Как принять сотрудника на работу в 1С Бухгалтерии

Приём сотрудника на работу в 1С Бухгалтерии 8.3 выполняется через кадровый документ «Приём на работу», который регистрирует физическое лицо, должность, подразделение, оклад и условия труда. От корректности этого документа зависят начисление зарплаты, расчёт взносов, удержание НДФЛ и формирование отчётности в фонды, поэтому заполнять его нужно внимательно и в правильной последовательности.

Инструкция ниже подходит для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0. В более ранних редакциях и в отраслевых решениях состав реквизитов может отличаться, но логика остаётся той же: сначала физическое лицо, затем сотрудник, затем кадровый приказ.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и что в программе включён учёт зарплаты. Если зарплатный блок отключён, раздел «Зарплата и кадры» будет содержать ограниченный набор функций.

Подготовка: что проверить до оформления приёма

До создания документа убедитесь, что в базе настроены базовые справочники: организация указана с актуальными реквизитами, созданы подразделения и должности, настроены виды начислений (оклад, премии, надбавки). Если подразделение или должность отсутствуют, их можно создать прямо из документа приёма, но удобнее подготовить заранее.

Также проверьте учётную политику по зарплате: дату выплаты аванса и зарплаты, способ отражения в учёте, настройки страховых взносов. Эти параметры влияют на дальнейшие расчёты, и исправлять их после того, как сотрудники уже приняты и зарплата начислена, сложнее.

Подготовьте данные нового сотрудника: ФИО полностью, СНИЛС, ИНН (если есть), дату рождения, паспортные данные, адрес, сведения о вычетах на детей. Чем полнее карточка физического лица, тем меньше проблем будет при сдаче персонифицированной отчётности.

Создание физического лица

Физическое лицо — это справочник, в котором хранятся персональные данные человека независимо от того, в какой организации и на какой должности он работает. Откройте раздел «Зарплата и кадры → Физические лица» и нажмите «Создать».

Заполните ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН. По ссылкам в карточке откройте дополнительные формы: «Паспортные данные», «Адреса», «Семья», «Образование». Обязательный минимум для корректной отчётности — ФИО, дата рождения, СНИЛС и документ, удостоверяющий личность.

Если человек уже работал в вашей организации раньше, не создавайте дубль: найдите существующее физическое лицо поиском по ФИО или СНИЛС. Дубли физлиц — частая причина ошибок в отчётах СЗВ и расчётах по взносам.

Оформление документа «Приём на работу»

Перейдите в «Зарплата и кадры → Кадровые документы» и нажмите «Создать → Приём на работу». В шапке документа укажите организацию, дату приказа и дату приёма на работу — это могут быть разные даты, если приказ издан заранее.

В поле «Сотрудник» выберите созданное физическое лицо — программа предложит создать нового сотрудника. Заполните подразделение и должность из соответствующих справочников. Укажите вид занятости: основное место работы или совместительство.

На вкладке с оплатой труда задайте основное начисление — обычно «Оплата по окладу» — и укажите размер оклада. Если сотрудник принят на неполную ставку, укажите количество ставок (например, 0,5), и программа пересчитает начисление пропорционально.

Проверьте график работы сотрудника: по умолчанию подставляется график организации, но для сменных или неполных режимов нужно выбрать соответствующий график из справочника «Графики работы сотрудников». От графика зависит расчёт зарплаты за неполный месяц.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Приём на работу»
2. 2
   Укажите организацию, дату приказа и дату приёма
3. 3
   Выберите физическое лицо и создайте сотрудника
4. 4
   Заполните подразделение, должность, вид занятости и график работы
5. 5
   Укажите оклад и количество ставок
6. 6
   Проверьте вкладки с НДФЛ и взносами, проведите документ
7. 7
   Распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости

Настройка НДФЛ, вычетов и взносов

В документе приёма есть вкладки или ссылки для настройки налогов и взносов. Проверьте статус налогоплательщика: для нерезидентов применяется другая ставка НДФЛ, и это нужно указать сразу, иначе налог посчитается неверно.

Если сотрудник подал заявление на стандартные вычеты (например, на детей), внесите их через ссылку «Вычеты» или отдельным документом «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Зарплата и кадры → НДФЛ». Вычеты начнут применяться с месяца, указанного в заявлении.

