Другое · 12 мин
Увольнение сотрудника в 1С: как правильно заполнить документ
Как оформить увольнение сотрудника в 1С ЗУП: создание документа, расчёт компенсации отпуска, НДФЛ, взносы, выплата и отчётность. Пошаговая инструкция.
Увольнение сотрудника в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформляется одним документом «Увольнение», который одновременно фиксирует кадровое событие и выполняет окончательный расчёт: остаток зарплаты, компенсацию неиспользованного отпуска, удержания и начисление НДФЛ со взносами. Ошибки при заполнении приводят к неверным суммам выплат, некорректной отчётности в налоговую и спорам с сотрудником.
Перед оформлением убедитесь, что в базе введены все начисления за месяц увольнения: табели, отпуска, больничные, премии и разовые начисления. Документ «Увольнение» рассчитывает только то, что видит в системе, поэтому пропущенные данные придётся исправлять отдельными документами уже после увольнения, что усложняет учёт.
Ниже разобран полный порядок работы: от создания документа до проверки расчёта и формирования отчётности. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1, но общая логика применима и к другим редакциям.
Что нужно подготовить перед оформлением увольнения
Начните с проверки кадровых данных сотрудника. Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в ней корректно указаны приём на работу, все переводы, отпуска и периоды отсутствий. От этих данных зависит расчёт стажа для компенсации отпуска и среднего заработка.
Проверьте остаток отпуска. В 1С:ЗУП это делается через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам») или прямо из документа увольнения по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск». Если остаток отрицательный — сотрудник использовал отпуск авансом, и программа рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска вместо компенсации.
Убедитесь, что за месяц увольнения введены все документы: больничные, командировки, отсутствия, разовые премии и удержания. Если документ увольнения провести раньше, чем эти данные, расчёт будет неполным. Также проверьте, нет ли у сотрудника непогашенных подотчётных сумм и задолженности по займам — они удерживаются при окончательном расчёте в пределах, допустимых законодательством.
Создание документа «Увольнение» и заполнение основных полей
Документ создаётся из раздела «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» или из раздела «Зарплата» — «Все начисления» — «Увольнение». Нажмите «Создать» и выберите «Увольнение» (для одного сотрудника) или «Увольнение списком», если увольняется несколько человек одновременно.
Заполните обязательные поля документа:
- Организация — подставляется по умолчанию, проверьте при работе с несколькими юрлицами;
- Сотрудник — выберите из справочника; программа подтянет текущее подразделение и должность;
- Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника. Именно на эту дату рассчитывается компенсация и определяется период обложения НДФЛ;
- Основание увольнения — статья Трудового кодекса, например «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» (по собственному желанию). Формулировка попадёт в приказ и трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности).
После заполнения шапки документ автоматически рассчитывает начисления и удержания. Не спешите проводить документ — сначала проверьте каждую вкладку расчёта.
- 1Введите все кадровые и расчётные документы за месяц увольнения (больничные, отпуска, премии)
- 2Проверьте остаток отпуска отчётом «Остатки отпусков»
- 3Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника, дату и основание
- 4Проверьте вкладки начислений, удержаний, НДФЛ и взносов
- 5Проведите документ и сформируйте расчётный листок
- 6Оформите выплату ведомостью с признаком окончательного расчёта
- 7Сформируйте отчётность: сведения о трудовой деятельности, персучёт, выписки из 6-НДФЛ и РСВ
Проверка начислений: зарплата и компенсация отпуска
На вкладке «Начисления» документ показывает оплату за отработанные дни месяца увольнения и компенсацию за неиспользованный отпуск. Зарплата рассчитывается пропорционально отработанному времени по графику сотрудника — проверьте, что количество дней и сумма соответствуют табелю.
