Другое · 11 мин
1С Кадры: как работает кадровый учёт в программе
Как работает 1С Кадры: приём, перевод, увольнение, штатное расписание, приказы и отпуска. Пошаговые действия, типичные ошибки и проверка результата.
1С Кадры — это кадровый блок в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Комплексная автоматизация», который ведёт полный жизненный цикл сотрудника: приём на работу, переводы, отпуска, больничные, увольнение. Каждое событие оформляется документом, и именно документы формируют приказы, табели и данные для расчёта зарплаты.
Главный принцип работы: кадровые данные не вводятся «в справочник напрямую», а фиксируются документами с датой. Система хранит историю изменений, поэтому в любой момент можно увидеть, кто, когда и на какую должность был принят, какие начисления ему назначены и какой у него остаток отпуска. Если зарплата посчиталась неправильно, в первую очередь проверяют именно кадровые документы.
Ошибки в кадровом учёте опасны тем, что тянут за собой неверные начисления, сбои в отчётности в налоговую и фонды, а также риски при трудовых проверках. Поэтому важно понимать не только «куда нажать», но и логику: какой документ за что отвечает и в какой последовательности его вводить.
Из чего состоит кадровый учёт в 1С
Основа системы — три связанных слоя данных. Первый — справочники: «Сотрудники», «Физические лица», «Организации», «Подразделения», «Должности». Физическое лицо и сотрудник — разные объекты: у одного человека может быть несколько сотрудников (например, основное место и внутреннее совместительство).
Второй слой — штатное расписание: список штатных единиц с должностями, подразделениями, окладами и надбавками. Третий слой — кадровые документы, которые связывают сотрудника с позицией штатного расписания и фиксируют события: приём, кадровый перевод, отпуск, увольнение.
Отдельно стоит понимать разницу между кадровыми и расчётными документами. Кадровый документ «Отпуск» регистрирует факт отпуска и освобождает время в табеле, а начисление отпускных выполняется в нём же или отдельным расчётным документом — в зависимости от настроек. «Больничный лист» и «Командировка» в ЗУП — уже расчётные документы, хотя тоже влияют на табель.
Как настроить штатное расписание
Штатное расписание включается в настройках: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание». Там же задаётся, вести ли историю изменений и использовать ли «вилку» окладов. Без включённого штатного расписания приём оформляется «вне штата», что допустимо для маленьких компаний, но ограничивает отчёты и контроль вакансий.
Позиция создаётся документом «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания». В позиции указываются подразделение, должность, количество ставок, оклад или тариф и постоянные надбавки. Именно эти начисления автоматически подтянутся сотруднику при приёме на эту позицию.
Проверить корректность штатки помогают отчёты «Штатное расписание» и «Остатки штатных единиц» из раздела «Кадры» → «Отчёты». Они показывают занятые и свободные ставки; расхождение с фактической численностью — признак неоформленных приёмов или увольнений.
Как оформить приём на работу
Приём создаётся из раздела «Кадры» → «Приёмы на работу» или из карточки сотрудника. Последовательность: сначала заводится физическое лицо (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные), затем в документе приёма указываются дата приёма, подразделение, должность или позиция штатного расписания, количество ставок и условия оплаты.
На вкладке оплаты проверьте состав начислений: система подставляет их из штатной единицы, но при необходимости список корректируется вручную. Здесь же назначается график работы сотрудника — от него зависит табель и расчёт нормы времени.
- 1Заведите физическое лицо и заполните СНИЛС, ИНН, документ удостоверяющий личность
- 2Создайте документ «Приём на работу», укажите дату, подразделение и позицию штатного расписания
- 3Проверьте начисления, график работы и количество ставок
- 4Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 или внутренней форме
- 5Проверьте сотрудника в отчёте «Штатная расстановка» и в списке сотрудников подразделения
После проведения документа программа формирует печатный приказ о приёме. Если используется электронный кадровый документооборот (КЭДО), приказ можно направить сотруднику на подписание прямо из 1С. Признак корректного приёма — сотрудник появляется в штатной расстановке на нужной позиции и попадает в табель учёта рабочего времени.
Переводы, изменения условий и отпуска
Любое изменение условий труда — другая должность, подразделение, график, оклад — оформляется документом «Кадровый перевод», а не редактированием документа приёма. В переводе указывается дата, с которой действуют новые условия, и новые параметры. Старые данные остаются в истории, что критично для расчёта среднего заработка.
Отпуска оформляются документом «Отпуск»: выбирается вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный, без сохранения), период и дата выплаты отпускных. Программа автоматически считает дни, средний заработок и НДФЛ, а также резервирует время в табеле. Остатки отпусков смотрятся в отчёте «Остатки отпусков» — он строится на основании кадровых документов, поэтому «пропавшие» дни чаще всего означают непроведённый или ошибочно введённый отпуск.
