Другое · 12 мин
Как работать в 1С отделу кадров: пошаговое руководство
Практическое руководство по работе отдела кадров в 1С: приём сотрудников, кадровые приказы, отпуска, больничные, увольнение, штатное расписание и отчётность.
Кадровый учёт в 1С ведётся либо в специализированной конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), либо в «1С:Бухгалтерии», где кадровый блок ограничен базовыми функциями. Отдел кадров работает с документами приёма, перевода и увольнения, ведёт штатное расписание, оформляет отпуска и отсутствия, формирует личные карточки и отчётность для проверяющих органов. Понимание логики программы — что каждый кадровый документ создаёт запись в регистрах и влияет на расчёт зарплаты — помогает избежать типичных ошибок, которые потом приходится исправлять сторнированием и перерасчётами.
Ключевой принцип работы в 1С: сначала заводятся справочные данные (организация, подразделения, должности, сотрудник как физическое лицо), затем оформляются кадровые документы, и только после этого рассчитывается зарплата. Нарушение этой последовательности — например, расчёт зарплаты до проведения приказа о приёме — приводит к тому, что сотрудник «не виден» в расчётных документах.
В статье разобраны основные сценарии ежедневной работы кадровика: от настройки программы до увольнения сотрудника и подготовки отчётности. Материал ориентирован на 1С:ЗУП как наиболее полную конфигурацию, но большинство приёмов применимо и к кадровому блоку 1С:Бухгалтерии.
Начальная настройка и справочники: что заполнить до приёма первого сотрудника
До оформления первого приказа о приёме необходимо заполнить базовые справочники. В разделе «Настройка» проверьте данные организации: ИНН, КПП, регистрационные номера в ПФР и ФСС, адрес — эти сведения попадут в отчётность и трудовые договоры. Ошибка в регистрационном номере фонда приведёт к отказу при сдаче отчётов.
Затем создайте структуру компании: справочники «Подразделения» и «Должности». Для каждой должности можно указать категорию, вредные условия труда и другие параметры, влияющие на стаж и отчётность. Если в компании ведётся штатное расписание, включите его в настройках кадрового учёта и заполните штатные единицы с окладами и надбавками — тогда при приёме сотрудника программа будет контролировать соответствие позиции и вакантных ставок.
Отдельно заполните графики работы сотрудников: пятидневка, сменные графики, неполное рабочее время. График определяет норму времени для расчёта зарплаты, поэтому неверно настроенный график — одна из главных причин ошибок в начислениях. Проверьте также производственный календарь: он должен быть обновлён с учётом переносов праздничных дней.
Приём сотрудника на работу: пошаговый порядок
Приём начинается с создания физического лица в справочнике «Физические лица» или прямо из документа приёма. Внесите ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес, сведения об образовании и воинском учёте. Эти данные используются во всех кадровых документах и отчётах, поэтому сверяйте их с оригиналами документов сотрудника.
Далее создайте документ «Приём на работу» (в ЗУП: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Укажите дату приёма, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), график работы, вид занятости и условия оплаты: оклад, надбавки, районный коэффициент. Если сотрудник принимается на неполную ставку, укажите количество ставок — от этого зависит расчёт оклада.
После проведения документа распечатайте приказ по форме Т-1 из кнопки «Печать» и проверьте, что запись появилась в личной карточке сотрудника. Трудовой договор можно сформировать из шаблона, если они настроены, либо оформить вне программы.
- 1Заполните карточку физического лица: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес
- 2Создайте документ «Приём на работу», укажите подразделение, должность, график и оплату труда
- 3Проведите документ и распечатайте приказ Т-1
- 4Откройте личную карточку сотрудника и убедитесь, что приём отображается в кадровых данных
- 5Проверьте, что сотрудник появился в списке для начисления зарплаты за соответствующий месяц
Кадровые переводы и изменение условий труда
Перемещение сотрудника между подразделениями, смена должности или изменение оклада оформляются документом «Кадровый перевод». В документе указывается дата изменения и новые условия: подразделение, должность, график, состав начислений. Важно понимать: перевод не создаёт нового трудового договора, а фиксирует изменение условий существующего.
