Как провести выплаты умершему сотруднику в 1С:ЗУП

Смерть сотрудника — ситуация, при которой работодатель обязан начислить все причитающиеся суммы: заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии и пособия. Эти выплаты передаются членам семьи умершего. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный порядок: увольнение оформляется особым способом, а выплата проводится на получателя, а не на самого сотрудника.

Ключевая особенность — налоговый режим. Выплаты в связи со смертью работника, получаемые членами семьи в порядке наследования, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Программа это учитывает, но только при корректном оформлении кадровых и расчётных документов. Ошибки в настройке приводят к неправильному удержанию налога и искажению отчётности.

Ниже — полный цикл: от получения свидетельства о смерти до выдачи денег родственникам и формирования отчётов. Инструкция актуальна для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.

Какие документы понадобятся до начала работы в программе

Основание для всех действий — свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС. Его реквизиты (номер, серия, дата выдачи) потребуются при оформлении увольнения. Трудовой договор прекращается по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ, приказ издаётся на основании свидетельства, записи в трудовую книжку вносятся по общим правилам.

Для выплаты денег нужен документ, подтверждающий право получателя: заявление члена семьи, документы о родстве (свидетельство о браке, о рождении) или нотариальные документы, если выплата происходит в порядке наследования. По общему правилу зарплата, не полученная ко дню смерти, выдаётся членам семьи или лицам, находившимся на иждивении умершего.

Реквизиты получателя (ФИО, паспортные данные, банковский счёт) вводятся в программу. Если получателей несколько и суммы делятся, каждый оформляется отдельно. Проверьте, что сумма претензий не превышает начисленного: споры между наследниками работодатель не разрешает.

Оформление увольнения в связи со смертью сотрудника

В разделе «Кадры» создайте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком», если сотрудников несколько). В поле «Основание увольнения» выберите пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — «Смерть работника». Дата увольнения — дата смерти, указанная в свидетельстве, даже если последний рабочий день был раньше.

На закладке с компенсациями программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по остаткам дней. Проверьте остаток отпуска: он должен совпадать с данными справки «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты, справки»). Если сотрудник болел перед смертью, не забудьте провести больничный лист до увольнения — пособие по нетрудоспособности также выплачивается получателям.

На закладке «Начисления и удержания» проверьте итоговые суммы. При корректно выбранном основании увольнения программа не исчисляет НДФЛ и страховые взносы с выплат в связи со смертью. Если налог посчитался — чаще всего выбрано неверное основание увольнения или доход зарегистрирован обычным начислением с облагаемым кодом.

Контрольные точки

Как проверить документ увольнения

Основание увольнения

Норма

П. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (смерть работника)

Тревожный признак

Увольнение по собственному желанию или соглашению сторон

НДФЛ и взносы в документе

Норма

Не исчислены (суммы равны нулю)

Тревожный признак

Программа удержала НДФЛ с зарплаты или компенсации

Компенсация отпуска

Норма

Совпадает с остатком дней в справке об отпусках

Тревожный признак

Остаток не совпадает, есть неучтённые периоды

Начисление зарплаты и компенсации отпуска

Если увольнение оформляется до расчёта зарплаты за месяц, документ «Увольнение» сам начислит оплату за отработанные дни текущего месяца. Если зарплата за месяц смерти уже рассчитана документом «Начисление зарплаты и взносов», увольнение подтянет только компенсацию отпуска и другие компенсационные выплаты.

Премии, положенные сотруднику, начисляются отдельным документом «Премия» до увольнения либо включаются в расчёт. Обратите внимание на код дохода премии: чтобы выплата не облагалась НДФЛ, она должна быть зарегистрирована в составе окончательного расчёта в связи со смертью. Премии, начисленные уже после смерти по итогам периода, оформляются документом «Премия» с указанием уволенного сотрудника — такие суммы также не облагаются НДФЛ при выплате наследникам, но порядок их отражения в отчётности отличается.

Материальная помощь, ранее выданная сотруднику, и прочие задолженности перед работодателем не удерживаются из окончательного расчёта автоматически. Вопросы возврата долгов умершего решаются с наследниками в рамках наследственных обязательств, а не зарплатных удержаний.

Регистрация получателя: документ «Выплата бывшим сотрудникам»

Выплата умершему сотруднику в 1С:ЗУП оформляется не на самого сотрудника, а на зарегистрированного получателя. Для этого служит документ «Выплата бывшим сотрудникам» (раздел «Зарплата» — «См. также» или раздел «Выплаты», в зависимости от настроек интерфейса). Если документ не виден, включите его в настройках состава начислений и удержаний: «Настройка» — «Расчёт зарплаты» — ссылка настройки состава начислений.

