Другое · 11 мин
Как провести пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С
Как начислить пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С:ЗУП: отпуск по уходу, настройка начисления, прямые выплаты СФР, проверка расчёта и типичные ошибки.
Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет в программах 1С оформляется через кадровый документ отпуска по уходу за ребёнком, после чего программа ежемесячно рассчитывает сумму пособия при начислении зарплаты. В типовых конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» механизм различается: в ЗУП расчёт и кадровый учёт полноценные, в Бухгалтерии возможности ограничены ручным отражением сумм.
Важный нюанс — с переходом на прямые выплаты пособие работнику перечисляет Социальный фонд России (СФР), а работодатель обязан лишь передать в фонд сведения о застрахованном лице и ответить на запросы. Поэтому в 1С пособие чаще всего рассчитывается для справочных целей и проверки, а фактическая выплата через работодателя не проходит. Ниже разобраны оба сценария: как оформить отпуск и начисление в программе и как отразить взаимодействие с СФР.
Инструкция ориентирована на «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 — именно там пособие до 1,5 лет автоматизировано полностью. Для «1С:Бухгалтерии» в конце статьи описан упрощённый порядок действий.
Проверьте настройки программы перед оформлением
Перед тем как проводить пособие, убедитесь, что в учётной политике организации включён нужный функционал. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» и проверьте, что указан страхователь и стоят корректные ставки взносов — от этого зависит, какие регистры и отчёты будут доступны.
Далее проверьте вид начисления для пособия. В ЗУП 3.1 предопределённые начисления «Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет» и «Пособие по уходу за ребёнком до 3 лет» создаются автоматически, если в настройках состава начислений и удержаний (Настройка → Расчёт зарплаты) включён соответствующий функционал. Если начисление отсутствует в списке, программа не сможет подставить его в документ отпуска.
Также убедитесь, что по сотруднику заполнены данные для расчёта среднего заработка: приём на работу, график работы, начисления за расчётный период. Если сотрудник принят недавно и данных за два предшествующих года в базе нет, их нужно ввести документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» — иначе средний заработок посчитается неверно.
Оформите документ «Отпуск по уходу за ребёнком»
Основной документ — «Отпуск по уходу за ребёнком». Найдите его в разделе «Кадры» → «Отпуска по уходу» → кнопка «Создать». В документе укажите организацию, сотрудника, дату документа и период отпуска: дату начала (обычно следующий день после окончания отпуска по беременности и родам) и плановую дату окончания.
В документе есть три ключевых флажка. Первый — «Освободить ставку на период отпуска»: ставьте его, если на место сотрудника планируется приём временного работника. Второй — «Выплачивать пособие до 1,5 лет»: при его установке укажите дату, по которую выплачивается пособие (день, когда ребёнку исполняется 1,5 года), и количество детей. Третий — «Пособие до 3 лет» — включается по необходимости.
Обратите внимание на поле «Количество детей» и признак «Это уход за первым ребёнком». От этого зависит применение минимальных ограничений пособия: минимальные суммы различаются для ухода за первым и последующими детьми. Ошибка в этом поле — частая причина неверного расчёта у сотрудников с небольшим заработком.
- 1Откройте Кадры → Отпуска по уходу → Создать
- 2Укажите сотрудника, дату начала и окончания отпуска
- 3Установите флажок «Выплачивать пособие до 1,5 лет» и дату окончания выплаты
- 4Проверьте количество детей и признак первого ребёнка
- 5Проведите документ и проверьте движения по кадровым регистрам
Как программа рассчитывает сумму пособия
Расчёт пособия выполняется по общему правилу: 40% среднего заработка за два календарных года, предшествующих году начала отпуска, но не менее установленного минимума и не более максимума, определяемого из предельной базы по взносам. Среднедневной заработок для детских пособий считается с делением на фиксированное число 730 — фактические дни исключаемых периодов здесь не применяются так, как в расчёте больничных.
Посмотреть расчёт можно прямо из документа отпуска: откройте вкладку или кнопку расчёта среднего заработка — программа покажет доход по годам, среднедневной заработок и итоговую сумму пособия за полный месяц. За неполный месяц сумма пересчитывается пропорционально календарным дням ухода.
Если сотрудник в расчётных годах находился в отпуске по беременности и родам или в предыдущем отпуске по уходу, он вправе подать заявление о замене лет расчётного периода. В 1С замена лет выполняется в форме расчёта среднего заработка — годы меняются вручную, и программа пересчитает пособие. Проверьте, что замена действительно увеличивает пособие: по закону она допустима только в этом случае.
Проверьте справки о заработке и начисления в базе
Уточните, первый это ребёнок или последующий
Применима, если в расчётных годах был декрет, и увеличивает пособие
Проверьте даты начала и окончания выплаты
Прямые выплаты: роль работодателя и сведения в СФР
При прямых выплатах работодатель не перечисляет пособие сотруднику — это делает СФР на основании сведений, переданных работодателем. Ваша задача в 1С — корректно оформить отпуск, рассчитать пособие для контроля и вовремя отправить в фонд необходимые документы.
В ЗУП 3.1 для этого используется подсистема обмена с СФР: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или специализированные документы «Сведения о застрахованном лице» и «Ответ на запрос СФР». После получения заявления сотрудника о назначении пособия работодатель обязан передать сведения в установленный срок — как правило, в течение нескольких рабочих дней. Просрочка грозит штрафом и жалобами сотрудника.
