Другое · 9 мин
Как завести сотрудника в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по заведению нового сотрудника в 1С:ЗУП: создание физлица, прием на работу, график, начисления, аванс и типичные ошибки.
Заведение нового сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — это не одно действие, а связанная цепочка: создать физическое лицо, оформить сотрудника, провести кадровый документ «Прием на работу» и убедиться, что программа правильно рассчитывает начисления и учитывает человека в отчетности. Если пропустить хотя бы один шаг, сотрудник не попадет в расчет зарплаты, в табель или в регламентированную отчетность.
Материал ориентирован на 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространенную версию. Интерфейс такси, разделы «Кадры» и «Зарплата», документ «Прием на работу» актуальны для всех релизов этой редакции. В старых версиях (2.5) логика похожа, но названия разделов и документов отличаются.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика или расчетчика, заполнены учетная политика организации и создан хотя бы один график работы сотрудников. Без этих настроек прием провести получится, но расчеты будут некорректными.
Подготовка: что должно быть настроено до приема сотрудника
Программа рассчитывает зарплату и формирует отчетность на основе настроек организации. Если их не было, проверьте три вещи. Во-первых, в карточке организации (раздел «Настройка → Организации») заполнены ИНН, КПП, регистрационные данные и учетная политика: система налогообложения, параметры взносов, дата выплаты зарплаты и аванса.
Во-вторых, должен существовать график работы сотрудников («Настройка → Графики работы сотрудников»), например пятидневка с 8-часовым днем. Именно график определяет норму времени при расчете оклада. Если графика нет, прием провести можно, но расчет зарплаты будет неверным или невозможным.
В-третьих, в справочнике «Должности» и «Подразделения» должны быть нужные позиции. Их можно создать прямо из документа приема, но удобнее подготовить заранее, особенно если по должности нужны особые настройки (вредные условия, территориальные условия для отчетности).
Создание физического лица и карточки сотрудника
В 1С:ЗУП есть два разных объекта: «Физическое лицо» (человек с ФИО, ИНН, СНИЛС) и «Сотрудник» (трудовые отношения конкретного человека с конкретной организацией). Один человек может быть сотрудником в нескольких организациях или иметь несколько мест работы — поэтому объекты разделены.
Перейдите в раздел «Кадры → Сотрудники» и нажмите «Создать». Заполните ФИО, пол, дату рождения. Если человек уже работал в базе (например, увольнялся и принимается снова), программа при вводе ФИО покажет подсказку о найденном физлице — выберите существующее, чтобы не плодить дубли. Дубли физлиц — частая причина ошибок в персонифицированной отчетности и 2-НДФЛ/6-НДФЛ.
Далее заполните личные данные по гиперссылкам в карточке: СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес регистрации, контактный телефон. СНИЛС и ИНН критичны для отчетности в СФР и ФНС, паспорт — для кадровых документов. Если каких-то данных пока нет, карточку можно сохранить, но перед сдачей отчетности их придется внести.
Оформление документа «Прием на работу»
Из карточки сотрудника нажмите «Оформить документ → Прием на работу» либо создайте документ через «Кадры → Приемы на работу». Документ — ключевой: именно он регистрирует трудовые отношения, назначает график и начисления.
Заполните основные поля: дата приема, подразделение, должность, график работы. Укажите вид занятости — основное место работы или совместительство (внутреннее или внешнее). От вида занятости зависят вычеты по НДФЛ и отражение в отчетности.
На вкладке «Оплата труда» добавьте плановое начисление — обычно «Оплата по окладу» — и укажите размер. Если оклад задается в штатном расписании, включите соответствующую настройку и выбирайте позицию штатного расписания вместо ручного ввода должности. На вкладке «Аванс» задайте способ выплаты аванса: фиксированной суммой, процентом или расчетом за первую половину месяца.