В документе укажите организацию, умершего сотрудника и добавьте получателя — физическое лицо, которому перечисляются деньги. Программа позволяет ввести новое физлицо прямо из документа: ФИО, паспортные данные, ИНН при наличии. Вид выплаты выбирается из предопределённых: «Зарплата умершего сотрудника», «Компенсация за неиспользованный отпуск» и другие.

Сумма подставляется из задолженности перед сотрудником. Если получателей несколько, создайте отдельные строки или отдельные документы на каждого с указанием причитающейся доли. Проверьте, чтобы сумма по всем получателям не превысила итоговую задолженность.

1. 1
   Получите свидетельство о смерти и заявление члена семьи с документами о родстве
2. 2
   Оформите документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, датой — день смерти
3. 3
   Проверьте начисления: зарплата, компенсация отпуска, отсутствие НДФЛ и взносов
4. 4
   Создайте документ «Выплата бывшим сотрудникам», введите получателя и сумму
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату (в банк или через кассу) на получателя
6. 6
   Проверьте отчёты: суммы не должны попадать в облагаемые базы 6-НДФЛ и РСВ

Проведение выплаты: ведомость и выдача денег

После документа «Выплата бывшим сотрудникам» сформируйте ведомость: «Ведомость в банк», «Ведомость на счета» или «Ведомость через кассу» — в зависимости от способа выдачи. В ведомости укажите получателя, а не умершего сотрудника. При выплате на банковский счёт заранее внесите реквизиты счёта получателя в карточку физического лица.

При выдаче наличными через кассу получатель предъявляет паспорт, реквизиты которого фиксируются в расходном кассовом ордере. Если выплату получает представитель по доверенности, данные доверенности также указываются в документах. Храните копии всех подтверждающих документов вместе с ведомостью.

Если деньги никто не потребовал, суммы депонируются: в программе оформляется документ депонирования, а задолженность числится до обращения наследников. Депонированные суммы в порядке наследования выплачиваются по нотариальным документам.

Удобно заранее создать в справочнике физических лиц карточку получателя с полными паспортными данными и банковскими реквизитами. Тогда и ведомость, и платёжные документы заполнятся автоматически, а риск ошибки в реквизитах при ручном вводе снизится.

НДФЛ, взносы и отражение в отчётности

Выплаты, начисленные в связи со смертью работника и выплаченные членам семьи в порядке наследования, освобождены от НДФЛ и страховых взносов. В 6-НДФЛ такие суммы, как правило, не отражаются, если налог не исчислялся. В расчёте по страховым взносам необлагаемые выплаты умершему также не включаются в базу.

Исключение — пособие по временной нетрудоспособности за счёт работодателя и другие суммы, начисленные ещё при жизни сотрудника и по которым налог был исчислен ранее. Такие суммы остаются в отчётности того периода, когда были начислены. Проверьте регистры налогового учёта: отчёты «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов в фонды» по сотруднику помогут убедиться, что база сформирована корректно.

Если после проведения всех документов в отчётах появились лишние облагаемые суммы, откройте документ увольнения и проверьте коды доходов начислений. Начисления, входящие в окончательный расчёт при смерти, должны иметь настройки, исключающие налогообложение в этой ситуации.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации отпуска умершего сотрудника?

Нет. Выплаты, получаемые членами семьи в порядке наследования в связи со смертью работника, не облагаются НДФЛ. При правильном основании увольнения (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) 1С:ЗУП не исчисляет налог автоматически.

Кто имеет право получить зарплату умершего?

Члены семьи, совместно проживавшие с умершим, а также нетрудоспособные лица, находившиеся на его иждивении. Если таких лиц нет или они не обратились, суммы включаются в состав наследства и выплачиваются наследникам по нотариальным документам.

Что делать, если сотрудник умер, а зарплата за прошлый месяц ещё не выплачена?

Невыплаченная зарплата остаётся задолженностью перед сотрудником. Оформите увольнение, затем документ «Выплата бывшим сотрудникам» на получателя — в сумму включится вся задолженность, включая прошлые периоды.

Как выплатить деньги, если получателей несколько?

Создайте документ «Выплата бывшим сотрудникам» с отдельной строкой на каждого получателя либо отдельные документы. Суммы распределяются по заявлениям и документам о родстве; работодатель не делит выплаты по своему усмотрению при наличии спора.

Отражаются ли эти выплаты в 6-НДФЛ?

Если налог не исчислялся — суммы в 6-НДФЛ, как правило, не попадают. Исключение: доходы, начисленные при жизни сотрудника с исчисленным налогом (например, ранее рассчитанная зарплата), остаются в отчётности периода начисления.

Сотрудник умер во время больничного — что с пособием?

Больничный лист, закрытый в связи со смертью, проводится документом «Больничный лист» до оформления увольнения. Пособие по нетрудоспособности выплачивается получателям вместе с остальными суммами окончательного расчёта.