Как работать в программе 1С Кадры: пошаговая инструкция

1С:Зарплата и управление персоналом (в обиходе — «1С Кадры») — основной инструмент кадрового учёта в российских компаниях. Программа закрывает полный цикл: от приёма сотрудника и оформления кадровых приказов до расчёта отпускных, больничных и увольнения с формированием отчётности в фонды.

Главная сложность для новичка — не интерфейс, а последовательность: каждый документ в 1С опирается на справочники и предыдущие кадровые события. Если нарушить порядок ввода, расчёты «поедут», и исправлять ошибку придётся через сторнирование. Поэтому работать стоит строго по цепочке: сначала настройки и справочники, затем кадровые документы, потом начисления и отчёты.

Ниже — практическая инструкция по основным операциям: приём на работу, кадровые переводы, отпуска, больничные, увольнение и проверка данных перед сдачей отчётности. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1 — самую распространённую версию.

Подготовка программы к работе: настройки и справочники

Прежде чем принять первого сотрудника, заполните карточку организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации». Укажите ИНН, КПП, ОГРН, регистрационные данные в ФНС и СФР — эти сведения попадут во все отчёты, и ошибка в них приведёт к отказу в приёме отчётности.

Далее проверьте учётную политику: «Настройка» → «Учётная политика и другие настройки». Здесь задаются параметры расчёта зарплаты, резервы отпусков, особенности налогообложения. Если организация применяет спецрежим или имеет обособленные подразделения, это отражается именно здесь.

Заполните базовые справочники: подразделения, должности, графики работы сотрудников, виды начислений. График работы — критичный элемент: от него зависит расчёт нормы времени, оплата больничных и отпусков. Для стандартной пятидневки подойдёт типовой график, для сменных режимов его придётся создать вручную.

Как оформить приём сотрудника на работу

Приём оформляется документом «Приём на работу»: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». Если сотрудник новый, сначала заведите физическое лицо: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес. Программа проверит СНИЛС и ИНН на корректность по контрольным суммам.

В документе приёма укажите дату приёма, подразделение, должность, график работы и условия оплаты: оклад или тарифную ставку, надбавки, премии. На вкладке «Трудовой договор» заполните номер и дату договора, характер работы, испытательный срок — эти данные нужны для печати приказа по форме Т-1 и для отчётов.

После проведения документа проверьте результат: откройте карточку сотрудника и убедитесь, что кадровое событие отображается, начисления назначены, а приказ Т-1 печатается с корректными данными. Если сотрудник принят на внешнее совместительство или по ГПХ, выберите соответствующий вид договора — от этого зависят налоги и взносы.

1. 1
   Создайте физическое лицо и заполните персональные данные (СНИЛС, ИНН, паспорт)
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу», укажите дату, подразделение, должность и график
3. 3
   Назначьте начисления: оклад, надбавки, премии
4. 4
   Заполните данные трудового договора и испытательного срока
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 для проверки
6. 6
   Проверьте карточку сотрудника: событие отображается, начисления назначены

Кадровые переводы и изменение условий труда

Перевод на другую должность, в другое подразделение или изменение оклада оформляется документом «Кадровый перевод» («Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Никогда не редактируйте исходный документ приёма — история изменений должна сохраняться, это требование и кадрового учёта, и логики расчёта в 1С.

В документе перевода укажите дату изменения и новые условия: подразделение, должность, график, размер оплаты. Программа автоматически сформирует приказ по форме Т-5. Если меняется только оплата труда без смены должности, используйте документ «Изменение оплаты труда» — он не создаёт кадрового события, но меняет начисления с указанной даты.

Частая ситуация — перевод задним числом. Программа позволит это сделать, но если зарплата за затронутый период уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчёт. Проверьте раздел «Зарплата» → «Перерасчёты»: система сама покажет сотрудников, по которым требуется доначисление или удержание.

Отпуска, больничные и отсутствия

Ежегодный отпуск оформляется документом «Отпуск» («Кадры» → «Отпуска»). Укажите сотрудника, период отпуска и вид — программа сама рассчитает средний заработок и сумму отпускных. Проверьте расчётный период: по умолчанию берутся 12 предшествующих месяцев, и если сотрудник работает меньше, данные подтянутся с даты приёма.

Больничный вводится документом «Больничный лист» («Зарплата» → «Больничные листы»). При работе с электронными больничными (ЭЛН) загрузите листок по номеру из СФР через встроенный обмен — данные о стаже и заработке подтянутся автоматически. Программа рассчитает пособие за счёт работодателя (первые три дня) и за счёт фонда.

Важный нюанс: любые отсутствия должны быть введены до расчёта зарплаты за месяц. Если больничный пришёл после того, как зарплата начислена, программа при следующем расчёте выполнит перерасчёт и скорректирует суммы — это нормальное поведение, а не ошибка.

