Другое · 8 мин
Как провести в 1С день для диспансеризации
Пошаговая инструкция, как оформить в 1С:ЗУП день прохождения диспансеризации: документ «Отсутствие», настройка вида расчета, табель, средний заработок и типичные ошибки.
Сотрудник имеет право на освобождение от работы для прохождения диспансеризации с сохранением среднего заработка — по общему правилу один рабочий день раз в три года, а работникам предпенсионного возраста и пенсионерам — два дня ежегодно. В 1С:ЗУП такое отсутствие оформляется отдельным документом, и от корректности настройки зависят табель, расчет среднего заработка и отчетность.
Основная сложность — в стандартной поставке конфигурации не всегда есть готовый вид расчета «День диспансеризации», поэтому его часто нужно создать или проверить. Ниже разберем полный цикл: от заявления сотрудника до проверки начисления в расчетном листке.
Какие документы и нормы лежат в основе оформления
Основание для отражения дня диспансеризации — заявление работника о предоставлении дня (дней) для прохождения медосмотра и согласование даты с работодателем. Факт прохождения подтверждается справкой из медицинской организации, которую сотрудник приносит после осмотра.
До начала работы в программе убедитесь, что заявление получено и дата согласована: проводить отсутствие «задним числом» без подтверждения рискованно, так как оплата по среднему без основания может быть оспорена при проверке. Справку из клиники храните в кадровом деле сотрудника.
Проверьте наличие вида расчета для диспансеризации
В типовой 1С:ЗУП 3.1 предопределенный вид отсутствия для диспансеризации может присутствовать в зависимости от версии и настроек функциональности. Откройте раздел «Настройка → Начисления» и поиском найдите начисление со словом «диспансеризация» или проверьте список видов отсутствий в документе «Отсутствие».
Если готового вида нет, создайте его вручную: скопируйте начисление «Отсутствие по уважительной причине с оплатой по среднему» либо создайте новое с назначением «Оплата времени отсутствия», способом расчета «По среднему заработку» и нужным кодом табеля. Для кода в табеле обычно используют буквенное обозначение, закрепленное в учетной политике или локальном акте (например, «ДС» или иное принятое в организации).
- 1Откройте «Настройка → Начисления» и создайте новое начисление
- 2Укажите назначение «Оплата времени отсутствия», расчет — по среднему заработку
- 3Задайте код табеля (например, принятое в организации обозначение)
- 4На вкладке «Средний заработок» убедитесь, что начисление включается/исключается корректно
- 5Сохраните и проверьте доступность вида в документе «Отсутствие»
Оформите документ «Отсутствие»
Основной рабочий инструмент — документ «Кадры → Отсутствия» (или «Зарплата → Отсутствия» в зависимости от настроек) с видом документа «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск, командировка)». Создайте новый документ, выберите сотрудника, укажите вид отсутствия — день диспансеризации — и задайте период отсутствия (один или два дня).
Проверьте дату документа: она определяет месяц начисления. Если диспансеризация пришлась на конец месяца, а документ вводится позже, укажите корректный период отсутствия и месяц начисления — иначе оплата попадет не в тот расчетный период и исказит отчетность.
После проведения документ автоматически сформирует отклонение от графика работы и начислит оплату по среднему заработку в текущем расчете зарплаты. Отдельный документ «Начисление зарплаты» подтянет это начисление при окончательном расчете месяца.
Если сотрудник ушел на диспансеризацию на полдня, а остальное время работал, день в программе все равно оформляется как целый день отсутствия — дробление дня для диспансеризации законодательством не предусмотрено, фактически отработанные часы в табеле не отражают.
Проверьте отражение в табеле и среднем заработке
Откройте отчет «Зарплата → Отчеты по зарплате → Табель учета рабочего времени (Т-13)» за месяц отсутствия. День диспансеризации должен отображаться с назначенным кодом, а не как явка («Я») и не как неявка по невыясненной причине («НН»). Если в табеле стоит «НН» — вид отсутствия выбран неверно или документ не проведен.
Расчет среднего заработка проверьте через расчетный листок сотрудника: начисление за день диспансеризации должно быть рассчитано по среднедневному заработку за расчетный период (12 месяцев). Детализацию расчета можно посмотреть прямо в документе «Отсутствие» по кнопке с расчетом среднего.
Как проверить результат
День отмечен кодом диспансеризации
Стоит «Я» или «НН» — документ не проведен или вид отсутствия неверный
Есть строка оплаты по среднему за день диспансеризации
Строки нет или сумма равна окладной части — проверьте способ расчета вида начисления
База среднего — 12 месяцев, суммы корректны
Пустая база — проверьте, не исключено ли начисление из среднего ошибочно
Особые сценарии: два дня, совместители, отмена
Работник предпенсионного возраста
Если сотрудник имеет право на два дня в год, оформляйте каждый день отдельным документом «Отсутствие» или одним документом на период в два дня подряд — оба варианта корректны. Важно контролировать годовой лимит: программа его автоматически не отслеживает, поэтому ведите учет использованных дней в комментарии к документу или в отдельном учете.
Внутренний совместитель
День диспансеризации оформляется по каждому месту работы отдельно: создайте документы «Отсутствие» для основного сотрудника и для внутреннего совместителя. Иначе по совместительству день попадет в табель как неявка.
Отмена или перенос дня
Если сотрудник не прошел диспансеризацию в согласованный день и не принес справку, документ «Отсутствие» нужно отменить (пометить на удаление или сторнировать, если зарплата уже выплачена). Возврат излишне выплаченных сумм оформляется через удержание по согласованию с работником.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная ошибка — ручное изменение табеля вместо ввода документа. Табель в 1С:ЗУП формируется по данным документов, и ручные правки «затрутся» при следующем перезаполнении, а зарплата при этом не пересчитается.
Частые вопросы
Нужно ли согласовывать дату диспансеризации с работодателем?
Да. Работник договаривается с работодателем о конкретном дне и пишет заявление. Работодатель не вправе отказать в предоставлении дня, но конкретная дата определяется по согласованию, чтобы не нарушать рабочий процесс.
Что делать, если в списке видов отсутствия нет диспансеризации?
Создайте новый вид начисления в разделе «Настройка → Начисления» с назначением «Оплата времени отсутствия» и расчетом по среднему заработку. После сохранения он станет доступен в документе «Отсутствие».
Как оформить день, если сотрудник уже отработал его и табель закрыт?
Введите документ «Отсутствие» с корректным периодом и месяцем начисления — при необходимости следующим месяцем как доначисление. Табель перезаполнится автоматически, а оплата по среднему доначислится в ближайшем расчете.
Получит ли сотрудник полный средний заработок за этот день?
Да, день диспансеризации оплачивается по среднему заработку, рассчитанному по общим правилам за 12 предшествующих месяцев. Сумма может отличаться от обычной дневной части оклада — это нормально.
Нужны ли два документа, если работник использует два дня подряд?
Нет, достаточно одного документа «Отсутствие» с периодом в два дня. Но убедитесь, что сотрудник относится к категории, которой положены два дня в год (предпенсионный возраст или работающий пенсионер).
Что важно запомнить
День диспансеризации оформляется документом «Отсутствие» с оплатой по среднему заработку. Проверьте наличие вида расчета, корректный месяц начисления, отражение в табеле и наличие подтверждающей справки. Контролируйте годовой лимит дней вручную — программа его не отслеживает.