Как провести депонирование зарплаты в 1С

Депонирование — это оформление в учете факта невыплаты начисленной зарплаты, когда сотрудник не получил деньги в установленный срок: не явился в кассу, отсутствовал на рабочем месте или не открыл зарплатный счет. В 1С:ЗУП эта операция выполняется отдельными документами и влияет на задолженность перед сотрудником, регистры выплат и отчетность.

Ошибки при депонировании приводят к расхождениям между расчетными ведомостями и фактическими выплатами, искажают отчет 6-НДФЛ и создают проблемы при сверке с расчетным счетом. Поэтому важно понимать, какие документы формирует программа, как потом выдать депонированные суммы и что проверить после проведения операции.

Ниже описан порядок действий для типовой 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. Названия разделов и документов в других конфигурациях (например, комплексной автоматизации или ERP) могут немного отличаться, но логика операций та же.

Когда требуется депонирование и что происходит в учете

Депонирование применяется, когда ведомость на выплату зарплаты сформирована, но часть сумм фактически не выдана. Типичные ситуации: сотрудник в отпуске, на больничном или в командировке в день выплаты через кассу; уволенный не пришел за расчетом; деньги на зарплатный проект зачислены не всем из-за закрытого счета.

В учете депонирование переводит задолженность из категории «подлежит выплате по ведомости» в категорию «депонированная задолженность». Сумма остается долгом организации перед сотрудником, сроки давности по ней регулируются общими нормами, а не сроком выплаты зарплаты. Невыданные наличные по кассовым правилам сдаются в банк, но это операция уже вне расчетного модуля ЗУП.

Подготовка: что проверить перед депонированием

Прежде чем оформлять документ, убедитесь, что исходная ведомость на выплату (в кассу или в банк) проведена и по ней зафиксирована фактическая выплата части сумм. В 1С:ЗУП выплата регистрируется автоматически при проведении ведомости либо подтверждается документом «Подтверждение зачисления зарплаты» для зарплатных проектов.

Проверьте, что по сотрудникам, которым деньги не выданы, в ведомости не стоит отметка о выплате. Если выплата по зарплатному проекту не прошла из-за ошибки банка, сначала зарегистрируйте результат зачисления — только невыплаченные суммы попадут в депонирование.

• Ведомость на выплату проведена, дата и суммы корректны.
• По зарплатному проекту загружено подтверждение банка с результатом зачисления.
• Определен список сотрудников, не получивших деньги, и причины невыплаты.

Оформление документа «Депонирование зарплаты»

Основной инструмент — документ «Депонирование зарплаты». Найти его можно в разделе «Зарплата» через журнал документов по выплатам либо создать на основании ведомости, по которой часть сумм не выплачена. Создание на основании предпочтительнее: программа сама подтянет невыплаченные суммы и сотрудников.

Пошаговый порядок

Откройте ведомость, по которой произошла невыплата, и используйте команду создания связанного документа депонирования либо создайте документ вручную и подберите ведомость в поле-основании. Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится сотрудниками с невыплаченными суммами. Проверьте дату документа: она должна быть не раньше даты ведомости и отражать фактический день, когда стало ясно, что деньги не выданы.

Проведите документ и проверьте движения: программа должна закрыть задолженность по ведомости и зарегистрировать депонированные суммы к выплате. В типовой конфигурации это видно по регистрам взаиморасчетов с сотрудниками.

1. 1
   Откройте проведенную ведомость, по которой часть сумм не выплачена
2. 2
   Создайте на ее основании документ «Депонирование зарплаты»
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и сверьте список сотрудников и суммы с фактической невыплатой
4. 4
   Проверьте дату документа и проведите его
5. 5
   Откройте движения документа и убедитесь, что задолженность по ведомости закрыта, а депонированная сумма зарегистрирована

Выплата депонированных сумм сотруднику

Когда сотрудник обращается за депонированной зарплатой, выдача оформляется отдельной ведомостью. В 1С:ЗУП для этого в ведомости (в кассу или в банк) предусмотрен способ выплаты «Депонированные суммы» — программа подберет именно задолженность по депонированию, а не текущую зарплату.

Создайте новую ведомость, укажите месяц и вид выплаты «Депонированные суммы», нажмите «Заполнить» — в табличную часть попадут сотрудники с непогашенной депонированной задолженностью. Если выдаете деньги одному сотруднику, оставьте только его строку. Проведите ведомость: депонированная задолженность закроется.

