Как проводить больничный лист в 1С 8

Оформление больничного листа в 1С 8 — стандартная операция в конфигурациях «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «Бухгалтерия предприятия», но она напрямую влияет на расчёт зарплаты, начисление пособий и отчётность в СФР (бывшие ПФР и ФСС). Ошибка в датах, стаже или среднем заработке приводит к неверным суммам и вопросам со стороны фонда.

В статье разобран полный цикл работы с больничным: от получения электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) до проверки начислений и отправки данных в фонд. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3 как наиболее распространённую конфигурацию, но логика действий схожа и в других решениях.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на создание документов начислений, программа обновлена до актуального релиза, а обмен с СФР настроен — без этого электронный больничный не загрузится автоматически.

Подготовка: что должно быть настроено до ввода больничного

Прежде чем вводить первый больничный, проверьте базовые настройки учёта. В разделе «Настройка — Реквизиты организации» должны быть заполнены регистрационные данные для СФР: регистрационный номер, код подчинённости. Без них обмен с фондом не заработает.

Для электронных больничных нужен настроенный обмен с СФР (раздел «Отчётность, справки — 1С-Отчётность» или сервис прямого обмена). Проверьте, что сертификат действителен и подключение проходит без ошибок. Если обмен не настроен, ЭЛН можно ввести вручную по номеру и данным, которые сотрудник получил в медучреждении.

Также убедитесь, что у сотрудника корректно заполнены: дата приёма на работу, страховой стаж (вводится в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» или в документе больничного), сведения о заработке за расчётный период, если сотрудник работает в организации недавно.

Создание документа «Больничный лист»

Основной документ находится в разделе «Зарплата — Больничные листы» (в некоторых версиях — «Кадры — Больничные листы» или «Зарплата — Все начисления»). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа: организацию, месяц начисления, дату документа и сотрудника.

Если больничный электронный, укажите номер ЭЛН — программа загрузит данные из СФР автоматически: период нетрудоспособности, причину, код заболевания, сведения о медучреждении. Для бумажного листка все поля вводятся вручную по оригиналу: даты «с» и «по», причина нетрудоспособности (заболевание, травма, уход за ребёнком и т.д.).

Отдельно проверьте поле «Является продолжением листка нетрудоспособности» — если это продолжение, укажите первичный документ. От этого зависит, за чей счёт оплачиваются первые дни: по первичному больничному первые три дня оплачивает работодатель, по продолжению — фонд.

1. 1
   Откройте «Зарплата — Больничные листы» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите месяц начисления
3. 3
   Введите номер ЭЛН и загрузите данные или заполните листок вручную
4. 4
   Проверьте даты, причину нетрудоспособности и признак продолжения
5. 5
   Перейдите на вкладку «Оплата» и проверьте стаж и средний заработок
6. 6
   Проверьте расчёт на вкладке «Начислено» и проведите документ
7. 7
   Отправьте сведения в СФР, если пособие платит фонд

Проверка расчёта пособия

После заполнения основных данных программа автоматически рассчитывает средний заработок за два предшествующих календарных года. Расшифровку можно посмотреть по кнопке с «карандашом» рядом с полем среднего заработка — там видны суммы по годам и исключаемые периоды.

Если сотрудник принят недавно и справок о заработке с прошлых мест работы нет, средний заработок будет занижен. Справку о сумме заработка (ранее форма 182н) вводят документом «Справки о заработке для расчёта пособий» в разделе «Зарплата — См. также» или через ввод данных прямо в больничном.

Проверьте процент оплаты: он зависит от стажа (до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, свыше 8 лет — 100%) и от причины нетрудоспособности. По уходу за ребёнком при амбулаторном лечении после определённого числа дней процент снижается — программа учитывает это автоматически, но стаж должен быть введён корректно.

Ограничение по МРОТ

Если стаж сотрудника меньше шести месяцев или средний заработок ниже минимального, пособие рассчитывается исходя из МРОТ с учётом районного коэффициента и неполного рабочего времени. Программа применяет ограничение автоматически, но убедитесь, что в карточке сотрудника корректно указана ставка (полная или частичная занятость).

Оплата за счёт работодателя и за счёт СФР

По общему правилу первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальные дни — СФР напрямую сотруднику (механизм прямых выплат действует по всей стране). В документе «Больничный лист» это видно на вкладке «Начислено»: сумма разбивается на часть за счёт работодателя и часть за счёт фонда.

Исключения: при уходе за больным ребёнком, карантине, протезировании и долечивании в санатории пособие с первого дня платит фонд. Программа определяет это по коду причины нетрудоспособности, поэтому важно выбрать причину точно как в листке.

Часть за счёт работодателя попадает в расчёт зарплаты и выплачивается в ближайшую выплату (аванс или зарплату) в зависимости от настройки поля «Выплата» в документе. Часть фонда работодателю не выплачивается — её перечисляет СФР после получения реестра.

Сравнение вариантов оплаты

За счёт работодателя

Первые 3 дня при заболевании или травме самого сотрудника. Выплачивается с зарплатой, облагается НДФЛ.

За счёт СФР

С 4-го дня болезни, а с 1-го дня — при уходе за ребёнком, карантине, санаторном лечении. Перечисляет фонд после получения сведений.

Пособие по беременности и родам

Полностью за счёт СФР с первого дня, НДФЛ не облагается. Оформляется тем же документом с соответствующей причиной.

Отправка сведений в СФР

Для выплаты пособия фондом работодатель обязан передать в СФР сведения о застрахованном лице и реестр по больничному. В 1С это делается из раздела «Отчётность, справки — Пособия за счёт СФР» или прямо из документа «Больничный лист» по соответствующим кнопкам.

