Как провести донорские дни в 1С

Донорские дни — особый вид отсутствия: работник освобождается от работы в день сдачи крови и получает дополнительный день отдыха, а оба дня оплачиваются по среднему заработку на основании статьи 186 ТК РФ. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) для этого не нужно ничего программировать — достаточно правильно настроить вид расчёта и оформить документ отсутствия.

Ошибки в оформлении донорских дней чреваты двойными последствиями: работник недополучит оплату, а компания получит нарушение трудового законодательства и расхождения в отчётности по НДФЛ и взносам. Поэтому важно провести отсутствие именно специальным механизмом, а не отпуском без сохранения или прогулом с ручной корректировкой.

Ниже — полный порядок действий для 1С:ЗУП 3.1: от настройки начисления до проверки расчёта среднего заработка. Отдельно разобраны сценарии работы в выходной день, сдачи крови в отпуске и типичные ошибки расчётчиков.

Правовая основа: что именно оплачиваем

По статье 186 ТК РФ донору положено два вида гарантий. Первый — освобождение от работы в день сдачи крови и в день связанного медицинского осмотра с сохранением среднего заработка. Второй — дополнительный день отдыха после каждого дня сдачи крови, который работник может присоединить к отпуску или использовать в другое время по согласованию с работодателем, также с оплатой по среднему.

Если сотрудник сдал кровь в свой выходной, в праздник или во время отпуска, ему предоставляется другой день отдыха, а дополнительный день после сдачи сохраняется в любом случае. Основание для оформления — справка по форме № 402/у (о сдаче крови) или № 401/у (о медицинском осмотре).

Проверка настройки видов расчёта

Перед первым оформлением убедитесь, что в базе активен нужный вид начисления. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» (в некоторых релизах — «Зарплата» → «Настройка состава начислений и удержаний»). В типовой поставке ЗУП 3.1 начисление «Оплата дней сдачи крови и её компонентов» уже присутствует в предопределённых элементах.

Если начисление не используется, проверьте функциональность: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Прочие начисления». Убедитесь, что отсутствия и оплата по среднему включены. Начисление донорских дней должно иметь назначение «Оплата времени отсутствия» и формулу расчёта по среднему заработку.

Также проверьте налоговый статус начисления: оплата донорских дней облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, поэтому в настройках вида расчёта должны стоять соответствующие коды дохода. Менять типовые настройки без необходимости не следует.

Оформление отсутствия документом

Основной инструмент — документ «Отсутствие (болезнь, прогулка, отсутствие)» в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата» → «Отсутствия» в зависимости от релиза). Создайте новый документ и заполните поля.

1. 1
   Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогулка, отсутствие)» в разделе «Кадры».
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите вид отсутствия «Донорские дни» (день сдачи крови).
3. 3
   Задайте дату или период отсутствия по справке № 402/у.
4. 4
   Проверьте, что начисление «Оплата дней сдачи крови» подтянулось автоматически.
5. 5
   Проведите документ и при необходимости распечатайте расчёт среднего заработка.

День сдачи крови и дополнительный день отдыха оформляются отдельными отсутствиями, если они приходятся на разные даты. Для дополнительного дня отдыха используется вид отсутствия «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)» — он также оплачивается по среднему заработку.

Если день сдачи крови и дополнительный день идут подряд, можно оформить один документ на период, но корректнее разделить их разными видами отсутствия — так табель и отчётность будут прозрачнее для проверяющих.

Отражение в табеле и расчёт оплаты

После проведения документа дни отсутствия попадают в табель учёта рабочего времени с буквенным кодом «Г» или числовым «23» — невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей. Проверить это можно через отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате».

Начисление оплаты происходит при расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» — сумма по донорским дням добавится к основному окладу пропорционально отработанному времени. Если документ отсутствия проведён до расчёта зарплаты за месяц, отдельных действий не требуется.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка в расчётном листке

Норма

Отдельная строка «Оплата дней сдачи крови» с суммой по среднему

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна тарифной ставке за день

Табель Т-13

Норма

Код «Г»/«23» в дни отсутствия

Тревожный признак

Прогул «НН» или рабочий день «Я»

Расчёт среднего

Норма

База за 12 месяцев, деление на отработанные дни

Тревожный признак

Средний рассчитан как за отпуск (по календарным дням)

Для детальной проверки суммы откройте в документе отсутствия кнопку «Печать» → «Расчёт среднего заработка». Там видна база расчёта и количество учтённых дней. Среднедневной заработок должен совпадать с тем, что программа использует для командировок и других оплат по среднему (кроме отпусков — те считаются иначе).

