Другое · 9 мин
Как принять нового сотрудника в 1С
Как оформить приём нового сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание карточки физлица, документ «Приём на работу», проверка ошибок и настройка начислений.
Приём нового сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: завести физическое лицо, создать сотрудника, оформить кадровый документ и убедиться, что программа правильно рассчитает зарплату и взносы. Ошибка на любом этапе приводит к дублям физлиц, неверному стажу, проблемам с отчётностью в СФР и персонифицированными сведениями.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый и расчётный контур полноценные, в 1С:Бухгалтерии — упрощённые, но базовая логика одинакова: сначала физическое лицо, затем сотрудник, затем документ приёма. Ниже разобраны оба сценария и типовые проверки результата.
Подготовка: что проверить до оформления приёма
До создания документа соберите данные из заявления и документов сотрудника: ФИО полностью, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес, реквизиты договора (дата, номер), должность, подразделение, размер оклада или тарифа, дата выхода на работу и условия (основное место или совместительство, полная или неполная ставка).
Проверьте, что в программе уже существуют нужные элементы справочников: подразделение, должность с указанием разряда или категории (если используется), график работы сотрудников. Если подходящего графика нет — создайте его заранее, иначе при расчёте зарплаты норма времени будет неверной.
Создание физического лица и карточки сотрудника
В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Программа предложит ввести ФИО — если найдёт похожее физлицо в базе, покажет предупреждение. Не игнорируйте его: выберите существующую запись, если это тот же человек.
В карточке физического лица заполните личные данные: дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС, документ, удостоверяющий личность (гиперссылка «Личные данные» или «Документы»). ИНН и СНИЛС критичны для отчётности — без них персонифицированные сведения и ЕФС-1 не пройдут форматный контроль.
Карточка сотрудника создаётся вместе с приёмом или отдельно. Один и тот же человек может иметь несколько сотрудников — например, основное место работы и внутреннее совместительство. Каждый такой случай оформляется отдельным сотрудником и отдельным документом приёма.
Оформление документа «Приём на работу»
В ЗУП откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Приём на работу». В 1С:Бухгалтерии путь: «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу».
Заполните ключевые поля документа:
- Дата приёма — первый рабочий день по трудовому договору; от неё считается стаж и право на отпуск.
- Подразделение и должность — выбираются из справочников, от них зависят проводки по затратам.
- Вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. Ошибка здесь искажает отчётность и расчёт пособий.
- График работы — пятидневка, сменный график или неполное время. Для неполной ставки укажите долю (например, 0,5).
- Начисления — на вкладке «Оплата труда» укажите оклад или тарифную ставку, а также постоянные надбавки и доплаты.
- 1Проверьте наличие физлица в базе поиском по ФИО и СНИЛС
- 2Создайте карточку сотрудника и заполните личные данные (ИНН, СНИЛС, документ)
- 3Создайте документ «Приём на работу», укажите дату, подразделение, должность, вид занятости
- 4Назначьте график работы и плановые начисления на вкладке «Оплата труда»
- 5Заполните условия договора: номер, дата, характер работы, испытательный срок
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
- 7Проверьте сотрудника в списке и тестовым расчётом зарплаты за месяц приёма
Особенности приёма в 1С:Бухгалтерии
В бухгалтерской конфигурации кадровый блок проще: документ «Приём на работу» создаётся из раздела «Зарплата и кадры». Здесь нет отдельных графиков работы в том объёме, что в ЗУП, а начисления задаются списком с ручным выбором вида расчёта.
Обратите внимание на поле «Счёт учёта расходов» или способ отражения в учёте — от него зависит, на какой счёт (20, 25, 26, 44 и т.д.) попадут начисления сотрудника при проведении зарплаты. Если оставить значение по умолчанию, затраты могут попасть не на тот счёт.
Где оформлять приём
Полноценный кадровый учёт: штатное расписание, графики, отпуска, стажи, вся отчётность. Подходит организациям с кадровиком и расчётом зарплаты внутри компании.
Упрощённый приём для небольших организаций, где зарплату считает бухгалтер. Нет штатного расписания и части кадровых отчётов, при росте штата лучше перейти на ЗУП.
