Другое · 9 мин
Как провести аванс в 1С:ЗУП
Как начислить и выплатить аванс в 1С:ЗУП: настройка, документы «Начисление за первую половину месяца» и ведомости, расчёт НДФЛ, типичные ошибки и проверка результата.
Аванс в 1С:ЗУП — это выплата заработной платы за первую половину месяца. Программа поддерживает три варианта: фиксированной суммой, процентом от тарифа (оклада) и расчётом за фактически отработанное время. Выбор способа задаётся в настройках учётной политики и влияет на то, какие документы нужно оформить.
Ключевой момент: при способе «фиксированной суммой» или «процентом» никакие начисления не создаются — оформляется только ведомость на выплату. При способе «расчёт за первую половину месяца» сначала создаётся документ «Начисление за первую половину месяца», который рассчитывает оплату по табелю, удерживает НДФЛ, а затем на его основании формируется ведомость.
Ниже разобраны настройка, оба сценария проведения аванса, расчёт НДФЛ, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых суммы в ведомости не сходятся.
Настройка способа расчёта аванса
Прежде чем проводить аванс, проверьте, какой способ задан для организации и сотрудников. Откройте Настройка → Реквизиты организации → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь указываются дата выплаты аванса и способ его расчёта по умолчанию.
Для отдельного сотрудника способ аванса может отличаться — он задаётся в документах «Приём на работу» или «Кадровый перевод» на вкладке «Оплата труда», а также через документ «Изменение аванса» (Зарплата → Изменения аванса). Приоритет у настройки сотрудника выше, чем у общей настройки организации.
Способы расчёта аванса
Подходит при стабильном окладе. Ведомость заполняется указанной суммой, начисления и НДФЛ не рассчитываются до конца месяца.
Аванс считается как доля от оклада или тарифной ставки (например, 40%). Не учитывает фактические отсутствия сотрудника.
Самый точный способ: оплата по фактически отработанному времени с учётом отсутствий, сразу исчисляется НДФЛ. Требует актуальных данных табеля.
Проведение аванса фиксированной суммой или процентом
Это самый простой сценарий. Создайте документ «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» (раздел «Выплаты»). В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс», укажите месяц и дату выплаты.
Нажмите кнопку «Заполнить» — табличная часть заполнится сотрудниками, у которых задан аванс фиксированной суммой или процентом. Программа подставит суммы из кадровых документов. При необходимости сумму по конкретному сотруднику можно скорректировать вручную прямо в ведомости.
Проверьте итоговую сумму и проведите документ. После фактической выплаты установите статус, подтверждающий выплату (для зарплатного проекта — после получения подтверждения банка). Только подтверждённая ведомость формирует факт выплаты для учёта НДФЛ.
Проведение аванса расчётом за первую половину месяца
Этот способ требует, чтобы все кадровые события первой половины месяца (отпуска, больничные, командировки, отсутствия) были внесены в программу до расчёта. Иначе аванс посчитается по плановому графику и окажется завышенным.
- 1Внесите все отсутствия и кадровые изменения за первую половину месяца
- 2Создайте документ «Начисление за первую половину месяца» (Зарплата → Начисления за первую половину месяца)
- 3Укажите месяц и дату, нажмите «Заполнить» — программа рассчитает оплату по отработанному времени и НДФЛ
- 4Проверьте табличные части «Начисления», «Удержания», «НДФЛ» по сотрудникам
- 5Проведите документ и нажмите «Выплатить» — создастся ведомость с видом «Аванс»
- 6Проверьте и проведите ведомость, подтвердите выплату
В документе «Начисление за первую половину месяца» расчёт выполняется пропорционально отработанному времени по графику сотрудника с 1-го по 15-е число (или по иную границу, заданную в настройках). Сюда попадают плановые начисления, входящие в состав аванса, — состав определяется настройкой вида расчёта (флажок «Начисляется за первую половину месяца»).
Одновременно исчисляется НДФЛ: при выплате аванса этим способом налог удерживается сразу, поскольку дата получения дохода — дата выплаты. Это соответствует порядку, при котором аванс признаётся доходом на дату его фактической выплаты.
Как проверить расчёт аванса перед выплатой
Перед проведением ведомости сверьте ключевые показатели. Для способа «расчёт за первую половину месяца» откройте по сотруднику расшифровку начислений и убедитесь, что отработанное время соответствует табелю, а НДФЛ посчитан с учётом положенных вычетов.
