Как провести неоплачиваемый больничный в 1С

Неоплачиваемый больничный — это ситуация, когда период нетрудоспособности сотрудника подтверждён листком нетрудоспособности, но пособие за него не начисляется. Такое бывает при уходе за больным членом семьи сверх установленных лимитов, при освобождении от работы без сохранения заработка, при нарушении режима, а также когда работодатель вовсе не обязан оплачивать период (например, освобождение от работы с полным или частичным сохранением зарплаты по другим основаниям). В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой период нужно отразить корректно: он должен закрыть отсутствие в табеле, не создать лишних начислений и правильно попасть в страховой стаж.

Главная ошибка бухгалтеров и кадровиков — провести такой период обычным документом «Больничный лист» с нулевым расчётом или, наоборот, оформить его как прогул либо отпуск без сохранения зарплаты. Оба варианта искажают учёт: табель заполняется неверным кодом, стаж для больничных считается с ошибкой, а в отчётности для СФР период отражается неправильно. Ниже разобрано, как провести неоплачиваемый больничный в 1С:ЗУП шаг за шагом, какие настройки проверить и как убедиться, что результат корректен.

Когда больничный считается неоплачиваемым

Пособие по временной нетрудоспособности не назначается в случаях, прямо перечисленных в законодательстве: за период освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты либо без оплаты (кроме болезни в отпуске), за период отстранения от работы без начисления зарплаты, за время заключения под стражу или административного ареста, за период проведения судебно-медицинской экспертизы. Также пособие не платится, если нетрудоспособность наступила вследствие умышленного причинения вреда здоровью или совершения умышленного преступления, установленных судом.

На практике в учёте чаще встречаются другие ситуации: сотрудник принёс больничный, но стажа или оснований для оплаты нет, листок оформлен с нарушениями и не принят к оплате, либо работодатель ведёт учёт внешнего совместителя, которому пособие не назначается. Во всех этих случаях период отсутствия нужно зарегистрировать в программе, но без начисления пособия — именно для этого и существует отдельный механизм.

Выбор способа отражения в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом есть два рабочих подхода. Первый — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» из раздела «Кадры» или «Зарплата» с видом отсутствия «Болезнь (без оплаты)». Он подходит, когда листок нетрудоспособности есть, но заводить полноценный расчётный документ не нужно: начислений не будет, а период должен закрыться в табеле и в стаже.

Второй вариант — обычный документ «Больничный лист», в котором пособие не назначается (например, указано, что пособие не положено, или период полностью исключается). Этот способ уместен, когда листок электронный, данные пришли из СФР через проактивный обмен и нужно сохранить связь с ЭЛН в учёте. Какой вариант выбрать, зависит от того, требуется ли вести сам листок в программе или достаточно зафиксировать факт отсутствия.

Сравнение вариантов

Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск) с видом «Болезнь (без оплаты)»

Подходит, когда листок не заводится в базе. Закрывает табель кодом «Т», не создаёт начислений, учитывается в стаже. Не хранит данные ЭЛН.

Больничный лист без назначения пособия

Подходит при наличии электронного листка из СФР: сохраняет номер ЭЛН и связь с реестром. Требует аккуратной проверки, чтобы пособие действительно не рассчиталось.

Оформление документом «Отсутствие»

Откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата» в зависимости от настроек интерфейса) и выберите журнал «Все отсутствия сотрудников». Создайте новый документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Укажите организацию, сотрудника и период отсутствия — даты должны точно совпадать с датами в листке нетрудоспособности или ином подтверждающем документе.

В поле «Вид отсутствия» выберите «Болезнь (без оплаты)». Если такого вида в списке нет, проверьте настройку видов отсутствий: путь — «Настройка» → «Виды отсутствий». Вид «Болезнь (без оплаты)» поставляется в типовой конфигурации; если он отсутствует, возможно, он был помечен на удаление или скрыт доработками — восстановите его из типовой поставки, не создавая самодельный аналог с другим кодом табеля.

После заполнения проведите документ. Программа зарегистрирует отклонение от графика работы сотрудника: рабочее время по графику на эти дни будет вытеснено, в табеле появится код «Т». Никаких начислений документ не формирует — это нормально и является признаком правильного оформления.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать» → «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)».
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и точные даты периода нетрудоспособности.
3. 3
   Выберите вид отсутствия «Болезнь (без оплаты)».
4. 4
   Проведите документ и убедитесь, что в табеле появился код «Т».
5. 5
   Проверьте, что при расчёте зарплаты за месяц начисления за этот период не возникли, а рабочие дни уменьшились корректно.

Оформление через «Больничный лист» без оплаты

Если листок электронный и загружен из СФР, создайте документ «Больничный лист» стандартным способом: «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать», введите номер ЭЛН и загрузите данные. Далее проверьте условия назначения пособия: если пособие не положено, программа в типовом сценарии покажет нулевой расчёт или предупреждение. Убедитесь, что в документе не указан процент оплаты, создающий начисление, и что сумма пособия равна нулю.

Внимательно отнеситесь к полю «Нарушение режима» и к датам: если листок с отметкой о нарушении, ограничение пособия применяется с даты нарушения, а не с начала листка. Часть периода до нарушения может подлежать оплате — в этом случае больничный уже не полностью неоплачиваемый, и дробить его вручную на два документа не нужно: программа рассчитает ограничение автоматически при корректно заполненных данных.

После проведения проверьте движения: документ должен зарегистрировать период нетрудоспособности и стаж, но не должен создавать начислений в регистре расчётов. Если начисление появилось, а пособие не положено — отмените проведение и разберитесь с настройками, не оставляйте «лишние» копейки до расчёта зарплаты.

