Другое · 8 мин
Как провести в 1С отпуск без сохранения заработной платы
Пошаговая инструкция: как оформить отпуск без сохранения заработной платы в 1С:ЗУП, какие документы создать, как проверить расчёт и избежать ошибок.
Отпуск без сохранения заработной платы — частая ситуация в кадровом учёте: сотрудник просит дни за свой счёт по семейным обстоятельствам, по уважительной причине или в рамках гарантий Трудового кодекса. В 1С:ЗУП такой отпуск оформляется отдельным документом, который одновременно фиксирует кадровое событие и исключает дни отсутствия из расчёта зарплаты. Если провести его неправильно, программа начислит оплату за дни отсутствия или исказит табель.
Главная ошибка начинающих расчётчиков — пытаться оформить такой отпуск через документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» без настройки вида отсутствия или вручную править табель. Это приводит к расхождениям между кадровыми и расчётными данными. Ниже разобраны два рабочих способа, настройки, проверка результата и типичные проблемы.
Что нужно проверить перед оформлением
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе настроены необходимые виды отсутствий. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите начисление с назначением «Отпуск без сохранения заработной платы». В типовой конфигурации оно присутствует по умолчанию, но в доработанных базах его могли отключить или переименовать.
Также проверьте, что у вас есть права на создание кадровых документов и что сотрудник принят на работу в текущей организации. Если сотрудник работает по внутреннему совместительству, отпуск без сохранения оформляется отдельно по каждому месту работы — иначе по одной из должностей останется «висящее» рабочее время.
Уточните точные даты отпуска: от даты начала и окончания зависит, сколько дней будет исключено из расчёта. Если отпуск попадает на праздничные дни, они включаются в период отпуска без сохранения, в отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска.
Способ 1: документ «Отсутствие» — универсальный вариант
Это основной способ для оформления отпуска за свой счёт любой продолжительности. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» в зависимости от версии) и создайте новый документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)».
В документе укажите организацию, сотрудника, месяц начисления и период отсутствия — даты начала и окончания. В поле «Вид отсутствия» выберите «Отпуск без сохранения заработной платы». Если отсутствие длится неполный рабочий день, установите флажок «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Программа автоматически зафиксирует отсутствие, и при расчёте зарплаты за этот месяц дни отпуска будут исключены из оплачиваемого времени.
- 1Откройте «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Отсутствие»
- 2Укажите сотрудника, месяц и период отпуска без сохранения
- 3Выберите вид отсутствия «Отпуск без сохранения заработной платы»
- 4Проверьте даты и проведите документ
- 5Сформируйте табель и убедитесь, что дни отмечены кодом «ДО»
Способ 2: документ «Отпуск» — когда он уместен
В некоторых конфигурациях 1С:ЗУП отпуск без сохранения можно оформить через стандартный документ «Отпуск» (раздел «Кадры» → «Отпуска»). Для этого в виде отпуска выберите «Отпуск без сохранения заработной платы». Документ удобен, если в организации все отпуска оформляются единым потоком и печатаются приказы по форме Т-6.
Преимущество этого способа — автоматическое формирование печатной формы приказа на отпуск. Недостаток — в некоторых версиях программы вид «Отпуск без сохранения» в этом документе недоступен, и тогда остаётся только первый способ. Проверьте список видов отпусков в своей базе.
Как отпуск отразится в расчёте зарплаты и табеле
После проведения документа дни отпуска без сохранения автоматически вытесняют основное начисление сотрудника — оклад или тариф. В документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц вы увидите, что отработанное время уменьшено на дни отсутствия, а сумма начисления пересчитана пропорционально.
В табеле учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») дни отпуска обозначаются кодом «ДО» — отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по соглашению, или «ОЗ» — если отпуск предоставлен в случаях, предусмотренных законодательством. Вид кода зависит от выбранного вида отсутствия.
