Другое · 9 мин
Как провести подарки детям сотрудников в 1С
Как оформить подарки детям сотрудников в 1С: ЗУП и 1С: Бухгалтерии: НДФЛ, страховые взносы, документы, настройка кодов дохода и типичные ошибки бухгалтера.
Новогодние и иные подарки детям сотрудников — частая операция, которая в 1С вызывает вопросы: кому начислять доход, какой код НДФЛ применять, облагать ли взносами и каким документом всё это провести. Главная сложность в том, что подарок получает ребёнок, а налоговый агент по НДФЛ — организация, и доход чаще всего отражается на самого сотрудника как на родителя, если иное не следует из документов.
Порядок действий зависит от того, как оформлена передача подарков: по дарственной ведомости с указанием детей, через выдачу родителю или как материальная помощь. От этого зависит, попадёт ли сумма в 6-НДФЛ, в РСВ и в учёт по счёту 73 или 91 в бухгалтерской программе.
Ниже разобраны оба типовых сценария — в 1С: ЗУП (для расчёта налогов и взносов) и в 1С: Бухгалтерии (для проводок), а также настройка видов начислений, лимит необлагаемой суммы и контроль результата.
Как определить налоговый статус подарка до начала работы в 1С
Прежде чем заводить документы, определите, кто является получателем дохода с точки зрения НК РФ. Если подарок вручается ребёнку, а родитель лишь расписывается в ведомости, формально доход возникает у ребёнка. На практике большинство организаций оформляют выдачу на сотрудника (родителя), потому что у ребёнка нет ИНН, а отчитаться по НДФЛ за него сложно. Этот момент нужно зафиксировать в приказе и ведомости.
Второй вопрос — обложение страховыми взносами. Подарок, переданный по договору дарения и не связанный с результатами труда, взносами не облагается. Но если подарок приурочен к производственным показателям или прописан в положении об оплате труда как элемент стимулирования, фонды могут доначислить взносы. Поэтому в приказе формулируйте выдачу как социальную акцию, а не как поощрение.
Третий момент — необлагаемый лимит по НДФЛ. Подарки от организации не облагаются в пределах установленной суммы в год на одного получателя (код вычета 501). Всё, что сверх лимита, облагается НДФЛ по ставке получателя. Программа считает лимит автоматически, если доход проведён с правильным кодом.
Какие документы подготовить до отражения в программе
Минимальный комплект: приказ руководителя о выдаче подарков, ведомость с ФИО сотрудников и детей, стоимостью подарка и подписями о получении, а также накладные или акты на закупку самих подарков. Если подарки дорогие или выдаются регулярно, имеет смысл утвердить положение о подарках.
В ведомости укажите стоимость каждого подарка по закупочной цене с НДС — именно эта сумма считается доходом получателя. Если подарки разной стоимости, ведомость должна позволять сопоставить сумму конкретному человеку, иначе корректно заполнить 6-НДФЛ не получится.
Настройка вида начисления в 1С: ЗУП
Для разовой операции проще всего использовать типовой механизм. Откройте «Настройка → Начисления» и проверьте, есть ли начисление с назначением «Подарок» или создайте новое: назначение — «Прочие начисления и выплаты», код дохода НДФЛ — 2720, категория дохода — «Прочие доходы», страховые взносы — «Не облагается» (при оформлении дарением).
В настройках вида расчёта на вкладке «Налоги, взносы, учет» укажите способ отражения в бухучёте — обычно счёт 91.02 «Прочие расходы», поскольку подарки не относятся к расходам на оплату труда. Для налога на прибыль такие расходы не учитываются, поэтому в настройках отражения выберите статью с видом, не принимаемым для НУ.
Если подарков много и выдача ежегодная, заведите отдельный шаблон документа и назначение — это упростит повторные операции и сверку в следующие периоды.
- 1Создайте или проверьте вид начисления с кодом дохода 2720 и вычетом 501
- 2Оформите документ «Премия» (или «Разовое начисление») с видом «Подарок» на каждого сотрудника-получателя
- 3Укажите сумму по ведомости; программа применит вычет 501 в пределах лимита
- 4Проверьте расчёт НДФЛ в документе на вкладке налогов
- 5Синхронизируйте с Бухгалтерией или сформируйте «Отражение зарплаты в учёте»
- 6Сверьте данные с 6-НДФЛ за период выдачи
Проведение подарков документом в ЗУП: пошагово
Создайте документ «Премия» (Зарплата → Премии) с видом начисления «Подарок». Дата выплаты в документе определяет дату получения дохода для НДФЛ — укажите фактический день выдачи по ведомости, иначе в 6-НДФЛ попадёт неверный период.
Заполните табличную часть списком сотрудников и суммами из ведомости. Если подарок оформлен на ребёнка, а не на родителя, потребуется завести физическое лицо без трудового договора и провести доход через «Операцию учёта НДФЛ» (Налоги и взносы → Операции учёта НДФЛ) — это ручной, но корректный путь для не-сотрудников.
