Другое · 10 мин
Как провести расчет при увольнении в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция по расчету при увольнении в 1С ЗУП 3.1: документ «Увольнение», компенсация отпуска, НДФЛ, взносы, выплата и проверка результата.
Расчет при увольнении в 1С ЗУП 3.1 выполняется одним документом «Увольнение», который автоматически собирает остаток отпуска, начисляет компенсацию, удерживает НДФЛ и страховые взносы, а также формирует долг организации перед сотрудником. Главная задача бухгалтера или кадровика — правильно заполнить дату увольнения и причину, проверить остаток отпуска и контрольные суммы перед выплатой.
Ошибки в этом документе дорого обходятся: неверно рассчитанная компенсация ведет к претензиям сотрудника и штрафам при проверке, а некорректный НДФЛ — к расхождениям в отчетности 6-НДФЛ. Поэтому перед проведением документа важно убедиться, что в базе зарегистрированы все отсутствия, начисления за последний месяц и кадровые переводы сотрудника.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до выплаты и проверки отчетов. Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1.
Подготовка базы перед расчетом
Перед созданием документа убедитесь, что в программе отражены все события, влияющие на средний заработок и стаж отпуска. Это больничные, командировки, отпуска за свой счет, прогулы и кадровые переводы. Если какой-то документ не проведен, средний заработок для компенсации будет рассчитан неверно.
Проверьте, что за месяц увольнения начислена зарплата, либо будьте готовы к тому, что документ «Увольнение» сам начислит оплату за отработанные дни текущего месяца — этим поведением управляет настройка в учетной политике и флажки в самом документе. Также убедитесь, что у сотрудника нет незакрытых авансов и долгов, которые нужно учесть при окончательном расчете.
Создание документа «Увольнение»
Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — именно от этой даты зависит расчет компенсации и последний рабочий день. В поле «Основание увольнения» выберите статью Трудового кодекса: формулировка попадет в приказ и трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности).
Если увольняется несколько сотрудников, удобнее использовать документ «Увольнение списком» — он создает отдельные кадровые приказы по каждому, но позволяет провести расчет пакетно. После заполнения шапки проведите документ: программа сформирует кадровое движение и подготовит расчетную часть.
- 1Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Увольнение
- 2Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
- 3Проверьте остаток отпуска на закладке «Компенсация отпуска»
- 4Перейдите на «Начисления и удержания» и проверьте суммы, НДФЛ и взносы
- 5Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
Компенсация за неиспользованный отпуск
На вкладке «Компенсация отпуска» программа показывает остаток дней отпуска на дату увольнения. Остаток рассчитывается по данным кадрового учета: за каждый отработанный месяц положена доля ежегодного отпуска, из которой вычитаются уже использованные дни. Если остаток отрицательный — сотрудник отгулял отпуск авансом, и при увольнении может возникнуть удержание за неотработанные дни отпуска.
Обязательно сверьте остаток с фактическими данными. Частая причина расхождений — отпуска, оформленные «задним числом» или не проведенные документы «Отпуск». Остаток можно скорректировать вручную в документе увольнения, но делать это стоит только после проверки отчета «Остатки отпусков» (Кадры → Отчеты по кадрам), чтобы понимать, откуда взялась разница.
Как проверяется средний заработок
Компенсация считается исходя из среднего дневного заработка за расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. В документе есть кнопка «Показать подробности расчета» или печатная форма «Расчет среднего заработка»: откройте её и проверьте, какие начисления и периоды вошли в базу. Исключаемые периоды (больничные, отпуска, простои) должны быть отражены корректно.
Как проверить результат
Совпадает с отчетом «Остатки отпусков»
Расхождение без объяснимой причины — ищите непроведенные отпуска
Соответствует данным за 12 месяцев, исключены больничные и отпуска
В базу попал месяц с отсутствиями или премия удвоена
Удержан с полной суммы начислений с учетом вычетов
Налог нулевой при положительной базе или отрицательный без причины
Начисления, НДФЛ и страховые взносы
На вкладке «Начисления и удержания» собрана вся расчетная часть: оплата за отработанные дни месяца увольнения, компенсация отпуска, премии и иные причитающиеся выплаты, а также удержания — алименты, займы, ущерб. Все суммы можно рассчитать заново кнопкой «Рассчитать» или отредактировать вручную, но ручные правки фиксируются и дальнейший автоматический пересчет их не перезапишет.
НДФЛ удерживается с компенсации отпуска и зарплаты в полном объеме — компенсация при увольнении не относится к необлагаемым выплатам. Исключение — выходное пособие в пределах трехкратного среднего месячного заработка (шестикратного для работников Крайнего Севера): эта часть НДФЛ не облагается, и в типовой конфигурации для неё предусмотрено отдельное необлагаемое начисление. Страховые взносы начисляются на те же суммы по тем же правилам, что и при обычной зарплате.
