Другое · 10 мин
Как проставить прогулы в 1С: пошаговая инструкция для кадровика
Как проставить прогулы в 1С:ЗУП 8.3: документ «Прогул, отсутствие», табель Т-13, влияние на расчёт зарплаты, типичные ошибки и проверка результата.
Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) такие дни нельзя просто «не оплачивать»: их нужно зарегистрировать специальным документом, чтобы время корректно попало в табель учёта рабочего времени (форма Т-13) и не участвовало в расчёте заработной платы.
Основной инструмент — документ «Прогул, отсутствие». Он отменяет начисления за дни отсутствия, формирует в табеле код «ПР» и служит основанием для дальнейших кадровых действий, вплоть до увольнения за прогул. Ниже разберём, как оформить прогул пошагово, какие настройки проверить заранее и как убедиться, что расчёт и табель сформированы правильно.
Инструкция актуальна для типовой 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1. В других конфигурациях (например, 1С:КАМИН или старые редакции) названия документов и разделов могут отличаться, но общая логика — документ отсутствия, код в табеле, сторнирование начислений — сохраняется.
Подготовка: что проверить до оформления прогула
Прежде чем вводить документ, убедитесь, что в программе включён учёт прогулов. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка состава начислений и удержаний» (в разных версиях путь отличается: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний»). На вкладке «Учёт отсутствий» должен быть установлен флаг «Прогулы» (иногда — «Отсутствие без уважительной причины»).
Если флаг не установлен, документ «Прогул, отсутствие» будет недоступен в списке отсутствий. После включения настройки программа создаст соответствующий вид расчёта, и документ появится в интерфейсе.
Также проверьте, что сотрудник оформлен в штате на даты прогула, у него назначен плановый график работы, и что за эти дни ещё не рассчитана и не выплачена зарплата. Если расчёт уже выполнен, потребуется сторнирование — об этом ниже.
Оформление прогула документом «Прогул, отсутствие»
Основной сценарий оформления прогула на целые дни выглядит так. Перейдите в раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте новый документ. В поле «Вид отсутствия» выберите «Прогул, отсутствие». Если такого пункта нет — вернитесь к настройке состава начислений.
Заполните поля документа:
- Месяц — месяц, в котором регистрируется отсутствие (влияет на период расчёта).
- Организация и Сотрудник — выберите работника из справочника.
- Дата начала и Дата окончания — период прогула. Можно указать один день или диапазон.
- При необходимости — комментарий с реквизитами акта об отсутствии, чтобы связать документ с кадровым пакетом.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ не начисляет оплату — наоборот, он отменяет начисление по окладу или тарифу за указанные дни. Это ключевое отличие от отпуска или больничного: прогул — неоплачиваемое отсутствие.
- 1Проверьте, что в настройках начислений включён учёт прогулов
- 2Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать»
- 3Выберите вид «Прогул, отсутствие», укажите сотрудника и период
- 4Проведите документ и проверьте табель: дни должны отмечаться кодом «ПР»
- 5Рассчитайте зарплату за месяц и убедитесь, что дни прогула не оплачены
Прогул на часть дня и отсутствие в течение смены
Если сотрудник отсутствовал не полный день, а несколько часов (например, ушёл после обеда и не вернулся), используйте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с признаком «Отсутствие в течение части смены» — в некоторых версиях это отдельный документ «Отсутствие сотрудника (часть смены)».
В этом случае укажите дату и количество часов отсутствия. В табеле за этот день программа покажет явку с фактически отработанными часами и код «ПР» с часами прогула. Оплата будет уменьшена пропорционально часам отсутствия.
Важно не путать часовой прогул с документом «Простой, отсутствие» — простой оформляется по инициативе работодателя или по независящим причинам и оплачивается по особым правилам. Использование неправильного документа приведёт к неверной оплате и ошибкам в отчётности.
Как прогул отражается в табеле и расчёте зарплаты
После проведения документа откройте «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Дни прогула должны быть отмечены кодом «ПР» (или «НБ» — отсутствие без уважительной причины, в зависимости от настроек кодировки в вашей организации). Проверьте, что количество дней и даты совпадают с актом об отсутствии.
При расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» дни прогула автоматически исключаются из оплачиваемого времени. Если сотруднику установлен оклад, оплата за месяц уменьшится пропорционально отработанным дням: программа пересчитает норму времени с учётом отсутствия.
Отдельно проверьте премии и надбавки, зависящие от отработанного времени: большинство таких начислений в типовой конфигурации рассчитываются от базы с учётом фактически отработанного времени, поэтому прогул уменьшит и их. Если премия назначена фиксированной суммой, она не пересчитается автоматически — скорректируйте её вручную, если это предусмотрено локальными актами.
