Как провести отпуск в 1С ЗУП: полная инструкция

Оформление отпуска в «1С: Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1) сводится к документу «Отпуск», который одновременно регистрирует отсутствие сотрудника и рассчитывает отпускные. Однако на практике кадровики и расчётчики сталкиваются с нюансами: некорректный средний заработок, незаполненные периоды работы, ошибки в графике отпусков, пересечения с другими документами. Ниже разобран рабочий порядок действий от проверки настроек до проведения и выплаты.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С ЗУП 3.1. Если у вас сильно доработанная база или ред. 2.5, пути к документам и часть механизмов могут отличаться — в этом случае ориентируйтесь на логику расчёта, а не на названия пунктов меню.

Проверка подготовительных настроек перед оформлением

До создания документа убедитесь, что в базе корректно введены кадровые данные: сотрудник принят на работу документом «Приём на работу», у него заполнен график работы, а за расчётный период начислена зарплата. Если зарплата начислялась в другой программе, её нужно перенести через документы начальных данных, иначе средний заработок посчитается неверно или будет пустым.

Проверьте график работы сотрудника в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». От него зависит расчёт отработанного времени и корректность заполнения табеля за месяц отпуска. Если график не назначен или изменён задним числом без документа «Изменение графика работы», отпускные могут посчитаться правильно, но табель и дальнейший расчёт зарплаты исказятся.

Также убедитесь, что в учётной политике организации заполнены настройки НДФЛ и взносов, а в справочнике видов начислений присутствует типовое начисление «Отпуск основной». В типовой поставке оно уже настроено, но в перенесённых базах иногда встречаются дубли начислений с неверными настройками налогообложения.

Контрольные точки

Что проверить до создания документа

Кадровые документы сотрудника

Норма

Есть приём на работу, актуальный график, нет непроведённых кадровых документов

Тревожный признак

Сотрудник введён вручную в справочник без документа приёма

Начисленная зарплата за расчётный период

Норма

За 12 месяцев, предшествующих отпуску, есть проведённые начисления

Тревожный признак

Расчётный период пустой или заполнен частично

График работы

Норма

График назначен и совпадает с реальным режимом работы

Тревожный признак

График не указан или изменён задним числом без документа

Создание документа «Отпуск»

Откройте раздел «Зарплата» → «Отпуска» (в некоторых настройках интерфейса — «Кадры» → «Отпуска») и нажмите «Создать». Если документа нет в списке, включите его видимость через настройку навигации раздела.

Заполните основные поля: организацию (если их несколько), дату документа, сотрудника и период отпуска — даты начала и окончания. Программа автоматически посчитает количество календарных дней. Поле «Дата выплаты» определяет, когда отпускные попадут в ведомость и как отразится НДФЛ; по умолчанию подставляется дата за три дня до начала отпуска, проверьте её.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Отпуска» → «Создать»
2. 2
   Укажите сотрудника и период отпуска (даты начала и окончания)
3. 3
   Проверьте дату выплаты отпускных
4. 4
   Откройте вкладку с расчётом и убедитесь в корректности среднего заработка
5. 5
   Проведите документ
6. 6
   Сформируйте печатную форму Т-60 и проверьте суммы
7. 7
   Создайте ведомость на выплату отпускных

Проверка расчёта среднего заработка и отпускных

После заполнения периода программа рассчитывает средний дневной заработок и сумму отпускных автоматически. Чтобы увидеть детализацию, откройте форму расчёта по кнопке с суммой начисления или через печатную форму «Расчёт среднего заработка». Там видно, какие месяцы и суммы вошли в базу, сколько дней учтено и какие периоды исключены (больничные, прошлые отпуска, командировки).

Типовая ситуация: средний заработок заметно ниже ожидаемого, потому что в расчётный период попал длительный больничный или отпуск за свой счёт. Это норма, а не ошибка — исключённые периоды и начисления за них не участвуют в расчёте. Но если сумма равна нулю или явно занижена при полностью отработанном периоде, проверьте, проведены ли документы начисления зарплаты за эти месяцы.

Если сотрудник работает меньше года, расчётный период формируется из фактически отработанных месяцев. Если сотрудник принят в том же месяце, в котором идёт в отпуск, средний заработок рассчитывается из оклада (тарифной ставки) — программа делает это автоматически, но стоит визуально проверить результат.

Особые сценарии оформления

Отпуск с последующим увольнением

Для отпуска с последующим увольнением сначала оформляется обычный документ «Отпуск», затем — документ «Увольнение» с датой, совпадающей с последним днём отпуска. В документе увольнения рассчитывается компенсация за неиспользованные дни, если они остались. Важно не перепутать порядок: если уволить сотрудника раньше, документ отпуска создать уже не получится корректно.

