Как рассчитать больничный в 1С:Бухгалтерия

Расчёт пособия по временной нетрудоспособности в 1С:Бухгалтерии выполняется документом «Больничный лист» в разделе «Зарплата и кадры». Программа автоматически подтягивает средний заработок сотрудника, учитывает страховой стаж и ограничения по минимальному и максимальному размеру пособия, но корректность результата зависит от полноты введённых данных о заработке и стаже.

Основной риск при расчёте — неполные сведения о заработке за два предшествующих календарных года или неверно указанный стаж. В этом случае программа посчитает пособие от МРОТ или занизит процент оплаты, а ошибка обнаружится только при проверке СФР или при жалобе сотрудника. Поэтому перед проведением документа важно сверить исходные данные, а после — проверить сам расчёт.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки данных и ввода электронного больничного до начисления, удержания НДФЛ и отражения выплаты в учёте. Материал ориентирован на конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0.

Подготовка: что проверить до расчёта больничного

До создания документа убедитесь, что в программу введены сведения о заработке сотрудника за два календарных года, предшествующих году болезни. Если сотрудник работает в организации давно и зарплата начислялась в этой же базе, данные уже есть. Если сотрудник принят недавно, заработок у предыдущих работодателей вводится вручную на основании справки о сумме заработка.

Справка вводится через карточку сотрудника: «Зарплата и кадры → Сотрудники», откройте нужного сотрудника, перейдите по ссылке «Подробнее» или «Налог на доходы» / «Справки о заработке» (в зависимости от релиза формулировка отличается) и добавьте документ «Справка о заработке для расчёта пособий». Укажите годы и суммы по справке, которую принёс сотрудник.

Второй обязательный элемент — страховой стаж. Он хранится в карточке сотрудника (раздел «Трудовая деятельность» или поле «Страховой стаж»). От стажа зависит процент оплаты: менее 5 лет — 60 % среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80 %, 8 лет и более — 100 %. Если стаж не заполнен, программа может применить минимальный процент.

Как создать документ «Больничный лист»

Откройте раздел «Зарплата и кадры → Все начисления» (в некоторых релизах — «Зарплата и кадры → Больничные листы»). Нажмите «Создать» и выберите «Больничный лист». Заполните шапку документа: организацию, дату документа, сотрудника и период нетрудоспособности — даты начала и окончания болезни по листку.

Укажите причину нетрудоспособности: заболевание или травма, уход за больным ребёнком, карантин и т.д. От причины зависят правила оплаты — например, при уходе за ребёнком действуют ограничения по количеству оплачиваемых дней в году и иной процент для дней амбулаторного лечения сверх установленного лимита.

Если в организации настроен прямой обмен с СФР (Социальный фонд России), номер электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) можно загрузить автоматически: программа получит данные из фонда, включая даты, причину и стационар/амбулаторно. Для этого используется кнопка загрузки ЭЛН в документе или сервис «1С-Отчётность».

1. 1
   Откройте Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Больничный лист
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите период нетрудоспособности
3. 3
   Укажите номер ЭЛН или загрузите его из СФР
4. 4
   Выберите причину нетрудоспособности
5. 5
   Проверьте стаж и средний заработок на закладке «Оплата»
6. 6
   Проведите документ и сверьте начисленную сумму

Как программа считает средний заработок и пособие

На закладке «Оплата» (или «Начислено») документа отображается расчёт. Средний дневной заработок определяется как сумма облагаемых взносами выплат за два предшествующих календарных года, делённая на 730. Заработок за каждый год ограничен предельной базой по страховым взносам соответствующего года — суммы сверх лимита в расчёт не берутся.

Далее средний дневной заработок умножается на процент по стажу и на количество календарных дней болезни. Если средний заработок ниже расчёта от МРОТ (или стаж менее 6 месяцев), пособие считается исходя из МРОТ с учётом районного коэффициента и неполного рабочего времени. Также действует правило: пособие за полный календарный месяц не может быть ниже МРОТ.

Чтобы увидеть детализацию, нажмите на сумму начисления в табличной части — откроется форма с разбивкой: заработок по годам, средний дневной, процент, сумма за счёт работодателя и за счёт фонда. Кнопка печати позволяет вывести расчёт пособия для приложения к листку.

Начисление, НДФЛ и проводки

После проведения документа программа формирует начисление пособия и исчисляет НДФЛ: пособие по нетрудоспособности облагается налогом, но не облагается страховыми взносами. НДФЛ удерживается при выплате — при формировании ведомости на выплату зарплаты или отдельной ведомости на больничный.

Выплатить пособие можно двумя способами: вместе с ближайшей зарплатой или отдельной ведомостью («Зарплата и кадры → Ведомости в банк / в кассу»), указав в поле «Выплачивать» значение «Больничные листы». Дата фактического получения дохода для НДФЛ — день выплаты, именно она определяет срок перечисления налога.

