Как работать с кадрами в 1С:Предприятие 8.3: пошаговая инструкция

Кадровый учёт в 1С:Предприятие 8.3 ведётся либо в типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП), либо в «1С:Бухгалтерии 8» — там кадровые функции ограничены, но для небольших компаний их достаточно. Оба решения построены на одной логике: сотрудник заводится в справочнике, а все события его трудовой деятельности — приём, перевод, отпуск, увольнение — оформляются документами, которые автоматически формируют унифицированные печатные формы (Т-1, Т-2, Т-6, Т-8 и другие).

Главный принцип работы — ничего не править «вручную» в готовых формах и не вводить данные в обход документов. Если изменить оклад сотрудника прямо в карточке без документа «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», программа не увидит основания для расчёта, и в отчётах возникнут расхождения. Все изменения условий труда оформляются только документами с датой и номером.

Инструкция ниже описана на примере «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» как наиболее полной конфигурации для кадровика. В «1С:Бухгалтерии» разделы называются похоже (меню «Зарплата и кадры»), а порядок действий практически совпадает.

Подготовка: организация, настройки и права доступа

Прежде чем принимать первого сотрудника, проверьте, что в базе корректно заполнена карточка организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» (в ЗУП — «Настройка» → «Организации»). Обязательные поля — наименование, ИНН, КПП, ОГРН, регистрационные данные в ФСС и ПФР, а также сведения о руководителе: именно они подставляются в приказы и отчёты. Пустое поле «Руководитель» — частая причина незаполненной подписи в форме Т-1.

Далее проверьте настройки учётной политики: раздел «Настройка» → «Учётная политика и другие настройки». Здесь задаётся, ведётся ли штатное расписание, используются ли воинский учёт, спецодежда, районные коэффициенты. Если галочка «Ведётся штатное расписание» не установлена, документы приёма не будут ссылаться на штатные позиции, и контроль укомплектованности станет невозможен.

Отдельно проверьте права пользователя. Для кадровых документов нужна роль «Кадровик» или «Полные права» («Настройка» → «Пользователи и права»). Если кнопка «Приём на работу» недоступна или документ не проводится с ошибкой доступа — вопрос решается администратором базы через назначение роли, а не обходными путями.

Создание сотрудника и оформление приёма на работу

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В карточке заполните ФИО, пол, дату рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные (гиперссылка «Личные данные»), адрес регистрации и сведения об образовании. Эти данные используются в личной карточке Т-2 и в персонифицированной отчётности, поэтому СНИЛС и ИНН проверяйте по оригиналам документов — ошибка в одной цифре СНИЛС приведёт к отказу при сдаче СЗВ-СТАЖ.

После сохранения карточки оформите документ приёма: «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». Укажите организацию, сотрудника, дату приёма, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), график работы и вид занятости — «основное место работы» или «внутреннее/внешнее совместительство». На вкладке «Оплата труда» задайте оклад или тарифную ставку, надбавки и доплаты.

Печать приказа Т-1 и трудового договора

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в его форме и выберите «Приказ о приёме на работу (Т-1)». Программа подставит все данные автоматически. Если в вашей компании используется собственный шаблон трудового договора, в ЗУП можно подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».

1. 1
   Заполните карточку сотрудника: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт, адрес
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу», укажите дату, подразделение, должность, график
3. 3
   На вкладке «Оплата труда» задайте оклад и начисления
4. 4
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1
5. 5
   Сформируйте личную карточку Т-2 из карточки сотрудника
6. 6
   Проверьте, что сотрудник появился в списке сотрудников и в штатном расписании

Переводы и изменение условий труда

Любое изменение — другая должность, другое подразделение, новый оклад, смена графика — оформляется документом «Кадровый перевод» («Кадры» → «Все кадровые документы» → «Кадровый перевод»). В документе отметьте галочками, что именно меняется: подразделение, должность, график, оплата труда. Дата документа — дата, с которой действуют новые условия.

Если меняется только размер оплаты без смены должности, корректнее использовать документ «Изменение оплаты труда» — он не создаёт кадрового события в трудовой истории, но фиксирует новый оклад для расчёта. Путать эти документы не стоит: лишний «Кадровый перевод» попадёт в сведения о трудовой деятельности (ЭТК) и отчётность, где его быть не должно.

При массовых изменениях — например, индексации окладов всего подразделения — используйте документ «Изменение плановых начислений» с возможностью подбора списка сотрудников. Это быстрее и снижает риск пропустить кого-то при ручном вводе.

Отпуска, больничные и отсутствия

Ежегодный отпуск оформляется документом «Отпуск» («Кадры» → «Все кадровые документы» или «Зарплата» → «Отпуска»). Укажите сотрудника, период отпуска и вид — основной, дополнительный, без сохранения зарплаты. Программа автоматически рассчитает средний заработок и сумму отпускных, если ведётся расчёт зарплаты; проверить расчёт можно по кнопке «Печать» → «Расчёт среднего заработка». Приказ Т-6 печатается из того же документа.

Больничный вводится документом «Больничный лист» по данным электронного листка нетрудоспособности. В ЗУП при настроенном обмене с ФСС (проект «прямые выплаты»/СЭДО) данные подгружаются автоматически по номеру ЭЛН. Если обмен не настроен, реквизиты листка вводятся вручную — сверяйте период и код причины нетрудоспособности с оригиналом.

