Другое · 10 мин
Как проводить больничный в 1С при прямых выплатах
Пошаговая инструкция: как оформить и провести больничный лист в 1С при прямых выплатах СФР, какие документы создать, как отправить реестр и проверить расчёт.
При прямых выплатах работодатель оплачивает только первые три дня болезни за счёт собственных средств, а остальную часть пособия перечисляет Социальный фонд России напрямую работнику. Задача бухгалтера в 1С — правильно рассчитать свою часть, сформировать и отправить в фонд сведения для назначения выплаты и не допустить двойного начисления.
Материал ориентирован на типовые конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) и «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) с актуальными обновлениями. Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но логика документооборота едина.
Что изменяет режим прямых выплат в учёте
Прямые выплаты действуют на всей территории России, поэтому зачётный механизм (когда работодатель платил всё пособие, а потом возмещал расходы через фонд) больше не применяется. В учёте это означает три вещи: работодатель начисляет пособие только за первые три дня нетрудоспособности, взносы на эту сумму не начисляются, но НДФЛ удерживается, а расходы относятся на затраты организации.
Исключения, когда первые три дня тоже оплачивает фонд: больничный по уходу за больным членом семьи, карантин, протезирование, долечивание в санатории. В этих случаях вся сумма пособия идёт напрямую из СФР, а работодатель лишь передаёт сведения.
Подготовка: настройки, которые нужно проверить заранее
Перед первым больничным убедитесь, что программа обновлена до актуального релиза — форматы обмена с СФР периодически меняются, и устаревшая версия не сможет сформировать корректные сведения. Проверьте, что в учётной записи организации заполнены регистрационный номер в СФР, код подчинённости и ИНН.
Для электронного обмена с фондом нужна действующая электронная подпись и настроенный сервис «1С-Отчётность» либо подключение к оператору обмена. Без этого сведения придётся выгружать файлом и загружать вручную через личный кабинет страхователя.
Если сотрудник принёс бумажный больничный (они ещё встречаются в отдельных случаях), введите номер листка вручную. Для электронного больничного (ЭЛН) достаточно номера и СНИЛС сотрудника — данные подтянутся из фонда автоматически.
Оформление документа «Больничный лист»
В ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Зарплата» — «Больничные листы» (или «Кадры» — «Все отсутствия») и создайте новый документ. Укажите сотрудника, период нетрудоспособности и причину — от кода причины зависит, кто оплачивает первые дни и есть ли ограничения по сумме.
Для электронного больничного нажмите «Получить из ФСС» (или «Загрузить из файла»): программа запросит данные по номеру ЭЛН и СНИЛС и заполнит период, причину, коды нарушения режима и стационар. Если листок продолжается (продление), загрузите каждую часть отдельным документом, указав, что это продолжение.
Программа автоматически рассчитает средний заработок за два предшествующих календарных года и разобьёт пособие на часть за счёт работодателя (первые три дня) и часть за счёт СФР. Проверьте стаж — он влияет на процент оплаты (60, 80 или 100%). Если данных о заработке с прошлых мест работы нет, введите справку о заработке вручную.
- 1Создайте документ «Больничный лист» в разделе «Зарплата»
- 2Укажите сотрудника и загрузите данные ЭЛН по номеру и СНИЛС
- 3Проверьте стаж, средний заработок и процент оплаты
- 4Убедитесь, что программа разделила сумму на «за счёт работодателя» и «за счёт СФР»
- 5Проведите документ и сформируйте сведения для СФР
- 6Отправьте сведения через 1С-Отчётность и дождитесь подтверждения
Проверка расчёта перед проведением
После заполнения откройте вкладку «Оплата» или расшифровку расчёта. Сумма за счёт работодателя должна покрывать ровно три первых календарных дня нетрудоспособности (при болезни или травме самого работника). Остальное — за счёт фонда, и эта часть в расходы организации не попадает.
Сверьте, что среднедневной заработок не ниже рассчитанного из МРОТ (при полной занятости пособие за полный календарный месяц не может быть меньше МРОТ) и не выше предельной базы по взносам за расчётные годы. Программа контролирует эти лимиты автоматически, но при ручном вводе справок ошибки возможны.
Как проверить результат расчёта
Ровно 3 первых дня при болезни/травме работника
Весь период начислен за счёт работодателя — не применён режим прямых выплат
Начислено только пособие за 3 дня, НДФЛ удержан, взносов нет
Начислены взносы на пособие или НДФЛ не удержан
Соответствует справкам и данным учёта, в пределах лимитов
Расчёт из МРОТ при наличии справок — данные не введены
Отправка сведений в СФР
Начисления своей части недостаточно: чтобы работник получил деньги от фонда, работодатель обязан передать сведения. В ЗУП 3.1 на основании больничного формируется документ из группы «Пособия за счёт СФР» — при зачётном переходном периоде это «Реестр сведений», в текущем проактивном порядке — ответ на запрос фонда с недостающими сведениями.
