Другое · 12 мин
Как провести отпуск без содержания в 1С ЗУП
Как оформить отпуск без сохранения зарплаты в 1С ЗУП: документ «Отсутствие», настройка вида отсутствия, влияние на зарплату, стаж и отчетность.
Отпуск без сохранения заработной платы (отпуск за свой счёт) в 1С:ЗУП оформляется документом отсутствия, который одновременно решает несколько задач: фиксирует период отсутствия сотрудника, исключает эти дни из расчёта зарплаты, влияет на стаж для ежегодного отпуска и попадает в отчётность. Ошибка в оформлении приводит к лишним начислениям, неверному табелю и искажению остатков отпусков.
В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом предусмотрено несколько документов для регистрации отсутствий, и выбор зависит от ситуации: разовый отпуск, отсутствие у группы сотрудников или длительный период. Ниже разобраны все рабочие сценарии с конкретными действиями, проверками результата и типичными ошибками.
Какие документы используются для отпуска за свой счёт
В ЗУП отсутствия регистрируются тремя основными документами. Для отпуска без содержания одного сотрудника используется документ «Отсутствие». Он находится в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников» в зависимости от настроек интерфейса.
Если отпуск без оплаты оформляется сразу нескольким сотрудникам (например, при простое по соглашению или сезонном сокращении нагрузки), удобнее документ «Отсутствие (список)» — он позволяет заполнить табличную часть списком работников с одинаковыми датами и видом отсутствия.
Третий вариант — документ «Прогул, отсутствие», но он предназначен для неоплачиваемых отсутствий без согласования и для отпуска за свой счёт не применяется. Использовать его вместо «Отсутствия» — ошибка: вид времени в табеле и влияние на стаж будут другими.
Настройка вида отсутствия перед первым оформлением
Перед первым проведением убедитесь, что в программе есть корректный вид отсутствия. Откройте «Настройка» → «Виды отсутствий» (или «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка на настройку состава начислений и удержаний, вкладка с отсутствиями). В типовой поставке уже есть предопределённый вид «Отпуск без оплаты» с обозначением в табеле «ДО» или «ОЗ» в зависимости от основания.
Обратите внимание на различие видов: «Отпуск без оплаты по соглашению сторон» (код ДО) и «Отпуск без оплаты в случаях, предусмотренных законодательством» (код ОЗ). Первый оформляется по заявлению сотрудника с согласия работодателя, второй — когда работодатель обязан предоставить отпуск (например, участникам Великой Отечественной войны, пенсионерам по возрасту, инвалидам в пределах установленных лимитов дней). Выбор вида влияет на буквенный код в табеле.
Если в вашей базе вид отсутствия был изменён или создан вручную, проверьте, что у него не стоит признак оплаты и корректно указано обозначение в табеле. Самодельный вид с ошибочными настройками — частая причина того, что дни отпуска без содержания вдруг оплачиваются.
Пошаговое оформление документом «Отсутствие»
Стандартный сценарий для одного сотрудника выглядит так. Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте новый документ «Отсутствие».
- 1Создайте документ «Отсутствие» из журнала «Все отсутствия сотрудников»
- 2Укажите организацию, сотрудника и месяц, в котором отсутствие будет учтено при расчёте
- 3Выберите вид отсутствия «Отпуск без оплаты» (нужный код — ДО или ОЗ)
- 4Задайте дату начала и дату окончания отпуска — программа покажет количество дней
- 5При необходимости заполните основание (реквизиты заявления сотрудника) и комментарий
- 6Проведите документ и проверьте табель и расчёт зарплаты за месяц
Поле «Месяц» в шапке документа определяет, в каком расчётном периоде отсутствие повлияет на начисления. Если отпуск захватывает два месяца (например, с 28 января по 5 февраля), документ всё равно вводится одним, но влияние распределится по месяцам автоматически при расчёте зарплаты.
Даты указываются календарные, включая выходные, попадающие внутрь периода. Программа сама определит, какие дни пришлись на рабочее время по графику сотрудника, и вычтет из оплаты только их.