После проведения откройте в документе расшифровку НДФЛ: при сумме в пределах лимита налог должен быть нулевым, вычет 501 — заполненным. Если НДФЛ посчитался с полной суммы, проверьте, не исчерпан ли лимит у этого сотрудника ранее в году (например, другими подарками).
Отражение в 1С: Бухгалтерии
Если зарплата ведётся в ЗУП, данные попадут в Бухгалтерию через синхронизацию документом «Отражение зарплаты в учёте». Если расчёта в ЗУП нет, оформите операцию вручную: Дт 91.02 Кт 73.03 (или 76) на стоимость подарков, а само приобретение — через «Поступление товаров» на счёт 10 или 41 с последующим списанием.
НДФЛ, удержанный с суммы сверх лимита, отразите проводкой Дт 73 Кт 68.01. Удержать налог можно из ближайшей зарплаты сотрудника — в ЗУП это происходит автоматически при следующем расчёте, если доход был проведён на сотрудника.
По налогу на прибыль расходы на подарки не учитываются, поэтому в налоговом учёте сумма уйдёт в постоянные разницы — проверьте, что статья затрат настроена как непринимаемая для НУ.
Как проверить результат и что смотреть в отчётах
Сформируйте «Свод начислений» или расчётный листок сотрудника: подарок должен отображаться отдельной строкой с видом «Подарок». Затем откройте регистр «Учёт доходов для исчисления НДФЛ» — там должна быть запись с кодом 2720 и вычетом 501.
В 6-НДФЛ подарок попадает в раздел 2 по дате фактической выдачи, а в приложение № 1 (справку о доходах) — с кодом 2720 за год. Если получатель — ребёнок без ИНН, доход отражается на родителя либо организация сообщает о невозможности удержать налог — этот сценарий требует отдельной проработки с методологической точки зрения.
Как проверить результат
Налог нулевой в пределах лимита, вычет 501 заполнен
Налог посчитан с полной суммы без вычета
Сумма подарка не входит в базу по взносам
Подарок увеличил облагаемую базу в расчёте
Дт 91.02 Кт 73, без учёта в расходах по налогу на прибыль
Подарок проведён через счёт 70 как зарплата
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — проведение подарка через обычную премию с кодом 2000 (оплата труда). Такой доход облагается взносами и искажает средний заработок. Вторая ошибка — неверная дата получения дохода: указывают дату приказа вместо даты фактической выдачи, из-за чего 6-НДФЛ приходится корректировать.
Третья ошибка — игнорирование накопленного лимита вычета 501, когда сотрудник получал несколько подарков в году. Четвёртая — оформление подарков на детей без отражения дохода вообще: при перекрёстной проверке закупки и ведомости это всплывает как неучтённый доход физлиц.
Что важно запомнить
Оформите выдачу приказом и ведомостью, проведите подарок в ЗУП с кодом дохода 2720 и вычетом 501, убедитесь, что взносы не начисляются, а в Бухгалтерии сумма уходит на счёт 91 без учёта в расходах по прибыли. Проверьте дату дохода и остаток годового лимита по каждому получателю.
Частые вопросы
Нужно ли начислять страховые взносы на новогодние подарки детям?
Если передача оформлена договором дарения (приказ, ведомость) и не связана с трудовыми результатами, взносы не начисляются. Риск возникает, когда подарки прописаны в положении об оплате труда или привязаны к показателям работы — тогда проверяющие могут переквалифицировать выплату.
Как провести подарок, если получатель — ребёнок, а не сотрудник?
Вариант первый: оформить выдачу на родителя-сотрудника и отразить доход у него. Вариант второй: завести ребёнка как физическое лицо и провести доход через «Операцию учёта НДФЛ», но тогда потребуются его персональные данные, а удержать налог будет не из чего — о невозможности удержания сообщают в ИФНС.
Что делать, если стоимость подарка превышает необлагаемый лимит?
Программа автоматически применит вычет 501 в пределах лимита, а с превышения рассчитает НДФЛ. Удержать налог можно из ближайшей денежной выплаты сотруднику — при следующем расчёте зарплаты ЗУП учтёт задолженность по налогу автоматически.
Можно ли учесть расходы на подарки при расчёте налога на прибыль?
Стоимость подарков детям сотрудников не относится к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль. В 1С: Бухгалтерии настройте статью затрат как не принимаемую для налогового учёта, чтобы сумма корректно ушла в постоянные разницы при применении ПБУ 18.
Каким документом оформить закупку самих подарков?
Используйте «Поступление товаров и услуг» с оприходованием на счёт 10 (или 41), затем спишите требованием-накладной или операцией на счёт 91.02 одновременно с отражением дохода получателей. Проследите, чтобы количество и суммы в списании совпадали с ведомостью выдачи.
Нужно ли включать подарок в средний заработок для отпускных?
Нет, если подарок проведён правильным видом начисления (не оплата труда). Проверьте настройку вида расчёта: флажок включения в средний заработок должен быть снят. Если подарок ошибочно провели премией с кодом 2000, он попадёт в базу среднего — исправьте вид начисления и пересчитайте документы.