Отпуск без сохранения зарплаты

Отпуск за свой счёт оформляется тем же документом «Отпуск», но с видом отпуска «Отпуск без сохранения оплаты» (или отдельным документом «Отсутствие» в зависимости от настроек). Начислений по нему не будет — документ только регистрирует отсутствие и исключает эти дни из расчёта среднего заработка в будущем.

Дополнительный и учебный отпуск

Дополнительные отпуска (за вредные условия, ненормированный день и т.п.) оформляются в том же документе «Отпуск» — добавьте строку с видом отпуска на вкладке дополнительных отпусков. Учебный отпуск оформляется отдельным документом «Командировка» не является, но в типовой ЗУП для него используется вид отпуска «Отпуск учебный» с оплатой по среднему заработку.

Проведение, выплата и печатные формы

После проверки расчёта нажмите «Провести». Документ зарегистрирует отсутствие сотрудника, начислит отпускные, исчислит НДФЛ и страховые взносы. По кнопке «Печать» доступны записка-расчёт по форме Т-60 и приказ по форме Т-6 — сформируйте их и сверьте суммы с расчётом.

Выплата отпускных оформляется ведомостью: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или в кассу, на счета). При создании ведомости с видом выплаты «Отпуска» программа подтянет сумму по документу с подходящей датой выплаты. Если отпускные выплачиваются вместе с зарплатой — это допустимо в программе, но нарушает срок выплаты отпускных (не позднее чем за три дня до начала отпуска), поэтому дату выплаты в документе ставьте реальную.

После выплаты проверьте отражение в учёте: зарегистрированный НДФЛ виден в карточке сотрудника и в отчётах по НДФЛ, а начисление попадёт в расчётный листок за месяц начала отпуска (или месяц выплаты — в зависимости от настроек и даты).

Как исправить ошибки и проверить результат

Если ошибка обнаружена до выплаты, просто отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если выплата уже прошла, используйте механизм исправлений: по кнопке «Исправить» в документе создаётся документ-исправление, который сторнирует неверные суммы и начислит правильные. Ручное редактирование проведённого и оплаченного документа — частая причина расхождений в отчётности.

Итоговая проверка результата включает несколько точек: расчётный листок сотрудника содержит строку отпускных с корректной суммой; табель учёта рабочего времени показывает код «ОТ» (или «ДО» для отпуска без оплаты) на дни отпуска; в отчёте по НДФЛ налог с отпускных стоит с правильной датой получения дохода; остаток отпусков (отчёт «Остатки отпусков») уменьшился на использованные дни.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить отпуск задним числом в 1С ЗУП?

Технически можно — документ создаётся любой датой. Но если месяц уже закрыт (зарплата рассчитана и выплачена), задним числом введённый отпуск вызовет перерасчёт: программа предложит сторнировать излишне начисленную зарплату. Такие ситуации лучше оформлять через исправления и отражать перерасчёт в текущем периоде.

Почему программа не рассчитывает отпускные — сумма пустая?

Чаще всего причина в отсутствии начисленной зарплаты за расчётный период: документы начисления не проведены или данные не перенесены из прежней программы. Вторая причина — не назначен сотруднику график работы. Проверьте расчётный листок за прошлые месяцы и кадровые документы.

Как оформить отпуск сразу двум сотрудникам?

Документ «Отпуск» в типовой ЗУП оформляется на одного сотрудника. Для массового ввода используйте документ «Отпуска сотрудников» (если включён в настройках) или обработку группового ввода отсутствий — они создают отдельные документы по каждому сотруднику автоматически.

Что делать, если отпуск пересекается с больничным?

Если больничный пришёлся на период уже оформленного отпуска, введите документ «Больничный лист» фактическими датами. Программа предложит продлить или перенести отпуск: автоматически создаётся корректировка, дни отпуска, совпавшие с болезнью, переносятся, а начисления пересчитываются. Не редактируйте период отпуска вручную без этого механизма.

Нужно ли отдельно начислять НДФЛ с отпускных?

Нет, НДФЛ исчисляется автоматически при проведении документа «Отпуск». Дата получения дохода по отпускным определяется датой выплаты, указанной в документе, поэтому важно, чтобы она совпадала с реальной датой перечисления денег сотруднику.

Как посмотреть, сколько дней отпуска осталось у сотрудника?

Используйте отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Отчёты, справки» или одноимённую справку из карточки сотрудника. Отчёт показывает накопленные, использованные и оставшиеся дни по каждому виду отпуска на выбранную дату.