Компенсация отпуска рассчитывается исходя из остатка дней и среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев. Щёлкните по сумме компенсации — откроется детализация расчёта среднего заработка с перечнем учтённых начислений. Если сотрудник отработал меньше года или в расчётном периоде были исключаемые периоды (отпуска, больничные), программа учтёт это автоматически, но базу стоит просмотреть на предмет лишних или пропущенных сумм.
Если вместо компенсации программа показала удержание за отпуск, использованный авансом, проверьте правомерность удержания: при некоторых основаниях увольнения (например, сокращение штата, призыв в армию) удержание за неотработанные дни отпуска не производится. В таких случаях удержание в документе нужно отменить вручную.
Выходное пособие при сокращении
При увольнении по сокращению штата или в связи с ликвидацией организации сотруднику положено выходное пособие. В документе увольнения оно добавляется автоматически, если в настройках учётной политики и виде расчёта всё настроено, либо вручную через добавление начисления. Пособие в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и взносами — убедитесь, что вид расчёта имеет корректные настройки налогообложения, иначе налог будет рассчитан ошибочно.
НДФЛ, взносы и удержания при увольнении
Вкладка «НДФЛ» показывает налог, исчисленный со всех доходов при увольнении. Дата получения дохода по зарплате и компенсации — день выплаты, поэтому при окончательном расчёте налог пересчитывается целиком. Проверьте, что применены все положенные вычеты (на детей и другие): если сотрудник подал заявление, вычеты должны быть предоставлены за все месяцы с начала года, за которые они ещё не учтены.
Страховые взносы начисляются на вкладке «Взносы» в обычном порядке — увольнение не меняет порядок их расчёта. Исключение — компенсация за неиспользованный отпуск: она облагается взносами полностью, в отличие от некоторых других компенсаций при увольнении.
На вкладке «Удержания» отражаются исполнительные листы, займы и прочие удержания. Проверьте: по алиментам нужно удержать сумму за неполный месяц пропорционально, а после выплаты уведомить взыскателя и судебного пристава об увольнении должника — это обязанность работодателя.
Выплата окончательного расчёта
Окончательный расчёт должен быть выплачен в день увольнения. В 1С:ЗУП выплата оформляется ведомостью (в банк, кассу или через зарплатный проект) с видом выплаты «Увольнение». Создать ведомость можно прямо из документа увольнения по кнопке «Выплатить» — программа подставит сумму к выплате с учётом НДФЛ и удержаний.
Если сотрудник в день увольнения отсутствовал (например, был на больничном), выплата производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. В программе ведомость оформляется фактической датой выплаты — от неё зависит срок перечисления НДФЛ и отражение дохода в 6-НДФЛ.
После проведения ведомости сформируйте расчётный листок сотрудника и проверьте итоговую сумму на руки. Сверьте её с данными документа увольнения: расхождения обычно означают, что между увольнением и выплатой были проведены ещё какие-то начисления или удержания.
Как проверить результат
Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения
Расхождение в днях — проверьте введённые отпуска и кадровые переводы
В детализации учтены все облагаемые начисления за расчётный период
Пропущены премии или включены исключаемые выплаты
Ведомость на выплату совпадает с итогом документа увольнения
Суммы различаются — есть документы, проведённые после увольнения
Применены все положенные вычеты, налог пересчитан за год
Вычеты отсутствуют, хотя заявление подано
Отчётность и документы при увольнении
После проведения увольнения сформируйте комплект кадровых документов. Из документа по кнопке «Печать» доступны приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8 или самостоятельная форма), записка-расчёт (Т-61) и другие печатные формы.
Сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России (СФР) в составе отчёта по форме ЕФС-1 — при увольнении отчёт подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность» либо через документ «Сведения о трудовой деятельности».
Дополнительно при увольнении оформляются: раздел 2 справки о доходах для сотрудника, сведения о страховых взносах (выписка из РСВ), сведения о стаже для СФР, а при алиментных удержаниях — уведомление взыскателя. Все эти формы доступны в программе из карточки сотрудника или раздела отчётности.
