Другое · 10 мин
Как провести работу в выходные в 1С:ЗУП
Как провести работу в выходные и праздничные дни в 1С:ЗУП: документ, начисления, двойная оплата или отгул, проверка расчёта и типичные ошибки.
Оформление выхода сотрудника в выходной или праздничный день в 1С:Зарплата и управление персоналом сводится к специальному документу, который фиксирует факт работы и автоматически создаёт начисление при расчёте зарплаты. От корректности этого документа зависят и размер оплаты, и табель, и данные для отчётности.
Ошибки здесь дороги: неверно выбранный способ компенсации приводит к недоплате или переплате, а отсутствие документа — к расхождениям между табелем и фактически отработанным временем. Ниже разобран полный цикл: от подготовки до проверки результата в расчётном листке.
Что нужно проверить до ввода документа
По трудовому законодательству привлечение к работе в выходной требует согласия сотрудника (кроме аварийных ситуаций) и приказа руководителя. Программа не проверяет эти условия — ответственность за кадровую часть лежит на пользователе, поэтому сначала убедитесь, что бумажный или электронный приказ оформлен.
Далее проверьте настройки самой программы. Перейдите в «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» или «Настройка состава начислений и удержаний» и убедитесь, что включена возможность учёта работы в выходные и праздничные дни. В типовой поставке она активна, но в доработанных конфигурациях могла быть отключена.
Также уточните график работы сотрудника. Для пятидневки суббота и воскресенье — выходные, и документ сработает стандартно. Для сменных графиков работа в день, который по графику является рабочим, документом «Работа в выходные» не оформляется — это обычная смена, даже если она выпала на воскресенье.
Документ «Работа в выходные и праздничные дни»
Основной инструмент находится в разделе «Зарплата» → «Работа в выходные и праздники» (в некоторых релизах — в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» или журнал «Отсутствия и работа сверхурочно»). Создайте новый документ и заполните шапку: организацию, дату документа и подразделение, если учёт ведётся по подразделениям.
В табличную часть добавьте сотрудников. Для каждого укажите дату (или период дат) работы и количество часов. Если сотрудник отработал полный день, программа подставит часы по его графику, но их можно изменить вручную — например, если человек выходил только на 4 часа.
Документ можно заполнить списком сразу по подразделению через кнопку «Подбор» — это удобно, когда в выходной работала целая бригада. После заполнения проверьте каждую строку: ошибка в дате или часах одного сотрудника исказит его оплату и табель.
- 1Получите согласие сотрудника и издайте приказ о привлечении к работе в выходной
- 2Откройте «Зарплата» → «Работа в выходные и праздники» и создайте документ
- 3Добавьте сотрудников, укажите даты и фактические часы работы
- 4Выберите способ компенсации для каждого сотрудника: повышенная оплата или отгул
- 5Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Провести и закрыть»
- 6При расчёте зарплаты убедитесь, что начисление появилось в «Начисление зарплаты и взносов»
Выбор способа компенсации: двойная оплата или отгул
Закон даёт сотруднику выбор: оплата не менее чем в двойном размере либо одинарная оплата плюс дополнительный день отдыха (отгул). В документе для каждого сотрудника есть переключатель способа компенсации — «Повышенная оплата» или «Отгул». Выбор должен соответствовать заявлению сотрудника, а не желанию расчётчика.
При варианте «Повышенная оплата» программа в расчёте зарплаты создаст начисление «Оплата работы в выходные и праздничные дни» по двойной дневной или часовой ставке. При варианте «Отгул» начисление будет одинарным, а день отгула сотрудник использует позже — он оформляется документом «Отгул» или «Отсутствие» в зависимости от настроек.
Обратите внимание: если в вашей организации локальными актами установлена оплата выше двойного размера, типовой механизм этого не учитывает автоматически. Потребуется либо настройка формулы вида расчёта, либо ручная корректировка суммы в документе начисления зарплаты.
Сравнение вариантов компенсации
Подходит, когда сотрудник хочет деньги. Начисляется автоматически, дополнительных документов не требует. Увеличивает фонд оплаты труда и базу взносов.
Подходит, когда сотрудник предпочитает дополнительный отдых. Требует последующего оформления дня отгула отдельным документом — его легко забыть, и тогда компенсация фактически не предоставлена.
Как начисление попадает в расчёт зарплаты
Сам по себе документ «Работа в выходные» не начисляет деньги — он регистрирует факт и время. Расчёт происходит в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц: программа подхватывает зарегистрированные часы и добавляет строку начисления каждому сотруднику.
Откройте расчёт зарплаты, найдите сотрудника и разверните его начисления. Должна присутствовать строка вида «Оплата работы в выходные и праздничные дни» с указанием отработанных часов и суммы. По кнопке расшифровки (или двойному щелчку по сумме) видно, из какой ставки и формулы получен результат.
