Другое · 11 мин
Как работать кадровику в 1С: практическое руководство
Пошаговое руководство по работе кадровика в 1С:ЗУП: приём, перевод, увольнение, отпуска, штатное расписание, отчёты и типичные ошибки новичков.
Кадровый учёт в 1С чаще всего ведётся в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или в «1С:Бухгалтерии» с ограниченным кадровым блоком. Основная логика работы одинакова: каждое кадровое событие — приём, перевод, отпуск, увольнение — оформляется отдельным документом, а программа на их основе строит личную карточку сотрудника, табель и отчётность.
Главный принцип, который нужно понять с первого дня: в 1С нельзя «просто поправить» данные сотрудника в справочнике, если изменилось его положение. Любое изменение условий труда оформляется документом с датой, потому что от этих дат зависят расчёт зарплаты, стаж, отпускные и отчётность в фонды. Ручная правка справочника вместо документа — самая частая причина расхождений в учёте.
Ниже разобран рабочий цикл кадровика: от настройки программы до увольнения сотрудника и сдачи отчётности, с акцентом на типичные ошибки и способы проверить себя.
Подготовка программы: что настроить до приёма первого сотрудника
До оформления кадровых документов заполняются базовые данные. В разделе «Настройка» или «Главное» указываются реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП, ОГРН, данные для подписания отчётности. Без корректных реквизитов отчёты в ПФР и ФНС будут формироваться с ошибками.
Далее проверяются учётные настройки: ведётся ли штатное расписание, используются ли воинский учёт, вредные условия труда, районные коэффициенты. Эти флажки определяют, какие поля появятся в кадровых документах. Если штатное расписание включено, приём сотрудника возможен только на существующую позицию штатки — это дисциплинирует учёт, но требует сначала её заполнить.
Отдельно настраиваются графики работы сотрудников (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»): пятидневка, сменные графики, неполное рабочее время. От графика зависит расчёт нормы времени, а значит — оклада и отпускных. График создаётся один раз и привязывается к сотруднику при приёме.
Приём сотрудника на работу
Приём оформляется документом «Приём на работу» (в ЗУП: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу»). В документе указываются дата приёма, подразделение, должность (или позиция штатного расписания), график работы, вид занятости и условия оплаты труда.
Если сотрудник новый, его карточка создаётся прямо из документа: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес. СНИЛС и ИНН критичны для отчётности — программа проверяет их контрольные суммы, но не фактическую достоверность, поэтому данные сверяются с оригиналами документов.
На вкладке оплаты труда назначаются начисления: оклад, надбавки, премии. Суммы подставляются из штатного расписания, если оно ведётся. После проведения документа можно распечатать приказ по форме Т-1 и трудовой договор, если шаблоны настроены.
- 1Создайте документ «Приём на работу» и укажите дату и организацию
- 2Заведите карточку сотрудника: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт, адрес
- 3Укажите подразделение, должность или позицию штатного расписания
- 4Назначьте график работы и вид занятости
- 5Заполните начисления: оклад, надбавки, премии
- 6Проведите документ и распечатайте приказ Т-1
- 7Проверьте, что сотрудник появился в списке сотрудников с верными данными
Кадровые переводы и изменения условий труда
Любое изменение — переход в другое подразделение, смена должности, повышение оклада, изменение графика — оформляется документом «Кадровый перевод». В нём указывается дата, с которой действуют новые условия, и что именно меняется: место работы, оплата, график.
Важный нюанс: изменение только оклада без смены должности тоже оформляется переводом (или документом «Изменение оплаты труда», если он используется в вашей настройке). Править сумму в старом документе приёма нельзя — это исказит историю и прошлые расчёты.
Если ведётся штатное расписание, изменение окладов по позициям сначала отражается в самой штатке документом «Изменение штатного расписания», а затем переводы подтягивают новые условия. Расхождение между штаткой и назначениями сотрудников программа показывает в отчёте «Штатное расписание» с аналитикой.
Отпуска, больничные и другие отсутствия
Ежегодный отпуск оформляется документом «Отпуск»: указывается сотрудник, период, вид отпуска. Программа автоматически рассчитывает средний заработок и сумму отпускных, показывает остаток дней отпуска. Если остаток отрицательный — программа предупредит, но документ провести даст: решение о предоставлении отпуска авансом принимает работодатель.
Больничный вводится документом «Больничный лист» по данным электронного больничного (ЭЛН): номер листка подтягивается из ФСС при настроенном обмене либо вводится вручную. Программа рассчитывает пособие и разделяет оплату за счёт работодателя и фонда.
Прогулы, отпуска без сохранения зарплаты, командировки оформляются своими документами из раздела «Кадры» или «Зарплата» → «Все отсутствия». Каждый документ отсутствия влияет на табель и расчёт зарплаты за месяц — поэтому отсутствия вводятся до окончательного расчёта.
Увольнение сотрудника
Увольнение оформляется одноимённым документом: дата увольнения, основание (статья ТК), компенсация за неиспользованный отпуск. Программа рассчитывает компенсацию автоматически на основании остатка отпусков и среднего заработка.
При проведении документа ЗУП предлагает сразу рассчитать сотрудника: начислить зарплату за отработанные дни, компенсацию, удержать НДФЛ и взносы. Если расчёт выполняется отдельно, проверьте, что в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц увольнения сотрудник учтён корректно.