Сначала проверьте, что «Сведения для реестров» (анкетные данные сотрудника: СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты для выплаты) заполнены и отправлены. Если сотрудник новый, отправьте сведения о застрахованном лице до отправки реестра по больничному — иначе фонд вернёт реестр с ошибкой.

После отправки отслеживайте статус реестра в журнале обмена. Статус «Принят» означает, что фонд получил данные. Если пришла ошибка — расшифруйте её в протоколе, исправьте данные и отправьте реестр повторно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчёт среднего заработка

Норма

В расшифровке видны доходы за оба расчётных года или обоснованный расчёт по МРОТ

Тревожный признак

Средний заработок нулевой при наличии доходов у сотрудника

Разбивка сумм

Норма

Сумма разделена на части работодателя и СФР согласно причине нетрудоспособности

Тревожный признак

Вся сумма висит на работодателе при уходе за ребёнком

Статус реестра в СФР

Норма

Реестр отправлен и принят фондом

Тревожный признак

Ошибка приёма или реестр не сформирован

Попадание в расчёт зарплаты

Норма

Сумма больничного видна в расчётном листке сотрудника за месяц

Тревожный признак

Документ проведён, но в расчётном листке суммы нет

Исправление и сторнирование больничного

Если больничный проведён с ошибкой, не редактируйте проведённый документ задним числом без необходимости — это может «сломать» уже сданную отчётность и расчёты. Правильный способ зависит от ситуации.

Если месяц ещё не закрыт и зарплата не выплачена, можно просто исправить документ и перепровести его. Если период закрыт, используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата — Сторнирование начислений»): он отменяет начисления ошибочного больничного, после чего вводится корректный документ.

При изменении данных, уже отправленных в СФР, сформируйте корректирующий реестр. Не отправляйте дубли реестров без отмены предыдущего — это может привести к двойной выплате, которую фонд потребует вернуть.

Особые сценарии

Больничный в межрасчётный период

Если больничный принесли после выплаты зарплаты, в поле «Выплата» документа можно выбрать «В межрасчётный период» и выплатить часть за счёт работодателя отдельной ведомостью. При этом проверьте дату выплаты — от неё зависит срок перечисления НДФЛ.

Больничный во время отпуска

Если сотрудник заболел в отпуске, отпуск продлевается или переносится. В 1С после ввода больничного программа предложит скорректировать отпуск: используйте механизм исправления документа «Отпуск» с учётом дней болезни. Не оставляйте пересекающиеся периоды отпуска и больничного — за эти дни не должно быть двойной оплаты.

Длительный больничный с продолжениями

Каждый листок-продолжение вводится отдельным документом со ссылкой на предыдущий. Следите, чтобы периоды шли без разрывов и пересечений. По продолжениям все дни оплачивает СФР, включая первые три.

Удобно завести правило: перед проведением больничного открывать вкладку «Начислено» и сверять три цифры — средний заработок, процент оплаты и итоговую сумму — с ожиданиями. Большинство ошибок видно уже на этом этапе, до отправки данных в фонд.

Проверка результата в учёте

После проведения документа убедитесь, что суммы корректно отразились в смежных участках. Откройте расчётный листок сотрудника («Зарплата — Отчёты по зарплате — Расчётный листок»): там должна быть строка оплаты больничного за счёт работодателя и, при соответствующих настройках, за счёт СФР.

Проверьте документ «Отражение зарплаты в бухучёте» за месяц — пособие за счёт работодателя должно попасть на затратные счета, а суммы фонда — на расчёты с СФР. Если синхронизация с бухгалтерской программой настроена, данные перенесутся автоматически.

Наконец, сверьте обороты по НДФЛ: пособие по временной нетрудоспособности облагается налогом, а пособие по беременности и родам — нет. Ошибка в виде дохода приведёт к неверному удержанию налога.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ввести больничный, если ЭЛН ещё не закрыт медучреждением?

Технически документ создать можно, но расчёт будет неполным: без закрытого листка нет финальных дат. Дождитесь статуса «закрыт» у ЭЛН, загрузите данные заново и только после этого проводите документ и отправляйте реестр в СФР.

Что делать, если сотрудник принёс больничный за прошлый месяц?

Введите документ текущей датой, но укажите фактический период нетрудоспособности и корректный месяц начисления. Если прошлый период уже закрыт и отчётность сдана, начисление пройдёт в текущем периоде — это нормальная практика, перерасчёт прошлого месяца обычно не требуется.

Почему программа не загружает ЭЛН по номеру?

Чаще всего причины: не настроен или не работает обмен с СФР, истёк сертификат, листок ещё не передан медучреждением в фонд. Проверьте соединение в настройках обмена и статус ЭЛН. Как временная мера допустим ручной ввод данных листка.

Как оплатить больничный совместителю?

Для внутреннего совместителя больничный вводится один раз — программа учтёт заработок по обоим местам работы. Для внешнего совместителя действуют общие правила: пособие назначается по каждому месту работы или по одному из них в зависимости от того, где сотрудник работал в расчётные годы.

Облагается ли больничный страховыми взносами?

Пособия по временной нетрудоспособности страховыми взносами не облагаются — ни часть работодателя, ни часть СФР. НДФЛ удерживается с пособия по болезни, но не удерживается с пособия по беременности и родам. Программа применяет эти правила автоматически по виду начисления.

Нужно ли делать отсутствие в табеле отдельным документом?

Нет. При проведении документа «Больничный лист» программа автоматически регистрирует отсутствие сотрудника по болезни, и в табеле учёта рабочего времени эти дни отразятся с соответствующим кодом. Дублировать отсутствие документом «Отсутствие» не нужно.