Как принять сотрудника в 1С:ЗУП 3.1

Приём сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 состоит из трёх логических этапов: заведение карточки физического лица, оформление документа «Приём на работу» и проверка того, что новый сотрудник корректно попадает в кадровые отчёты и расчёт зарплаты. Если пропустить или неправильно заполнить хотя бы один шаг, сотрудник не попадёт в штатное расписание, не рассчитается зарплата или отчётность по НДФЛ и взносам уйдёт с ошибками.

Инструкция ниже ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 с включённым учётом по штатному расписанию. Если ваша база работает без штатного расписания, отличия описаны в отдельном разделе. Перед началом убедитесь, что у вас есть права кадровика или расчётчика и что на дату приёма создана организация, подразделение и должность.

Подготовка: что должно быть настроено до приёма

До оформления приёма проверьте базовые настройки учёта. Откройте «Настройка — Реквизиты и настройки — Учёт кадров» и убедитесь, что включён нужный режим: ведётся ли штатное расписание, используются ли совместительство и внутренние совместители. От этого зависит состав полей в документе приёма.

Далее проверьте наличие справочных данных: организация с заполненными регистрационными сведениями, подразделение, должность с указанием разряда или категории (если применимо), график работы сотрудников. Если графика нет, создайте его в разделе «Настройка — Графики работы сотрудников»: без графика программа не сможет рассчитать норму времени и зарплату за неполный месяц.

Также заранее подготовьте данные самого сотрудника: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес регистрации, сведения об образовании и дату рождения. Эти данные понадобятся при создании физического лица и позже уйдут в отчётность СЗВ-ТД, ЕФС-1 и 6-НДФЛ, поэтому ошибки в них критичны.

Создание физического лица

Откройте раздел «Кадры — Сотрудники» и нажмите «Создать». Если физическое лицо ещё не заведено в базе, программа предложит создать новое. Введите ФИО — 1С автоматически проверит, нет ли уже такого человека в справочнике, чтобы избежать дублей. Если программа показала похожую запись, проверьте: возможно, сотрудник уже работал в организации, и нужно использовать существующую карточку, а не создавать новую.

В карточке физического лица заполните дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН, гражданство. По гиперссылкам откройте и заполните документ, удостоверяющий личность (вид документа, серия, номер, кем и когда выдан), адрес по прописке и адрес фактического проживания. Для иностранных сотрудников дополнительно укажите статус налогового резидента и данные документа, дающего право на работу.

Оформление документа «Приём на работу»

Документ создаётся из раздела «Кадры — Приёмы на работу» кнопкой «Создать» или непосредственно из списка сотрудников. Укажите организацию (если в базе их несколько), дату приёма — именно она определяет первый рабочий день и попадание в табель.

На основной вкладке заполните подразделение, должность и количество ставок. Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию штатного расписания — программа подтянет из неё условия оплаты. Поле «Вид занятости» определяет характер работы: основное место работы, внешнее или внутреннее совместительство. Для внутреннего совместителя сначала должен существовать сотрудник с основным местом работы.

Укажите график работы и, при необходимости, условия договора: срочный трудовой договор с датой окончания и основанием, испытательный срок, характер работы (разъездной, вахтовый). Эти сведения используются в кадровых отчётах и при формировании печатной формы трудового договора.

Начисления и удержания

На вкладке «Оплата труда» задайте плановые начисления: оклад по дням или по часам, районный коэффициент, надбавки, премии. Если позиция выбрана из штатного расписания, начисления подставятся автоматически — проверьте их состав и размер. Поле «ФОТ» программа рассчитает сама, но итоговое значение сверьте с трудовым договором.

На вкладке «Дополнительно» или в отдельных полях укажите право на стандартные вычеты по НДФЛ не нужно — вычеты оформляются отдельным документом «Заявление на вычеты НДФЛ» после приёма. Аналогично алименты и прочие удержания заводятся исполнительными листами, а не в документе приёма.

1. 1
   Проверьте настройки учёта и наличие подразделения, должности, графика работы
2. 2
   Создайте физическое лицо и заполните СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу», укажите дату, подразделение, должность, вид занятости
4. 4
   Выберите график работы и заполните плановые начисления на вкладке «Оплата труда»
5. 5
   Проведите документ и проверьте сотрудника в отчётах «Штатная расстановка» и «Табель»
6. 6
   Сделайте пробный расчёт зарплаты за первый неполный месяц

Приём без штатного расписания и другие сценарии

Если штатное расписание не ведётся, в документе приёма вместо позиции выбираются просто подразделение и должность, а все начисления заполняются вручную. Это проще, но лишает вас контроля вакансий и сравнения фактического ФОТ с плановым. Переключить режим можно в настройках учётной политики, однако делать это следует с начала учётного периода, чтобы не создавать расхождения в истории.

Приём внутреннего совместителя

Для внутреннего совместителя создайте новый документ «Приём на работу», выберите то же физическое лицо, но вид занятости «Внутреннее совместительство». Программа создаст второго сотрудника с отдельным графиком и начислениями. Убедитесь, что графики основной работы и совместительства не конфликтуют по времени — программа это не всегда контролирует.

