Другое · 11 мин
Как принять внешнего совместителя в 1С
Как оформить приём внешнего совместителя в 1С:ЗУП: создание сотрудника, документ «Приём на работу», ставка, график, начисления и типичные ошибки кадровиков.
Внешний совместитель — это сотрудник, который работает в вашей организации по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для него создаётся отдельная карточка сотрудника и отдельное физическое лицо либо подбирается уже существующее, если человек ранее числился в базе. Главная ошибка бухгалтеров — оформить совместителя как внутреннего или дублировать физлицо, из-за чего ломается персонифицированный учёт и отчётность в фонды.
Процедура приёма внешнего совместителя почти не отличается от приёма обычного сотрудника, но есть три критичных отличия: указание вида занятости «По совместительству», корректное количество ставок (обычно 0,5 или меньше) и правильный график работы, не пересекающийся с основным местом. Если эти моменты настроить неверно, программа посчитает зарплату от полного оклада, а табель будет формироваться с ошибками.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до проверки начислений, с типичными ошибками и способами их исправления. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но логика применима и к другим конфигурациям с кадровым учётом.
Что подготовить перед оформлением в 1С
До создания документа убедитесь, что у вас есть все исходные данные: паспортные данные сотрудника, ИНН и СНИЛС, реквизиты трудового договора (номер и дата), должность из штатного расписания, размер оклада или тарифа и доля ставки. Также понадобится согласованный график работы — совместитель не должен работать полную норму часов, как основной сотрудник.
Проверьте, есть ли в справочниках нужная должность и подходящий график работы. Если графика с неполным рабочим временем нет, его создают заранее в разделе «Настройка → Графики работы сотрудников» либо указывают индивидуальный график прямо в документе приёма. Для совместителей обычно настраивают график с сокращённой продолжительностью: например, 4 часа в день при пятидневке.
Отдельно уточните у сотрудника, не работал ли он раньше в вашей организации или в других компаниях группы, которые ведутся в этой же базе. Если да — физическое лицо уже существует, и создавать новое нельзя: это приведёт к дублям в отчётности по НДФЛ и страховым взносам.
Создание физического лица и карточки сотрудника
Откройте раздел «Кадры → Сотрудники» и нажмите «Создать». Если физлицо новое, введите ФИО, дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС и паспортные данные — программа сама проверит совпадения по базе и предложит подобрать существующего человека, если найдёт похожего. Не игнорируйте это предупреждение.
Обратите внимание: физическое лицо и сотрудник — разные объекты. Одно физлицо может иметь несколько карточек сотрудника: основное место работы, внутреннее совместительство, работу в другой организации группы. Для внешнего совместителя создаётся новая карточка сотрудника, привязанная к его физлицу.
Если человек уже есть в базе (например, раньше был уволен), не заводите новое физлицо. Создайте только нового сотрудника, выбрав существующее физическое лицо — тогда вся история по НДФЛ и взносам сохранится корректно.
Оформление документа «Приём на работу»
Основной документ — «Приём на работу» (раздел «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения»). Заполните его последовательно: организация, сотрудник (созданная карточка), подразделение, должность, дата приёма и номер приказа. Дату приёма указывайте фактическую по трудовому договору — от неё считается стаж и право на отпуск.
Ключевое поле — «Вид занятости». Выберите значение «По совместительству». Именно этот признак отличает внешнего совместителя в учёте и отчётах: он попадёт в списочный состав отдельной строкой и будет корректно отражён в статистической отчётности.
Далее укажите количество ставок. Для совместителя это обычно 0,5 или меньше — по закону продолжительность его работы не должна превышать половины нормы рабочего времени за учётный период. На вкладке «Оплата труда» задайте начисление (оклад, тариф) — программа покажет сумму уже с учётом доли ставки, проверьте её.
График работы совместителя
В поле «График работы» выберите график с сокращённой нормой времени. Если оставить стандартный график пятидневки, программа будет считать норму часов как у основного сотрудника, и зарплата при неполном отработанном времени рассчитается неверно. Для нерегулярных режимов используйте индивидуальный график — он задаётся прямо в документе приёма.
- 1Проверьте справочник «Физические лица» на наличие этого человека в базе
- 2Создайте карточку сотрудника и заполните личные данные
- 3Создайте документ «Приём на работу», укажите вид занятости «По совместительству»
- 4Установите долю ставки и график с сокращённой нормой времени
- 5На вкладке «Оплата труда» проверьте начисление и сумму с учётом ставки
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1
- 7Проверьте расчёт зарплаты за первый месяц и табель
Настройка начислений и проверка расчёта зарплаты
После проведения приёма программа автоматически назначает плановое начисление — обычно «Оплата по окладу (по часам)» или аналогичное, в зависимости от настроек должности. Убедитесь, что в формулу начисления заложена доля неполного рабочего времени, иначе при полностью отработанном по его графику месяце сотрудник получит сумму, не соответствующую договору.
Самая надёжная проверка — сделать пробный расчёт за первый месяц работы через документ «Начисление зарплаты и взносов». Сумма к начислению должна соответствовать доле оклада, пропорциональной ставке и отработанным часам по графику совместителя. Если сумма равна полному окладу — почти наверняка неверно указан график или количество ставок.