Увольнение и финальные расчёты
Увольнение оформляется документом «Увольнение» из раздела «Кадры». Указываются дата увольнения, основание и статья ТК. Программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск на основании накопленных остатков и среднего заработка, а также удержание за использованный авансом отпуск, если он был.
После проведения формируется приказ об увольнении (форма Т-8), записка-расчёт и данные для отчётности: сведения о стаже, СЗВ-ТД (в актуальных формах персонифицированной отчётности) подаются в установленные сроки. Сотрудник после увольнения остаётся в базе с признаком «уволен» — удалять его карточку нельзя, это нарушит историю расчётов и отчётность прошлых периодов.
Как кадровые данные влияют на зарплату и отчётность
Связка «кадры — расчёт» работает так: кадровые документы определяют, кто, где и на каких условиях работает, а документ «Начисление зарплаты и взносов» берёт из них начисления, ставки, графики и отклонения (отпуска, больничные). Поэтому зарплатные ошибки в большинстве случаев — это кадровые ошибки: неверный график, не та позиция, непроведённый перевод.
Табель учёта рабочего времени формируется автоматически по графикам работ и документам отклонений. Если в табеле у сотрудника пусто — чаще всего не назначен график в приёме или переводе. Если стоят лишние явки в дни отпуска — отпуск введён не тем документом или не проведён.
Как проверить результат
Виден на своей позиции с актуальной датой
Отсутствует или висит на старой позиции после перевода
Заполнен по графику, отпуска и больничные отражены
Пустые строки или явки в дни отсутствия
Остаток соответствует кадровым документам
Отрицательный или завышенный остаток
Совпадают с позицией штатного расписания
Лишние или отсутствующие надбавки
Для отчётности в фонды кадровые события (приём, перевод, увольнение) должны быть проведены своевременно: сведения о кадровых событиях передаются в ограниченные сроки после события. Задержка с вводом документов — самая частая причина штрафных рисков, поэтому документы вводят в день события, а не «пачкой в конце месяца».
Типовые проблемы и как их решать
Ситуация «сотрудник принят, но зарплата не считается» почти всегда означает одно из трёх: не назначен график работы, не назначены начисления в приёме, либо документ приёма не проведён. Проверяется это через карточку сотрудника и отчёт «Кадровые данные сотрудников».
Дубли сотрудников возникают при повторном приёме бывшего работника: вместо создания нового физического лица нужно найти существующее по СНИЛС или ФИО и оформить приём на него. Дубли ломают персонифицированную отчётность и расчёт среднего заработка.
Как выбрать действие
Если ошибка уже попала в закрытый период, не редактируйте документы задним числом без необходимости: исправления в прошлых периодах вызывают перерасчёты, сторнирования и необходимость сдавать уточнённую отчётность. Безопаснее оформить исправление текущей датой, если ситуация это позволяет.
Что важно запомнить
1С Кадры работает через документы с датами: приём, перевод, отпуск, увольнение. Штатное расписание задаёт условия оплаты, кадровые документы — историю событий, а из них автоматически строятся табель, расчёт зарплаты и отчётность. Любые изменения оформляйте новыми документами, а не правкой старых.
Частые вопросы
Чем «1С:Зарплата и управление персоналом» отличается от «1С:Кадры»?
Отдельной коробочной программы «1С:Кадры» как самостоятельного продукта для полноценного учёта, как правило, не используют — кадровый учёт входит в состав ЗУП и комплексных конфигураций. Под «1С Кадры» обычно понимают именно кадровый блок ЗУП: документы приёма, перевода, увольнения, штатное расписание и кадровые отчёты.
Можно ли вести кадры без штатного расписания?
Да, в настройках его можно отключить, и тогда приём оформляется просто на подразделение и должность с указанием начислений вручную. Это подходит микрокомпаниям, но вы теряете контроль вакансий, отчёт «Остатки штатных единиц» и автоматическое заполнение начислений.
Почему сотрудник не попадает в табель?
Чаще всего в документе приёма или перевода не назначен график работы либо документ не проведён. Реже — дата приёма позже расчётного периода или сотрудник уволен раньше начала месяца. Проверьте вкладку с графиком в кадровом документе.
Как исправить ошибочно введённый отпуск?
Если период ещё не закрыт, отмените проведение документа и введите корректный. Если зарплата за период уже рассчитана и выплачена, используйте механизм исправления документов (сторно и перерасчёт), чтобы изменения корректно отразились в учёте и отчётности.
Нужно ли удалять уволенных сотрудников из базы?
Нет. Карточка уволенного хранит историю расчётов, отпусков и отчётности. Удаление или редактирование таких данных нарушит отчётность прошлых периодов и расчёт среднего заработка при повторном приёме. Уволенные просто помечаются как неработающие.
Как оформить работу по совместительству?
На то же физическое лицо создаётся второй сотрудник с видом занятости «внутреннее совместительство» и отдельным приёмом на свою позицию и график. Внешнее совместительство оформляется как обычный приём нового физического лица с соответствующим видом занятости.