Как в 1С ЗУП выплатить расчет при увольнении

Выплата окончательного расчета при увольнении — одна из самых контролируемых операций в зарплатном учете. По Трудовому кодексу работодатель обязан выдать все причитающиеся суммы в день увольнения, а задержка грозит компенсацией за каждый день просрочки и претензиями со стороны трудинспекции. В 1С:ЗУП вся цепочка — от приказа на увольнение до ведомости на выплату — автоматизирована, но только при условии, что документы создаются в правильной последовательности и с корректными настройками.

Основной инструмент — документ «Увольнение» (или «Увольнение списком» для массового прекращения договоров). Он не только регистрирует кадровое событие, но и автоматически рассчитывает зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Дальше остается сформировать ведомость и отразить выплату, чтобы программа корректно закрыла расчеты с сотрудником и сформировала отчетность.

Ниже разобран полный цикл: от проверки исходных данных до контроля результата, включая типовые ошибки, из-за которых расчет «не сходится», и сценарии вроде увольнения в середине месяца или выплаты через кассу.

Что подготовить перед расчетом увольнения

До создания документа увольнения убедитесь, что в базе отражены все события, влияющие на расчет: больничные, отпуска, командировки, премии и разовые начисления за месяц увольнения. Если какой-то документ введен позже расчета, программа пересчитает суммы не автоматически, а только после явного пересчета документа увольнения — это частая причина расхождений.

Проверьте остаток отпуска сотрудника. В карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» или через отчет «Остатки отпусков» видно, сколько дней компенсации положено. Если остаток в программе не совпадает с вашими данными (например, не введены остатки при переходе на ЗУП из другой системы), компенсация рассчитается неверно, и её придется корректировать вручную в документе увольнения на вкладке «Компенсации отпуска».

Также уточните способ выплаты зарплаты сотруднику — через кассу или на банковский счет (зарплатный проект). От этого зависит тип ведомости, которую вы будете создавать. Способ выплаты задается в карточке сотрудника или в настройках подразделения, и его можно переопределить непосредственно в ведомости.

Создаем документ «Увольнение»

Документ находится в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — это последний рабочий день, за который также положена оплата. Основание увольнения выбирается из справочника со ссылкой на статью ТК РФ; от него зависит, в частности, налогообложение выходного пособия и формулировка в трудовой книжке.

После заполнения шапки программа автоматически рассчитывает все причитающиеся суммы. На вкладке «Начисления и удержания» собраны зарплата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, а также НДФЛ и страховые взносы. Если сотруднику положено выходное пособие (например, при сокращении или по соглашению сторон), его вид начисления нужно добавить вручную или настроить в параметрах расчета зарплаты, чтобы программа предлагала его автоматически.

Обратите внимание на флажок «Начислить зарплату» — он должен быть установлен, если расчет выполняется именно документом увольнения, а не отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов». Для увольнения в середине месяца это стандартный вариант: тогда в конце месяца уволенный сотрудник в общий расчет уже не попадет.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника и дату увольнения
3. 3
   Выберите основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанные начисления, компенсацию отпуска, НДФЛ и взносы
5. 5
   При необходимости добавьте выходное пособие вручную
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8

Проверяем компенсацию отпуска и средний заработок

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за расчетный период — как правило, 12 месяцев, предшествующих увольнению. Чтобы увидеть детализацию, на вкладке «Компенсации отпуска» или в форме расчета откройте расшифровку среднего заработка: программа покажет, какие суммы и дни вошли в расчет, а какие исключены (больничные, отпуска, простои).

Если сотрудник отработал меньше года или в базе нет данных за весь расчетный период (например, учет начался недавно), средний заработок будет рассчитан из фактически имеющихся данных. Это законно, но требует внимания: проверьте, что в расчет попали все начисления, облагаемые взносами и относящиеся к оплате труда. Разовые выплаты социального характера в средний заработок не включаются.

Типичная ситуация — отрицательный остаток отпуска, когда сотрудник использовал отпуск авансом. В этом случае программа предложит удержание за неотработанные дни отпуска. Удержание оформляется тем же документом увольнения, но помните об ограничении: общий размер удержаний при увольнении ограничен нормами ТК РФ, и при некоторых основаниях увольнения удерживать за авансовый отпуск нельзя вовсе.

НДФЛ и страховые взносы при увольнении

НДФЛ с расчета при увольнении исчисляется в документе «Увольнение» на дату выплаты дохода. Ключевой момент — дата фактического получения дохода: для зарплаты и компенсации это день выплаты, поэтому важно, чтобы дата ведомости совпадала с реальной датой выдачи денег. От этого зависят сроки перечисления налога и корректность отчета 6-НДФЛ.

Выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства облагаются НДФЛ и взносами только в части, превышающей трехкратный размер среднего месячного заработка (для работников Крайнего Севера — шестикратный). В ЗУП это контролируется настройкой вида начисления: убедитесь, что у пособия указан правильный код дохода и категория для взносов, иначе программа либо обложит всю сумму, либо необоснованно освободит её.

Страховые взносы начисляются тем же документом увольнения, если расчет производится в середине месяца. Они попадут в расчет по страховым взносам за соответствующий квартал. Проверить суммы можно на вкладке «Взносы» документа или через отчет «Анализ взносов во внебюджетные фонды».

Формируем ведомость и выплачиваем расчет

Выплата оформляется документом «Ведомость» соответствующего типа: «Ведомость в банк» (при зарплатном проекте), «Ведомость на счета» (произвольный банковский перевод) или «Ведомость в кассу». Быстрее всего создать её прямо из документа увольнения по кнопке «Выплатить» — программа сама подставит сотрудника, сумму и вид выплаты «Увольнение».