Проводки формируются при отражении зарплаты в учёте (документ «Отражение зарплаты в бухучёте»): пособие за счёт работодателя относится на счёт затрат (например, 26 или 44 в корреспонденции с 70), пособие за счёт фонда отражается через расчёты с СФР. Способ отражения задаётся в настройках учёта зарплаты.

Отдельные сценарии и ограничения

Совместители и неполное рабочее время

Для внешнего совместителя пособие рассчитывается по каждому месту работы, если он работал у тех же работодателей в расчётном периоде. В документе укажите вид занятости сотрудника — программа учтёт это при сравнении с МРОТ. При неполной ставке пособие от МРОТ рассчитывается пропорционально продолжительности рабочего времени.

Уход за больным ребёнком

При выборе причины «Уход за больным ребёнком» программа применяет особые правила: для амбулаторного лечения первые дни оплачиваются по стажу, последующие — в размере 50 % среднего заработка, а количество оплачиваемых дней в году ограничено в зависимости от возраста ребёнка. Укажите данные ребёнка и режим лечения в документе.

Продолжение больничного

Если листок является продолжением предыдущего, установите в документе признак продолжения и укажите первичный листок. Тогда первые три дня за счёт работодателя не выделяются повторно — они уже были оплачены по первичному документу.

Как проверить результат расчёта

Минимальная проверка — сопоставить сумму с ручным расчётом: средний дневной заработок = (заработок за 2 года) / 730, далее умножить на процент стажа и число дней. Расхождение обычно означает, что заработок урезан предельной базой, применён МРОТ или не учтена справка.

Дополнительно сверьте данные с расчётом по форме, которую выводит кнопка печати в документе, и убедитесь, что суммы за счёт работодателя и фонда разделены корректно. После отражения в учёте проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 и расчёты с фондом.

Контрольные точки

Контрольные точки

Средний дневной заработок

Норма

Совпадает с делением заработка за 2 года на 730 с учётом лимита

Тревожный признак

Сумма ниже ожидаемой — не хватает справки о заработке

Процент оплаты

Норма

Соответствует стажу: 60, 80 или 100 %

Тревожный признак

Применён 60 % при большом стаже — стаж не заполнен

Разделение работодатель/СФР

Норма

Первые 3 дня за счёт работодателя при заболевании сотрудника

Тревожный признак

Вся сумма на работодателе — неверная причина нетрудоспособности

НДФЛ

Норма

Исчислен с полной суммы пособия

Тревожный признак

Налог не исчислен или удержан дважды

Если сотрудник принёс справку о заработке уже после того, как больничный рассчитан и выплачен, не редактируйте старый документ задним числом. Создайте перерасчёт: в 1С:Бухгалтерии это делается через механизм «Перерасчёты» в разделе зарплаты или вводом исправленного документа текущим периодом — так сохранится корректная история для отчётности.

Частые вопросы

Почему программа посчитала пособие от МРОТ, хотя зарплата у сотрудника высокая?

Чаще всего в базе нет данных о заработке за расчётные два года: сотрудник принят недавно, а справка от прежнего работодателя не введена. Также проверьте, что начисления прошлых лет проведены и попадают в базу для расчёта пособий, и что в карточке сотрудника корректно указана дата приёма.

Как загрузить электронный больничный из СФР?

Нужен настроенный обмен с фондом через «1С-Отчётность» или сервис прямых выплат. В документе «Больничный лист» укажите номер ЭЛН и нажмите кнопку получения данных из фонда — программа подтянет период, причину и тип лечения автоматически. Без обмена все данные вводятся вручную по номеру листка.

Облагается ли больничный страховыми взносами?

Нет, пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами — ни часть за счёт работодателя, ни часть за счёт фонда. Облагается только НДФЛ. Программа настраивает это автоматически по виду начисления, менять настройки вручную не требуется.

Что делать, если больничный попал на уже закрытый месяц?

Введите документ текущим периодом, указав фактические даты нетрудоспособности. Если за эти дни уже начислена зарплата, программа при начислении зарплаты за период пересечения скорректирует оплату. Не изменяйте документы закрытого периода напрямую — это нарушит отчётность.

Как оплачивается больничный, если стаж меньше 6 месяцев?

Пособие рассчитывается исходя из МРОТ независимо от фактического заработка: за полный календарный месяц сумма не превысит МРОТ (с учётом районного коэффициента). Программа применяет это ограничение автоматически, если стаж в карточке сотрудника заполнен корректно.

Можно ли выплатить больничный раньше зарплаты?

Да. Создайте отдельную ведомость (в банк или в кассу) и в поле «Выплачивать» выберите «Больничные листы» — в ведомость попадут только неоплаченные пособия. Дата выплаты определит дату удержания и срок перечисления НДФЛ.