Как посмотреть, что числится за сотрудником в 1С 8.3 Бухгалтерия

За сотрудником в учёте может числиться немало: невыплаченная зарплата, выданные под отчёт деньги, авансы, займы, удержания и компенсации. Когда нужно быстро понять, кто кому должен, бухгалтер обычно теряется между справочником «Сотрудники» и десятком отчётов. На самом деле вся информация собирается из нескольких стандартных отчётов и регистров, и задача решается за пару минут, если знать, куда смотреть.

Ключевой момент: фраза «числится на сотруднике» в 1С 8.3 Бухгалтерия распадается на четыре разных блока данных — расчёты по зарплате (счёт 70), подотчётные суммы (счёт 71), расчёты по займам и прочим операциям (счёт 73) и НДФЛ/взносы (счета 68, 69). Универсального отчёта «всё по сотруднику» в типовой конфигурации нет, поэтому сведения собирают по этим направлениям.

Проверка расчётов по зарплате через счёт 70

Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и период. В настройках (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Отбор» добавьте условие «Сотрудники = нужный работник».

Кредитовое сальдо на конец периода означает долг организации перед сотрудником — начисленная, но не выплаченная зарплата, отпускные или компенсации. Дебетовое сальдо встречается реже и обычно говорит об излишне выплаченных суммах либо об ошибке в документах — такую ситуацию стоит разбирать отдельно до зарплатной отчётности.

Если нужна детализация до документов, откройте «Карточку счёта» 70 с тем же отбором по сотруднику. Вы увидите каждое начисление и выплату: ведомости, премии, больничные. По двойному щелчку открывается первичный документ, что удобно при поиске расхождений.

1. 1
   Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту
2. 2
   Укажите счёт 70 и период проверки
3. 3
   В настройках добавьте отбор по сотруднику
4. 4
   Сформируйте отчёт и посмотрите конечное сальдо
5. 5
   Для детализации откройте Карточку счёта 70

Как посмотреть подотчётные суммы (счёт 71)

Деньги, выданные сотруднику на хозяйственные нужды, билеты или командировку, числятся на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», выберите счёт 71 и отбор по сотруднику. Дебетовое сальдо — сумма, которую работник должен отчитать авансовым отчётом или вернуть в кассу.

Для контроля сроков удобнее использовать специализированный отчёт. В разделе «Банк и касса» или через поиск по меню найдите отчёт по подотчётным лицам (в разных релизах он называется «Подотчётные лица» или доступен через анализ счёта 71). Он показывает, какие авансы не закрыты и как давно выданы деньги.

Признак проблемы: сальдо по 71 счёту висит несколько месяцев без движения. По правилам выдачи новых подотчётных сумм работник должен сначала отчитаться по предыдущим, поэтому такие «зависшие» остатки требуют запроса авансового отчёта или возврата денег.

Займы, материальная помощь и прочие расчёты (счёт 73)

На счёте 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» отражаются займы сотрудникам (73.01), возмещение материального ущерба (73.02) и прочие суммы. Порядок просмотра тот же: оборотно-сальдовая ведомость или анализ счёта с отбором по работнику.

Дебетовое сальдо по 73.01 — остаток долга сотрудника по займу. Сверьте его с графиком погашения из договора займа: если удержания из зарплаты идут, а сальдо не уменьшается, вероятно, удержание оформлено неправильным документом или не той аналитикой.

Обратите внимание на субконто: аналитика по счёту 73 ведётся по сотрудникам, и если при вводе документа выбран неверный работник или дубль в справочнике, долг «повиснет» не на том человеке. Проверьте отсутствие дублей в справочнике «Сотрудники».

Расчётный листок и зарплатные отчёты

Для ответа на вопрос «что начислено и что выплачено» удобнее зарплатных отчётов ничего нет. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок», выберите сотрудника и месяц. Отчёт покажет начисления, удержания, НДФЛ, выплаты и итоговый долг на начало и конец периода.

