Другое · 11 мин
Как принять ранее уволенного сотрудника в 1С:Бухгалтерия
Как правильно принять на работу ранее уволенного сотрудника в 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП: повторный приём, восстановление карточки, приказ о приёме, типичные ошибки.
Повторный приём сотрудника, который раньше работал в организации и был уволен, — частая ситуация в учёте. Главная особенность: физическое лицо уже есть в базе, поэтому создавать дубль карточки нельзя — это приведёт к задвоению данных в отчётах по НДФЛ, страховым взносам и персонифицированному учёту. Правильный путь — найти существующего человека в справочнике и оформить новый приём на работу на его основе.
Порядок действий зависит от того, в какой программе вы ведёте кадровый учёт. В 1С:Бухгалтерии 8 кадровые документы ограничены, но приём и увольнение оформить можно. В 1С:ЗУП механизм полноценный: есть отдельный документ «Приём на работу», кадровые приказы и история изменений. Ниже разобраны оба варианта, а также ситуации, когда сотрудник был уволен в другой базе или в прошлой программе.
Почему нельзя создавать сотрудника заново
В 1С данные о человеке хранятся в двух связанных справочниках: «Физические лица» (ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные) и «Сотрудники» (привязка физлица к организации и месту работы). При повторном приёме физическое лицо уже существует, и нужно создать только новую запись в справочнике «Сотрудники» либо новый кадровый документ — в зависимости от конфигурации.
Если завести физическое лицо повторно, программа будет считать это двумя разными людьми. В результате доходы и налоги разойдутся по двум карточкам: расчёт НДФЛ нарастающим итогом сломается, в отчётах 6-НДФЛ и РСВ появятся расхождения, а сведения о стаже для СФР будут неполными. Исправлять такое задвоение задним числом трудоёмко: придётся перепроводить документы и сдавать корректировки.
Проверка перед приёмом: что найти в базе
Перед оформлением приёма откройте справочник «Физические лица» (в 1С:Бухгалтерии: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», затем перейдите по ссылке на физическое лицо; в ЗУП: «Кадры» → «Сотрудники»). Найдите человека по фамилии или СНИЛС и убедитесь, что карточка одна.
Проверьте актуальность персональных данных: паспорт мог быть заменён, фамилия — изменена, адрес регистрации — обновлён. Все изменения вносятся в карточку физического лица до оформления приёма, чтобы в приказе и дальнейшей отчётности были корректные сведения. В ЗУП историю изменения фамилии и документов лучше фиксировать специальными механизмами, а не прямой правкой, чтобы сохранилась история для старых отчётов.
Также посмотрите данные предыдущего увольнения: дату, основание, были ли начислены компенсации. Это поможет проверить, корректно ли закрыт прошлый период работы, и избежать вопросов при расчёте среднего заработка и стажа.
Поиск по ФИО и СНИЛС в справочнике «Физические лица»
Сверить с документами сотрудника
Дата увольнения, окончательный расчёт, компенсация отпуска
Проверить задолженность по зарплате и НДФЛ за прошлый период
Повторный приём в 1С:Бухгалтерия 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый учёт упрощён: документы «Приём на работу» и «Увольнение» доступны в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (в некоторых настройках — «Все кадровые документы»). Если раздела не видно, проверьте, что в настройках функциональности включён учёт зарплаты и кадров («Администрирование» → «Функциональность» → закладка «Сотрудники»).
Порядок действий: создайте новый документ «Приём на работу», в поле «Сотрудник» начните вводить фамилию — программа покажет существующих сотрудников, включая уволенных. Выберите нужного человека из списка, не нажимая «Создать». Укажите дату приёма, подразделение, должность, оклад и условия труда. Проведите документ.
Если сотрудник в базе был, но выбирается не тот вариант (например, программа предлагает создать нового), раскройте полный список выбора кнопкой «Показать все» — уволенные сотрудники могут быть скрыты из быстрого подбора. После проведения приёма сотрудник снова станет активным и попадёт в штатное расписание и расчётные документы.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Приём на работу»
- 2В поле «Сотрудник» введите фамилию и выберите существующего человека из списка, включая уволенных
- 3Укажите дату приёма, подразделение, должность, оклад и график работы
- 4Проверьте персональные данные в карточке физлица, при необходимости обновите
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа о приёме (Т-1)
- 6Проверьте, что сотрудник появился в списке работающих и доступен для начисления зарплаты
Повторный приём в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом механизм аналогичен, но возможностей больше. Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» выберите существующее физическое лицо — программа сама покажет историю его работы, включая прошлые приёмы и увольнения.
ЗУП корректно ведёт историю: новый приём не затирает старые данные, а добавляет новый период работы. Это важно для расчёта стажа, среднего заработка и отчётности. Если человек принимается на ту же должность, можно скопировать условия из предыдущего приёма, но проверьте актуальность оклада и графика.
После проведения документа сформируйте приказ по форме Т-1 и проверьте, что сотрудник появился в штатном расписании (если оно ведётся) и в списках на начисление зарплаты. При ведении воинского учёта и электронных трудовых книжек не забудьте подать сведения о приёме — в ЗУП для этого есть соответствующие отчёты и документы.