При выдаче через кассу не забудьте про кассовый ордер в бухгалтерской программе, если обмен между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией настроен — ведомость синхронизируется и создаст основание для расходного кассового ордера.

НДФЛ при депонировании и выплате

Налоговый учет при депонировании — самая чувствительная часть. По общему правилу датой фактического получения дохода по зарплате считается последний день месяца начисления, а удержание налога происходит при фактической выплате. В типовой 1С:ЗУП НДФЛ удерживается при проведении первичной ведомости, поэтому депонирование само по себе новых обязательств по налогу не создает.

Проверьте после выплаты депонированных сумм отчеты по НДФЛ: удержанный налог должен быть отражен корректно по периодам, без задвоения. Если в вашей учетной политике или версии конфигурации налог регистрируется при фактической выплате, убедитесь, что ведомость на выдачу депонированных сумм правильно отработала удержание.

Перед сдачей 6-НДФЛ полезно сформировать расшифровку по сотрудникам с депонированными суммами: расхождения между датами удержания и перечисления налога чаще всего возникают именно на таких выплатах, особенно на стыке кварталов.

Проверка результата и отчеты

После проведения всех документов сверьте состояние задолженности штатными отчетами: «Задолженность по зарплате», «Расчетный листок» сотрудника и свод начислений. Депонированная сумма должна числиться как долг организации до момента выдачи и исчезнуть после проведения выплачивающей ведомости.

Дополнительно сверьте данные с бухгалтерским учетом: проводки по депонированию (перевод с кредита счета 70 на счет учета депонированных сумм, в типовом плане счетов — 76.04) формируются при синхронизации с 1С:Бухгалтерией. Расхождение между программами — признак непроведенного документа или ошибки обмена.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет «Задолженность по зарплате» после депонирования

Норма

Сумма числится как депонированная задолженность перед сотрудником

Тревожный признак

Сумма одновременно висит и по ведомости, и по депонированию

Расчетный листок после выплаты депонированной суммы

Норма

Долг на конец периода уменьшился на выплаченную сумму

Тревожный признак

Задолженность не изменилась или ушла в минус

Проводки в бухгалтерском учете

Норма

Есть проводка Дт 70 Кт 76.04 на депонированную сумму

Тревожный признак

Проводки нет или сумма отличается от документа в ЗУП

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за самого документа, а из-за нарушения последовательности: депонирование оформляют до подтверждения банковской выплаты, редактируют ведомость задним числом после депонирования или выдают депонированные суммы обычной ведомостью на зарплату, что приводит к двойному удержанию НДФЛ.

Частые вопросы

Что делать, если сотрудник так и не обратился за депонированной зарплатой?

Задолженность продолжает числиться в учете. По истечении срока исковой давности (в общем случае три года) сумма подлежит списанию на прочие доходы организации — эта операция выполняется в бухгалтерской программе по решению руководства и с участием бухгалтера.

Можно ли депонировать зарплату при безналичной выплате?

Да. Если банк вернул платеж (например, счет сотрудника закрыт), в 1С:ЗУП фиксируется незачисление, и сумма переводится в депонированные. После уточнения реквизитов деньги выплачиваются ведомостью по депонированным суммам.

Нужно ли удерживать НДФЛ повторно при выдаче депонированной суммы?

Нет. Налог был удержан при первичной выплате, депонированная сумма — это уже «чистая» сумма к выдаче. Повторное удержание приведет к излишне удержанному налогу и жалобам сотрудника.

Что делать, если документ «Депонирование зарплаты» не заполняется?

Проверьте, проведена ли исходная ведомость и зафиксирована ли по ней выплата. Для зарплатного проекта убедитесь, что загружено подтверждение банка: без него программа считает все суммы выплаченными, и заполнять документ нечем.

Как исправить ошибочно проведенное депонирование?

Если период не закрыт, распроведите или пометьте на удаление документ депонирования и при необходимости введите корректный. Если период закрыт и сдана отчетность, исправление делайте текущей датой с участием бухгалтера, чтобы не исказить уже сданные формы.

Влияет ли депонирование на средний заработок и пособия?

Нет. Депонирование меняет только статус выплаты, а не состав начислений. Сумма была учтена в базе среднего заработка при начислении, и факт поздней выдачи на расчеты не влияет.