Как проверить результат
Все сотрудники с заданным авансом присутствуют, суммы не нулевые
Сотрудник отсутствует или сумма пустая — проверьте, задан ли ему способ аванса
Совпадает с табелем за 1–15 число
Учтены дни отпуска или больничного — отсутствие не внесено вовремя
Налог исчислен с учётом вычетов, сумма адекватна начислению
НДФЛ нулевой при большом начислении или задвоен
Сумма к выплате равна начислению минус НДФЛ и удержания
Расхождения из-за ручных правок или долгов прошлых периодов
Полезный контрольный отчёт — «Расчётный листок» и «Анализ зарплаты по сотрудникам» (Зарплата → Отчёты по зарплате). После выплаты аванса и окончательного расчёта суммы за месяц должны сойтись без непонятных остатков задолженности.
Типичные ошибки при проведении аванса
Отдельная проблема — ручное редактирование сумм в ведомости без анализа причины расхождения. Если сумма «не сошлась», сначала выясните источник: долг прошлого периода, удержание или ошибка в настройке аванса. Ручная правка маскирует проблему и приводит к расхождениям при окончательном расчёте.
Особые ситуации: новые сотрудники, увольнения, удержания
Сотрудник принят в середине месяца
Если сотрудник принят после 15-го числа, аванс за текущий месяц ему, как правило, не положен — при расчётном способе документ «Начисление за первую половину месяца» его просто не заполнит, поскольку отработанного времени в первой половине нет. При фиксированном способе проверьте ведомость вручную и при необходимости удалите строку.
Увольнение до даты аванса
Уволенный сотрудник не должен попадать в ведомость на аванс — расчёт при увольнении производится документом «Увольнение» в полном объёме. Если строка всё же появилась, проверьте дату увольнения и перезаполните ведомость.
Удержания по исполнительным листам
Алименты и прочие удержания по исполнительным документам удерживаются и с аванса, если это предусмотрено настройками. При способе «расчёт за первую половину месяца» удержания рассчитываются автоматически в документе начисления. Проверьте вкладку «Удержания», чтобы сумма соответствовала условиям исполнительного листа.
Если в организации большинство сотрудников на окладе и график работы стабилен, способ «расчёт за первую половину месяца» и «процент от тарифа» обычно дают близкие суммы. Расчётный способ надёжнее при частых отпусках и больничных, но требует дисциплины в своевременном вводе кадровых документов.
Частые вопросы
Нужно ли платить НДФЛ с аванса в 1С:ЗУП?
Да, аванс признаётся доходом на дату его фактической выплаты, поэтому НДФЛ исчисляется и удерживается при выплате. При способе «расчёт за первую половину месяца» программа делает это автоматически в документе начисления и ведомости.
Почему сотрудник не попал в ведомость на аванс?
Чаще всего ему не задан способ аванса в документе приёма на работу или кадровом переводе. Проверьте вкладку «Оплата труда» в кадровом документе и при необходимости создайте документ «Изменение аванса».
Как изменить сумму аванса одному сотруднику?
Для постоянного изменения используйте документ «Изменение аванса» (Зарплата → Изменения аванса). Для разовой корректировки можно отредактировать сумму прямо в строке ведомости, но это не изменит настройку на будущие периоды.
Можно ли выплатить аванс раньше установленной даты?
Технически да — создайте ведомость с нужной датой выплаты. Учтите, что дата ведомости определяет период отражения НДФЛ, поэтому указывайте реальную дату перечисления денег.
Что делать, если аванс оказался больше зарплаты за месяц?
Такое бывает, когда аванс выплачен, а сотрудник затем ушёл в отпуск без сохранения или на больничный. При окончательном расчёте образуется долг за работником. Не удерживайте сумму самовольно — порядок возврата переплаты нужно согласовать с кадровой службой и оформить корректно.
Входит ли премия в аванс?
Только если в настройках вида расчёта премии установлен признак начисления за первую половину месяца. По умолчанию большинство премий начисляется при окончательном расчёте за месяц отдельным документом «Премия».
Что важно запомнить
Способ аванса задаётся в настройках организации и кадровых документах сотрудника. Фиксированный аванс и процент проводятся только ведомостью, расчёт за первую половину месяца — через документ начисления с автоматическим НДФЛ. Перед выплатой проверяйте состав сотрудников, отработанное время и итоговые суммы, а все отсутствия вносите до расчёта.