Как в 1С выдать аванс по зарплате

Аванс по зарплате — обязательная выплата за первую половину месяца, и в 1С она оформляется отдельным механизмом, который отличается в разных конфигурациях. В 1С:ЗУП существует специальный документ «Начисление за первую половину месяца», а в 1С:Бухгалтерии аванс обычно выплачивается фиксированной суммой через ведомость без предварительного начисления. Ниже разобраны оба сценария с точными действиями.

Прежде чем выдавать аванс, убедитесь, что в программе заполнены кадровые данные: сотрудники приняты на работу, им назначены плановые начисления, указаны способы выплаты (касса или банковская карта) и заполнены графики работы. Без этого расчёт аванса либо будет нулевым, либо завершится ошибкой.

Проверка настроек перед выплатой аванса

Откройте раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» в 1С:ЗУП и убедитесь, что включена возможность начисления аванса. В карточке организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации», вкладка «Учётная политика») проверьте дату выплаты аванса — обычно это число между 16-м и последним днём месяца, зафиксированное во внутренних документах компании.

У каждого сотрудника в карточке (раздел «Кадры» → «Сотрудники») должен быть заполнен способ выплаты: «Через кассу» или ссылка на зарплатный проект банка. Если поле пустое, сотрудник не попадёт в ведомость автоматически, и его придётся добавлять вручную.

Также проверьте, что у сотрудника есть действующее плановое начисление (оклад, тарифная ставка). Сотрудник, принятый без назначения оплаты труда, даст нулевой аванс даже при корректно заполненном документе.

Контрольные точки

Что проверить до расчёта аванса

Способ выплаты у сотрудника

Норма

Указана касса или лицевой счёт в банке

Тревожный признак

Поле пустое — сотрудник не попадёт в ведомость

Плановое начисление

Норма

Назначен оклад или тариф с даты приёма

Тревожный признак

Начисление отсутствует — аванс равен нулю

Дата выплаты аванса в учётной политике

Норма

Дата совпадает с локальным актом организации

Тревожный признак

Дата не задана или нарушает сроки выплаты

Как начислить аванс в 1С:ЗУП

Основной инструмент — документ «Начисление за первую половину месяца». Он находится в разделе «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» либо создаётся из журнала «Все начисления» кнопкой «Создать».

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Начисление за первую половину месяца» и создайте новый документ.
2. 2
   Укажите месяц начисления и дату документа — как правило, 15-е число расчётного месяца.
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников с плановыми начислениями.
4. 4
   Проверьте закладку «Начисления»: суммы должны рассчитаться пропорционально отработанному времени.
5. 5
   Проверьте закладку «НДФЛ» — налог с аванса рассчитывается, если такой порядок предусмотрен настройками.
6. 6
   Проведите документ и перейдите к созданию ведомости на выплату.

По умолчанию программа рассчитывает аванс пропорционально отработанным дням за первую половину месяца по графику сотрудника. Если сотрудник был на больничном или в отпуске в первой половине месяца, сумма аванса автоматически уменьшится — при условии, что документы отсутствий введены до расчёта.

Если в вашей организации аванс платится фиксированной суммой или процентом от оклада, такой порядок задаётся в настройках расчёта зарплаты или в кадровых документах. Не редактируйте суммы вручную в документе без необходимости: ручные правки «отвязывают» строку от автоматического пересчёта и при следующих изменениях сумма не обновится.

Как выплатить аванс через ведомость

После начисления аванс выплачивается документом ведомости. В разделе «Выплаты» выберите нужный тип: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа выдачи денег в организации.

В шапке ведомости в поле «Выплачивать» обязательно выберите значение «Аванс». Это ключевой момент: если оставить «Зарплата за месяц», программа попытается выплатить окончательный расчёт и потребует документ начисления зарплаты, которого на дату аванса ещё нет.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с рассчитанным авансом и подставит суммы к выплате с учётом НДФЛ, если налог удерживается при выплате аванса. Сверьте итоговую сумму ведомости с суммой в документе начисления: они должны совпадать за вычетом удержанного налога.

После проведения ведомости зарегистрируйте фактическую выплату: для банка — загрузите подтверждение из клиент-банка или введите документ списания, для кассы — оформите расходный кассовый ордер. До подтверждения выплаты долг перед сотрудниками в отчётах останется висеть как невыплаченный.