Если строки нет — типичные причины: документ «Работа в выходные» не проведён, дата в нём относится к другому месяцу, либо расчёт зарплаты был создан раньше документа. В последнем случае перезаполните документ начисления кнопкой «Заполнить» или обновите сотрудника.
Как проверить результат
Есть «Оплата работы в выходные и праздничные дни» с верными часами и суммой
Строки нет или сумма равна нулю
Выходной день отмечен кодом «РВ» с количеством часов
День пустой или помечен как обычный выходной
Начисление видно отдельной строкой, итог совпадает с расчётом
Начисление отсутствует или задвоено
Особые ситуации и тонкости
Сотрудник на окладе отработал неполный день
Если сотрудник вышел на несколько часов, укажите фактические часы в документе. Программа рассчитает оплату пропорционально: часовая ставка, умноженная на часы и на коэффициент компенсации. Не оставляйте полный день «по умолчанию», если человек работал меньше — это прямая переплата.
Работа в праздничный день при сменном графике
Если праздничный день — рабочий по графику сотрудника, оформляется не «Работа в выходные», а оплата праздничных часов, которую программа обычно считает автоматически по табелю. Документ «Работа в выходные и праздники» в этом случае задвоит начисление. Проверьте график сотрудника перед оформлением.
Командировка в выходной
Выходной в командировке — отдельная ситуация. Если сотрудник фактически работал в выходной в командировке, оформляется тот же документ «Работа в выходные и праздники», но взаимодействие с документом «Командировка» зависит от релиза. Проверьте, что дни не оплатились дважды — и как командировочные, и как работа в выходной.
Проверка учёта и отчётности
После расчёта зарплаты сформируйте табель (отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13») и убедитесь, что дни работы в выходные отражены кодом «РВ» с часами. Это подтверждает, что данные документа корректно попали в учёт рабочего времени, а не только в начисления.
Затем проверьте расчётный листок сотрудника: начисление должно быть видно отдельной строкой. Сверьте сумму с ручным расчётом: дневная ставка (оклад, делённый на норму дней месяца) или часовая ставка, умноженная на часы и на 2 при двойной оплате. Расхождение — повод открыть расшифровку расчёта и найти, какая ставка применена.
Начисление за работу в выходные облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — программа учтёт его автоматически. Отдельных настроек налогообложения для этого вида расчёта обычно не требуется, но если конфигурация дорабатывалась, проверьте категорию дохода в виде расчёта.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить работу в выходной одним документом на несколько дат?
Да, в табличной части для сотрудника можно указать несколько строк с разными датами или период. Удобнее, когда все даты относятся к одному месяцу расчёта — иначе начисления попадут в разные периоды, что само по себе корректно, но усложняет контроль.
Что делать, если документ ввели ошибочно и зарплата уже рассчитана?
Распроведите или пометьте на удаление документ «Работа в выходные», затем перезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов» — лишняя строка исчезнет. Если зарплата уже выплачена, переплата удерживается по правилам вашей организации, часто через отдельный документ в следующем периоде.
Как оформить отгул, выбранный сотрудником?
Когда сотрудник решит использовать день отдыха, создайте документ «Отгул» (раздел «Кадры» или «Зарплата», в зависимости от релиза) на конкретную дату. В табеле этот день отразится соответствующим кодом, а зарплата за месяц использования отгула не уменьшится.
Почему оплата рассчиталась в одинарном размере, хотя выбрана повышенная?
Проверьте, не выбран ли в строке документа способ компенсации «Отгул» — при нём оплата одинарная. Также откройте расшифровку начисления в расчёте зарплаты: видно применённую формулу и ставку. Если формула дорабатывалась, коэффициент мог быть изменён.
Нужен ли документ, если сотрудник работал в выходной по своей инициативе без приказа?
С точки зрения учёта — нет: документ оформляется только на основании приказа о привлечении к работе. Самовольный выход не порождает обязанности повышенной оплаты, но и фиксировать его в табеле как рабочее время не следует без распоряжения руководства.
Учитывается ли работа в выходные при расчёте среднего заработка?
Да, суммы оплаты за работу в выходные и праздничные дни включаются в базу среднего заработка для отпускных и других случаев. Программа учитывает их автоматически, если начисление проведено штатным документом, а не разовым начислением с нестандартными настройками.
Что важно запомнить
Работа в выходные оформляется документом «Работа в выходные и праздничные дни» с указанием сотрудников, дат, часов и способа компенсации. Начисление рассчитывается в «Начисление зарплаты и взносов». Контролируйте результат по табели (код «РВ») и расчётному листку, а перед оформлением убедитесь, что день действительно выходной по графику сотрудника и есть приказ.