После увольнения распечатываются приказ по форме Т-8, записка-расчёт Т-61, а данные о стаже попадут в отчётность. Сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР через форму ЕФС-1 (подраздел о приёме/увольнении) — в ЗУП она формируется из раздела «Отчётность, справки».
Штатное расписание и отчёты кадровика
Штатное расписание ведётся в разделе «Кадры» → «Штатное расписание». Позиции создаются с указанием подразделения, должности, количества ставок и условий оплаты. Изменения оформляются документом «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу — история сохраняется, и можно посмотреть штатку на любую прошлую дату.
Из штатки печатается унифицированная форма Т-3. Отчёт «Штатное расписание» с расшифровкой показывает занятые и вакантные ставки, расхождения между плановыми и фактическими начислениями — это рабочий инструмент контроля фонда оплаты труда.
Для ежедневной работы полезны отчёты: «Списки сотрудников» (штатная расстановка на дату), «Остатки отпусков» (дни отпуска по каждому сотруднику), «Табель учёта рабочего времени» (форма Т-13), «Личная карточка» (Т-2). Все они формируются автоматически из проведённых документов — поэтому качество отчётов напрямую зависит от дисциплины ввода приказов.
Как проверить результат
Все события (приём, переводы, отпуска) видны с датами и документами-основаниями
Данные внесены без документов, история пустая или прервана
Все отсутствия отражены, норма времени совпадает с графиком
Пустые дни у отсутствовавшего сотрудника, неверная норма часов
Остаток соответствует стажу и фактически использованным отпускам
Отрицательный остаток без решения руководства, отпуска прошлых лет не учтены
Занятые ставки совпадают с фактическими назначениями
Сотрудники на позициях, которых нет в штатке, или вакансии при реально работающих людях
Отчётность в фонды и типовой месячный цикл
Кадровик в ЗУП участвует в подготовке персонифицированной отчётности: ЕФС-1 в СФР (приёмы, увольнения, стаж), сведения о страховых взносах, 6-НДФЛ в части данных о сотрудниках. Формы находятся в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», заполняются автоматически из кадровых и расчётных документов.
Типовой месячный цикл выглядит так: в течение месяца вводятся приёмы, переводы, отсутствия; в конце месяца проверяется табель; затем расчётчик начисляет зарплату; после расчёта формируется отчётность. Задача кадровика — чтобы к моменту расчёта все кадровые события были внесены и проведены.
Перед сдачей отчётности полезно сверить количество принятых и уволенных за период с журналом приказов. Расхождения обычно означают непроведённый документ или документ, проведённый не той датой.
Что важно запомнить
Все кадровые события в 1С оформляются документами с датой, справочник сотрудников не редактируется вручную. Настройка организации, штатки и графиков делается до первого приёма. Отсутствия вводятся до расчёта зарплаты, а отчётность проверяется сверкой с журналом приказов.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести кадровый учёт в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
Можно, если штат небольшой и задачи простые: приём, увольнение, отпуск, начисление оклада. В «1С:Бухгалтерии» есть базовые кадровые документы и отчётность. Но штатное расписание с историей, сложные графики, воинский учёт, кадровый ЭДО и развитые отчёты доступны только в ЗУП. При росте компании переход на ЗУП с переносом данных — стандартная практика.
Что делать, если обнаружилось, что сотрудник оформлен не той датой?
Если период ещё не закрыт (зарплата не рассчитана, отчётность не сдана), документ можно отменить и перепровести с правильной датой. Если период закрыт, дату исправляют аккуратно: оценивают, какие расчёты и отчёты затронет изменение, при необходимости делают перерасчёт и сдают корректирующую отчётность. Удалять проведённые документы без анализа последствий нельзя.
Как завести сотрудника, который работает по совместительству?
Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом «Приём на работу» на того же физического человека, но как нового сотрудника с видом занятости «Внутреннее совместительство» и своей позицией штатки. Внешний совместитель заводится как обычный приём с соответствующим видом занятости. В отчётности такие сотрудники учитываются по своим правилам, поэтому вид занятости указывать обязательно.
Почему программа не даёт провести приём на должность?
Чаще всего включено ведение штатного расписания, а нужной позиции в нём нет или на выбранную дату нет свободных ставок. Проверьте штатку на дату приёма: позиция должна существовать, быть действующей и иметь вакантную ставку. Если штатное расписание организацией не ведётся, его можно отключить в настройках учётной политики — тогда приём возможен на произвольную должность.
Как посмотреть, сколько дней отпуска накопилось у сотрудника?
Используйте отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Отчёты по кадрам» (в ЗУП). Он показывает заработанные и использованные дни по каждому рабочему году. Тот же остаток виден в документе «Отпуск» при его заполнении. Если остаток выглядит неверно, проверьте, все ли прошлые отпуска введены документами, а не отражены только в табеле.
Что делать при появлении дублей сотрудников в справочнике?
Дубли опасны: по одному физлицу отчётность уйдёт дважды или с ошибками. Сначала определите, какая карточка используется в документах. Затем объедините дубли — в ЗУП есть механизм поиска и устранения дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), либо лишнюю карточку помечают на удаление после переноса ссылок. Перед операцией сделайте резервную копию базы.