ФСС сведения для назначения пособия. В 1С: ЗУП это делается через документы обмена с фондом (реестр сведений для назначения пособия) — обычно из раздела «Отчетность, справки» → «Передача в ФСС сведений о пособиях».

Выплата пособия и отражение в учёте

Часть пособия за счёт работодателя выплачивается с ближайшей зарплатой или авансом. Больничный лист попадает в ведомость вместе с другими начислениями: при заполнении ведомости «Зарплата» → «Ведомости…» программа подтянет сумму пособия автоматически, если документ проведён до формирования ведомости.

С суммы, выплачиваемой работодателем, удерживается НДФЛ — программа рассчитывает налог при проведении больничного листа. Страховые взносы на пособие не начисляются. Проверьте НДФЛ на соответствующей вкладке документа, особенно если у сотрудника есть вычеты.

Дата фактического получения дохода по больничному — день выплаты, поэтому срок перечисления НДФЛ привязан к дате ведомости, а не к дате начисления. Это важно для корректного заполнения расчёта 6-НДФЛ.

Отдельные сценарии и нюансы

Больничный по уходу за ребёнком

При уходе за больным ребёнком выберите соответствующую причину нетрудоспособности и укажите данные ребёнка. Программа применит особые правила: пособие полностью за счёт ФСС, а процент оплаты зависит от возраста ребёнка и формы лечения. Следите за лимитом оплачиваемых дней в году — программа контролирует его, если предыдущие больничные введены в базу.

Нарушение режима

Если в больничном есть отметка о нарушении режима, укажите код нарушения и дату на вкладке «Оплата». С даты нарушения пособие ограничивается размером МРОТ за полный месяц. Пропуск этой отметки — основание для отказа ФСС в зачёте завышенной суммы.

Совместители и несколько мест работы

Для внешнего совместителя пособие рассчитывается по заработку у вас, если он не выбрал выплату по всем местам работы. Убедитесь, что сотрудник заведён именно как совместитель, иначе средний заработок и ограничения посчитаются неверно.

Удобный контрольный приём: перед проведением сравните сумму больничного с грубой оценкой «среднедневной заработок × процент × число дней». Если результат документа сильно отличается, почти всегда причина в стаже, пустой базе или сработавшем ограничении по МРОТ — все три причины видны прямо в форме расчёта.

Частые вопросы

Что делать, если в расчёте среднего заработка нет данных за прошлые годы?

Если сотрудник работал у другого работодателя, запросите у него справку о заработке (форма 182н или сведения из СФР) и введите её в форме расчёта среднего заработка кнопкой добавления справки. Если данных нет, расчёт будет выполнен из МРОТ — это законно, но обычно невыгодно сотруднику.

Почему программа посчитала пособие из МРОТ, хотя зарплата у сотрудника нормальная?

Наиболее частые причины: не введён заработок за расчётные два года (например, сотрудник принят недавно, а справка не загружена), либо стаж менее шести месяцев. Откройте калькуляцию среднего заработка и проверьте помесячную базу — пустые периоды сразу видны.

Как исправить уже проведённый больничный?

Если ведомость ещё не выплачена, можно отменить проведение, исправить данные и провести документ заново. Если пособие уже выплачено, корректнее использовать механизмы перерасчёта: введите исправленный документ, а разницу отразите в следующем периоде. Перед исправлением убедитесь, что сведения в ФСС ещё не отправлены, либо подготовьте корректирующие сведения.

Кто оплачивает первые три дня больничного и как это видно в программе?

При общем заболевании первые три дня оплачивает работодатель, остальное — ФСС. В документе «Больничный лист» на вкладке с подробным расчётом суммы разбиты по источникам финансирования. Если вся сумма стоит за счёт работодателя, проверьте причину нетрудоспособности и настройки учётной политики.

Нужно ли отправлять что-то в ФСС после расчёта больничного?

Да. В рамках прямых выплат работодатель обязан передать в фонд сведения для назначения пособия. В 1С: ЗУП это делается через документ передачи сведений в ФСС из раздела отчётности. Без отправки сведений сотрудник не получит часть пособия от фонда.

Облагается ли больничный НДФЛ и взносами?

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ — программа исчисляет налог при проведении документа, а удерживает при выплате. Страховыми взносами пособие не облагается. Исключения касаются доплат работодателя до фактического заработка: такие доплаты облагаются и взносами, и НДФЛ как обычный доход.