Как отпуск без содержания влияет на зарплату и табель
После проведения документа при расчёте зарплаты за месяц (документ «Начисление зарплаты и взносов») оплата по окладу или тарифу рассчитается только за фактически отработанное время: дни отпуска без содержания будут исключены из нормы и из оплачиваемого времени. Никакого отдельного «отрицательного» начисления не создаётся — просто уменьшается база оплаты.
В табеле учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») дни отпуска отобразятся кодом ДО или ОЗ в зависимости от выбранного вида отсутствия. Это важно проверить до сдачи отчётности и расчёта среднего заработка другим сотрудникам.
Если сотруднику положены фиксированные надбавки, не зависящие от отработанного времени, проверьте их настройку: надбавки с формулой «по окладу пропорционально» уменьшатся автоматически, а начисления фиксированной суммой — нет. Это не ошибка программы, а отражение вашей настройки.
Как проверить результат
Оплата по окладу уменьшена пропорционально дням отсутствия, отдельных строк оплаты отпуска нет
Оклад начислен полностью или появилась строка оплаты за дни отпуска
Дни отпуска помечены кодом ДО или ОЗ
Дни стоят как рабочие или как прогул (НН)
Период свыше 14 дней в рабочем году сдвинул окончание рабочего года
Стаж для отпуска не изменился при длительном отпуске без содержания
Влияние на отпускной стаж и средний заработок
По Трудовому кодексу в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются только 14 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты в течение рабочего года. 1С ЗУП учитывает это автоматически: если суммарная продолжительность неоплачиваемых отпусков в рабочем году превышает 14 дней, дата окончания рабочего года сдвигается на количество дней превышения.
Контролировать это можно через отчёт «Справка об остатках отпусков» из карточки сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка «Отсутствия» или отчёты по кадрам). Если сотрудник регулярно берёт отпуска за свой счёт, проверяйте этот отчёт перед расчётом ежегодного отпуска — иначе компенсация или дни отпуска будут рассчитаны от неверного рабочего года.
На средний заработок для других случаев (командировки, больничные по своим правилам, отпускные) дни отпуска без содержания влияют как исключаемые периоды: сами дни и отсутствие начислений за них не включаются в расчёт среднего. Это типовое поведение, менять его вручную не требуется.
Особые сценарии и альтернативные способы
Отпуск без содержания с последующим увольнением
Если сотрудник уходит в отпуск за свой счёт с последующим увольнением, сначала проводится «Отсутствие» на период отпуска, затем документ «Увольнение» датой последнего дня отпуска. Порядок важен: увольнение, проведённое раньше окончания отпуска, приведёт к конфликту кадровых данных.
Длительный отпуск и кадровый перевод на период отсутствия
При длительном отпуске без содержания на место сотрудника иногда принимают замещающего работника. В ЗУП это оформляется отдельно: приёмом на работу по срочному договору или временным переводом. Сам документ «Отсутствие» освобождения ставки не выполняет — для освобождения позиции штатного расписания используется механизм временного освобождения ставки, если он включён в настройках.
Отмена или изменение отпуска
Если отпуск отменяется до расчёта зарплаты, документ «Отсутствие» можно просто пометить на удаление. Если зарплата уже рассчитана и выплачена, корректировку делайте через отмену документа и перерасчёт в текущем периоде — программа сторнирует лишнее удержание времени при следующем расчёте. Не редактируйте даты в проведённом документе «задним числом» без перерасчёта: данные табеля и расчёта разойдутся.
Способы регистрации неоплачиваемого отсутствия
Основной вариант для одного сотрудника. Корректно влияет на зарплату, табель и стаж. Ограничение — один сотрудник на документ.
Подходит для массового оформления одинакового отпуска нескольким сотрудникам. Ограничение — единые даты и вид отсутствия для всех.