Прогулы, командировки и другие отсутствия оформляются соответствующими документами из журнала «Все кадровые документы». Важно не оставлять отсутствия «неоформленными»: если сотрудник не работал, а документа нет, программа начислит зарплату за полностью отработанный месяц, и переплату придётся сторнировать.

Увольнение сотрудника

Увольнение оформляется документом «Увольнение» («Кадры» → «Увольнения» → «Создать»). Укажите сотрудника, дату увольнения, основание (пункт и статья ТК РФ — формулировка попадёт в приказ и трудовую книжку) и при необходимости компенсацию за неиспользованный отпуск. Программа рассчитает компенсацию и удержания автоматически на вкладке «Начисления и удержания».

После проведения распечатайте приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61 из кнопки «Печать». Проверьте, что в документе корректно сформированы сведения для электронной трудовой книжки: с 2020-х годов сведения о приёмах, переводах и увольнениях передаются в ПФР (СФР) отчётом ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) не позднее следующего рабочего дня после даты приказа.

Отчёты и контроль кадровых данных

Основные кадровые отчёты собраны в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты»: штатное расписание, списки сотрудников, остатки отпусков, личные карточки Т-2, справки о сотрудниках. Регламентированная отчётность — ЕФС-1, 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения — формируется в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» и может отправляться в контролирующие органы прямо из программы при подключённом сервисе.

Полезная практика — ежемесячно перед расчётом зарплаты формировать отчёт «Списки сотрудников» и сверять его с реальной численностью: нет ли «зависших» сотрудников без увольнения, дублей карточек, неоформленных переводов. Отчёт «Остатки отпусков» помогает контролировать задолженность по отпускам — это важно и для графика отпусков, и для корректной компенсации при увольнении.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке

Норма

Одна карточка, актуальная должность и подразделение

Тревожный признак

Дубли карточек или устаревшая должность

Приказ Т-1/Т-8

Норма

Все поля заполнены, подписант — руководитель из карточки организации

Тревожный признак

Пустые поля, неверный подписант

Расчёт отпускных/компенсации

Норма

Средний заработок считается, суммы сходятся с расчётным листком

Тревожный признак

Нулевой средний заработок или ручные правки сумм

Отчётность ЕФС-1

Норма

Событие приёма/увольнения уходит в отчёт без ошибок проверки

Тревожный признак

Ошибки по СНИЛС, отсутствие события в отчёте

Типовые проблемы и как их решать

Если документ не проводится с ошибкой «Не заполнена позиция штатного расписания» — проверьте, что в настройках включено ведение штатного расписания и позиция утверждена на дату документа. Если сотрудник не появляется в расчёте зарплаты — убедитесь, что документ приёма проведён и дата приёма попадает в расчётный месяц.

Расхождения в среднем заработке чаще всего вызваны незакрытыми периодами (зарплата за прошлые месяцы не рассчитана) или документами отсутствий, введёнными после расчёта. Порядок действий: проверить «Зарплата» → «Все начисления», убедиться, что все месяцы расчётного периода закрыты, затем перепровести проблемный документ.

Заведите внутреннее правило: сначала кадровый документ — потом расчёт. Когда отпуск или больничный вводят после начисления зарплаты за месяц, почти всегда приходится делать перерасчёт и объяснять сотруднику изменившиеся суммы в расчётном листке.

Частые вопросы

Можно ли вести кадры в 1С:Бухгалтерии 8.3, или обязательно нужна ЗУП?

В «1С:Бухгалтерии» доступны приём, перевод, увольнение, отпуска, больничные и печать основных форм — для компании с небольшой численностью этого хватает. ЗУП нужен, когда требуются штатное расписание с историей, сложные системы оплаты, кадровое планирование, воинский учёт и расширенная кадровая отчётность.

Как исправить ошибку в ФИО или СНИЛС сотрудника?

Откройте карточку сотрудника и исправьте данные напрямую — справочные данные редактируются без документа. Если СНИЛС уже ушёл в сданную отчётность, потребуется корректирующая форма. При смене фамилии в ЗУП используйте документ «Изменение личных данных», чтобы сохранить историю.

Что делать, если сотрудник принят ошибочно и документ уже проведён?

Если зарплата ещё не рассчитана и отчётность не сдана, пометьте документ приёма на удаление или отмените проведение. Если период закрыт — создайте документ «Увольнение» с корректными датами и подайте корректирующие формы отчётности. Удалять документ из закрытого периода нельзя.

Как оформить работника по совместительству?

Создайте документ «Приём на работу», выберите того же физлица (для внутреннего совместительства) или нового сотрудника (для внешнего) и в поле «Вид занятости» укажите соответствующий тип. Для внутреннего совместительства не создавайте вторую карточку физического лица — добавляется новый сотрудник на существующее физлицо.

Почему в приказе Т-1 не подставляется руководитель?

Проверьте карточку организации: поле с руководителем и основанием его полномочий должно быть заполнено на дату документа. В ЗУП сведения об ответственных лицах задаются с указанием периода действия — если дата приёма раньше даты назначения руководителя, подпись будет пустой.

Как посмотреть, сколько дней отпуска накопилось у сотрудника?

Используйте отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» — он показывает накопленные и использованные дни по каждому сотруднику на выбранную дату. Из документа «Увольнение» остаток подставляется автоматически для расчёта компенсации.