Сложные сценарии

Сдача крови в выходной или отпуске

Если сотрудник сдал кровь в свой выходной день, оплачивать сам день сдачи не нужно — это его время отдыха. Но ему положены два дня отдыха: один взамен дня сдачи и один дополнительный. Оба оформляются документами «Отсутствие» с видом «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)» на согласованные даты.

При сдаче крови во время ежегодного отпуска отпускные дни не пересчитываются автоматически. Работник вправе потребовать переноса соответствующих дней отпуска — тогда оформляется корректировка отпуска, а донорские дни проводятся стандартно на новые даты.

Справка принесена позже

Частая ситуация: сотрудник отсутствовал, табель закрыт как «НН» (неявка по невыясненным причинам), а справку он принёс в следующем месяце. В этом случае оформите документ «Отсутствие» текущей датой с периодом отсутствия в прошлом месяце. Программа доначислит оплату при следующем расчёте зарплаты, а в табеле прошлого периода код скорректируется при переформировании отчёта.

Типичные ошибки расчётчиков

Отдельно отметим учёт права на дополнительный день. Работник может использовать его в течение года после дня сдачи крови. В 1С нет автоматического реестра «неотгуленных» донорских дней, поэтому ведите контроль через заявления сотрудника и приказ (распоряжение) на дополнительный день отдыха, а справки № 402/у подшивайте в личное дело.

Проверка отчётности и НДФЛ

Оплата донорских дней включается в базу по НДФЛ и страховым взносам в месяце начисления. В 6-НДФЛ сумма отражается в составе общего дохода с кодом заработной платы — отдельного кода для донорских выплат не предусмотрено, поскольку они относятся к оплате труда.

Проверьте корректность через отчёты «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и «Расчётный листок» сотрудника. Если доначисление делалось позже, убедитесь, что доход попал в правильный месяц налогового периода — именно месяц начисления, а не месяц отсутствия.

Частые вопросы

Можно ли оформить донорский день, если сотрудник работал в этот день?

Если сотрудник по согласованию с работодателем вышел на работу в день сдачи крови, ему предоставляется другой день отдыха по его желанию. Оформите отсутствие на тот день, который сотрудник фактически использует, а день сдачи оставьте рабочим в табеле.

Какой документ подтверждает право на оплату?

Справка по форме № 402/у — о сдаче крови, № 401/у — о прохождении медицинского осмотра. Без справки медицинского учреждения оплачиваемое отсутствие оформлять нельзя: при отсутствии документа день считается отсутствием без уважительной причины.

Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и взносами?

Да, в полном объёме. Оплата по среднему заработку за донорские дни относится к доходам от трудовой деятельности и не входит в перечень необлагаемых выплат. Взносы на травматизм также начисляются.

Что делать, если в 1С нет вида отсутствия «Донорские дни»?

Проверьте обновлённость конфигурации — в актуальных релизах ЗУП 3.1 вид присутствует. Если база старая или самописная, создайте новый вид отсутствия в справочнике «Виды отсутствий» и свяжите его с начислением по среднему заработку, либо обновите конфигурацию.

Как учесть донорский день сотруднику на суммированном учёте рабочего времени?

Отсутствие оформляется так же, документом «Отсутствие». При расчёте среднего для сотрудников с суммированным учётом применяется среднечасовой заработок, а не среднедневной — программа определяет это автоматически по графику работы сотрудника.

Сгорает ли дополнительный день отдыха, если не использовать его вовремя?

Закон ограничивает срок использования дополнительного дня одним годом со дня сдачи крови. Если работник не воспользовался днём в этот срок, право на него утрачивается, и компенсация при увольнении за неиспользованные донорские дни по общему правилу не выплачивается.