Не подходят для отпуска за свой счёт: другой код табеля и другое влияние на стаж. Использовать только по прямому назначению.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная группа проблем — обмен с 1С:Бухгалтерией. Документы отсутствий сами по себе в бухгалтерию не выгружаются, выгружается результат расчёта (отражение зарплаты в учёте). Поэтому если зарплата посчитана до ввода «Отсутствия», пересчитайте её и обновите документ отражения в учёте до синхронизации.
Ещё одна ошибка — оформление отпуска без содержания через «Больничный лист» или «Отпуск» с ручным обнулением сумм. Такие приёмы создают лишние записи в регистрах расчёта и искажают отчётность по страховым взносам и НДФЛ. Для каждой ситуации в ЗУП есть свой документ, и подмена всегда дороже в исправлении, чем правильное оформление сразу.
Перед массовым расчётом зарплаты полезно сформировать отчёт «Отсутствия сотрудников» за месяц и сверить его с заявлениями. Найти непроведённый или лишний документ до расчёта в разы быстрее, чем разбирать расхождения после выплаты.
Контроль перед закрытием месяца
Рабочая последовательность проверки: журнал «Все отсутствия сотрудников» → отчёт по отсутствиям → расчёт зарплаты → расчётный листок сотрудника → табель Т-13 → справка об остатках отпусков при длительных отпусках. Такой маршрут закрывает и расчётную, и кадровую сторону вопроса.
Если в расчётном листке оклад не уменьшился, первым делом проверьте, проведён ли документ и тот ли указан месяц. Если табель показывает неверный код — проверьте вид отсутствия в документе и настройку обозначения в справочнике видов отсутствий.
Что важно запомнить
Отпуск без содержания оформляется документом «Отсутствие» с видом «Отпуск без оплаты». Программа автоматически уменьшит оплату, проставит код ДО/ОЗ в табеле и сдвинет рабочий год при превышении 14 дней. Проверяйте результат по расчётному листку, табелю и справке об остатках отпусков до закрытия месяца.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск без содержания на часть дня?
Да. В документе «Отсутствие» есть возможность указать отсутствие в течение дня (признак «Отсутствие в течение части смены») с количеством часов. Это используется, когда сотрудник отпрашивается на несколько часов. В табеле такой день отразится с уменьшенным количеством рабочих часов.
Что делать, если отпуск без содержания попадает на два месяца?
Документ вводится один, с фактическими датами начала и окончания. При расчёте зарплаты за каждый месяц программа сама учтёт только те дни отсутствия, которые попали в соответствующий период. Разбивать документ на два не требуется.
Влияет ли отпуск без содержания на больничный, если сотрудник заболел в этот период?
Пособие по временной нетрудоспособности за дни болезни, пришедшиеся на отпуск без сохранения зарплаты, по общему правилу не назначается. В ЗУП при вводе больничного, пересекающегося с отсутствием, программа учитывает это по действующим правилам расчёта пособий. Проверьте корректность периодов в обоих документах.
Как посмотреть все отпуска без содержания сотрудника за год?
Используйте отчёт «Отсутствия сотрудников» в разделе «Кадры» с отбором по сотруднику и периоду, либо журнал «Все отсутствия сотрудников» с тем же отбором. Для анализа влияния на стаж удобнее справка об остатках отпусков из карточки сотрудника.
Нужно ли создавать отдельный вид отсутствия для отпуска по уходу за ребёнком?
Нет. Отпуск по уходу за ребёнком — это отдельный вид отпуска с собственным документом «Отпуск по уходу за ребёнком» и особыми правилами (пособия, стаж, освобождение ставки). Оформлять его через «Отсутствие» как отпуск без оплаты нельзя.
Что делать, если зарплата уже выплачена, а отпуск ввели позже?
Введите документ «Отсутствие» тем периодом, к которому он относится, и выполните перерасчёт в текущем месяце. Программа образует долг за сотрудником, который удержится при следующих выплатах. При больших суммах согласуйте порядок удержания с кадровой службой — есть ограничения на размер удержаний из зарплаты.