Как провести пособие на погребение в 1С:ЗУП

Пособие на погребение — социальная выплата, которую работодатель оформляет, когда работник оплачивал похороны умершего родственника или когда умер сам сотрудник и расходы несли его близкие. В 1С:ЗУП для этого нет отдельного «кнопочного» документа в базовой поставке, поэтому бухгалтеру приходится собирать операцию из нескольких шагов: создать или проверить вид начисления, отразить выплату, правильно учесть НДФЛ и взносы, а затем проконтролировать отчетность.

Ошибки в этой операции встречаются часто: пособие ошибочно облагают взносами, включают в базу по НДФЛ сверх необлагаемого лимита или забывают подать сведения в СФР, из-за чего фонд запрашивает пояснения. Ниже — рабочий порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1, с проверками на каждом этапе.

Когда работодатель выплачивает пособие и какие документы запросить

Работодатель выплачивает пособие на погребение в двух типовых ситуациях: умер сам работник (выплату получает родственник или лицо, оплатившее похороны) либо работник оплатил погребение умершего члена семьи, когда это предусмотрено локальными актами или коллективным договором. В первом случае источник — средства СФР (через заявление), во втором чаще речь идет о материальной помощи за счет работодателя, и именно от этого зависит налоговая настройка.

Прежде чем что-либо начислять, запросите у заявителя: заявление в произвольной форме, справку о смерти (форму выдает ЗАГС), документы, подтверждающие расходы на похороны (чеки, договор с ритуальной службой), а при выплате родственнику умершего — документ о родстве. Без справки о смерти выплату проводить не следует: это ключевой подтверждающий документ при любой проверке.

Настройка вида начисления

Основа корректного учета — отдельный вид начисления. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новый элемент, например «Пособие на погребение». Если пособие выплачивается за счет СФР, а часть расходов работодатель берет на себя, разумно создать два вида расчета, чтобы не смешивать источники.

На вкладке «Налоги, взносы, учет» задайте: НДФЛ — «Не облагается» (либо облагается с учетом вычета, если речь о материальной помощи сверх лимита, код вычета 503 для матпомощи на погребение родственника применяется не всегда — проверьте актуальный перечень кодов), страховые взносы — «Не облагается», вид дохода для взносов — соответствующий необлагаемый. В настройках отражения в учете укажите способ отражения, который сформирует корректные проводки в бухгалтерской программе.

Если пособие выплачивается умершему работнику (то есть получатель — родственник), начислять сумму на карточку умершего сотрудника технически возможно, но правильнее оформить выплату через отдельный механизм, чтобы не искажать доходы умершего в 6-НДФЛ. В типовой ЗУП часто используют начисление на сотрудника с последующей корректировкой получателя в ведомости либо оформление через физлицо-получателя.

Начисление пособия документом

Для разовой выплаты удобнее всего документ «Зарплата» → «Разовые начисления» (в некоторых релизах — «Все разовые начисления»). Создайте документ, выберите сотрудника (или умершего сотрудника), укажите созданный вид начисления «Пособие на погребение» и сумму. Дата выплаты в документе должна соответствовать планируемой ведомости — от нее зависит дата фактического получения дохода для 6-НДФЛ, если доход частично облагается.

Альтернативный вариант — документ «Материальная помощь» (доступен, если в настройках расчета зарплаты включена материальная помощь). Он удобен, когда выплата оформляется как помощь работнику в связи со смертью члена семьи за счет средств организации: программа автоматически применит необлагаемый лимит по НДФЛ, если вид помощи настроен корректно.

1. 1
   Создайте и проверьте вид начисления «Пособие на погребение» с необлагаемыми НДФЛ и взносами
2. 2
   Оформите документ «Разовое начисление» на сотрудника, укажите сумму и дату выплаты
3. 3
   Проверьте в документе вкладку с НДФЛ и взносами — суммы налога и взносов должны быть нулевыми или соответствовать лимиту
4. 4
   Сформируйте ведомость на выплату с той же датой
5. 5
   Проведите выплату и сверьте расчетный листок сотрудника

Выплата пособия и особые случаи получателя

Выплату оформляйте стандартной ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу). Документ разового начисления подтянется в ведомость по дате выплаты. Если получатель — родственник умершего работника, а не сам сотрудник, укажите в ведомости способ выплаты и реквизиты получателя; при выплате наличными через кассу расписка получателя обязательна.

Выплата родственнику умершего сотрудника

Это самый конфликтный сценарий. Начисление на умершего сотрудника попадет в его доходы, что некорректно с точки зрения 2-НДФЛ/6-НДФЛ, если доход фактически получил другой человек. Практические варианты: оформить начисление на умершего с датой до смерти (если заявление подано при жизни — редкий случай), либо отразить выплату через физическое лицо-получателя без статуса сотрудника, если ваша настройка ЗУП это позволяет, либо провести выплату только в бухгалтерском учете, а в ЗУП отразить минимально необходимые сведения. Выбор зависит от релиза и принятой в организации методики — зафиксируйте его во внутреннем регламенте.

