Как перевести внешнего совместителя на основное место работы в 1С ЗУП

Перевод внешнего совместителя на основное место работы — типовая кадровая операция, которая в 1С:ЗУП не выполняется одним документом. По трудовому законодательству совместительство и основная работа — это разные трудовые договоры, поэтому корректная схема в программе строится через увольнение с должности совместителя и последующий приём на основное место работы. Попытка «просто поменять флажок» в карточке сотрудника приводит к ошибкам в отчётности и расчётах.

Ниже разобран полный цикл операции: какие документы создать, в каком порядке, как не потерять стаж, средний заработок и остатки отпусков, а также как проверить результат до расчёта зарплаты и сдачи отчётов. Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1.

Юридическая основа: почему нельзя просто изменить вид занятости

Внешнее совместительство оформляется отдельным трудовым договором. Когда сотрудник переходит на основное место, договор совместительства прекращается, а новый договор заключается уже как по основному месту работы. Возможны два юридических варианта: расторжение договора совместительства по соглашению сторон или по инициативе работника и заключение нового договора, либо перевод в порядке ст. 72.1 ТК РФ, если работодатель оформляет это как перевод. На практике в 1С:ЗУП чаще используют схему «увольнение + приём», потому что она прозрачно отражается в учёте и отчётности.

Важно согласовать с кадровиком основание увольнения и формулировки для трудовой книжки и отчёта ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) до того, как вносить документы в программу. От выбранного основания зависят коды в кадровых мероприятиях, которые ЗУП передаст в Социальный фонд России.

Подготовка: что проверить до увольнения совместителя

До создания документов убедитесь, что по договору совместительства нет «хвостов». Откройте карточку сотрудника и проверьте: все ли начисления рассчитаны за период работы, нет ли незакрытых отсутствий, командировок, больничных, а также задолженности по зарплате или по подотчёту, если она отражается в учёте.

Отдельно проверьте остаток отпуска. При увольнении с совместительства сотруднику положена компенсация за неиспользованный отпуск, даже если он продолжит работать в той же организации по основному договору. Откройте отчёт «Остатки отпусков» (Зарплата → Отчёты → Остатки отпусков) и убедитесь, что остаток корректен — документ «Увольнение» автоматически предложит компенсацию на его основании.

Контрольные точки

Что проверить перед переводом

Остаток отпуска по совместительству

Норма

Остаток совпадает с данными отчёта «Остатки отпусков»

Тревожный признак

Остаток нулевой при реально неиспользованных днях — проверьте документы отпусков

Расчёты за последний месяц

Норма

Зарплата по совместительству начислена и выплачена

Тревожный признак

Есть нерассчитанный период — сначала выполните расчёт

Открытые отсутствия

Норма

Все больничные и отпуска закрыты документами

Тревожный признак

Есть непроведённые или «висящие» документы отсутствий

Шаг 1: увольнение с должности внешнего совместителя

Создайте документ «Увольнение»: раздел «Кадры» → «Увольнения» → «Создать». Выберите сотрудника — в поле появится именно договор совместительства, если у человека несколько мест работы, проверьте, что выбрано нужное. Укажите дату увольнения: как правило, это рабочий день, предшествующий дате выхода на основное место, либо тот же день, если кадровая служба оформляет переход без разрыва — согласуйте это с кадровиком, так как от даты зависят записи в ЕФС-1.

На вкладке с компенсациями программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и итоговые суммы при окончательном расчёте. Проверьте средний заработок: если сотрудник работал неполный период, убедитесь, что база для расчёта подтянулась корректно. Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8 или самостоятельно утверждённой форме.

Шаг 2: приём на основное место работы

Создайте документ «Приём на работу»: раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». Выберите того же физического лица из справочника — не создавайте дубликат сотрудника. Программа предложит существующую карточку физлица; подтвердите выбор, чтобы сохранилась единая история стажа, льгот и вычетов.

В документе укажите: дату приёма, подразделение, должность, график работы и вид занятости — именно здесь выбирается «Основное место работы». Назначьте плановые начисления (оклад, надбавки) на вкладке «Оплата труда». Если у сотрудника уже применялись вычеты по НДФЛ, проверьте, что заявление на вычеты действует и в новом договоре они будут учитываться — вычеты предоставляются по основному месту работы.

1. 1
   Проверьте остатки отпусков и закройте все отсутствия по совместительству
2. 2
   Создайте и проведите документ «Увольнение» по договору совместительства с компенсацией отпуска
3. 3
   Выполните окончательный расчёт и выплату по увольнению
4. 4
   Создайте документ «Приём на работу» с видом занятости «Основное место работы»
5. 5
   Назначьте график, плановые начисления и проверьте вычеты по НДФЛ
6. 6
   Сформируйте и отправьте ЕФС-1 по обоим кадровым событиям
7. 7
   Проверьте расчёт зарплаты за первый месяц после перехода

Отчётность: ЕФС-1 и трудовая книжка

Оба кадровых события — увольнение с совместительства и приём на основное место — подлежат отражению в отчёте ЕФС-1 в Социальный фонд России. В ЗУП отчёт формируется автоматически на основании проведённых кадровых документов: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Проверьте, что оба мероприятия попали в отчёт с корректными датами и основаниями.

Если у сотрудника бумажная трудовая книжка, кадровик вносит запись о прекращении работы в порядке совместительства и запись о приёме на основную должность. Если ведутся только электронные сведения, достаточно корректной отправки ЕФС-1. Сроки подачи сведений по кадровым мероприятиям ограничены — отправляйте отчёт не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Особые ситуации и нюансы расчётов

Совместитель становится основным, а основное место у другого работодателя сохраняется

Если сотрудник увольняется с основного места у другого работодателя и переходит к вам как на основное, для вашей организации схема та же: увольнение с совместительства и приём с видом «Основное место работы». Статус основного места определяется трудовой книжкой и заявлением работника, а не настройками программы.

Переход в середине месяца

При разрыве в середине расчётного периода зарплата по совместительству рассчитывается в документе «Увольнение» за фактически отработанные дни, а по новому договору — в документе «Начисление зарплаты и взносов» с даты приёма. Проверьте, что график работы в приёме указан верно: от него зависит норма времени и расчёт оклада за неполный месяц.

Сохранение стажа и среднего заработка

Стаж для отпуска по основному месту начинает считаться с даты нового приёма — это нормально, так как заключён новый договор. Для пособий по нетрудоспособности учитывается страховой стаж, который хранится в карточке физического лица и не обнуляется при переходе. Проверьте заполнение стажей: карточка физлица → «Трудовая деятельность».

Маршрут решения

Как выбрать схему оформления

Совместитель расторгает договор и заключает новый по основному местуИспользуйте «Увольнение» + «Приём на работу» — стандартная схема в ЗУП

Работодатель оформляет переход как перевод по соглашению сторонСогласуйте с кадровиком основание; в ЗУП всё равно потребуется прекращение договора совместительства и новый приём с корректными формулировками

Совместительство внутреннее, а не внешнееДостаточно документа «Кадровый перевод» с изменением вида занятости — увольнение не требуется

Проверка результата после перевода

После проведения обоих документов откройте карточку сотрудника: в списке мест работы должна остаться одна активная строка — основное место с новой датой приёма, а договор совместительства должен отображаться как прекращённый. Если активных строк две, проверьте, проведён ли документ увольнения.

Затем выполните контрольный расчёт зарплаты за первый месяц после перехода. Убедитесь, что начисления идут только по новому договору, НДФЛ считается с учётом вычетов, а в отчёте «Расчётный листок» нет строк по старому совместительству. Перед сдачей квартальной отчётности сверьте данные ЕФС-1 и 6-НДФЛ по этому сотруднику.

Частые вопросы

Можно ли перевести внешнего совместителя документом «Кадровый перевод»?

Нет. Кадровый перевод работает в рамках одного трудового договора, а у внешнего совместителя договор отдельный. Корректная схема — увольнение с совместительства и приём на основное место работы. Кадровый перевод подходит только для внутренних совместителей при смене условий в рамках одного работодателя и одного договора.

Нужно ли выплачивать компенсацию отпуска, если сотрудник остаётся в той же компании?

Да. Компенсация привязана к прекращению трудового договора совместительства, а не к уходу из организации. При увольнении с должности совместителя все неиспользованные по этому договору дни отпуска компенсируются деньгами в окончательный расчёт.

Что делать, если случайно создали дубликат физического лица?

Не проводите по дублю дальнейшие документы. Найдите обе карточки в справочнике «Физические лица», перенесите документы на правильную карточку и пометьте дубликат на удаление либо используйте обработку поиска и объединения дублей. После объединения перепроверьте стажи, вычеты и данные для отчётности.

Как быть с вычетами по НДФЛ после перехода?

Стандартные вычеты предоставляются по основному месту работы, поэтому после перехода они применяются автоматически, если заявление введено в программе. Проверьте документ «Заявление на вычеты НДФЛ» и убедитесь, что в первом расчёте по новому договору вычет учтён.

В какой срок нужно отправить ЕФС-1?

Сведения о приёме и увольнении подаются не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. В ЗУП отчёт формируется через «1С-Отчётность»; проверьте, что оба кадровых события попали в отправляемый пакет с верными датами и основаниями.

Сохранится ли стаж для больничных после перевода?

Да. Страховой стаж для пособий хранится в карточке физического лица и не зависит от смены договора внутри организации. Проверьте, что стажи заполнены в разделе «Трудовая деятельность» карточки физлица, — тогда расчёт пособий по новому договору будет корректным.