В ведомости обязательно проверьте дату: она должна совпадать с днем фактической выплаты, который по закону приходится на день увольнения. Если день выплаты выпадает на выходной, расчет выдается накануне. От даты ведомости зависит дата удержания НДФЛ и срок его перечисления в бюджет.

Для выплат по зарплатному проекту после проведения ведомости формируется реестр в банк (раздел «Выплаты» → «Обмен с банками»). Для кассовой выплаты на основании ведомости оформляется расходный кассовый ордер — в ЗУП это делается при синхронизации с бухгалтерской программой или вручную в 1С:Бухгалтерии.

Удобно контролировать расчет непосредственно в ведомости: колонка «К выплате» должна совпадать с суммой «на руки» из документа увольнения. Если в ведомости сумма меньше — вероятно, по сотруднику есть долг прошлых периодов или часть суммы уже выплачена авансом, и программа это учла.

Отдельные сценарии увольнения

Увольнение списком

При массовом увольнении (сокращение штата, ликвидация) используйте документ «Увольнение списком» — он оформляется на группу сотрудников с одинаковой датой и основанием. Расчет каждого сотрудника выполняется индивидуально внутри общего документа, а выплата оформляется одной ведомостью на всех, что существенно экономит время.

Увольнение после отпуска или больничного

Если сотрудник увольняется сразу после отпуска с последующим увольнением, днем увольнения считается последний день отпуска, но расчет выдается перед его началом. При увольнении во время больничного дата увольнения не сдвигается, а больничный, предъявленный после расчета, оплачивается отдельно — начисление оформляется документом «Больничный лист» уже после проведения увольнения.

Доначисления после увольнения

Если после увольнения выяснилось, что сотруднику нужно что-то доплатить (например, премию, начисленную задним числом), используйте документ «Премия» или «Разовое начисление» с указанием бывшего сотрудника — в ЗУП это поддерживается. Выплата оформляется обычной ведомостью, а НДФЛ и взносы рассчитаются на дату этой выплаты.

Как проверить результат

Главный контрольный отчет — «Задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» → «Отчеты»): после проведения ведомости сальдо по уволенному сотруднику должно быть нулевым. Если остаток есть, либо выплата не проведена, либо начислено больше, чем выплачено.

Дополнительно сформируйте расчетный листок сотрудника за месяц увольнения — в нем должны быть видны все составляющие: оклад за отработанные дни, компенсация отпуска, удержанный НДФЛ и итоговая сумма к выплате. Расчетный листок удобно приложить к пакету документов при проверке или передать сотруднику.

Наконец, проверьте регистры налогового учета: отчет «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» покажет, что доход уволенного отражен на дату выплаты, а налог удержан. Это гарантия того, что 6-НДФЛ за квартал заполнится корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо в «Задолженности по зарплате»

Норма

Ноль по уволенному сотруднику

Тревожный признак

Остаток долга за организацией или сотрудником

Дата ведомости и дата увольнения

Норма

Совпадают с фактическим днем выплаты

Тревожный признак

Даты различаются — риск ошибок в 6-НДФЛ

Расчетный листок

Норма

Все начисления, НДФЛ и сумма к выплате сходятся

Тревожный признак

Задвоенная зарплата или отсутствует компенсация

Анализ НДФЛ

Норма

Доход и удержанный налог на дату выплаты

Тревожный признак

Налог исчислен, но не удержан, или дата неверна

Частые вопросы

Можно ли выплатить расчет позже дня увольнения, если сотрудник отсутствовал?

Да. Если сотрудник в день увольнения не работал и не получил расчет, работодатель обязан выплатить суммы не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете. В программе ведомость оформляется на фактическую дату выплаты — именно она определит дату получения дохода для НДФЛ.

Как удержать из расчета долг по подотчетным суммам или займу?

Удержания оформляются в документе увольнения на вкладке «Удержания» или отдельными документами до расчета. Помните об ограничении общего размера удержаний по ТК РФ — при недостаточности суммы расчета остаток долга взыскивается отдельно, а не удерживается принудительно в полном объеме.

Что делать, если компенсация отпуска рассчиталась с нулевым средним заработком?

Обычно это означает, что в базе нет данных о начислениях за расчетный период — например, учет в ЗУП начат недавно, а исторические данные не перенесены. Введите данные о среднем заработке вручную в документе увольнения (форма расчета среднего заработка позволяет скорректировать суммы и дни) или загрузите историю начислений.

Нужно ли начислять взносы на травматизм при увольнении?

Да, взносы на страхование от несчастных случаев начисляются на выплаты при увольнении в общем порядке, если эти выплаты являются объектом обложения. Исключение — выходное пособие в пределах необлагаемого лимита. В ЗУП взносы на травматизм рассчитываются тем же документом увольнения и попадают в соответствующий раздел отчетности.

Как оформить расчет, если увольнение отменили?

Документ увольнения нужно отменить (пометить на удаление или распровести). Если ведомость уже проведена, но деньги не выплачены — отмените и её. Если выплата реально прошла, потребуется оформить возврат: сотрудник восстанавливается на работе, а излишне выплаченные суммы отражаются как задолженность и удерживаются из последующих начислений по согласованию с сотрудником.

Почему уволенный сотрудник снова попал в ведомость на аванс?

Такое бывает, если дата увольнения позже даты аванса, а расчет по увольнению еще не проведен, либо если у сотрудника осталась невыплаченная задолженность. Проверьте, проведен ли документ увольнения, и исключите сотрудника из ведомости вручную, если его расчет полностью закрыт.