Как создать новое начисление в 1С:ЗУП

Новое начисление в 1С:Зарплата и управление персоналом создаётся всякий раз, когда в компании появляется вид оплаты, которого нет среди типовых: надбавка за интенсивность, премия по особым условиям, компенсация аренды жилья, доплата за наставничество. От корректности настройки зависят расчёт зарплаты, удержание НДФЛ и страховых взносов, а также отчётность в налоговую и фонды.

Ошибки в настройке начисления обычно обнаруживаются поздно — при проверке расчётного листка, сверке с 6-НДФЛ или при увольнении сотрудника, когда средний заработок посчитан неверно. Поэтому создавать вид расчёта стоит по чёткому алгоритму: определить назначение, выбрать способ расчёта, задать формулу, настроить налоги и взносы, назначить сотрудникам и обязательно проверить на тестовом примере.

Ниже разобран полный цикл работы с начислением в 1С:ЗУП 3.1 — от создания элемента справочника до контроля результата. Инструкция подходит и для типовой конфигурации, и для большинства доработанных решений, где стандартный механизм видов расчёта не изменён.

Где находится справочник начислений и что нужно подготовить

Все виды начислений хранятся в справочнике «Начисления». Открыть его можно двумя путями: через раздел «Настройка → Начисления» или через «Зарплата → Начисления» в зависимости от настроек интерфейса. В списке уже есть предопределённые виды расчёта: оплата по окладу, премия, отпускные, больничные. Их нельзя удалить, но можно использовать как образец при создании собственных.

Перед созданием нового начисления ответьте на несколько вопросов — от ответов зависят настройки каждой вкладки. Первое: за что платим — это повременная оплата за отработанное время или разовая выплата? Второе: как считается — фиксированной суммой, процентом от базы, по формуле? Третье: облагается ли выплата НДФЛ и взносами, входит ли в средний заработок? Четвёртое: как часто выплачивается — ежемесячно, по итогам квартала, разово?

Полезно заранее посмотреть, нет ли среди типовых начислений подходящего по логике. Часто проще скопировать существующий вид расчёта по кнопке «Скопировать» (F9) и изменить отдельные параметры, чем заполнять карточку с нуля — так меньше риск забыть важную настройку, например включение в базу для районного коэффициента.

Создание начисления: основные параметры карточки

Нажмите «Создать» в списке начислений. Откроется карточка с несколькими вкладками. На первой закладке укажите наименование — оно будет видно в расчётных листках, поэтому формулируйте понятно для сотрудника: «Надбавка за интенсивность работ» читается лучше, чем «Доплата №7». Поле «Код» программа заполнит автоматически, менять его не требуется.

Реквизит «Назначение начисления» определяет логику работы всего вида расчёта. Для регулярных доплат выбирайте «Повременная оплата труда и надбавки», для премий — «Премия», для разовых выплат — «Разовое начисление», для компенсаций — «Компенсационные выплаты». От назначения зависит, какие поля и вкладки станут доступны, а также как начисление попадёт в отчёты.

Поле «Начисление выполняется» задаёт периодичность. Вариант «Ежемесячно» означает, что сумма рассчитается автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов». «По отдельному документу» — расчёт выполняется документом «Разовое начисление», «Премия» или аналогичным. «Только если введён вид учёта времени» — начисление сработает, только если сотруднику в табеле указан соответствующий вид времени, что удобно для доплат за конкретные смены.

Если сомневаетесь между «ежемесячно» и «по отдельному документу», исходите из источника данных: сумма известна заранее и постоянна — ставьте ежемесячно; сумма каждый раз разная и утверждается руководителем — используйте отдельный документ, чтобы оставить след согласования.

Настройка формулы и показателей расчёта

Способ расчёта и формула — ядро начисления. Простейшие варианты доступны из списка: «Фиксированной суммой», «Процентом», «Произвольная формула». При выборе произвольной формулы открывается редактор, где формулу собирают из показателей: Оклад, ТарифнаяСтавкаЧасовая, ОтработаноДней, НормаДней и других. Собственные показатели создаются в справочнике «Показатели расчёта зарплаты».

Типовая формула надбавки за стаж выглядит так: Оклад ПроцентНадбавки / 100 ВремяВДнях / НормаДней. Здесь показатель «ПроцентНадбавки» создаётся заранее с назначением «Для сотрудника» и вводится кадровым документом или документом «Данные для расчёта зарплаты». Обратите внимание на часть ВремяВДнях / НормаДней — она уменьшает надбавку пропорционально отработанному времени, что корректно для большинства доплат.

Если начисление не должно зависеть от отработанного времени (например, фиксированная компенсация питания), уберите деление на норму дней, но тогда внимательно настройте поведение при отсутствиях. Проверьте также вкладку «Зависимости»: если надбавка считается процентом от премии, премию нужно добавить в расчётную базу на соответствующей вкладке, иначе формула посчитает процент от нуля.