Проверка результата: как убедиться, что сотрудник заведен правильно
После проведения приема выполните контрольные проверки. Откройте «Зарплата → Начисление зарплаты и взносов», создайте документ за текущий месяц и нажмите «Подбор» или «Заполнить» — сотрудник должен появиться в списке с рассчитанным окладом пропорционально отработанным дням с даты приема.
Проверьте табель: отчет «Зарплата → Табель учета рабочего времени (Т-13)» должен показывать сотрудника с явками по его графику начиная с даты приема. Если строки нет или норма времени нулевая — проблема в графике работы.
Наконец, убедитесь, что сотрудник виден в кадровых отчетах: «Кадры → Штатная расстановка» и списочный состав. Для отчетности в фонды проверьте, что заполнены СНИЛС и ИНН — программа подсветит незаполненные данные при проверке отчетов.
Как проверить результат
Сотрудник в списке, оклад рассчитан пропорционально отработанным дням
Сотрудника нет в списке или сумма нулевая — проверьте дату приема и график
Явки с даты приема по графику, верная норма часов
Пустые дни или нулевая норма — не назначен или не заполнен график
СНИЛС, ИНН, паспорт заполнены, дублей физлица нет
Программа находит несколько физлиц с одинаковыми ФИО — нужно объединить
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — дубли физических лиц, когда при повторном приеме создают нового человека вместо выбора существующего. Исправляется обработкой «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование → Обслуживание») с объединением карточек, но лучше не допускать: всегда пользуйтесь подсказкой программы при вводе ФИО.
Вторая ошибка — неверная дата приема или прием «задним числом» после того, как месяц уже рассчитан. В этом случае пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц, а при необходимости — последующие. Помните, что изменение уже сданных периодов тянет уточненную отчетность.
Третья группа ошибок — не назначен график или не добавлено плановое начисление на вкладке «Оплата труда». Признаки: сотрудник есть в списках, но зарплата не считается. Исправляется документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» с нужной даты, либо редактированием приема, если период еще не закрыт.
Частые вопросы
Можно ли завести сотрудника без документа «Прием на работу»?
Карточку сотрудника создать можно, но без проведенного приема программа не будет рассчитывать зарплату, вести табель и включать человека в отчетность. Прием на работу — обязательный документ для штатного сотрудника.
Как принять сотрудника, который уже работал в компании и уволился?
Создайте новый документ «Прием на работу» для существующего физлица: в карточке сотрудника или через «Кадры → Приемы на работу» выберите того же человека. Программа создаст новую запись сотрудника, а история прежней работы и данные по НДФЛ сохранятся.
Почему сотрудник не попадает в начисление зарплаты?
Проверьте три вещи: проведен ли документ «Прием на работу», не позже ли дата приема расчетного месяца и назначено ли плановое начисление на вкладке «Оплата труда». Чаще всего причина в одном из этих пунктов.
Как оформить внешнего совместителя?
Порядок тот же, но в документе приема в поле «Вид занятости» укажите «Внешнее совместительство». Для внутреннего совместительства создается новый сотрудник для того же физлица с видом занятости «Внутреннее совместительство» и отдельным приемом.
Нужно ли заводить сотрудника в 1С:Бухгалтерии отдельно?
Если используется связка ЗУП + Бухгалтерия с синхронизацией, сотрудники переносятся автоматически при обмене вместе с ведомостями и отражением зарплаты. Отдельно заводить не нужно — достаточно настроить и выполнить синхронизацию данных.
Что делать, если ошибся в дате приема?
Если месяц еще не рассчитан, просто исправьте дату в документе и перепроведите его. Если зарплата за период уже начислена, после исправления пересчитайте «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц. Если период закрыт и отчетность сдана, оцените необходимость уточненных расчетов.
Что важно запомнить
Заведение сотрудника в 1С:ЗУП — это цепочка: физлицо без дублей, документ «Прием на работу» с графиком и начислением, настройка аванса и НДФЛ, затем проверка через начисление зарплаты и табель. Пропуск любого шага заметен именно в расчетах и отчетности.