Если меняется только оплата труда без смены должности, в ЗУП можно использовать документ «Изменение оплаты труда». Для массовых изменений — например, индексации окладов по всей организации — предусмотрен документ «Изменение условий оплаты труда» списком сотрудников с коэффициентом индексации.
Типичная ошибка — оформлять изменение оклада «задним числом» после того, как зарплата за период уже рассчитана. В этом случае программа потребует перерасчёта, а в отчётности могут возникнуть расхождения. Старайтесь проводить кадровые изменения до закрытия расчётного месяца.
Отпуска, больничные и другие отсутствия
Отпуск оформляется документом «Отпуск» в разделе «Кадры». Программа автоматически рассчитывает средний заработок и сумму отпускных, если ведётся расчёт зарплаты. Кадровику важно указать вид отпуска (основной, дополнительный, без сохранения оплаты, учебный), период и проверить, что даты не пересекаются с другими отсутствиями сотрудника.
Остаток отпуска можно посмотреть в справке «Остатки отпусков» из карточки сотрудника или через одноимённый отчёт. Программа накапливает дни отпуска исходя из стажа; если остаток выглядит неверно, проверьте, все ли прошлые отпуска введены документами, а не только отражены на бумаге.
Больничные листы вводятся документом «Больничный лист» по данным листка нетрудоспособности, включая электронные больничные, которые можно загрузить из ФСС по номеру. Командировки, прогулы и другие отсутствия оформляются соответствующими документами — каждое отсутствие влияет на табель и расчёт зарплаты, поэтому вводить их нужно до расчёта месяца.
Увольнение сотрудника: документы и контроль расчёта
Увольнение оформляется документом «Увольнение» (или «Увольнение списком» для группы сотрудников). Укажите дату увольнения и основание по Трудовому кодексу — формулировка из документа попадёт в приказ по форме Т-8 и в сведения о трудовой деятельности. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск или удержание за использованный авансом.
Перед проведением увольнения проверьте: нет ли у сотрудника незакрытых больничных, командировок или отпусков, пересекающихся с датой увольнения. После проведения документа сформируйте окончательный расчёт и убедитесь, что компенсация отпуска посчитана за все рабочие годы, а не только за последний.
Из документа увольнения распечатываются приказ Т-8, записка-расчёт Т-61. Сведения о приёме и увольнении передаются в ПФР (СФР) в составе отчётности по персонифицированному учёту — сроки подачи короткие, поэтому не откладывайте формирование отчёта на конец месяца.
Как проверить результат увольнения
Отображается запись об увольнении с датой и основанием
Записи нет — документ не проведён
Рассчитана за все рабочие годы с учётом остатков
Сумма нулевая при неиспользованных днях — проверьте остатки отпусков
Сотрудник включён в ведомость с окончательным расчётом
Сотрудник отсутствует в расчёте — проверьте дату увольнения и проведение документа
Штатное расписание и личные карточки
Штатное расписание в ЗУП ведётся документами «Изменение штатного расписания»: создаются и закрываются позиции, меняются оклады и количество ставок. Печатная форма Т-3 формируется из раздела «Кадры» → «Штатное расписание». Если штатное расписание включено, программа при приёме контролирует наличие свободной ставки и подставляет условия оплаты из позиции — это снижает количество ручных ошибок.
Личная карточка сотрудника (форма Т-2) заполняется автоматически из кадровых документов и карточки физического лица. Если в карточке чего-то не хватает — например, сведений об образовании или составе семьи — дополните данные в справочнике «Физические лица», а не правьте печатную форму вручную: при следующем формировании ручные правки исчезнут.
Удобно раз в квартал сверять списочную численность по отчёту «Штатные сотрудники» с данными штатного расписания и ведомостей. Расхождения почти всегда означают непроведённый документ приёма, перевода или увольнения, который проще найти сразу, чем в конце года перед сдачей отчётности.
