Как провести внутреннее совмещение должности в 1С 8.3 ЗУП

Внутреннее совместительство — это работа сотрудника на второй должности в той же организации в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП 8.3 такая ситуация оформляется не изменением основного приёма, а созданием отдельного элемента справочника «Сотрудники» с видом занятости «Внутреннее совместительство» и собственным кадровым документом «Приём на работу».

Главная ошибка кадровиков — попытка добавить вторую должность через кадровый перевод или документ «Совмещение должностей». Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) и совместительство (ст. 60.1 ТК РФ) — разные механизмы: первое оформляется допсоглашением без нового трудового договора, второе требует отдельного договора и отдельного приёма. В программе они тоже реализованы по-разному.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек учётной политики до расчёта зарплаты и проверки отчётов, а также типичные ошибки, которые приводят к двойному начислению НДФЛ или потере данных в 6-НДФЛ.

Проверьте настройки программы перед оформлением

Перед приёмом совместителя убедитесь, что в учётной политике включены нужные механизмы. Откройте «Настройка → Реквизиты и вставки → Организации» или раздел «Настройка → Расчёт зарплаты» и проверьте, что используется учёт по нескольким должностям. В типовой ЗУП 8.3 работа совместителей поддерживается по умолчанию, но если конфигурация дорабатывалась, механизм мог быть отключён.

Проверьте также график работы: для совместителя обычно нужен отдельный график с неполным рабочим временем (например, 4 часа в день или работа в конкретные дни). Создайте его заранее через «Настройка → Графики работы сотрудников», указав вид времени «Явка» и нужную длительность. Если графика нет, программа не сможет корректно рассчитать норму времени и оклад пропорционально отработанным часам.

Создайте сотрудника-совместителя и приём на работу

Перейдите в «Кадры → Приёмы на работу» и создайте новый документ. В поле «Сотрудник» нажмите кнопку выбора и в форме списка сотрудников создайте новый элемент, выбрав то же самое физическое лицо, что и по основному месту работы. Программа при выборе физлица покажет, что по нему уже есть действующие сотрудники — это нормально, подтвердите создание.

В документе приёма заполните ключевые поля: подразделение, должность (может совпадать с основной или отличаться), дату приёма, график работы совместителя. Критично правильно указать вид занятости — «Внутреннее совместительство». От этого поля зависит, как сотрудник попадёт в отчёты по среднесписочной численности и как будет формироваться его табельный номер.

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановое начисление — обычно «Оплата по окладу (по часам)» или «Оплата по окладу». Укажите размер оплаты: либо полный оклад по штатному расписанию с коэффициентом неполного времени, либо сумму, рассчитанную от ставки. Запомните: программа считает оплату пропорционально отработанному времени по графику совместителя, поэтому неверный график исказит начисление.

1. 1
   Проверьте единственность физического лица в справочнике «Физические лица»
2. 2
   Создайте график работы с неполным временем для совместителя
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство»
4. 4
   Назначьте плановое начисление и размер оплаты на вкладке «Оплата труда»
5. 5
   Проведите документ и проверьте появление сотрудника в списке сотрудников подразделения

Настройте начисления и учёт времени

Основной принцип: у совместителя два независимых набора плановых начислений — по основному сотруднику и по совместителю. Каждый набор привязан к своему графику и своей норме времени. Не пытайтесь «размазать» один оклад на обе должности — это нарушит расчёт среднего заработка и больничных.

Табель учёта рабочего времени в ЗУП формируется раздельно по каждому сотруднику. Если совместитель работает по графику, время проставляется автоматически. При отклонениях (отпуск, больничный, прогул) документы вводятся на конкретного сотрудника: больничный совместителя не закроет автоматически дни по основному месту работы, и наоборот.

Если совместитель работает по факту (почасово, сменами), используйте документ «Данные для расчёта зарплаты» с соответствующим шаблоном или включите ввод табеля вручную. Убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты включён нужный способ учёта времени.

Рассчитайте зарплату, НДФЛ и взносы

Расчёт зарплаты выполняется стандартным документом «Начисление зарплаты и взносов». При заполнении документа в табличную часть попадут оба сотрудника — основной и совместитель — как две отдельные строки с собственными начислениями и отработанным временем. Проверьте, что у совместителя корректно подтянулась норма часов по его графику.

НДФЛ рассчитывается суммарно по физическому лицу: доходы по обоим договорам складываются, вычеты предоставляются один раз. Программа делает это автоматически, если оба сотрудника ссылаются на одно физлицо. То же касается страховых взносов — база считается в целом по человеку, предельная величина контролируется суммарно.

Если вы видите, что вычет на ребёнка применился дважды или НДФЛ посчитан отдельно по каждой должности с занижением — это верный признак дубля физического лица. Проверьте справочник «Физические лица» и выполните объединение дублей через обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Две строки начислений — по основному месту и совместительству, один итог НДФЛ

Тревожный признак

Два отдельных расчётных листка с разными суммами НДФЛ и двойным вычетом

Отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)

Норма

Совместитель отображается отдельной строкой со своим графиком

Тревожный признак

Совместитель отсутствует или время дублирует основное место

Свод начисленной зарплаты

Норма

Начисления по обеим должностям входят в общий фонд оплаты труда

Тревожный признак

Начисления совместителя не попадают в подразделение или счёт затрат

Проверьте отражение в отчётности

После расчёта сформируйте контрольные отчёты. В 6-НДФЛ доходы совместителя войдут в общие суммы по физлицу — отдельного раздела для совместителей не предусмотрено. В РСВ сотрудник-совместитель попадёт в подраздел 3.1 вместе с основным местом как один застрахованный, выплаты суммируются.

В статистической отчётности (П-4, списочная численность) внутренние совместители учитываются как одна единица по основному месту — в отличие от внешних совместителей, которые считаются отдельно. Проверьте отчёт «Численность и текучесть кадров», чтобы убедиться, что сотрудник не задвоился в среднесписочной численности.

Для кадрового учёта сформируйте «Штатное расписание» и «Список сотрудников»: совместитель должен отображаться со своей должностью и видом занятости. Если занимаете позицию в штатном расписании отдельной ставкой — проверьте, что занятые ставки по позиции увеличились корректно.

Увольнение и изменение условий совместительства

Изменение оклада, графика или должности совместителя оформляется документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» именно для сотрудника-совместителя. Не трогайте основного сотрудника, если меняются условия только по совместительству.

Увольнение оформляется отдельным документом «Увольнение» на сотрудника-совместителя. Программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по начислениям именно этой должности. Если сотрудник увольняется совсем — увольняйте оба договора двумя документами, контролируя, чтобы окончательный расчёт включал обе позиции.

При прекращении совместительства с сохранением основного места проверьте, что после увольнения плановые начисления совместителя прекратились: сформируйте «Начисление зарплаты» за следующий месяц — бывший совместитель не должен попасть в документ.

Частые вопросы

Чем в ЗУП отличается совмещение должностей от совместительства?

Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) оформляется документом «Совмещение должностей» без создания нового сотрудника — доплата назначается основному сотруднику. Совместительство требует отдельного приёма и отдельного трудового договора. Выбор зависит от кадрового оформления: если заключён второй договор — только отдельный приём.

Можно ли принять совместителя на ту же должность, что и основную?

Да, программа не запрещает совпадение должностей. Ограничения задаются кадровым решением и штатным расписанием: позиция должна иметь свободную ставку, если ведётся контроль штатного расписания.

Почему совместителю начислился полный оклад вместо части?

Чаще всего причина в графике: сотруднику назначен график с полной нормой времени или в начислении не указан размер, соответствующий доле ставки. Проверьте график в приёме на работу и размер оплаты на вкладке «Оплата труда».

Как оформить больничный, если сотрудник болеет по обеим должностям?

Больничный лист вводится на каждого сотрудника отдельно — по основному месту и по совместительству, если пособие назначается по обоим местам работы. Программа рассчитает средний заработок по начислениям каждого договора в соответствии с правилами назначения пособий.

Попадёт ли внутренний совместитель в среднесписочную численность дважды?

Нет. Внутренние совместители учитываются в списочной и среднесписочной численности как одна единица по основному месту работы. Отчёты ЗУП по численности учитывают это правило автоматически при корректно указанном виде занятости.

Что делать, если обнаружился дубль физического лица после расчётов?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование → Обслуживание». После объединения перепроверьте расчёт НДФЛ за затронутые месяцы и при необходимости пересчитайте документы начисления зарплаты, затем сформируйте уточнённую отчётность.