Статус застрахованного лица для взносов обычно заполняется автоматически, но для иностранцев и лиц с особыми статусами его стоит проверить вручную в карточке сотрудника.

Проверка результата и печать приказа

После проведения документа откройте список «Зарплата и кадры → Сотрудники» и убедитесь, что новый сотрудник появился в списке с правильной должностью и подразделением. Откройте его карточку и сверьте основные данные.

Из документа приёма по кнопке «Печать» можно вывести приказ о приёме на работу по унифицированной форме Т-1 или по форме, принятой в организации. Проверьте, что в печатной форме корректно выведены дата, оклад и условия испытательного срока, если он указан.

Контрольная проверка: создайте черновик документа «Начисление зарплаты» за месяц приёма и нажмите «Заполнить». Сотрудник должен попасть в табличную часть, а сумма — рассчитаться пропорционально отработанным дням по его графику. Если сотрудник не попал в начисление, проверьте дату приёма, график работы и то, что документ приёма проведён.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке сотрудников

Норма

Присутствует с верной должностью и подразделением

Тревожный признак

Отсутствует или дублируется — проверьте проведение документа

Заполнение начисления зарплаты

Норма

Сотрудник попадает в документ, сумма пропорциональна дням

Тревожный признак

Не попадает в расчёт или сумма равна полному окладу при неполном месяце

Отчётность

Норма

Сотрудник виден в СЗВ-СТАЖ и расчёте по взносам за период

Тревожный признак

Ошибки сверки по СНИЛС или ФИО — ищите дубль физлица

Особые сценарии приёма

Приём по совместительству

Для внутреннего совместительства создайте нового сотрудника, связанного с тем же физическим лицом, и укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». Для внешнего совместителя порядок тот же, что и для основного работника, но вид занятости — «Внешнее совместительство», и ставка обычно неполная.

Приём по договору ГПХ

Подрядчики по договорам гражданско-правового характера оформляются не приказом о приёме, а документом «Договор подряда» в разделе «Зарплата и кадры». Для них начисляются выплаты по договору, взносы считаются по особым правилам (без взносов на травматизм, если это не прописано в договоре), а больничные и отпуска не начисляются.

Сравнение вариантов оформления

Приём на работу (трудовой договор)

Полный кадровый учёт: оклад, отпуска, больничные, все взносы. Подходит для штатных сотрудников.

Договор ГПХ

Только выплаты по договору и взносы без части обязательств. Подходит для разовых работ, но не заменяет трудовые отношения при регулярной работе.

Внутреннее совместительство

Второй сотрудник для того же физлица с отдельным окладом и графиком. Используется, когда человек занимает две должности в одной организации.

Частые вопросы

Что делать, если сотрудник принят не той датой?

Отмените проведение документа «Приём на работу», исправьте дату и проведите заново. Если за этот период уже начислена зарплата, пересчитайте документы начисления и связанные ведомости. При сданной отчётности может потребоваться корректировка.

Почему сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Чаще всего причины: документ приёма не проведён, дата приёма позже расчётного месяца, не назначено плановое начисление или выбран неверный график работы. Проверьте эти пункты по очереди, начиная с проведения приказа.

Можно ли принять сотрудника задним числом?

Технически программа позволяет провести приём прошлой датой, но делать это нужно до закрытия периода и сдачи отчётности. После сдачи отчётов потребуются уточнённые расчёты, а приём «задним числом» без реального трудового договора несёт налоговые риски.

Как оформить сотрудника на полставки?

В документе приёма укажите количество ставок 0,5 и выберите график неполного рабочего времени. Оклад в документе указывается полный по штатному расписанию, а программа начислит пропорционально занимаемой ставке.

Нужно ли заводить новое физлицо для бывшего сотрудника?

Нет. Найдите существующее физическое лицо поиском, создайте на его основе нового сотрудника и оформите приём. Дубль физлица приведёт к ошибкам в СНИЛС-сверке и персонифицированной отчётности.

Где указать испытательный срок?

В документе «Приём на работу» есть поле для условий испытательного срока — заполните его, чтобы информация попала в печатную форму приказа Т-1. На расчёт зарплаты испытательный срок не влияет.