Как проверить результат
Дни отпуска отмечены кодом «ДО» или «ОЗ», отработанные дни уменьшены
Дни стоят как рабочие («Я») или отсутствие не отражено
Оплата по окладу начислена только за фактически отработанные дни
Оклад начислен полностью, будто отсутствия не было
Период в документе совпадает с заявлением сотрудника
Даты в 1С расходятся с бумажным приказом
Нюансы: стаж, средний заработок и длинные отпуска
Отпуск без сохранения влияет не только на текущую зарплату. Дни такого отпуска свыше установленного законом лимита за рабочий год не включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. 1С:ЗУП учитывает это автоматически при расчёте остатков отпусков, если отсутствия оформлены корректными документами.
Дни отпуска за свой счёт исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка — например, для будущих отпускных или командировок. Это ещё одна причина не оформлять отсутствие «вручную» через табель: программа не сможет правильно собрать данные для среднего заработка.
Если отпуск без сохранения длительный и переходит на следующий месяц, документ в 1С оформляется одним периодом — разбивать его по месяцам не нужно. Программа сама распределит дни при расчёте каждого месяца.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — зарплата начислена полностью, несмотря на оформленный отпуск. Причины: документ «Отсутствие» создан, но не проведён; указан неверный месяц начисления; отсутствие оформлено после расчёта зарплаты, и пересчёт не выполнен. Решение — проверить статус документа и пересчитать зарплату за месяц.
Вторая ошибка — отпуск оформлен дважды: и через «Отсутствие», и через «Отпуск». В этом случае дни задваиваются в учёте. Найдите лишний документ через журнал «Все отсутствия сотрудников» и пометьте его на удаление.
Третья ситуация — сотрудник вышел из отпуска раньше срока. Не создавайте новый документ: откройте исходное «Отсутствие» и скорректируйте дату окончания, затем пересчитайте зарплату. Если зарплата за месяц уже выплачена, используйте механизм перерасчётов в следующем периоде.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить отпуск без сохранения на часть рабочего дня?
Да. В документе «Отсутствие» установите флажок «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов. Программа уменьшит оплачиваемое время только на эти часы, а не на весь день.
Чем отличаются коды «ДО» и «ОЗ» в табеле?
«ДО» ставится, когда отпуск предоставлен по соглашению между работником и работодателем. «ОЗ» — когда отпуск обязателен по закону, например для участников Великой Отечественной войны или при рождении ребёнка. Код определяется выбранным видом отсутствия в документе.
Отпуск переходит с одного месяца на другой — нужно ли два документа?
Нет. Создайте один документ с общим периодом отпуска. При расчёте зарплаты каждого месяца программа автоматически учтёт только те дни, которые попадают в соответствующий месяц.
Сотрудник заболел во время отпуска без сохранения — что делать?
Больничный за дни отпуска без сохранения не оплачивается. Если болезнь продолжается после окончания отпуска, пособие назначается со дня, когда сотрудник должен был выйти на работу. В 1С листок нетрудоспособности вводится обычным порядком, программа учтёт пересечение периодов.
Как отменить ошибочно проведённый отпуск?
Если зарплата за период ещё не рассчитана, просто пометьте документ на удаление. Если расчёт выполнен, после отмены документа пересчитайте зарплату за месяц. При уже выплаченной зарплате корректировку проводите через перерасчёт в следующем периоде.
Влияет ли отпуск без сохранения на остаток ежегодного отпуска в 1С?
Да. Дни отпуска за свой счёт сверх лимита, установленного Трудовым кодексом, не входят в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. 1С:ЗУП учитывает это автоматически при расчёте остатков, если все отсутствия оформлены корректными документами.
Что важно запомнить
Отпуск без сохранения зарплаты в 1С:ЗУП оформляется документом «Отсутствие» с соответствующим видом отсутствия. После проведения дни автоматически исключаются из оплаты и попадают в табель с кодом «ДО» или «ОЗ». Проверяйте результат по табелю и расчётному листку, а любые корректировки вносите через документы, а не ручную правку.