Как провести больничный лист уволенного сотрудника в 1С 8

Ситуация, когда бывший сотрудник приносит больничный лист после увольнения, нередка, и бухгалтеру важно правильно отразить её в программе. По общему правилу пособие выплачивается, если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после прекращения трудового договора, а размер пособия ограничен 60% среднего заработка независимо от страхового стажа.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) для таких случаев предусмотрен штатный механизм: больничный оформляется на уволенного сотрудника, при этом программа сама определяет дату увольнения и применяет ограничение процента оплаты. Однако корректность расчёта зависит от настроек вида расчёта и правильного ввода данных в документ.

Ниже разобран полный порядок действий: от проверки оснований для оплаты до проведения документа, начисления НДФЛ и контроля результата. Отдельно рассмотрены ситуации с электронным больничным (ЭЛН), переходящими периодами и типичные ошибки, из-за которых сумма пособия рассчитывается неверно.

Когда больничный после увольнения подлежит оплате

Прежде чем заводить документ в программе, убедитесь, что у бывшего работника есть право на пособие. Основные условия: заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после даты увольнения, сотрудник обратился за пособием в течение шести месяцев со дня восстановления трудоспособности, и случай относится к болезни или травме самого работника.

Важный нюанс: уход за больным членом семьи после увольнения не оплачивается. Если в листке нетрудоспособности указан код причины, связанный с уходом, а заболевание началось после увольнения, основания для выплаты отсутствуют. Также не оплачивается больничный, если бывший работник уже трудоустроен к новому работодателю — пособие назначается только по одному месту.

Дата увольнения при этом имеет значение: если больничный открыт в последний рабочий день или раньше, это уже обычный больничный работающего сотрудника с оплатой по стажу, а не «послеувольнительный» случай. Ошибка в квалификации ситуации — самая частая причина неверного расчёта.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Больничный открыт до даты увольнения или в день увольненияОформляйте обычный больничный с оплатой по страховому стажу, увольнение проводится в обычном порядке

Болезнь или травма наступили в течение 30 дней после увольненияОформляйте больничный уволенного с ограничением 60% среднего заработка

Причина нетрудоспособности — уход за членом семьи после увольненияПособие не назначается, документ в программе не проводите

Сотрудник уже работает у нового работодателяПособие выплачивает новый работодатель, у вас оснований нет

Проверка настроек перед начислением

Перед вводом документа проверьте, что в базе корректно настроен вид расчёта для оплаты больничного. Откройте «Настройка — Начисления» и найдите начисление «Больничный». На вкладке «Средний заработок» должны быть заданы параметры расчёта среднедневного заработка, а само начисление должно быть активным.

Также убедитесь, что в карточке сотрудника корректно заполнены данные для расчёта среднего заработка: доходы за два предшествующих календарных года. Если бывший работник трудился у вас недолго, потребуются сведения о заработке с предыдущих мест работы (справка о сумме заработка). Без этих данных программа рассчитает пособие исходя из МРОТ, что может занизить сумму.

Проверьте и учётную политику организации: раздел «Настройка — Реквизиты организации — Учётная политика», где указывается порядок выплаты пособий за счёт ФСС (прямые выплаты или зачётный механизм). От этого зависит, как в документе будет разделена сумма между работодателем и фондом.

Оформление документа «Больничный лист» на уволенного

Перейдите в раздел «Зарплата — Больничные листы» и создайте новый документ. В поле «Сотрудник» выберите уволенного работника — программа позволяет выбирать сотрудников, трудовые отношения с которыми уже прекращены. Если сотрудник не отображается в списке, проверьте, не установлен ли в списке выбора отбор только по действующим работникам.

Заполните номер и дату листка нетрудоспособности, период болезни и причину нетрудоспособности. Если больничный электронный, номер ЭЛН можно загрузить автоматически через обмен с ФСС (при настроенном обмене) или ввести вручную. Программа подтянет данные листка, включая периоды и коды.

Ключевой момент — поле, определяющее процент оплаты. В документе есть признак «Случай наступил после увольнения» или аналогичная настройка процента оплаты: при её установке программа применяет ограничение 60% независимо от стажа. В актуальных релизах ЗУП 3.1 процент определяется автоматически по дате начала нетрудоспособности относительно даты увольнения, но визуально проверить значение на вкладке «Оплата» необходимо всегда.

1. 1
   Откройте «Зарплата — Больничные листы» и создайте новый документ
2. 2
   Выберите уволенного сотрудника в поле «Сотрудник»
3. 3
   Укажите номер, дату и период листка нетрудоспособности, причину (заболевание или травма)
4. 4
   Проверьте, что процент оплаты установлен 60% на вкладке «Оплата»
5. 5
   На вкладке «Начислено» проверьте расчёт среднего заработка и сумму пособия
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля

Проверка расчёта и суммы пособия

После заполнения документа откройте вкладку «Начислено» (или «Оплата — Подробно» в зависимости от релиза) и проверьте расчёт. Среднедневной заработок определяется делением дохода за два предшествующих года на 730, затем умножается на 60% и на количество дней нетрудоспособности. При этом действуют ограничения: средний заработок не может превышать предельную базу по взносам за соответствующие годы, а пособие за полный месяц не может быть ниже МРОТ.

