Как работать в 1С:Предприятие с кадрами: пошаговая инструкция

Кадровый учёт в 1С:Предприятие строится вокруг документов: приём на работу, кадровый перевод, отпуск, увольнение. Каждый документ формирует записи в регистрах, из которых потом собираются штатное расписание, личные карточки, отчёты в фонды и печатные формы приказов. Если вводить документы последовательно и в правильные даты, система сама рассчитает стаж, остатки отпусков и среднюю численность.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) — именно она чаще всего используется для кадрового учёта. В «1С:Бухгалтерии» кадровые документы тоже есть, но в урезанном виде: там можно оформить приём и увольнение, но нет полноценного учёта отпусков и воинского учёта. Принцип работы в обеих программах одинаковый: справочник сотрудников плюс кадровые документы.

Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на раздел «Кадры». Если документы не проводятся или кнопки неактивны — это почти всегда вопрос прав доступа, а не ошибка в данных.

Подготовка: настройка организации и штатного расписания

До приёма первого сотрудника заполните карточку организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации». Укажите ИНН, КПП, ОКВЭД, регистрационные данные в ПФР и ФСС — без них отчётность не сформируется корректно. Проверьте, что в учётной политике выбран правильный вариант учёта (с штатным расписанием или без него).

Штатное расписание в ЗУП включается через «Настройка» → «Кадровый учёт» → флаг «Ведётся штатное расписание». После этого в разделе «Кадры» появится документ «Штатное расписание», где создаются позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки. Занятые и свободные ставки программа покажет автоматически.

Если организация небольшая и штатка не ведётся, приём можно оформить без неё — тогда должность и оклад указываются прямо в документе приёма. Но без штатного расписания недоступны отчёты по расстановке и анализ занятых ставок.

Шаг 1. Создание сотрудника и приём на работу

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» → кнопка «Создать». Заполните ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. ИНН и СНИЛС нужны для персонифицированной отчётности — без них отчёты в ПФР не пройдут форматно-логический контроль. Во вкладке «Личные данные» внесите паспорт, адрес регистрации и телефон.

Далее оформите приём: «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». Укажите организацию, сотрудника, дату приёма, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), график работы, оклад и вид занятости — основное место работы или совместительство. Если это испытательный срок, заполните соответствующее поле.

Проверьте дату приёма особенно внимательно: от неё считается стаж, право на отпуск и периоды расчёта среднего заработка. Ошибка в дате потом тянет за собой цепочку перерасчётов.

1. 1
   Заполните карточку сотрудника: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу», укажите дату, подразделение, должность и оклад
3. 3
   Проверьте график работы и вид занятости
4. 4
   Нажмите «Провести» и распечатайте приказ по форме Т-1
5. 5
   Проверьте, что сотрудник появился в списке со статусом «Работает»

Шаг 2. Кадровые переводы и изменение условий труда

Любое изменение — другая должность, другое подразделение, новый оклад, смена графика — оформляется документом «Кадровый перевод» («Кадры» → «Кадровые переводы»). В документе укажите дату изменения и отметьте галочками, что именно меняется: программа покажет текущие значения и поля для новых.

Для массового изменения окладов по подразделению или всей организации используйте документ «Изменение плановых начислений» — он позволяет задать коэффициент индексации и применить его сразу к списку сотрудников. Это быстрее и надёжнее, чем десятки отдельных переводов.

Типичная ошибка — проводить перевод «задним числом» после того, как зарплата за период уже рассчитана. В этом случае программа потребует перерасчёт, и начисления придётся сторнировать и считать заново.

Шаг 3. Отпуска, больничные и отсутствия

Ежегодный отпуск оформляется документом «Отпуск» в разделе «Кадры» (или «Зарплата» → «Отпуска», если начисляются отпускные). Укажите сотрудника, период отпуска и вид — ежегодный основной, дополнительный, без сохранения заработной платы. Программа автоматически рассчитает остаток дней отпуска и предупредит, если сотрудник уходит «в минус».

Больничный вводится документом «Больничный лист» по номеру электронного листка нетрудоспособности — ЗУП умеет загружать ЭЛН напрямую из ФСС при настроенном обмене. Прогулы и другие отсутствия оформляются документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» или специализированными документами.

Все документы отсутствий влияют на табель: если отпуск или больничный введён, но не проведён, в табеле дни останутся рабочими, и расчёт зарплаты будет неверным.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус сотрудника в списке

Норма

После приёма — «Работает», после увольнения — «Уволен» с датой

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим после даты увольнения — документ не проведён

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни отпуска и больничного отмечены соответствующими кодами

Тревожный признак

В период отпуска стоят рабочие дни — документ отсутствия не проведён

Остаток отпуска

Норма

Остаток в отчёте совпадает с учётными данными

Тревожный признак

Отрицательный остаток без оформленного авансового отпуска

Шаг 4. Увольнение сотрудника

Увольнение оформляется одноимённым документом: «Кадры» → «Увольнения» → «Создать». Укажите сотрудника, дату увольнения и основание (статья ТК РФ). Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск или покажет удержание за отпуск, использованный авансом.

После проведения документа распечатайте приказ по форме Т-8 и проверьте, что в расчёте при увольнении учтены все начисления: зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, премии по правилам организации. Окончательный расчёт выдаётся в день увольнения.

Если увольнение оформили ошибочно, не редактируйте документ «по живому» после сдачи отчётности — корректно отмените проведение, исправьте данные и проведите заново, а при сданных отчётах подготовьте корректировочные формы.

Печать приказов и формирование отчётов

Из каждого кадрового документа доступны печатные формы: Т-1 (приём), Т-5 (перевод), Т-6 (отпуск), Т-8 (увольнение). Кнопка «Печать» в шапке документа предложит список форм. Личная карточка сотрудника Т-2 формируется из карточки сотрудника в справочнике.

Кадровая отчётность собирается в разделе «Отчётность, справки»: штатная расстановка, списки сотрудников, остатки отпусков, сведения о среднесписочной численности, формы для ПФР (СЗВ-ТД, персонифицированные сведения). Отчёты по кадровым событиям (СЗВ-ТД) подаются при приёме, переводе и увольнении — программа формирует их на основании проведённых документов.

Частые вопросы по кадровому учёту в 1С

Можно ли вести кадры в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

Да, но в ограниченном объёме: доступны приём, перевод, увольнение и базовые приказы. Учёт отпусков, штатного расписания, воинского учёта и сложных кадровых отчётов в Бухгалтерии отсутствует — для этого нужна конфигурация «Зарплата и управление персоналом».

Сотрудник принят повторно после увольнения — создавать новую карточку?

Нет. Найдите существующую карточку по ФИО, ИНН или СНИЛС и оформите новый документ «Приём на работу» на того же физлица. Дубли карточек приводят к ошибкам в персонифицированной отчётности.

Почему документ не проводится?

Чаще всего причины три: не хватает прав у пользователя, не заполнено обязательное поле (программа подсвечивает его красным) или документ попадает в закрытый период, по которому запрещено изменение данных. Проверьте дату запрета редактирования в разделе «Администрирование».

Как исправить ошибку в дате приёма, если зарплата уже рассчитана?

Отмените проведение расчётных документов за затронутый период, исправьте дату в приёме, проведите документ заново и пересчитайте зарплату. Если отчётность за период сдана, дополнительно сформируйте корректирующие формы.

Где посмотреть остаток отпуска сотрудника?

В карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» / «Остатки отпусков» либо через отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Остаток считается на выбранную дату по проведённым документам.