Расчёт и начисление зарплаты

Итоговый расчёт месяца выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» («Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов»). Создайте документ, выберите месяц и организацию, нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех работающих сотрудников, учтёт отработанное время по графикам, отсутствия, разовые начисления и удержания.

Обязательно проверьте документ перед проведением: откройте расчётные листки нескольких сотрудников и сверьте отработанные дни, суммы начислений, НДФЛ и взносы. Типовые признаки проблем — сотрудник без начислений (не назначен оклад или неверный график), двойной оклад (дубль кадрового документа), неверный НДФЛ (не подтянуты вычеты или статус нерезидента).

Выплата оформляется документами «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» в зависимости от способа выплаты. Аванс рассчитывается отдельным документом «Начисление за первую половину месяца» — не путайте его с полным расчётом.

Контрольные точки

Как проверить расчёт зарплаты

Расчётный листок сотрудника

Норма

Отработанные дни совпадают с табелем, начисления соответствуют назначенным

Тревожный признак

Нулевые начисления, лишние строки, дни не совпадают с графиком

НДФЛ

Норма

Удержан с учётом вычетов, ставка соответствует статусу сотрудника

Тревожный признак

НДФЛ с минусом без перерасчёта, вычеты не применились

Страховые взносы

Норма

База взносов равна облагаемым начислениям

Тревожный признак

Взносы нулевые при начисленной зарплате или база завышена

Увольнение сотрудника

Увольнение оформляется документом «Увольнение» («Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Укажите дату увольнения и основание — от правильной формулировки зависит запись в трудовой книжке и сведения в отчёте ЕФС-1. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск или удержание за использованный авансом.

Проверьте остаток отпуска перед проведением: откройте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника. Если остаток выглядит неверно, чаще всего причина в неправильно введённых отпусках прошлых лет или в сбитых остатках при переносе данных — исправляется документом «Ввод остатков отпусков».

После проведения увольнения сформируйте комплект документов: приказ Т-8, записку-расчёт Т-61, сведения о трудовой деятельности. Не забудьте подать сведения в СФР (ЕФС-1) в установленный срок — программа формирует их через раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».

Отчётность и обмен с фондами

Регламентированная отчётность формируется через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Здесь доступны расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения, ЕФС-1, 6-НДФЛ и другие формы. Перед отправкой запустите встроенную проверку — программа покажет ошибки контрольных соотношений до отправки в фонд.

Для обмена с СФР и ФНС потребуется настроенная электронная подпись и подключённый сервис обмена. Если 1С-Отчётность не подключена, отчёты можно выгрузить в файл и загрузить через личный кабинет фонда, но автоматические проверки и квитанции в этом случае недоступны.

Полезная практика — ежемесячно сверять данные учёта с отчётами: свод начислений, расчётный листок по организации, обороты по НДФЛ. Расхождения проще найти в текущем месяце, чем перед сдачей годовой отчётности.

Частые вопросы о работе в 1С Кадры

Чем 1С:ЗУП отличается от кадрового учёта в 1С:Бухгалтерии?

1С:Бухгалтерия ведёт кадровый учёт в ограниченном объёме: приём, увольнение, простой расчёт зарплаты. ЗУП нужен, когда есть сменные графики, сложные системы оплаты, воинский учёт, штатное расписание, кадровый ЭДО и большой штат. Для микрофирмы с пятью сотрудниками обычно достаточно Бухгалтерии.

Что делать, если сотрудник заведён дважды?

Дубли физических лиц объединяются обработкой «Поиск и удаление дублей» («Администрирование» → «Обслуживание») либо вручную: документы переносятся на одну карточку, лишняя помечается на удаление. До объединения проверьте, какая карточка использовалась в расчётах и отчётах — её и оставляйте основной.

Можно ли исправить документ прошлого месяца, если отчётность уже сдана?

Можно, но не редактированием, а сторнирующим документом («Зарплата» → «Сторнирование начислений») с последующим вводом корректных данных. После этого формируется уточнённая отчётность за затронутый период. Прямое изменение закрытого периода приведёт к расхождению учёта с уже сданными формами.

Почему при расчёте зарплаты сотрудник не подтягивается в документ?

Типовые причины: не проведён документ приёма, дата приёма позже расчётного месяца, сотрудник уже уволен, не назначены плановые начисления или график работы. Проверьте карточку сотрудника — раздел «Кадровые данные» и назначенные начисления покажут, где разрыв.

Как загрузить электронный больничный в программу?

Через «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать»: укажите номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника, нажмите «Получить из СФР». Для этого должен быть настроен обмен с фондом и действующая подпись. Если обмен не настроен, данные больничного вводятся вручную по бумажным сведениям от сотрудника.

Нужно ли обновлять конфигурацию и как часто?

Да, регулярно: формы отчётности, ставки взносов и алгоритмы расчёта меняются законодательно, и старая версия будет считать по устаревшим правилам. Перед обновлением обязательно делайте резервную копию базы, а само обновление в рабочей базе лучше проводить вне расчётных дней.