Для картины за длительный период используйте «Полную сводку начислений, удержаний и выплат» или «Расчётную ведомость». Они показывают помесячную динамику: где образовался долг, когда была последняя выплата, нет ли пропущенных месяцев начисления.

Если сотрудник уволен, обязательно проверьте расчётный листок за месяц увольнения: долг перед работником должен быть закрыт в день увольнения. Остаток по уволенному — частый источник вопросов при проверках и сверках.

НДФЛ и взносы по сотруднику

Суммы налога, удержанного с доходов работника, смотрите через отчёты «Анализ НДФЛ» и «Регистр налогового учёта по НДФЛ» в разделе «Зарплата и кадры». Они показывают начисленный, удержанный и перечисленный налог с детализацией по месяцам и ставкам.

Страховые взносы проверяются отчётом «Анализ взносов в фонды». Здесь видно базу начисления и суммы взносов по каждому сотруднику. Расхождение между бухгалтерским учётом (счёт 69) и регистрами по взносам — сигнал проверить проведение документов начисления зарплаты.

Частые ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — отбор не сработал из-за того, что в настройках отчёта забыли включить субконто «Сотрудники» или выбрали организацию не ту. В обособленных структурах с несколькими организациями в одной базе всегда проверяйте поле «Организация» в шапке отчёта.

Вторая типичная ситуация — дубли физических лиц. Если сотрудник заведён дважды, часть сумм числится на одной карточке, часть на другой. Перед сверкой проверьте справочник «Физические лица» на предмет дублей по ФИО и дате рождения.

Как проверить результат сверки

Надёжный способ убедиться, что вы увидели полную картину, — свести данные из трёх источников: оборотно-сальдовой ведомости по счетам 70, 71, 73, расчётного листка и карточки счёта. Если сальдо по счёту 70 совпадает с итогом «Долг на конец месяца» в расчётном листке, учёт согласован.

Для подотчёта сверьте остаток по 71 счёту с реестром незакрытых авансовых отчётов и кассовых ордеров. Любое расхождение означает либо непроведённый документ, либо ручную операцию, которую нужно найти и обосновать.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо счёта 70 vs расчётный листок

Норма

Суммы совпадают

Тревожный признак

Разница — ищите непроведённые ведомости или ручные операции

Сальдо счёта 71 vs авансовые отчёты

Норма

Каждая сумма подтверждена выдачей и не закрыта отчётом

Тревожный признак

Остаток без документов или закрыт без авансового отчёта

Аналитика по сотрудникам

Норма

Один сотрудник — одна карточка

Тревожный признак

Дубли физлиц, суммы разнесены на разные карточки

FAQ

Можно ли посмотреть всё по сотруднику одним отчётом?

Типового отчёта «всё сразу» нет. Ближайший вариант — оборотно-сальдовая ведомость по всем расчётным счетам (70, 71, 73) с группировкой по сотрудникам, плюс расчётный листок для зарплатной части. Некоторые организации дорабатывают такой сводный отчёт, но в типовой поставке данные собираются из нескольких отчётов.

Почему в отчёте сотрудник не отображается?

Чаще всего по нему просто не было движений за выбранный период — расширьте период или снимите отбор по датам. Также проверьте, что в настройках отчёта включена группировка по субконто «Сотрудники» и правильно выбрана организация.

Что означает дебетовое сальдо по счёту 70?

Это означает, что сотруднику выплатили больше, чем начислили, либо в учёте есть ошибка. Сверьте ведомости на выплату с документами начисления через карточку счёта 70 и найдите документ, создавший переплату.

Как посмотреть долг по уволенному сотруднику?

Отбор по сотруднику работает и для уволенных — карточка не удаляется из справочника. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70, 71, 73 с отбором по этому работнику. Учтите, что депонированная зарплата может числиться на счёте 76.04.

Где смотреть суммы по больничным и отпускным отдельно?

В расчётном листке они выводятся отдельными строками начислений. Для анализа по видам расчёта используйте отчёт «Начисления и удержания» или свод начислений с группировкой по виду расчёта в разделе «Зарплата и кадры».