Проверка результата после оформления
После проведения документа убедитесь, что сотрудник появился в списке «Сотрудники» с правильной датой приёма и подразделением. Откройте карточку и проверьте, что плановые начисления отображаются и действуют с даты приёма.
Ключевая проверка — тестовый расчёт. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма (можно в копии базы или затем отменить) и посмотрите, что сотрудник подтянулся автоматически, а сумма рассчиталась пропорционально отработанным дням. Если сотрудник не попадает в расчёт — чаще всего не заполнен график работы или неверна дата приёма.
Как проверить результат
Подтягивается автоматически, сумма пропорциональна отработанным дням
Сотрудника нет в списке или сумма равна полному окладу при неполном месяце
В карточке приёма указан рабочий график, норма времени заполнена
График пустой — расчёт за месяц будет некорректным
Одно физлицо на человека, ИНН и СНИЛС заполнены
Дубли физлиц или пустые ИНН/СНИЛС — отчётность не пройдёт контроль
Печатная форма формируется из документа приёма без ошибок
В приказе пустые поля — не заполнены номер или дата договора
Типичные ошибки и риски
Самая частая ошибка — создание дубля физического лица при повторном приёме. Последствия серьёзные: стаж разрывается, НДФЛ считается по двум карточкам, персонифицированные сведения расходятся с данными СФР. Лечится объединением дублей через штатную обработку или ручным переносом данных, но проще предотвратить поиском перед созданием.
Вторая группа ошибок — неверный вид занятости и неполная ставка. Если внешнего совместителя принять как основного, исказятся сведения о среднесписочной численности и расчёт пособий. Если не указать долю ставки при неполном времени, программа посчитает полный оклад.
После приёма: что ещё настроить
Оформление приёма — не финал. Проверьте, что у сотрудника заполнены данные для НДФЛ (статус налогоплательщика, заявления на вычеты, если поданы), реквизиты для перечисления зарплаты (зарплатный проект или лицевой счёт), а также способ отражения в бухучёте.
Если организация ведёт воинский учёт, заполните соответствующие сведения в карточке физлица. Для отпусков убедитесь, что право на ежегодный отпуск программа начисляет с даты приёма — в ЗУП это видно в отчёте «Остатки отпусков».
Что важно запомнить
Приём сотрудника в 1С состоит из трёх шагов: физическое лицо без дублей, карточка сотрудника, документ «Приём на работу» с графиком и начислениями. Результат всегда проверяйте тестовым расчётом зарплаты и контролем ИНН/СНИЛС для отчётности.
Частые вопросы
Можно ли принять сотрудника задним числом?
Технически документ можно провести любой датой, но если период уже закрыт (зарплата рассчитана, отчётность сдана), потребуется пересчёт начислений и корректировка сведений. Безопаснее оформлять приём до расчёта зарплаты за месяц приёма.
Как оформить внешнего совместителя?
Порядок тот же, но в документе приёма в поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство». Для совместителей особенно важно указать долю ставки или неполный график, иначе программа рассчитает полный оклад.
Сотрудник не попадает в начисление зарплаты — в чём причина?
Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, указан ли график работы и не позже ли дата приёма расчётного периода. Чаще всего причина — незаполненный график или документ, оставленный в черновиках.
Что делать, если случайно создали дубль физического лица?
В ЗУП есть штатная обработка поиска и объединения дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»). Перед объединением сделайте резервную копию базы и проверьте, какая из карточек используется в документах.
Нужно ли заводить штатное расписание для приёма?
В ЗУП — только если в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания. Тогда приём делается по позиции штатного расписания. Если оно не ведётся, подразделение и должность указываются напрямую в документе приёма. В 1С:Бухгалтерии штатного расписания нет.
Как распечатать приказ о приёме на работу?
Из проведённого документа приёма по кнопке «Печать» доступна унифицированная форма Т-1 и, в зависимости от конфигурации, дополнительные печатные формы. Чтобы приказ заполнился полностью, укажите в документе номер и дату трудового договора.