Особые сценарии увольнения
Увольнение в середине месяца и перерасчёт
Если после проведения увольнения выяснилось, что часть данных была ошибочной (например, табель скорректирован), используйте механизм отмены: отмените проведение ведомости, затем документа увольнения, исправьте первичные данные и проведите всё заново. В закрытом периоде, по которому уже сдана отчётность, исправления делаются документом «Перерасчёт» с уточнённой отчётностью.
Увольнение переводом и по соглашению сторон
При переводе в другую организацию увольнение оформляется стандартно, но с соответствующим основанием. Если обе организации ведутся в одной базе, удобнее использовать кадровый перевод вместо пары «увольнение — приём»: тогда сохраняется накопленный стаж отпусков и средний заработок, и окончательный расчёт не требуется.
Увольнение совместителя
Внутренний совместитель увольняется отдельным документом по каждому месту работы. Если увольняется только совместительская должность, основное трудовое место не трогайте — создайте документ увольнения именно по сотруднику-совместителю, выбрав соответствующую запись в справочнике.
Перед массовыми увольнениями (сокращение, ликвидация) сделайте копию информационной базы и проведите один документ полностью — от увольнения до ЕФС-1. Так вы заранее увидите проблемы с настройками выходного пособия и печатными формами, а не будете исправлять их на каждом сотруднике отдельно.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С:ЗУП оформляется одним документом, который считает зарплату, компенсацию отпуска, НДФЛ и взносы. Ключ к корректному расчёту — полнота введённых данных до проведения документа и проверка остатка отпуска. Выплату оформляйте ведомостью «Увольнение» в день увольнения, а ЕФС-1 сдавайте не позднее следующего рабочего дня.
Частые вопросы об увольнении в 1С
Почему в документе увольнения не рассчитывается компенсация отпуска?
Чаще всего причина в нулевом или отрицательном остатке отпуска: проверьте отчёт «Остатки отпусков» и полноту введённых отпусков. Реже причина в том, что сотрудник принят недавно и отработал меньше половины месяца — тогда компенсация действительно не положена. Также проверьте, что в настройках вида отпуска не снят признак компенсации при увольнении.
Как уволить сотрудника задним числом, если период закрыт?
Если по периоду уже сдана отчётность, увольнение проводится текущей датой документа с указанием фактической даты увольнения. Начисления и НДФЛ придётся скорректировать документами перерасчёта, а в налоговую и СФР подать уточнённые расчёты. Сам документ увольнения с прошлой датой провести можно, но отчётность за закрытый период это не исправит автоматически.
Нужно ли начислять зарплату за месяц увольнения отдельным документом?
Нет. Документ «Увольнение» сам рассчитывает оплату за отработанные дни месяца. Документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц создавать не нужно — иначе суммы задвоятся. Исключение: если увольнение оформлено после расчёта зарплаты всем остальным, документ увольнения учтёт уже начисленное.
Что делать, если сотрудник заболел в день увольнения?
Увольнение не отменяется: дата увольнения остаётся той, что указана в приказе, даже если сотрудник на больничном. Больничный лист, открытый до увольнения, оплачивается в обычном порядке. Введите больничный в программу до проведения окончательного расчёта либо доначислите его после, когда сотрудник предъявит листок нетрудоспособности.
Как проверить, всё ли выплачено уволенному сотруднику?
Сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» или «Расчётный листок» по сотруднику после проведения ведомости на выплату. Нулевое сальдо по взаиморасчётам означает, что расчёт закрыт. Ненулевой остаток указывает на невыплаченные суммы или излишне удержанные деньги.
Можно ли отменить увольнение, если сотрудник передумал?
Да, пока не оформлена выплата и не сданы сведения. Отмените проведение ведомости на выплату, затем пометьте документ «Увольнение» на удаление. Если сведения в СФР уже отправлены, потребуется подать отменяющие сведения по той же форме. Учтите, что отмена увольнения возможна только по согласованию с сотрудником в рамках трудового законодательства.