СФР в проактивном режиме сам присылает запрос (предварительные сведения по открытому ЭЛН). Задача бухгалтера — дополнить его данными о стаже, заработке, районном коэффициенте и реквизитах, подписать и отправить. Сделать это нужно в установленный законом короткий срок (как правило, три рабочих дня), поэтому не откладывайте обработку входящих запросов.
В 1С:Бухгалтерии 8 механизм похожий: после проведения больничного в разделе «Зарплата и кадры» — «Уведомления, сообщения» (или «Реестры прямых выплат») формируется исходящий документ. Статус отправки отслеживайте в журнале обмена с контролирующими органами.
Выплата части работодателя и отражение в учёте
Пособие за первые три дня выплачивается в ближайший день выплаты зарплаты. В ЗУП 3.1 сумма попадает в ведомость по виду начисления «Больничный за счёт работодателя»; НДФЛ удерживается при выплате, взносы не начисляются.
В бухгалтерском учёте пособие за счёт работодателя относится на те же счета затрат, что и зарплата сотрудника (20, 25, 26, 44 и др.), проводка формируется документом «Отражение зарплаты в бухучёте». Часть СФР в учёте работодателя не отражается ни в расходах, ни в расчётах с работником — она проходит мимо организации.
Если организация доплачивает больничный до фактического заработка, доплата оформляется отдельным видом начисления, облагается НДФЛ и взносами в полном объёме и в сведения для СФР не включается.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — не отправлены или не дополнены сведения для СФР, из-за чего работник не получает выплату, а претензии адресует работодателю. Контролируйте входящие запросы фонда ежедневно в период больничных сотрудников.
Вторая группа ошибок — неверный стаж или отсутствующие справки о заработке. Это занижает пособие и часть работодателя, и переданные в фонд сведения. Исправление делается документом «Больничный лист» с признаком «Исправление» либо сторнированием и повторным расчётом, после чего в фонд отправляются корректированные сведения.
Отдельные сценарии
Больничный по уходу за ребёнком
Весь период оплачивает СФР, части работодателя нет. В документе «Больничный лист» выберите соответствующую причину нетрудоспособности — программа обнулит долю работодателя и сформирует только сведения для фонда. Следите за лимитом оплачиваемых дней по уходу, программа ведёт их учёт.
Переходящий больничный
Если болезнь началась в одном месяце, а закончилась в другом, начисление отражается месяцем закрытия листка. Для корректного расчёта НДФЛ и отчётности проводите больничный после закрытия ЭЛН, а не по частям.
Пособие по беременности и родам
Полностью выплачивается фондом. Работодатель оформляет отпуск по беременности и родам кадровым документом и передаёт сведения в СФР — начислений за свой счёт нет вообще.
Что важно запомнить
При прямых выплатах работодатель начисляет в 1С только первые три дня болезни, удерживает с них НДФЛ и не начисляет взносы. Обязательный второй шаг — своевременная отправка сведений в СФР, иначе работник не получит основную часть пособия. Перед проведением всегда проверяйте разделение суммы на части работодателя и фонда.
Частые вопросы
Что делать, если СФР вернул сведения с ошибкой?
Откройте протокол отказа в журнале обмена — там указан код и описание ошибки. Обычно требуется исправить данные (СНИЛС, стаж, реквизиты, период) в документе-источнике и отправить сведения повторно. Сам больничный лист при этом пересчитывать не нужно, если ошибка касалась только переданных атрибутов.
Работник принёс больничный после увольнения — как проводить?
Если болезнь началась в течение 30 календарных дней после увольнения, пособие положено в размере 60% среднего заработка независимо от стажа. В 1С введите больничный по уволенному сотруднику, проверьте процент оплаты вручную и передайте сведения в СФР в обычном порядке.
Нужно ли где-то отражать часть пособия, которую платит фонд?
В бухгалтерском и налоговом учёте работодателя эта сумма не отражается. Она фигурирует только в сведениях для СФР и в справках, которые работник может запросить. В расчётном листке часть фонда обычно показывается справочно.
Как быть, если у работника нет данных о заработке за расчётные годы?
Расчёт выполняется исходя из МРОТ на дату начала нетрудоспособности. Если позже работник принесёт справки с прежних мест работы или данные поступят по запросу в СФР, сделайте перерасчёт документом-исправлением и доплатите разницу.
Можно ли отправить сведения в СФР без 1С-Отчётности?
Да. Сформируйте файл сведений в программе, выгрузите его и загрузите через личный кабинет страхователя на портале СФР или через шлюз приёма. Это менее удобно и требует ручного контроля статусов, но допустимо как резервный вариант.
Облагается ли взносами пособие за первые три дня?
Нет, пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами независимо от источника выплаты. Облагается только НДФЛ. Если программа начислила взносы на сумму больничного, проверьте настройки вида начисления.