Если ведётся электронная трудовая книжка
При повторном приёме в СФР подаются сведения о кадровом событии. В ЗУП это делается через отчётность в фонд: сформируйте сведения о приёме в составе регулярной отчётности. Убедитесь, что прошлое увольнение тоже было передано — иначе новое событие может вызвать расхождение в данных фонда.
Особые ситуации и ограничения
Если сотрудник был уволен в другой информационной базе (например, учёт переехал из старой программы или другой обособленной базы), карточки физлица в текущей базе нет. В этом случае физическое лицо создаётся заново — это не дубль, а первичный ввод. Обязательно укажите ИНН и СНИЛС: отчётность сойдётся, даже если в старой базе карточка осталась.
Если приём оформляется задним числом, а период уже закрыт (зарплата рассчитана, отчёты сданы), документ приёма лучше датировать фактической датой выхода, но вводить его аккуратно: пересчёт НДФЛ и взносов за «закрытый» месяц может потребовать уточнённой отчётности. При сомнениях согласуйте порядок с главным бухгалтером.
Отдельный случай — приём по совместительству или на другую организацию в той же базе. Тогда на одно физическое лицо заводится второй элемент справочника «Сотрудники» с другим видом занятости. Это нормально и не считается дублем: дубль — это две карточки физического лица, а не два сотрудника.
Как выбрать действие
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — создание нового физического лица вместо выбора существующего. Второе место занимает неверная дата приёма: документ датируют днём оформления, а не фактическим выходом на работу, из-за чего расходятся табель и начисления. Третья типичная проблема — не обновлённый паспорт или фамилия: в отчётность уходят устаревшие данные, и СФР возвращает ошибки.
Ещё одна ошибка — забыть восстановить настройки удержаний или налоговых вычетов. Если у сотрудника есть право на вычеты на детей, заявление при повторном приёме подаётся заново, и вычет нужно ввести в программу с новой даты. Иначе НДФЛ будет удержан без учёта вычета.
Как проверить результат
После проведения приёма откройте карточку сотрудника и убедитесь, что статус — работающий, указаны текущие подразделение, должность и дата приёма. Сформируйте приказ о приёме (форма Т-1) и сверьте данные с трудовым договором.
Затем проверьте зарплатную часть: сотрудник должен попасть в документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма, а в отчёте по НДФЛ его доходы должны продолжить историю по тому же физическому лицу. Если в регистре сведений о доходах видны две разных карточки — дубль был создан, и его нужно устранить до сдачи отчётности.
Как проверить результат
Статус «работает», верные дата приёма, должность, подразделение
Сотрудник числится уволенным или появилась вторая карточка
Данные совпадают с трудовым договором
Старая фамилия, неверная дата или должность
Сотрудник попадает в расчёт месяца приёма
Сотрудник не подбирается в документ начисления
Доходы идут по одной карточке физлица
Доходы раздвоены по двум карточкам
Частые вопросы
Нужно ли заново вводить СНИЛС и ИНН при повторном приёме?
Нет, если приём оформляется на существующую карточку физического лица — все персональные данные сохраняются. Заново данные вводятся только если человек впервые появляется в этой конкретной базе. Перед приёмом стоит сверить актуальность данных с документами сотрудника.
Сотрудник уволен несколько лет назад, карточка есть, но она «устарела». Можно ли её использовать?
Да, использовать нужно именно старую карточку — физическое лицо в базе одно. Обновите в ней паспортные данные, адрес и другие изменившиеся сведения, после чего оформляйте новый приём. Удалять или архивировать старую карточку не нужно.
Что делать, если случайно создали дубль физического лица?
До сдачи отчётности используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»): она объединит карточки и заменит ссылки в документах. Если отчёты уже сданы с раздвоением, потребуются корректирующие формы 6-НДФЛ и РСВ.
Нужно ли заново оформлять налоговые вычеты на детей?
Да. При повторном приёме сотрудник подаёт новое заявление на вычет, и его нужно ввести в программу с даты нового приёма. Старые вычеты автоматически не возобновляются, без заявления НДФЛ будет удержан полностью.
Можно ли оформить приём задним числом, если сотрудник уже отработал месяц?
Технически можно: документ датируется фактической датой выхода. Но если период уже закрыт и отчётность сдана, начисление зарплаты за этот месяц потребует пересчёта и, возможно, уточнённой отчётности. Безопаснее оформлять приём до закрытия месяца.
Как принять человека, если он работает по совместительству в той же базе?
На то же физическое лицо создаётся второй элемент справочника «Сотрудники» с видом занятости «внешнее совместительство» и отдельным документом приёма. Это не дубль: карточка физлица остаётся одна, отчётность формируется корректно.
Что важно запомнить
При повторном приёме не создавайте новую карточку физического лица: выберите существующего человека и оформите новый документ «Приём на работу». Перед приёмом обновите персональные данные, после — проверьте статус сотрудника, приказ Т-1 и движение доходов по одной карточке в учёте НДФЛ.