Пособие за счет СФР

Если пособие возмещает СФР, работодатель выплачивает его за счет средств фонда и подает в фонд заявление с подтверждающими документами. В ЗУП такие суммы важно пометить соответствующим источником финансирования, чтобы они не попали в расходы организации и корректно отразились в отчетности по взносам. Проверьте, что в настройках вида начисления указан источник «Средства СФР», если ваша конфигурация это поддерживает.

На практике удобно завести отдельный способ отражения в учете «Пособие на погребение» с проводкой на счет 69 (при возмещении СФР) или 73/91 (при выплате за счет организации). Тогда при синхронизации с бухгалтерией не придется вручную разбирать каждую сумму.

НДФЛ, взносы и отражение в отчетности

Социальное пособие на погребение, выплачиваемое в соответствии с законодательством, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Материальная помощь работнику в связи со смертью члена семьи тоже не облагается НДФЛ в полном объеме при подтверждении факта смерти и родства, но помощь в иных случаях облагается сверх необлагаемого лимита. Эти различия должны быть отражены в настройках вида расчета — программа сама ничего «не догадается».

После выплаты проверьте отчеты. В 6-НДФЛ необлагаемое пособие либо не отражается вовсе, либо показывается с соответствующим кодом дохода и вычета — зависит от вида выплаты. В РСВ сумма не должна попасть в облагаемую базу; если она попала в приложение 2 как выплата, но без базы — это допустимо для отдельных видов, однако расхождения с контрольными соотношениями вызовут запрос. Сформируйте «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» за период и убедитесь, что сумма пособия отражена так, как задумано.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Пособие показано отдельной строкой, НДФЛ и взносы с него не удержаны

Тревожный признак

Сумма вошла в облагаемый доход, удержан НДФЛ

Отчет «Анализ взносов»

Норма

Пособие не увеличивает базу по взносам

Тревожный признак

База выросла на сумму пособия

6-НДФЛ за период

Норма

Выплата отражена как необлагаемая или не отражена вовсе

Тревожный признак

Сумма включена в облагаемый доход без вычета

Проводки после синхронизации

Норма

Корректный счет затрат/расчетов с СФР

Тревожный признак

Пособие попало на счет оплаты труда с неверной аналитикой

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего встречаются четыре проблемы. Первая — использование типового вида «Материальная помощь» без настройки: программа применяет стандартный лимит и доначисляет НДФЛ. Вторая — начисление пособия «зарплатным» видом расчета, из-за чего сумма попадает в базу по взносам и в средний заработок. Третья — неверная дата выплаты в документе начисления и ведомости, что ломает отражение в 6-НДФЛ. Четвертая — отсутствие подтверждающих документов в личном деле: при проверке СФР или налоговой необлагаемость придется доказывать заново.

Если ошибка уже проведена, не редактируйте закрытые периоды «в лоб». Используйте документы «Перерасчет» / «Сторнирование начислений», скорректируйте ведомость через «Возврат» при необходимости, а затем сдайте уточненные 6-НДФЛ и РСВ. Все исправления делайте документами, чтобы сохранить аудиторский след.

FAQ

Нужно ли включать пособие на погребение в расчет среднего заработка?

Нет, если оно оформлено отдельным необлагаемым видом начисления. В расчет среднего заработка входят выплаты за труд; социальное пособие на погребение к оплате труда не относится. Проверьте, что в настройках вида начисления не установлено назначение «Повременная оплата труда».

Можно ли выплатить пособие вместе с зарплатой одной ведомостью?

Технически да, если даты выплаты совпадают. Но для прозрачности учета и упрощения проверок пособие лучше выплачивать отдельной ведомостью в межрасчетный период — так проще проследить необлагаемую сумму в отчетах.

Что делать, если пособие ошибочно обложили НДФЛ?

Исправьте настройки вида начисления, выполните перерасчет документа, верните сотруднику излишне удержанный налог по заявлению, а затем подайте уточненный 6-НДФЛ за соответствующий период. Все действия оформляйте документами, а не ручными правками.

Облагается ли помощь на погребение, выплаченная сверх установленного размера?

Пособие в рамках законодательно установленного размера не облагается. Дополнительная помощь за счет работодателя может облагаться НДФЛ по общим правилам для материальной помощи — настройте для такой суммы отдельный вид начисления с соответствующим налогообложением.

Как отразить пособие, если умерший не был сотрудником организации?

Если похороны оплатил ваш работник (умер член его семьи), выплату оформляют на работника как материальную помощь. Если же получатель вообще не связан с организацией трудовыми отношениями, операцию чаще отражают только в бухгалтерском учете, а в ЗУП вводят минимально необходимые данные в зависимости от методики учета.

Нужно ли подавать сведения в СФР при выплате пособия?

Если пособие выплачивается за счет средств СФР — да, работодатель подает заявление и подтверждающие документы для возмещения. Если выплата полностью за счет организации, специальных сведений в фонд не требуется, но сумма должна корректно отражаться в отчетности по взносам.