По ссылке с суммой среднего заработка можно открыть детальную форму расчёта и увидеть, какие доходы учтены по месяцам. Если сумма кажется заниженной, чаще всего причина в отсутствии справок о заработке с предыдущих мест работы или в неверно введённых данных о доходах.

Проверьте также разбивку: сколько дней оплачивает работодатель (первые три дня), сколько — за счёт средств СФР. Эта разбивка влияет на выплату и на отчётность. При прямых выплатах сумма работодателя перечисляется работнику, а данные по остальным дням передаются в фонд реестром.

Контрольные точки

Как проверить результат

Процент оплаты на вкладке «Оплата»

Норма

Установлено 60% при болезни после увольнения

Тревожный признак

Процент по стажу (80% или 100%) — расчёт завышен

Среднедневной заработок

Норма

Совпадает с суммой доходов за 2 года, делённой на 730

Тревожный признак

Заработок равен нулю или МРОТ при наличии справок о доходах

Разбивка работодатель/СФР

Норма

Первые 3 дня — работодатель, остальное — фонд

Тревожный признак

Вся сумма повисла на работодателе при прямых выплатах

Проведение документа

Норма

Документ проводится без ошибок, суммы попадают в расчётный листок

Тревожный признак

Ошибка проведения или отсутствие сумм в ведомости

Выплата пособия, НДФЛ и отражение в учёте

Пособие уволенному облагается НДФЛ в общем порядке — налог удерживается при выплате. Страховыми взносами пособия по временной нетрудоспособности не облагаются. В документе больничного листа НДФЛ рассчитывается автоматически; проверьте его сумму на соответствующей вкладке.

Выплата оформляется ведомостью: «Выплаты — Ведомости в банк» (или в кассу). При создании ведомости выберите вид выплаты «Больничные» и заполните по сотруднику — программа подтянет сумму из проведённого документа. Дату выплаты укажите фактическую: от неё зависит дата удержания НДФЛ и срок его перечисления.

В отчётности пособие отражается в 6-НДФЛ (сумма дохода и удержанный налог), а также в расчёте по страховым взносам в части сумм, не облагаемых взносами. При прямых выплатах дополнительно формируется и отправляется реестр в СФР — это делается из раздела обмена с фондом либо автоматически при настроенном 1С-Отчётности.

Особые сценарии и ограничения

Больничный открыт до увольнения, а закрыт после

Если нетрудоспособность началась в период работы, а продолжилась после увольнения, весь больничный оплачивается по правилам для работающих — с учётом страхового стажа, без ограничения 60%. В 1С такой листок оформляется как обычный больничный; дата начала нетрудоспособности раньше даты увольнения сама определяет порядок расчёта.

Несколько больничных подряд

При последовательно выданных листках каждый оформляется отдельным документом. Проверяйте, чтобы периоды не пересекались и чтобы признак первичности/продолжения был указан верно — от этого зависит, за чей счёт оплачиваются первые три дня по каждому страховому случаю.

Работа по совместительству

Если уволенный работал у вас по совместительству, пособие назначается по общим правилам, но с учётом заработка именно у вашего работодателя. Убедитесь, что в документе выбрано правильное место работы (основное или совместительство), иначе средний заработок рассчитается по неполным данным.

Частые вопросы

Можно ли в 1С выбрать уволенного сотрудника в документе «Больничный лист»?

Да. В ЗУП 3.1 справочник сотрудников включает уволенных, и они доступны для выбора в документе. Если сотрудник не виден, снимите отбор по действующим работникам в форме выбора или проверьте, что увольнение проведено корректно.

Программа поставила 100% оплаты вместо 60% — что делать?

Проверьте дату начала нетрудоспособности относительно даты увольнения: если болезнь началась до увольнения, оплата по стажу правомерна. Если после — откройте вкладку «Оплата» документа и вручную установите процент 60%, затем пересчитайте документ.

Кто оплачивает больничный уволенному при прямых выплатах?

Работодатель оплачивает первые три дня нетрудоспособности, остальные дни оплачивает СФР напрямую работнику на основании переданных вами сведений. В 1С разбивка формируется автоматически в документе больничного листа.

Облагается ли пособие уволенному НДФЛ и взносами?

НДФЛ удерживается в общем порядке при выплате пособия. Страховыми взносами пособия по временной нетрудоспособности не облагаются — ни часть работодателя, ни часть фонда.

Что делать, если бывший работник принёс справку о заработке после выплаты пособия?

Пособие подлежит перерасчёту за весь период, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки. В 1С создайте документ перерасчёта или скорректируйте данные среднего заработка и пересчитайте больничный, затем оформите доплату отдельной ведомостью.

Как отразить пособие уволенному в 6-НДФЛ?

Сумма пособия включается в доход работника на дату выплаты, удержанный налог — на ту же дату. Срок перечисления НДФЛ определяется по общим правилам для пособий. Программа заполняет отчёт автоматически на основании проведённых документов выплаты.