Другое · 9 мин
Как провести внешнего совместителя в 1С
Как оформить внешнего совместителя в 1С:ЗУП: приём на работу, график, начисление зарплаты, НДФЛ и взносы, отчётность. Пошаговая инструкция с ошибками.
Внешний совместитель — это сотрудник, у которого основное место работы находится у другого работодателя, а у вас он трудится по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой сотрудник оформляется через стандартный документ «Приём на работу», но с важной особенностью: вид занятости должен быть указан как «Внешнее совместительство». От этой настройки зависят расчёт среднего заработка, заполнение отчётности и кадровые сведения.
Ошибки при оформлении совместителя приводят к искажению среднесписочной численности, неверному расчёту пособий и замечаниям при проверках. Поэтому важно не просто «завести карточку», а правильно настроить график работы, вид расчёта и налоговые параметры. Ниже — полный порядок действий для 1С:ЗУП 3.1; в 1С:Бухгалтерии 8 логика аналогична, но часть кадровых документов оформляется упрощённо.
Проверьте условия перед оформлением
До того как заводить сотрудника в программе, убедитесь, что отношения действительно являются внешним совместительством. Признак простой: основное место работы сотрудника — у другого работодателя, у вас заключается отдельный трудовой договор. Если человек уже работает у вас по основному месту и берёт дополнительную нагрузку — это внутреннее совместительство, и оформляется оно иначе (дополнительным приёмом на того же физлица).
Рабочее время совместителя по Трудовому кодексу не должно превышать половины нормы за учётный период — как правило, не более 4 часов в день при стандартной неделе. Это важно при настройке графика: программа не заблокирует полный график, но ответственность за нарушение лежит на работодателе.
Заведите физическое лицо и приём на работу
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте нового сотрудника. Если это физическое лицо уже есть в базе (например, бывший работник), программа предложит выбрать существующее — соглашайтесь, чтобы не плодить дубли физлиц: дубли ломают персонифицированную отчётность и сведения по НДФЛ.
Заполните документ «Приём на работу»: дату приёма, подразделение, должность. Ключевое поле — «Вид занятости»: выберите «Внешнее совместительство». Укажите количество ставок (например, 0,5) и график работы. Если подходящего графика нет, создайте его заранее в справочнике «Графики работы сотрудников».
- 1Создайте или подберите существующее физическое лицо без дублей
- 2Откройте документ «Приём на работу» и заполните дату, подразделение, должность
- 3Укажите вид занятости «Внешнее совместительство» и долю ставки
- 4Назначьте график работы с сокращённым временем
- 5На вкладке «Оплата труда» задайте начисление и размер оплаты
- 6Проведите документ и проверьте кадровые данные в карточке сотрудника
Настройте график и оплату труда
График для совместителя создаётся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Укажите частичное рабочее время, например: 5 дней в неделю по 4 часа. Обратите внимание на настройку «Считать норму времени по другому графику» — обычно норму считают по полному графику (40-часовой неделе), чтобы доля отработанного времени корректно влияла на расчёт оклада.
На вкладке «Оплата труда» в приёме на работу назначьте плановое начисление. Типовые варианты: «Оплата по окладу (по часам)» — если оплата пропорциональна отработанному времени, или «Оплата по окладу» с указанием размера за полную ставку — программа сама пересчитает по доле ставки и отработанным часам. Сумму указывайте из расчёта полной ставки, если начисление настроено типовым образом, иначе получите двойное занижение.
Начислите зарплату и проверьте налоги
Зарплата внешнему совместителю начисляется общим документом «Начисление зарплаты и взносов» вместе с остальными сотрудниками. Программа подтянет плановое начисление из приёма на работу и рассчитает сумму пропорционально отработанному времени по его графику. Если сотрудник болел или отсутствовал, сначала введите документ отсутствия — тогда расчёт учтёт фактические часы.
НДФЛ удерживается со всех доходов совместителя в общем порядке. Стандартные вычеты на детей совместитель вправе получать только у одного работодателя по своему выбору — если он выбрал вас, запросите заявление и справку о том, что вычет по основному месту не предоставляется (или данные о доходах), иначе есть риск предоставить вычет сверх положенного лимита дохода.