На запрос фонда о сведениях для расчёта (заработок, периоды, районный коэффициент) отвечайте документом «Ответ на запрос СФР о сведениях» — программа подтянет данные из базы автоматически, но проверьте их вручную: ошибка в заработке приведёт к неверному назначению пособия, и исправлять её придётся через повторный обмен.
Начисление пособия в зарплате и особые ситуации
Если в вашем регионе или по вашей схеме пособие всё же отражается в расчётах с сотрудником, сумма попадёт в документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически на отдельной вкладке «Пособия» при условии, что отпуск по уходу проведён и активен в расчётном месяце. Пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами — программа учитывает это по виду дохода в настройках начисления.
Выход на неполный рабочий день с сохранением пособия
Сотрудник вправе работать на условиях неполного рабочего времени, сохраняя пособие до 1,5 лет. В 1С это оформляется кадровым переводом (документ «Кадровый перевод») с изменением графика на неполный рабочий день, при этом отпуск по уходу не прерывается. В документе отпуска есть соответствующий признак, либо используется отдельный документ возврата на работу с сохранением пособия — в зависимости от релиза программы.
Досрочный выход из отпуска
Если сотрудник прерывает отпуск полностью, оформите документ «Возврат из отпуска по уходу» (Кадры → Отпуска по уходу → создать на основании отпуска). С даты возврата пособие прекращает начисляться, а сотруднику начинает начисляться зарплата. Не забудьте уведомить СФР о прекращении права на пособие — за это также отвечает работодатель.
Как отразить пособие в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» (редакция 3.0) полноценного расчёта детских пособий нет. При прямых выплатах достаточно оформить отпуск кадровым приказом и передать сведения в СФР — в учёте пособие не отражается, поскольку денег через организацию не проходит.
Если пособие нужно отразить в расчётах (например, в переходных ситуациях), создайте начисление вручную: раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления» → «Создать». Укажите, что начисление не облагается НДФЛ и взносами, и введите сумму документом «Начисление зарплаты» вручную. Сумму рассчитайте вне программы или сверьте с расчётом СФР.
ЗУП или Бухгалтерия
Полный расчёт пособия, кадровые документы, обмен с СФР. Подходит для штатного кадрового учёта
Только ручное отражение сумм и передача сведений. Подходит при прямых выплатах и малом штате
Проверка результата и отчётность
После проведения всех документов проверьте результат несколькими способами. Во-первых, сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц: пособие должно отображаться отдельной строкой, не попадая в налогооблагаемую базу. Во-вторых, проверьте отчёт «Остатки отпусков» и кадровое состояние — сотрудник должен числиться в отпуске по уходу.
В-третьих, сверьтесь с СФР: статус отправленных сведений виден в журнале обмена, а назначенное фондом пособие можно сопоставить с вашим расчётом. Расхождения обычно означают различия в данных о заработке или в применённых ограничениях.
Как проверить результат
Пособие отдельной строкой, без НДФЛ и взносов
Пособие в составе облагаемого дохода или отсутствует
Сотрудник в отпуске по уходу, ставка освобождена при необходимости
Сотрудник числится работающим без отпуска
Сведения приняты фондом без ошибок
Отказ или запрос на уточнение
Совпадает с расчётом фонда в пределах округления
Существенное расхождение с назначенной суммой
Что важно запомнить
Пособие до 1,5 лет в 1С:ЗУП оформляется документом «Отпуск по уходу за ребёнком» с флажком выплаты пособия; расчёт зависит от заработка за два года, числа детей и замены лет. При прямых выплатах работодатель только передаёт сведения в СФР и контролирует корректность данных.
Частые вопросы
Нужно ли начислять пособие в 1С, если его платит СФР напрямую?
Фактическую выплату отражать в расчётной ведомости не нужно — деньги через работодателя не проходят. Однако документ «Отпуск по уходу за ребёнком» оформить обязательно: он фиксирует кадровое состояние сотрудника и служит основанием для передачи сведений в фонд.
Как быть, если сотрудница вышла на неполный день и хочет сохранить пособие?
Оформите кадровый перевод на график неполного рабочего времени, не прерывая отпуск по уходу. Пособие при этом сохраняется, а за отработанное время начисляется пропорциональная зарплата. Проверьте, что в программе отпуск остался активным после перевода.
Что делать, если сумма пособия в 1С не совпадает с назначенной СФР?
Сначала сравните средний заработок: проверьте входящие справки и применённую замену лет. Затем проверьте количество детей и даты выплаты. Если данные в базе верны, а фонд посчитал иначе, запросите у СФР детализацию расчёта и при необходимости отправьте уточняющие сведения.
Можно ли оформить пособие на отца или другого родственника в 1С?
Да, право на пособие имеет любой родственник, фактически ухаживающий за ребёнком. В 1С документ оформляется на того сотрудника, который уходит в отпуск по уходу, — механизм расчёта и документы те же самые.
Как прекратить начисление пособия при досрочном выходе на работу?
Создайте документ «Возврат из отпуска по уходу» на основании исходного отпуска с датой фактического выхода. С этой даты пособие перестанет начисляться, начнётся расчёт зарплаты. Не забудьте передать в СФР сведения о прекращении права на пособие.