Как выдать аванс в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии нет отдельного документа начисления аванса — типовая практика состоит в выплате фиксированной суммы. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу») и создайте новый документ.

В поле «Выплата» укажите «Аванс», задайте месяц и дату выплаты, затем заполните табличную часть. Суммы аванса для каждого сотрудника вводятся вручную или подставляются, если в карточке сотрудника задан размер аванса. Проведите ведомость и оформите списание денежных средств: «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы» или «Выдача наличных» через кассу.

При окончательном расчёте зарплаты за месяц документ «Начисление зарплаты» учтёт выплаченный аванс, и в ведомость на окончательную выплату попадёт только остаток. Проверить это можно в отчёте «Расчётный листок» по конкретному сотруднику.

ЗУП или Бухгалтерия: где как оформлять

1С:ЗУП

Полноценный расчёт аванса пропорционально отработанному времени через отдельный документ. Подходит, если аванс зависит от фактически отработанных дней и есть отсутствия.

1С:Бухгалтерия

Аванс выплачивается фиксированной суммой через ведомость без начисления. Подходит для небольших компаний с фиксированным авансом, но не учитывает отсутствия автоматически.

НДФЛ и удержания при выплате аванса

Порядок удержания НДФЛ с аванса зависит от текущих правил налогового учёта и настроек программы. В 1С:ЗУП при выплате аванса налог может исчисляться и удерживаться сразу — тогда в ведомости сумма к выплате будет уменьшена на НДФЛ. Проверьте закладку «НДФЛ» в документе начисления аванса и в самой ведомости.

Если у сотрудника есть удержания (например, по исполнительному листу), проверьте настройки: часть удержаний рассчитывается только при окончательном расчёте за месяц, часть — при каждой выплате. Некорректная настройка приводит к тому, что удержание либо пропускается при авансе, либо взимается дважды.

После выплаты сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» или регистр налогового учёта и убедитесь, что исчисленный и удержанный налог по авансу отразился корректно. Расхождения на этом этапе проще исправить сразу, чем после сдачи отчётности.

Проверка результата и типичные ошибки

После выплаты аванса сформируйте отчёт «Расчётный листок» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») по нескольким сотрудникам. В нём должна отображаться строка выплаты аванса за первую половину месяца, а долг организации на конец периода должен соответствовать невыплаченной части зарплаты.

Дополнительно проверьте отчёт «Задолженность по зарплате»: сотрудники, получившие аванс, не должны числиться с долгом по авансовой части. Если долг висит, значит ведомость не проведена или не подтверждена фактическая выплата.

Если ошибка обнаружена после проведения, не удаляйте документы напрямую из базы. Отмените проведение ведомости, затем документа начисления, исправьте первичные данные (кадровый документ, отсутствие, способ выплаты) и перезаполните документы заново. Так сохраняется корректная последовательность расчёта.

Частые вопросы

Можно ли выплатить аванс без документа начисления в 1С:ЗУП?

Технически ведомость можно заполнить вручную, но это нарушает логику расчёта: суммы не попадут в расчётные листки как аванс, а при окончательном расчёте возможны расхождения. Корректный путь — всегда создавать «Начисление за первую половину месяца».

Почему сотрудник не попадает в ведомость на аванс?

Чаще всего не заполнен способ выплаты в карточке сотрудника, отсутствует плановое начисление или сотрудник не отработал ни одного дня в первой половине месяца (например, весь период был в отпуске). Проверьте эти три пункта последовательно.

Как выплатить аванс сотруднику, принятому в середине месяца?

Если сотрудник принят до даты расчёта аванса и успел отработать дни первой половины месяца, документ начисления аванса рассчитает сумму пропорционально отработанному времени автоматически. Если принят после 15-го числа — аванс ему обычно не положен, первая выплата будет при окончательном расчёте.

Что делать, если аванс выплачен больше положенного?

Не сторнируйте выплату произвольными документами. Излишне выплаченная сумма учтётся при окончательном расчёте за месяц — в ведомость на зарплату попадёт меньшая сумма. Если сотрудник увольняется, переплата отражается при расчёте увольнения.

Нужно ли платить аванс, если сотрудник был в отпуске всю первую половину месяца?

Если отпуск оформлен в программе до расчёта аванса, документ начисления покажет нулевую сумму за неотработанное время, и сотрудник просто не попадёт в ведомость. Отдельных действий не требуется — важно только вовремя ввести документ отпуска.