Проверьте также взносы и НДФЛ: они рассчитываются с фактически начисленной суммы, специальных настроек для совместителей не требуется. Вычеты по НДФЛ сотрудник вправе получать только у одного работодателя — уточните, подал ли он заявление на вычеты именно вам.
Как проверить результат
Указано «По совместительству»
Стоит «Основное место работы» — отчётность будет неверной
Сумма равна окладу, умноженному на долю ставки
Начислен полный оклад — ошибка в ставке или графике
Одно физлицо, одна или несколько карточек сотрудника
Два одинаковых физлица с разными ИНН/СНИЛС-пустотами
Часы соответствуют графику совместителя
Полная 8-часовая норма при ставке 0,5
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — создание дубля физического лица. Симптомы: НДФЛ считается без учёта прежних доходов, в 6-НДФЛ человек фигурирует дважды. Исправляется через «Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей» либо ручным объединением карточек с переносом ссылок.
Вторая ошибка — неверный вид занятости. Если внешнего совместителя оформили как основного, исказятся отчёты по численности и статистика. Исправление: в карточке сотрудника через «Ещё → Исправить» либо кадровым переводом с изменением вида занятости, в зависимости от того, проведён ли уже расчёт зарплаты.
Третья группа проблем — график и ставка. Если график не соответствует доле ставки, зарплата за месяц «плывёт»: при отклонениях табеля от нормы программа пересчитывает оклад пропорционально часам графика, а не договора. Всегда сверяйте норму часов графика с условиями трудового договора.
Особые сценарии и ограничения
Если совместитель принимается на срочный договор, в документе приёма установите флажок срочного договора и укажите дату окончания и основание. Программа напомнит о приближении окончания срока, а при увольнении подставит корректное основание.
Для совместителей, работающих дистанционно, укажите соответствующие условия труда в карточке, если конфигурация это поддерживает — это влияет на кадровые отчёты и ЭДО. Также помните: некоторые категории работников (например, отдельные медицинские работники, водители) имеют ограничения по совместительству — проверку соответствия законодательству программа не выполняет, это зона ответственности кадровика.
Если в организации ведётся воинский учёт, совместители в него включаются по общим правилам. Проверьте заполнение военно-учётных данных в карточке физлица, чтобы отчёты формировались без ручных доработок.
Как оформить увольнение и что проверить в отчётах
Увольнение внешнего совместителя оформляется стандартным документом «Увольнение» с расчётом компенсации за неиспользованный отпуск. Право на отпуск у совместителя есть наравне с основными сотрудниками, поэтому остатки отпусков программа считает с даты приёма — проверьте их перед расчётом.
В отчётности убедитесь, что совместитель корректно отражён в 6-НДФЛ, расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях. Удобная контрольная точка — отчёт «Сотрудники и их виды занятости» или универсальный отчёт по справочнику сотрудников с отбором по виду занятости.
Что важно запомнить
Внешний совместитель оформляется документом «Приём на работу» с видом занятости «По совместительству», долей ставки и сокращённым графиком. Главные риски — дубль физлица и неверный график. Всегда делайте пробный расчёт зарплаты за первый месяц и сверяйте табель.
Частые вопросы
Можно ли принять внешнего совместителя на полную ставку?
По общему правилу продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени за учётный период. Исключения предусмотрены для отдельных категорий и случаев, когда сотрудник приостановил работу по основному месту. В 1С технически можно указать любую долю ставки, но соответствие законодательству контролирует кадровик.
Чем внешний совместитель отличается от внутреннего в 1С?
Внутренний совместитель уже имеет основное место работы в этой же организации, и для него создаётся дополнительная карточка сотрудника через документ «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство». Внешний совместитель работает в другой организации по основному месту — для него заводится карточка с видом занятости «По совместительству».
Сотрудник раньше у нас работал и был уволен. Создавать новое физлицо?
Нет. Найдите существующее физическое лицо в справочнике и создайте только новую карточку сотрудника с новым документом приёма. Так сохранится история по НДФЛ, взносам и стажу, а в отчётности не появятся дубли.
Почему совместителю начислился полный оклад, хотя ставка 0,5?
Чаще всего причина в графике работы: если указан график с полной нормой часов, программа считает, что сотрудник отработал всю норму. Проверьте график в документе приёма и убедитесь, что его норма соответствует доле ставки. Также проверьте, что в начислении учитывается количество ставок.
Нужно ли заводить отдельный табель для совместителя?
Отдельный документ не нужен: табель в 1С:ЗУП формируется по всем сотрудникам подразделения, а часы совместителя заполняются по его графику. Если используется документ «Табель», совместитель попадёт в него автоматически — проверьте только правильность часов.
Может ли совместитель получать вычеты по НДФЛ в нашей организации?
Да, но стандартные вычеты предоставляются только у одного работодателя по выбору сотрудника. Если он подал вам заявление и подтверждающие документы, оформите вычеты через документ «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы».