Как провести дополнительный отпуск в 1С

Дополнительный отпуск в 1С:ЗУП оформляется тем же документом «Отпуск», что и основной, но требует корректной настройки вида отпуска и проверки права сотрудника на дополнительные дни. Ошибки на этапе настройки приводят к тому, что дни не накапливаются в остатках, не попадают в график отпусков или неверно рассчитываются при увольнении.

Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1). В «1С:Бухгалтерии» механика похожа, но часть кадровых функций — стаж, остатки, график отпусков — там ограничена или отсутствует, поэтому для полноценного учёта дополнительных отпусков лучше использовать ЗУП.

Что считается дополнительным отпуском и как он учитывается в программе

К дополнительным относятся отпуска за вредные и опасные условия труда, за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера, за особый характер работы, а также дополнительные дни, установленные коллективным договором или локальными актами работодателя. Каждый из этих видов в 1С заводится как отдельный элемент справочника «Виды отпусков».

Программа ведёт по каждому виду отпуска накопленные дни (остатки), учитывает их в графике отпусков и при расчёте компенсации при увольнении. Если вид отпуска настроен неправильно — например, не отмечено, что он ежегодный, — дни не будут накапливаться, и при увольнении сотрудника компенсация посчитается не полностью.

Настройка вида дополнительного отпуска

Откройте раздел «Настройка» → «Виды отпусков» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Виды отпусков»). В типовой поставке уже есть предопределённые виды: «Отпуск за вредные условия труда», «Северный отпуск», «Отпуск за ненормированный рабочий день» и другие. Если нужного нет, создайте новый элемент кнопкой «Создать».

В карточке вида отпуска проверьте ключевые параметры: наименование (оно попадёт в приказ Т-6), признак «Отпуск является ежегодным» — для ежегодных дополнительных отпусков он должен быть установлен, иначе остатки не накапливаются. Также укажите, предоставляется ли отпуск в календарных или рабочих днях: отпуск за вредные условия по общему правилу считается в рабочих днях с пересчётом, большинство остальных — в календарных.

Назначение права на дополнительные дни сотруднику

Чтобы программа накапливала дни дополнительного отпуска, право на них должно быть задано на уровне позиции штатного расписания или самого сотрудника. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание», найдите позицию и на вкладке с отпусками укажите вид дополнительного отпуска и количество дней в году.

Если право индивидуальное (например, по результатам спецоценки конкретному работнику установлены дополнительные дни), используйте документ «Изменение условий оплаты отпуска» или задайте дни в кадровом документе приёма/перевода. Проверить, что право назначено, можно в отчёте «Остатки отпусков» — по сотруднику должна появиться строка с соответствующим видом отпуска.

Отпуск за вредные условия труда

Для «вредного» отпуска количество дней зависит от класса условий труда по спецоценке и фактически отработанного во вредных условиях времени. В ЗУП дни указываются в позиции штатного расписания, а стаж для отпуска программа считает по отработанному времени с учётом настроек начислений. Проверьте, что начисления за работу во вредных условиях настроены корректно, иначе стаж может считаться неточно.

Отпуск за ненормированный рабочий день

Этот отпуск обычно имеет фиксированную продолжительность, установленную локальным актом, и не зависит от фактической переработки. Достаточно указать дни в штатном расписании или кадровом документе — программа будет накапливать их пропорционально отработанному времени, как по основному отпуску.

Оформление документа «Отпуск»

Перейдите в «Кадры» → «Отпуска» и создайте новый документ. Укажите сотрудника и период. В табличной части по умолчанию стоит строка с основным отпуском — добавьте строку с видом дополнительного отпуска, выбрав его из справочника. Если сотрудник уходит в основной и дополнительный отпуск одновременно, оба вида указываются в одном документе, и даты суммируются в общий период.

После заполнения периодов программа автоматически рассчитает средний заработок и сумму отпускных на вкладке «Начислено (подробно)». Если отпускные по дополнительному отпуску должны облагаться или отражаться в учёте иначе, чем основные, проверьте настройки начисления «Отпуск дополнительный» в разделе «Настройка» → «Начисления».

1. 1
   Проверьте или создайте вид дополнительного отпуска в справочнике «Виды отпусков»
2. 2
   Убедитесь, что право на дни задано в штатном расписании или кадровом документе сотрудника
3. 3
   Создайте документ «Отпуск» (Кадры → Отпуска) и добавьте строку с дополнительным отпуском
4. 4
   Проверьте расчёт среднего заработка и сумму отпускных на вкладке «Начислено»
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6
6. 6
   Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» и убедитесь, что дни списались

Проверка результата и печать приказа

Из документа «Отпуск» доступна печать приказа по унифицированной форме Т-6: в нём основной и дополнительный отпуска выводятся отдельными строками с указанием вида, периода и количества дней. Проверьте, что наименование дополнительного отпуска в приказе совпадает с формулировкой из локальных актов организации.

Для контроля учёта сформируйте отчёты «Остатки отпусков» и «Справка об остатках отпусков» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». После проведения документа использованные дни должны уменьшить остаток по соответствующему виду отпуска. Если остаток не изменился — чаще всего вид отпуска в документе не совпадает с видом, по которому накапливались дни.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в отчёте «Остатки отпусков»

Норма

Дни дополнительного отпуска уменьшились на количество из документа

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус без видимой причины

Приказ Т-6

Норма

Основной и дополнительный отпуска показаны отдельными строками с верными датами

Тревожный признак

Дополнительный отпуск отсутствует или объединён с основным

Начисление отпускных

Норма

Сумма рассчитана по среднему заработку, дни совпадают с приказом

Тревожный признак

Начисление нулевое или дни не совпадают с периодом документа

Компенсация дополнительного отпуска при увольнении

При проведении документа «Увольнение» программа автоматически рассчитывает компенсацию за все неиспользованные ежегодные отпуска, включая дополнительные, — по данным накопленных остатков. Именно поэтому корректная настройка видов отпусков и прав критична: если дополнительные дни не накапливались, компенсация будет занижена, и это создаст риск спора с работником.

Перед проведением увольнения откройте «Справку об остатках отпусков» по сотруднику и сверьте дни с кадровыми данными. Расхождения исправляйте документом «Перенос данных» или корректировкой остатков через «Начальная штатная расстановка» / «Остатки отпусков» (ввод остатков), а не ручной правкой суммы в документе увольнения.

Частые вопросы и ограничения

В «1С:Бухгалтерии» дополнительный отпуск можно провести документом «Отпуск», выбрав вид отпуска, но накопление остатков и детальный кадровый учёт там ограничены. Если в организации есть «вредные» или северные отпуска, ведение кадрового учёта в ЗУП заметно снижает риск ошибок.

Если дополнительный отпуск предоставляется авансом или дробится на части, программа это допускает: законодательное ограничение касается в основном основного отпуска (одна часть не менее 14 календарных дней). Однако для отпуска за вредные условия труда замена дней денежной компенсацией без увольнения ограничена законом — программа такую замену технически проведёт, но юридическую допустимость должен оценивать кадровик.

FAQ

Можно ли провести дополнительный отпуск отдельно от основного?

Да. Создайте документ «Отпуск», удалите или обнулите строку основного отпуска и оставьте только строку с дополнительным видом. Программа рассчитает отпускные и сформирует приказ только по дополнительному отпуску.

Почему в отчёте «Остатки отпусков» нет дополнительного отпуска сотрудника?

Чаще всего право на дни не задано: проверьте позицию штатного расписания и кадровые документы сотрудника. Вторая причина — у вида отпуска снят признак «ежегодный», тогда дни не накапливаются и в отчёт не попадают.

Как оформить дополнительный отпуск за прошлый период, который не был проведён вовремя?

Создайте документ «Отпуск» с фактическими датами, даже если они в закрытом периоде. Если период закрыт для редактирования, согласуйте с расчётчиком открытие периода или используйте механизм доначисления — отпускные выплачиваются за три дня до начала отпуска, поэтому «задним числом» такие документы оформляют только при реальной ошибке учёта.

Облагаются ли отпускные по дополнительному отпуску НДФЛ и взносами?

Да, отпускные по ежегодным дополнительным отпускам облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В ЗУП это задаётся настройками начисления «Отпуск дополнительный» — проверьте, что в нём указаны корректные коды дохода и категория для взносов.

Как исправить ошибку, если дополнительный отпуск провели основным?

Отмените проведение ошибочного документа или создайте сторнирующий документ, затем оформите новый «Отпуск» с правильным видом. После исправления обязательно сверьте отчёт «Остатки отпусков», чтобы дни списались по верному виду отпуска.