Другое · 11 мин
Как провести возврат заработной платы из банка в 1С
Как отразить в 1С возврат зарплаты из банка: депонирование, сторнирование выплаты, повторное перечисление. Пошаговые инструкции для ЗУП и Бухгалтерии.
Возврат заработной платы из банка — типовая ситуация при зарплатном проекте: банк отклоняет платёж из-за неверных реквизитов, закрытого счёта сотрудника или технической ошибки в реестре. Деньги возвращаются на расчётный счёт организации, и эту операцию нужно корректно отразить в 1С, чтобы не зависла задолженность перед сотрудником и не разошлись данные бухгалтерского и зарплатного учёта.
Ошибка в отражении возврата приводит к серьёзным последствиям: в ведомости на выплату зарплата числится как выданная, сотрудник видит начисление, но денег не получил, а при сверке с банком обнаруживается расхождение. Кроме того, некорректное закрытие выплаты влияет на отчётность по НДФЛ и страховым взносам, где выплата фиксируется как состоявшаяся.
Дальше разберём порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3: как определить причину возврата, какими документами оформить поступление денег и повторную выплату, и что делать, если сотрудник уже уволен.
Как определить причину возврата и что проверить до проведения
Прежде чем вносить документы в программу, получите от банка подтверждающий документ: выписку по счёту и уведомление об отказе в зачислении с указанием причины. Без этого невозможно правильно выбрать сценарий отражения — от причины зависит, куда «повесить» возвращённую сумму.
Типичные причины возврата: неверный номер счёта или БИК в реестре, закрытый счёт сотрудника, расхождение ФИО получателя, превышение лимита по карте, блокировка счёта получателя. Иногда банк возвращает весь реестр целиком — тогда возврат оформляется по всем сотрудникам реестра одной операцией.
Проверьте также, не зачислил ли банк часть суммы. Бывает, что реестр исполнен частично: кому-то деньги ушли, а по одному-двум сотрудникам пришёл отказ. В этом случае возврат оформляется только по незачисленным суммам, а не по всей ведомости.
Проверьте формат файла реестра и договор зарплатного проекта
Запросите у сотрудника актуальные реквизиты
Уточните статус в банке до отражения возврата в 1С
Как отразить поступление возвращённых денег на расчётный счёт
Если выгрузка из банка настроена, документ поступления создаётся автоматически при загрузке выписки через «Обмен с банком». Проверьте, что программа правильно определила вид операции. В 1С:Бухгалтерии для возврата зарплаты обычно используют вид операции «Возврат от банка» (либо «Прочее поступление» с ручным выбором счёта).
Корреспондирующий счёт зависит от того, как ведётся учёт расчётов с банком по зарплатному проекту. Распространённый вариант — счёт 57 «Переводы в пути» или 76 с отдельным субконто, если на момент перечисления деньги были списаны, но выплата сотруднику ещё не подтверждена. Если ведомость в учёте уже закрыта как выплаченная, возврат временно относят на 76 счёт, а затем закрывают при повторной выплате или депонировании.
Если выписка загружается вручную, создайте документ «Поступление на расчетный счет»: укажите дату по выписке, сумму возврата, банк-контрагента и назначение платежа из уведомления банка. Дата документа должна совпадать с датой зачисления по выписке — от этого зависит корректность сверки.
Как отменить факт выплаты в ведомости в 1С:ЗУП 3.1
В ЗУП 3.1 ведомость в банк по зарплатному проекту после подтверждения банком считается оплаченной. Если банк вернул деньги, факт оплаты по сотруднику нужно отменить, иначе программа будет считать зарплату выплаченной и не даст оформить повторную выплату корректно.
Откройте документ «Ведомость в банк» по соответствующему зарплатному проекту. Если оплата подтверждалась документом «Подтверждение оплаты ведомости» — отмените его проведение или скорректируйте сумму. Далее по сотруднику, чей платёж вернулся, сумма в ведомости корректируется: либо строка исключается (если вся сумма возвращена), либо ведомость остаётся как есть, а возврат оформляется отдельным механизмом — зависит от релиза и настроек учёта.
Альтернативный подход, применяемый во многих организациях: ведомость не трогают, а возвращённую сумму отражают как депонирование, а затем оформляют новую ведомость на выплату депонированных сумм после уточнения реквизитов. Такой путь сохраняет историю первичной выплаты и упрощает сверку с банком.
Повторная выплата и депонирование возвращённой суммы
После уточнения реквизитов обновите данные сотрудника: в ЗУП это делается в карточке сотрудника (личные данные, лицевые счета зарплатного проекта) или через документ изменения лицевых счетов. Проверьте, что новый счёт относится к тому же зарплатному проекту, иначе реестр сформируется некорректно.