Выходное пособие и дополнительные компенсации
При сокращении штата или ликвидации организации сотруднику положено выходное пособие. В документе «Увольнение» для этого есть отдельные поля: укажите количество дней (или среднемесячных заработков) пособия, и программа рассчитает сумму по среднему заработку. Для пособий сверх необлагаемого лимита создается отдельное начисление с обложением НДФЛ.
Дополнительная компенсация за досрочное увольнение и сохраняемый заработок на период трудоустройства оформляются аналогично — через соответствующие поля документа или отдельные виды начислений. Проверьте, что используемые начисления настроены правильно: код дохода по НДФЛ и обложение взносами должны соответствовать характеру выплаты, иначе отчетность будет сформирована с ошибками.
Выплата расчета и печатные формы
После проведения документа «Увольнение» сумма к выплате попадает в долг организации перед сотрудником. Оформите выплату документом «Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк» (Зарплата → Ведомости): при заполнении по кнопке «Заполнить» программа подтянет уволенного сотрудника с итоговой суммой. Дату выплаты ставьте фактическую — от неё зависит срок перечисления НДФЛ и отражение операции в 6-НДФЛ.
Из документа увольнения доступны печатные формы: приказ об увольнении (Т-8), записка-расчет (Т-61), расчет среднего заработка. Записка-расчет Т-61 — ключевой документ для проверки: в ней видны остаток отпуска, средний заработок, все начисления и удержания. Сформируйте её и сверьте с данными документа перед выплатой.
Проверка результата и отчетность
После выплаты проверьте, что по сотруднику не осталось долгов: откройте отчет «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Задолженность по зарплате» — уволенный не должен там фигурировать с ненулевым остатком. Дополнительно сформируйте расчетный листок сотрудника за последний месяц: в нем должны быть все начисления, удержания и итоговая выплата.
Уволенный сотрудник автоматически попадет в регламентированную отчетность: 6-НДФЛ (выплата и удержанный налог), РСВ (взносы за период увольнения), а кадровое событие — в отчетность по персонифицированному учету. Перед сдачей отчетов убедитесь, что дата выплаты и суммы НДФЛ в ведомости совпадают с данными документа увольнения.
Что важно запомнить
Весь расчет при увольнении делает один документ «Увольнение»: он считает компенсацию отпуска, НДФЛ и взносы. Ключ к правильному результату — актуальные данные об отсутствиях, проверенный остаток отпуска, контроль среднего заработка через Т-61 и корректная дата выплаты в ведомости.
Частые вопросы
Что делать, если после увольнения обнаружился непроведенный больничный?
Проведите больничный лист с фактическими датами, затем вернитесь в документ «Увольнение» и пересчитайте его кнопкой «Рассчитать» — средний заработок и компенсация обновятся. Если выплата уже прошла, разницу придется доплатить отдельной ведомостью, а в 6-НДФЛ может потребоваться уточнение.
Как удержать за отпуск, отгулянный авансом?
Если остаток отпуска на дату увольнения отрицательный, программа предложит удержание за неотработанные дни отпуска автоматически — проверьте соответствующий флажок в документе. Учтите, что по ряду оснований увольнения (например, сокращение) такое удержание не производится, и программа это контролирует.
Можно ли исправить документ после выплаты?
Да, но осторожно: отмените проведение ведомости только если деньги фактически не выданы. Если выплата состоялась, исправляйте суммы через сторнирование или дополнительное начисление в следующем периоде, а НДФЛ корректируйте с учетом уже сданной отчетности.
Почему компенсация отпуска не облагается НДФЛ в документе?
Так быть не должно: компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ полностью. Проверьте настройку вида начисления — в нем должен быть указан облагаемый код дохода по НДФЛ. Если код необлагаемый, исправьте настройку начисления и пересчитайте документ.
Как уволить сотрудника, находящегося на больничном?
По инициативе работодателя увольнение в период болезни запрещено, но по собственному желанию или соглашению сторон — возможно. Оформите документ «Увольнение» с фактической датой, а больничный, если он закрыт после увольнения, введите отдельным документом — пособие бывшему сотруднику начисляется в особом порядке.
Где посмотреть, что вошло в расчет среднего заработка?
В документе «Увольнение» откройте печатную форму «Расчет среднего заработка» или нажмите кнопку с подробностями расчета на вкладке с компенсацией. Там видна помесячная база: начисления, отработанные дни и исключаемые периоды за 12 месяцев.