Страховые взносы начисляются на выплаты совместителю точно так же, как на выплаты основным работникам, — никаких льгот и особых тарифов внешнее совместительство само по себе не даёт.
Отпуск, больничный и пособия совместителя
Ежегодный отпуск внешнему совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы — это его право, а не льгота работодателя. В 1С отпуск оформляется стандартным документом «Отпуск», расчёт среднего заработка идёт только по вашим начислениям.
С больничными есть нюанс: в зависимости от того, где сотрудник работал в расчётном периоде, пособие может назначаться по каждому месту работы или по одному из них с учётом заработка у других работодателей. В 1С:ЗУП в документе «Больничный лист» заполните сведения о заработке у других страхователей, если они есть, — программа учтёт их при расчёте среднего. Данные из электронного больничного подтягиваются через обмен с ФСС (СЭДО).
Частая ситуация: совместитель приносит справку о заработке с основного места уже после расчёта больничного. Не редактируйте проведённый документ задним числом — создайте исправление документа «Больничный лист», чтобы перерасчёт корректно отразился в отчётности.
Отчётность по внешнему совместителю
Внешний совместитель попадает в расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения о физлицах наравне с основными сотрудниками — программа включает его автоматически при условии корректно заполненного приёма на работу. В ЕФС-1 (раздел кадровых сведений) приём и увольнение совместителя также отражаются.
Особый момент — среднесписочная численность: внешние совместители в неё не включаются. Если в вашей отчётности совместитель вдруг увеличил среднесписочную, проверьте вид занятости в приёме на работу — почти наверняка там стоит «Основное место работы».
Как проверить результат
Указано «Внешнее совместительство»
Стоит «Основное место работы» — отчётность исказится
Сумма соответствует доле ставки и отработанным часам
Сумма вдвое меньше или больше ожидаемой — ошибка в окладе или графике
Совместитель не увеличивает показатель
Численность выросла — неверный вид занятости
Одна карточка физлица на человека
Дубли физлиц — отчётность по НДФЛ раздвоится
Типичные ошибки и как их избежать
Ещё одна распространённая ситуация — увольнение: совместителя увольняют обычным документом «Увольнение», но забывают проверить остаток отпуска. Компенсация за неиспользованный отпуск положена совместителю на общих основаниях, и программа рассчитает её автоматически, если в базе корректно велись отпуска.
Что важно запомнить
Внешний совместитель оформляется приёмом на работу с видом занятости «Внешнее совместительство», отдельным графиком и корректным окладом за полную ставку. Проверяйте первый расчёт вручную, не создавайте дублей физлиц и помните: в среднесписочную численность совместитель не входит, а в расчёты по налогам и взносам — входит.
Частые вопросы
Можно ли оформить совместителя на полную ставку?
Формально программа позволит указать ставку 1,0, но рабочее время совместителя ограничено половиной нормы за учётный период. Исключение — дни, когда по основному месту он свободен от работы. На практике оформляют 0,5 ставки или меньше с соответствующим графиком.
Чем внешний совместитель отличается от внутреннего в 1С?
Внутренний совместитель уже работает у вас по основному месту — для него создаётся второй приём на то же физлицо внутри вашей организации. Внешний — новый сотрудник, чьё основное место у другого работодателя. Вид занятости в документе приёма разный, и это влияет на расчёты и отчётность.
Как оформить совместителя в 1С:Бухгалтерии, если нет ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии 8 создайте сотрудника в справочнике «Сотрудники», укажите вид занятости «По совместительству», график и начисление. Зарплата рассчитывается документом «Начисление зарплаты». Кадровые приказы и сложные расчёты (отпускные, больничные со стажем у других страхователей) удобнее вести в ЗУП.
Нужно ли требовать трудовую книжку у внешнего совместителя?
Нет, трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы. Запись о совместительстве вносится по желанию сотрудника основным работодателем на основании ваших документов. Вам достаточно паспорта, СНИЛС, ИНН и документов об образовании, если должность этого требует.
Что делать, если совместитель стал основным работником?
Оформите кадровый перевод документом «Кадровый перевод», изменив вид занятости на «Основное место работы», график и ставку. Увольнять и принимать заново не нужно — перевод сохраняет непрерывность данных и историю начислений.