Создайте новую ведомость в банк на сумму возврата. Если сумма была депонирована, используйте ведомость с видом выплаты «Депонированные суммы» — тогда программа корректно закроет регистр расчётов. Дату выплаты ставьте фактическую: от неё зависит отражение НДФЛ как перечисленного.
Если сотрудник просит выдать деньги через кассу вместо повторного перечисления, оформите ведомость в кассу. Это допустимо, но согласуйте с банком условия зарплатного проекта — некоторые договоры требуют перечисления только на счета.
Как выбрать сценарий
Отражение возврата в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии без ЗУП зарплатные ведомости отражаются документом «Ведомость на выплату зарплаты в банк». При возврате загрузите выписку: поступление создастся с видом операции «Возврат от банка», счёт учёта подставится по настройкам — проверьте, чтобы задолженность перед сотрудником (счёт 70) не закрылась дважды.
Если ведомость уже была оплачена и по ней сформированы проводки Дт 70 Кт 51, при возврате корректная цепочка выглядит так: возврат отражается на промежуточном счёте (например, 76), затем при повторной выплате формируется новое списание с закрытием этого счёта. Либо делается сторно проводки выплаты по сотруднику с последующей новой выплатой — выбор зависит от принятой в организации методики.
После всех операций выполните сверку: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудника не должна показывать переплату, а расчёты с банком по зарплатному проекту должны быть закрыты в ноль.
Как проверить результат и избежать типичных ошибок
Итоговая проверка включает три точки: расчётный счёт сходится с выпиской банка, задолженность перед сотрудником закрыта фактической выплатой, в регистрах НДФЛ дата фактического получения дохода соответствует реальной выплате. Если возврат и повторная выплата попали в разные месяцы, убедитесь, что НДФЛ не завис в статусе «исчислено, но не перечислено».
Проверьте также отчёт «Расчёты с сотрудниками» (или «Полное сводное начисление») в ЗУП: по сотруднику не должно быть одновременно выплаченной суммы по старой ведомости и депонированной без последующей выдачи. Расхождение — признак того, что возврат отражён только в бухгалтерии, но не в зарплатном учёте.
Как проверить результат
Кредитового сальдо нет или равно сумме к следующей выплате
Сальдо удвоено или висит переплата
Возврат и повторное перечисление закрывают друг друга
Сумма возврата висит на промежуточном счёте
Дата получения дохода совпадает с фактической выплатой
Доход считается полученным в день неудачного перечисления
Списание есть, нового возврата нет
Повторный возврат по тем же реквизитам
Ответы на частые вопросы
Что делать, если сотрудник уже уволен, а зарплата вернулась из банка?
Сумму депонируют и учитывают как задолженность перед бывшим сотрудником. Когда он предоставит актуальные реквизиты или придёт за деньгами, оформляют выплату депонированных сумм через ведомость в банк или кассу. Невостребованная задолженность списывается только после истечения срока исковой давности.
Нужно ли пересчитывать НДФЛ при возврате зарплаты из банка?
Сам возврат НДФЛ не пересчитывает: налог исчисляется при начислении, а перечисляется при фактической выплате. Важно, чтобы дата фактического получения дохода в учёте соответствовала реальной выплате. Если первая ведомость ошибочно прошла как оплаченная, скорректируйте дату выплаты, иначе сроки перечисления НДФЛ в отчётности будут неверными.
Банк вернул весь реестр целиком — как оформить в 1С?
Отразите поступление полной суммы по выписке, затем отмените подтверждение оплаты ведомости целиком. После устранения причины (формат файла, договор с банком, реквизиты организации) сформируйте новую ведомость и выгрузите реестр повторно. Не редактируйте старый выгруженный файл вручную.
Можно ли выдать возвращённую зарплату наличными через кассу?
Да, если это не противоречит договору зарплатного проекта. Оформляется ведомость в кассу и расходный кассовый ордер на имя сотрудника. Дата выдачи фиксируется как дата фактической выплаты для целей НДФЛ.
Почему после возврата в ОСВ по счёту 70 висит переплата?
Чаще всего возврат отражён дважды: один раз автоматически при загрузке выписки и второй раз ручным документом, либо сторнирована вся ведомость вместо суммы по одному сотруднику. Найдите дублирующий документ через отчёт по проводкам и удалите лишний, затем перепроверьте сальдо.
Как отразить возврат, если банк удержал комиссию?
Возвращённая сумма будет меньше перечисленной на размер комиссии. Разницу отражают как расходы на банковские услуги отдельной строкой или документом, а по сотруднику задолженность восстанавливается в полной сумме невыплаченной зарплаты — удерживать комиссию из его дохода нельзя.