Отражение в табеле и влияние на зарплату

Неоплачиваемый больничный отражается в табеле буквенным кодом «Т» (или цифровым «20») — нетрудоспособность без назначения пособия. Это принципиально отличается от кода «Б» (оплачиваемая болезнь) и от кода «ДО» (отпуск без сохранения зарплаты). Если в табеле вместо «Т» стоит другой код — проверьте вид отсутствия в документе: именно он определяет обозначение.

На расчёт зарплаты период влияет через вытеснение рабочего времени: дни (часы) по графику сотрудника, попавшие в период отсутствия, исключаются из нормы и из фактически отработанного времени. Оклад сотрудника за месяц уменьшится пропорционально — это корректно, вручную «доначислять» ничего не нужно. Убедитесь только, что график работы сотрудника заполнен на период отсутствия: при пустом графике вытеснение посчитается неверно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учёта рабочего времени

Норма

За дни болезни стоит код «Т»

Тревожный признак

Стоит «Б», «ДО», «НН» или пусто

Расчёт зарплаты за месяц

Норма

Пособие не начислено, оклад уменьшен пропорционально отработанному времени

Тревожный признак

Появилась сумма пособия или оклад не изменился

Отчёт по стажу для больничных

Норма

Период нетрудоспособности учтён в стаже

Тревожный признак

Период отсутствует или задвоился

Влияние на страховой стаж и средний заработок

Период временной нетрудоспособности, даже без оплаты, включается в страховой стаж для расчёта будущих пособий: сотрудник в этот период остаётся застрахованным лицом, трудовые отношения не прерываются. Документ «Отсутствие» с видом «Болезнь (без оплаты)» в типовой конфигурации корректно регистрирует стаж — дополнительных действий не требуется.

Для расчёта среднего заработка будущих больничных важно другое: сам период неоплачиваемой нетрудоспособности исключается из расчётного периода, а начислений за него нет. Это означает, что среднедневной заработок сотрудника не занижается из-за такого периода. Если же оформить период как прогул или отпуск без содержания, исключение из расчёта может сработать иначе — ещё одна причина выбирать правильный вид отсутствия.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — обычный больничный проведён с расчётом пособия, хотя пособие не положено. Исправление: отмените проведение документа до расчёта зарплаты и выплаты, оформите корректный документ. Если зарплата уже рассчитана и выплачена, потребуется сторнирование: в ЗУП используйте документ «Сторнирование начислений» и пересчитайте взносы и НДФЛ за период.

Вторая ошибка — даты отсутствия не совпадают с датами листка: табель закрыт неверно, при загрузке ЭЛН возникает пересечение документов. Программа не даст провести два документа на один период — исправьте даты в первом документе, а не создавайте третий. Третья ошибка — вид отсутствия выбран «Отпуск без сохранения заработной платы» вместо «Болезнь (без оплаты)»: внешне похоже (начислений нет), но код табеля, стаж и отчётность отличаются.

Проверка перед закрытием месяца

Перед расчётом зарплаты сформируйте табель («Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)») и сверьте коды по сотруднику. Затем откройте расчётный листок: в нём не должно быть строки пособия за неоплачиваемый период, а норма времени должна уменьшиться на дни болезни.

Дополнительно полезно сверить данные с СФР, если листок электронный: статус ЭЛН, период и основание неоплаты должны совпадать с учётными данными. Расхождения лучше устранить до сдачи отчётности, чем объяснять их при запросе фонда.

Частые вопросы

Чем «Болезнь (без оплаты)» отличается от «Отпуска без сохранения зарплаты» в 1С?

Оба вида не создают начислений, но по-разному отражаются в учёте: болезнь без оплаты даёт код «Т» в табеле и учитывается как период нетрудоспособности в стаже, отпуск без сохранения — код «ДО» и относится к отпускам. Для больничного всегда используйте первый вариант.

Нужно ли оформлять документ, если сотрудник болел один день и листка нет?

Без листка нетрудоспособности или иного подтверждающего документа оснований для «больничного» оформления нет. Однодневное отсутствие без документов обычно регистрируется как отсутствие по невыясненной причине с последующим уточнением, либо по согласованию — как отпуск без сохранения зарплаты.

Входит ли неоплачиваемый больничный в стаж для расчёта пособий?

Да. Период временной нетрудоспособности включается в страховой стаж независимо от того, выплачивалось ли пособие: трудовые отношения в это время сохраняются, сотрудник остаётся застрахованным лицом.

Что делать, если пособие по ошибке уже начислили и выплатили?

Оформите сторнирование начислений в ЗУП, пересчитайте НДФЛ и страховые взносы за период и отразите корректировку в отчётности. Удержать излишне выплаченное пособие с работника можно только в ограниченных законом случаях (например, при счётной ошибке или недостоверных сведениях со стороны работника), поэтому действуйте аккуратно и при необходимости привлекайте юриста.

Как провести неоплачиваемый больничный внешнему совместителю?

Механизм тот же: документ «Отсутствие» с видом «Болезнь (без оплаты)» по месту совместительства. Если по основному месту работы пособие назначено, у совместителя период всё равно закрывается отдельным документом — программа ведёт учёт по каждому месту работы самостоятельно.

Почему в табеле вместо «Т» стоит другой код?

Код табеля определяется видом отсутствия в документе. Проверьте, что выбран именно «Болезнь (без оплаты)», а не «Отпуск без сохранения заработной платы» или иной вид. После исправления вида отсутствия перепроведите документ и пересформируйте табель.