1. 1
   Создайте нужные показатели в справочнике «Показатели расчёта зарплаты»
2. 2
   Выберите способ расчёта и откройте редактор формулы
3. 3
   Соберите формулу из показателей, учитывая зависимость от отработанного времени
4. 4
   На вкладке «Расчёт базы» укажите базовые начисления, если считаете процентом
5. 5
   Сохраните карточку и проверьте формулу на тестовом сотруднике

Налоги, взносы и отражение в учёте

Вкладка «Налоги, взносы, учёт» определяет фискальную судьбу выплаты. В поле «НДФЛ» укажите код дохода: для оплаты труда — 2000, для премий — чаще 2002, для материальной помощи — 2760 с вычетом 503. Неверный код дохода — одна из самых частых причин расхождений в 6-НДФЛ и справках о доходах сотрудников.

Настройка «Страховые взносы» выбирает вид дохода для обложения взносами: «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами» для обычных выплат, «Материальная помощь, частично облагаемая» и другие варианты для специальных случаев. Если выплата по закону не облагается взносами, выберите соответствующий вид дохода, но будьте готовы обосновать позицию — программа лишь исполняет настройку.

Раздел «Отражение в бухгалтерском учёте» задаёт способ отражения затрат: счёт и аналитику для проводок. Если способ не указан в начислении, программа возьмёт его из настроек сотрудника, подразделения или организации по иерархии приоритетов. Для выплат, которые должны падать на конкретную статью затрат (например, премии за счёт чистой прибыли), способ отражения лучше задать явно в карточке начисления.

Назначение начисления сотрудникам

Само по себе созданное начисление никому ничего не выплатит — его нужно назначить. Для плановых (ежемесячных) начислений используются кадровые документы: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда». В табличной части документа добавьте строку с новым начислением и укажите значения показателей — например, размер надбавки. С этого момента сумма будет рассчитываться автоматически каждый месяц.

Для разовых выплат применяется документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата»): выбирается вид начисления, список сотрудников и суммы. Вариант с шаблонами — «Данные для расчёта зарплаты»: по настроенному шаблону вводятся значения показателей, а сами суммы считаются при расчёте зарплаты. Это удобно, когда данные приходят извне, например процент выполнения плана из CRM.

Если начисление назначено, но в расчёте зарплаты не появляется, проверьте три вещи: дату начала действия в кадровом документе, заполненность показателей формулы и настройку «Начисление выполняется». Пустой показатель — самая частая причина нулевой или отсутствующей строки.

Проверка результата и типовые ошибки

После настройки проведите контрольный расчёт. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц по одному тестовому сотруднику, найдите строку с новым начислением и сверьте сумму с ручным расчётом по формуле. Затем откройте расчётный листок — начисление должно отображаться под понятным наименованием, а в отчёте «Анализ НДФЛ» или «Анализ взносов» — попадать в правильные категории.

Проверьте также влияние на смежные расчёты: входит ли начисление в базу районного коэффициента и северной надбавки (вкладка «Зависимости» у этих видов расчёта), учитывается ли в среднем заработке для отпусков и командировок (настройка «Средний заработок» в карточке начисления). Пропуск этих флажков приводит к заниженным отпускным и спорам с сотрудниками.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка в документе расчёта зарплаты

Норма

Сумма совпадает с ручным расчётом по формуле

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая при заполненных показателях

Расчётный листок сотрудника

Норма

Начисление видно с понятным наименованием и верной суммой

Тревожный признак

Наименование техническое, сумма отличается от ожидаемой

Отчёты по НДФЛ и взносам

Норма

Выплата попала в нужный код дохода и вид обложения

Тревожный признак

Доход отражается по умолчанию или не отражается

Средний заработок

Норма

Начисление учтено в базе отпускных, если должно

Тревожный признак

Отпускные посчитаны без новой выплаты

Частые вопросы

Можно ли изменить формулу начисления, по которому уже были выплаты?

Технически можно, но безопаснее действовать поэтапно: сначала проверить новую формулу на копии базы, затем изменить настройку и пересчитать зарплату за все затронутые месяцы через механизм перерасчётов. Помните, что изменение сумм прошлых периодов потянет корректировки НДФЛ, взносов и, возможно, уточнённую отчётность.

Чем начисление отличается от показателя расчёта?

Начисление — это вид выплаты, который появляется строкой в расчёте зарплаты и расчётном листке. Показатель — числовое значение, используемое внутри формулы: процент, оклад, количество дней. Одно начисление может опираться на несколько показателей, а один показатель — использоваться в разных начислениях.

Как сделать начисление, которое выплачивается только в определённые месяцы?

Используйте вариант «Начисление выполняется: в указанных месяцах» — в карточке появится возможность отметить нужные месяцы. Либо оставьте ввод суммы через документ «Разовое начисление» в те периоды, когда выплата действительно производится.

Почему новое начисление не видно в документе «Изменение оплаты труда»?

Чаще всего начисление помечено на удаление, не записано после редактирования или у пользователя нет прав на него. Также проверьте, не ограничен ли список доступных начислений настройками функциональности — например, если в программе отключён учёт определённых видов выплат, связанные начисления скрываются.

Нужно ли создавать отдельное начисление для каждой надбавки?

Не обязательно. Если несколько надбавок считаются по одинаковой логике и отличаются только процентом, достаточно одного начисления с показателем «Процент надбавки», значение которого задаётся сотруднику индивидуально. Отдельные виды расчёта нужны, когда различаются формулы, налогообложение или отражение в учёте.