Срочный трудовой договор

При срочном договоре обязательно заполните дату окончания и основание срочности — эти данные попадают в отчёт ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) при кадровом событии «Приём». Пропуск основания — частая причина ошибок при сдаче отчётности.

Сравнение вариантов

Приём со штатным расписанием

Начисления и ФОТ подтягиваются из позиции, есть контроль вакансий и штатных единиц. Ограничение: нельзя принять на должность, которой нет в штатке, — сначала нужно изменить штатное расписание.

Приём без штатного расписания

Быстрее и гибче: должность и оклад вводятся вручную прямо в документе. Ограничение: нет контроля числа ставок, легко принять лишнего сотрудника или ошибиться в окладе.

Проверка результата после проведения

После проведения документа откройте отчёт «Кадры — Штатная расстановка» и убедитесь, что сотрудник отображается на нужной позиции с правильным окладом. Затем сформируйте табель учёта рабочего времени за месяц приёма: с даты приёма должны проставляться рабочие дни по графику, до даты приёма — пусто.

Ключевая проверка — пробный расчёт зарплаты. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и убедитесь, что сотрудник попал в него с оплатой за фактически отработанные дни, НДФЛ рассчитан нарастающим итогом, а взносы начислены. Если сотрудник не подтянулся в расчёт — почти всегда причина в пустом графике работы или неверной дате приёма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в штатной расстановке

Норма

Отображается с должностью, ставкой и окладом

Тревожный признак

Позиция пустая или сотрудник отсутствует — проверьте проведение документа

Табель за месяц приёма

Норма

Рабочие дни заполнены с даты приёма по графику

Тревожный признак

Пустой табель — не указан или не заполнен график работы

Расчёт зарплаты

Норма

Оплата за отработанные дни, НДФЛ и взносы рассчитаны

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в документ начисления — проверьте дату приёма и подразделение

Типичные ошибки при приёме сотрудника

Самая распространённая ошибка — дубли физических лиц, когда кадровик не замечает подсказку программы и создаёт человека заново. Итог: раздвоение персучёта, ошибки в 6-НДФЛ и ЕФС-1. Дубли объединяются через поиск и удаление дублей в разделе администрирования, но после сдачи отчётности исправление заметно сложнее.

Вторая группа ошибок — неверные плановые начисления: оклад введён с ошибкой в разрядности, забыт районный коэффициент или процент надбавки. Такие ошибки всплывают только при первой выплате, поэтому пробный расчёт зарплаты сразу после приёма — обязательный шаг, а не опция.

Что оформить после приёма

Сразу после приёма оформите сопутствующие документы: заявление на вычеты по НДФЛ (если сотрудник подал заявление), банковский счёт для перечисления зарплаты в карточке сотрудника или через лицевой счёт в зарплатном проекте, договор о материальной ответственности при необходимости. Также распечатайте кадровые формы: приказ о приёме (Т-1) доступен из документа приёма по кнопке «Печать».

Не забудьте про отчётность: сведения о приёме передаются в СФР в составе отчёта ЕФС-1 в установленный срок с даты кадрового события. В 1С:ЗУП отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки — 1С-Отчётность»; кадровое событие подтянется из проведённого документа приёма автоматически.

Частые вопросы

Почему новый сотрудник не попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов»?

Чаще всего не указан или не заполнен график работы — программа не видит норму времени. Проверьте также дату приёма: если она позже расчётного месяца, сотрудник в начисление не попадёт. Реже причина в том, что документ приёма записан, но не проведён.

Как принять сотрудника, который раньше уже работал в организации?

Создайте новый документ «Приём на работу» и выберите существующее физическое лицо из справочника — программа создаст нового сотрудника, сохранив историю прежних периодов работы. Новую карточку физлица заводить не нужно.

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически можно, если период ещё не закрыт и зарплата за него не выплачена. Если расчёт уже выполнен, потребуется пересчитать начисления, НДФЛ и взносы, а при сданной отчётности — сдать корректирующие формы. Поэтому документы лучше вводить в хронологическом порядке.

Чем приём отличается от кадрового перевода?

Приём создаёт нового сотрудника и новые трудовые отношения. Кадровый перевод изменяет условия работы действующего сотрудника: подразделение, должность, график, начисления. Если человек уже числится в организации, используйте «Кадровый перевод», а не повторный приём.

Нужно ли сразу заводить заявление на вычеты по НДФЛ?

Только если сотрудник подал заявление и подтверждающие документы. Вычеты оформляются документом «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы». Без заявления программа корректно рассчитает НДФЛ без вычетов.

Как распечатать приказ о приёме на работу?

Откройте проведённый документ «Приём на работу» и нажмите «Печать» — доступна унифицированная форма Т-1 и, при настроенных шаблонах, трудовой договор. Печатные формы можно дополнить собственными макетами через настройки печатных форм.