Отчётность и контроль данных: что сдавать и как проверять
Кадровая отчётность из 1С включает сведения о трудовой деятельности (бывшая ЭТК), персонифицированные сведения о физлицах, статистические формы (например, П-4) и отчёты по взносам, где кадровые данные используются как база. Формируются они из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или через соответствующие документы кадрового учёта.
Перед сдачей отчётности выполните базовый контроль: сверьте списочную численность с фактической, проверьте отсутствие дублей физических лиц, убедитесь, что все приёмы и увольнения за период проведены. Полезные отчёты для самопроверки: «Штатные сотрудники», «Остатки отпусков», «Кадровые изменения», «Стажи» — все они находятся в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты».
Помните, что кадровые данные тесно связаны с расчётом зарплаты и налогов: ошибка в дате приёма или в СНИЛС всплывёт при сдаче отчётности в фонды. Исправлять такие ошибки лучше корректными документами (сторно, отмена проведения с последующим перепроведением), а не ручными правками регистров — ручные правки нарушают целостность данных и усложняют поддержку базы.
Что важно запомнить
Работа кадровика в 1С — это дисциплина последовательности: справочники → кадровые документы → расчёт → отчётность. Все события оформляйте документами и проводите их, контролируйте результат по личной карточке и кадровым отчётам, а изменения вносите до закрытия расчётного месяца. Регулярная сверка численности и остатков отпусков избавляет от накопления ошибок.
Частые вопросы о кадровой работе в 1С
Чем отличается кадровый учёт в 1С:Бухгалтерии от 1С:ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии доступны базовые документы: приём, перевод, увольнение, отпуск, больничный — этого хватает небольшой компании без сложных графиков. ЗУП добавляет штатное расписание с историей, воинский учёт, дополнительные отпуска и стажи, совместительство с развитыми сценариями, кадровые отчёты и полноценный расчёт всех видов начислений. Если в компании более нескольких десятков сотрудников или сменные графики, ЗУП заметно сокращает ручную работу.
Как исправить ошибку в уже проведённом приказе о приёме?
Если период ещё не закрыт, документ можно отменить (распровести), исправить и провести заново. Если зарплата за период уже рассчитана, используйте механизм исправления документов: в ЗУП есть документы-сторно и исправления, которые корректно пересчитывают зависимые данные. Редактировать записи регистров вручную не стоит — это нарушает связность учёта.
Сотрудник не попадает в ведомость на выплату зарплаты. В чём причина?
Чаще всего документ приёма не проведён или дата приёма позже расчётного периода. Также проверьте, не оформлено ли увольнение раньше конца месяца, правильно ли указана организация в документе приёма и нет ли у сотрудника отсутствия на весь месяц (например, отпуска без сохранения оплаты). Начните проверку с личной карточки сотрудника.
Как оформить внутреннего совместителя?
Внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор, поэтому в программе создаётся новый документ «Приём на работу» для того же физического лица, но с видом занятости «Внутреннее совместительство», другой должностью и отдельными условиями оплаты. Новую карточку физлица заводить не нужно — выбирайте существующую, иначе получите дубль.
Где посмотреть остаток отпуска сотрудника?
Из карточки сотрудника по ссылке «Отсутствия» или через печатную форму «Справка об остатках отпусков». Также есть отчёт «Остатки отпусков» в разделе кадровых отчётов — он показывает остатки по всем сотрудникам сразу и удобен для планирования графика отпусков.
Можно ли вести кадровый учёт в 1С без расчёта зарплаты?
Технически да: кадровые документы проводятся и без расчётного блока. Но тогда отпускные, больничные и компенсации при увольнении программа считать не будет — их придётся рассчитывать вручную. На практике кадровый учёт и расчёт зарплаты ведут вместе, поскольку документы отсутствий напрямую влияют на начисления.