Как проверить результат
Дни прогула отмечены кодом «ПР», даты совпадают с актом
Дни пустые, стоит «Я» или код «НН» без документа
Оплата по окладу уменьшена на дни прогула, отсутствие видно отдельной строкой
Оклад начислен полностью, прогул нигде не отражён
Норма дней/часов уменьшена на период прогула
Норма полная, сотруднику «не хватает» отработки
Если зарплата за месяц уже рассчитана
Ситуация: прогул выяснился после того, как «Начисление зарплаты и взносов» проведено, или даже после выплаты. В этом случае просто введите документ «Прогул, отсутствие» тем же месяцем — при повторном заполнении документа начисления программа пересчитает оплату с учётом отсутствия.
Если месяц уже закрыт и отчётность сдана, прогул можно зарегистрировать текущим месяцем с указанием прошлых дат. Программа сформирует перерасчёт (сторно) в текущем периоде. Проверьте, как это отразится в расчётном листке: появится строка сторнирования начислений за дни прогула.
Будьте внимательны с выплатами: если сотрудник уже получил лишнюю сумму, удержание излишне выплаченной зарплаты имеет законодательные ограничения. В общем случае удержать переплату можно только при счётной ошибке или по решению суда — согласуйте порядок возврата с юристом или бухгалтерией до проведения удержаний в программе.
Типичные ошибки при оформлении прогулов
Самая частая ошибка — вместо документа прогула кадровик просто не заполняет табель или вручную правит начисления в «Начислении зарплаты». Это ломает связь между кадровым учётом, табелем и расчётом: при следующем автоматическом заполнении ручные правки затрутся, а в отчётности возникнут расхождения.
Вторая ошибка — использование документа «Отсутствие с сохранением оплаты» или «Отпуск без сохранения оплаты» вместо прогула. Отпуск за свой счёт оформляется по заявлению сотрудника и отражается кодом «ДО»; подмена прогула отпуском искажает кадровый учёт и может быть расценена как фальсификация при проверке.
Третья группа ошибок — неверный период. Если указать даты с пересечением на уже проведённый больничный или отпуск, программа либо откажется проводить документ, либо создаст конфликт отсутствий. Проверяйте занятость сотрудника через отчёт «Отсутствия сотрудников» перед вводом.
Проверка результата и итоговые рекомендации
Итоговая проверка занимает несколько минут и избавляет от проблем при сдаче отчётности. Сформируйте табель Т-13, расчётный листок сотрудника и свод начислений за месяц. Все три документа должны согласованно показывать: код «ПР» на дни отсутствия, уменьшенную оплату по окладу и отсутствие оплаты за дни прогула.
Храните связь между программой и бумажными документами: в комментарии к документу «Прогул, отсутствие» укажите номер и дату акта об отсутствии, дату запроса объяснений. Это упростит поиск основания при проверках и спорах.
Если прогулов много и учёт ведётся массово (например, на крупном производстве с табельщиками), рассмотрите настройку распределённого ввода данных: табельщики вводят отсутствия по своим подразделениям, а расчётчик контролирует итоги. Типовая 1С:ЗУП поддерживает такое разделение прав.
Что важно запомнить
Прогул в 1С:ЗУП оформляется документом «Прогул, отсутствие» после включения соответствующей настройки. Документ ставит код «ПР» в табель и исключает дни из оплаты. Всегда сначала оформляйте акт об отсутствии, затем — документ в программе, и проверяйте результат по табелю и расчётному листку.
Частые вопросы
Можно ли проставить прогул задним числом, если месяц закрыт?
Да. Введите документ текущим месяцем, указав фактические даты отсутствия. Программа сформирует перерасчёт (сторно) начислений в текущем периоде. Учтите, что удержание излишне выплаченной зарплаты возможно только в ограниченных законом случаях.
Почему в списке отсутствий нет документа «Прогул, отсутствие»?
Не включена настройка. Откройте настройку состава начислений и удержаний и на вкладке учёта отсутствий установите флаг «Прогулы». После этого документ появится в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников».
Каким кодом прогул отражается в табеле?
Стандартный код — «ПР» (прогул). В некоторых организациях применяют «НБ» (отсутствие без уважительной причины). Используемый код зависит от принятой в организации кодировки и настроек вида расчёта.
Уменьшит ли прогул премию сотрудника?
Если премия рассчитывается процентом от начислений за отработанное время — да, она уменьшится автоматически. Премия фиксированной суммой не пересчитывается: её нужно корректировать вручную в соответствии с положением о премировании.
Можно ли уволить сотрудника за прогул прямо из документа отсутствия?
Нет. Документ «Прогул, отсутствие» только фиксирует неоплачиваемое время. Увольнение оформляется отдельным документом «Увольнение» с соответствующим основанием после соблюдения процедуры дисциплинарного взыскания: запрос объяснений, акт, приказ.
Что делать, если прогул оформлен ошибочно?
Пометьте документ на удаление или отмените проведение до расчёта зарплаты. Если зарплата уже рассчитана — отмените документ и перезаполните «Начисление зарплаты и взносов», программа восстановит начисления за эти дни. После выплаты потребуется перерасчёт и корректировка ведомостей.