Как изменить аванс в 1С 8.3

Термин «аванс» в 1С 8.3 встречается в двух основных контекстах: аванс сотрудникам по заработной плате (программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерия 8») и авансовые платежи поставщикам или от покупателей. Чаще всего под вопросом «как изменить аванс» понимают изменение суммы или способа расчёта зарплатного аванса — именно этот сценарий разобран ниже наиболее подробно.

В типовой 1С 8.3 ЗУП аванс может рассчитываться тремя способами: фиксированной суммой, процентом от тарифа (оклада) или расчётом за первую половину месяца по фактически отработанному времени. Способ и величина аванса задаются как для всей организации, так и индивидуально для конкретного сотрудника — индивидуальная настройка имеет приоритет.

Перед изменением проверьте, какой способ используется сейчас, и убедитесь, что новая величина аванса не нарушает требования трудового законодательства: аванс — это оплата за фактически отработанную первую половину месяца, поэтому слишком заниженная фиксированная сумма может вызвать претензии при проверке.

Какие способы расчёта аванса доступны в 1С 8.3

Типовая конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» поддерживает три варианта выплаты аванса. Первый — фиксированная сумма: сотруднику каждый месяц выплачивается одна и та же величина независимо от отработанных дней. Второй — процент от тарифной ставки (оклада), например 40% от оклада. Третий — расчёт за первую половину месяца: программа начисляет аванс по фактически отработанному времени с 1 по 15 число с учётом всех постоянных начислений и удержаний.

Выбор способа влияет на трудоёмкость учёта. Фиксированная сумма и процент не требуют ввода табеля за первую половину месяца, но могут привести к переплате, если сотрудник болел или был в отпуске. Расчёт за первую половину месяца точнее, но требует актуальных данных об отработанном времени до даты выплаты.

Сравнение способов расчёта аванса

Фиксированная сумма

Простой вариант для стабильных окладов. Риск переплаты при отсутствиях сотрудника.

Процент от оклада

Автоматически меняется при изменении оклада. Также не учитывает фактическое отработанное время.

Расчёт за первую половину месяца

Наиболее точный и безопасный с точки зрения проверок, но требует заполнения данных об отработанном времени до выплаты.

Как изменить аванс конкретному сотруднику

Для точечного изменения откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного работника. В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Аванс» (обычно находится в блоке выплат рядом с местом работы и графиком). В открывшемся окне выберите способ расчёта и укажите сумму или процент, затем нажмите «ОК» и запишите карточку.

Если в карточке сотрудника способ не задан, применяется настройка, указанная для организации в целом. Поэтому индивидуальное изменение — это фактически переопределение общего правила. После записи проверьте, что новое значение отображается в карточке, и при следующей выплате аванса программа использует уже его.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и выберите работника
2. 2
   Перейдите по ссылке «Аванс» в карточке сотрудника
3. 3
   Выберите способ: фиксированная сумма, процент от тарифа или расчёт за первую половину месяца
4. 4
   Укажите сумму или процент и нажмите «ОК»
5. 5
   Запишите карточку и проверьте отображение нового значения

Как изменить аванс массово для группы сотрудников

Когда изменить аванс нужно сразу нескольким работникам — например, при повышении окладов по подразделению — удобнее использовать документ «Изменение аванса». Он находится в разделе «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Изменение аванса»).

Создайте новый документ, укажите дату, с которой действует изменение, подберите сотрудников списком и задайте новый способ расчёта и величину аванса. После проведения документа новые значения применяются ко всем выбранным сотрудникам с указанной даты. Это удобно ещё и тем, что изменение зафиксировано документально — видно, кто, когда и какое значение установил.

Обратите внимание на дату документа: если провести его задним числом после того, как аванс за период уже выплачен, программа не пересчитает прошлую выплату автоматически. Новое значение начнёт действовать со следующего расчёта.

Как изменить способ расчёта аванса по организации в целом

Общая настройка задаётся в карточке организации: раздел «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь указывается дата выплаты аванса и способ его расчёта по умолчанию для всех сотрудников, у которых нет индивидуальной настройки.

Изменение общей настройки не перезаписывает индивидуальные значения, заданные в карточках сотрудников или документом «Изменение аванса». Поэтому перед сменой общего правила имеет смысл проверить, у кого из сотрудников настроены персональные значения — иначе часть работников продолжит получать аванс по старым условиям.

Как изменить аванс в 1С:Бухгалтерия 8.3

В «1С:Бухгалтерии 8.3» зарплатный аванс обычно выплачивается ведомостью с видом «Аванс» без предварительного начисления. Сумма вводится вручную в ведомости или подтягивается автоматически, если ведётся учёт по плановому авансу. Чтобы изменить сумму, откройте ведомость на выплату аванса («Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу») и скорректируйте значение в колонке «К выплате».

Если в бухгалтерии используется синхронизация с ЗУП, суммы аванса приходят из зарплатной программы, и менять их нужно именно там — ручная правка в бухгалтерии нарушит соответствие данных при следующем обмене. Проверьте настройки синхронизации, прежде чем править документы вручную.

Вторая ситуация в бухгалтерии — авансовые платежи контрагентам. Чтобы изменить зачёт аванса поставщику, откройте документ поступления (накладную или акт) и скорректируйте способ зачёта аванса: автоматически, по конкретному документу оплаты или без зачёта. При ручном зачёте укажите платёжный документ и сумму.

Проверка результата и типичные ошибки

После изменения настройки сформируйте пробную ведомость на выплату аванса («Зарплата» → «Ведомости…») и проверьте, что сумма заполняется по новому правилу. Если ведомость уже создана до изменения настройки — обновите суммы кнопкой «Заполнить» или пересоздайте документ, иначе в ней останутся старые значения.

Если используется способ «расчёт за первую половину месяца», дополнительно проверьте документ «Начисление за первую половину месяца»: суммы в ведомости должны совпадать с ним. Расхождение обычно означает, что после начисления менялись кадровые данные (отпуск, больничный, изменение оклада) и начисление нужно пересчитать.

Частые вопросы

Почему после изменения аванса в карточке сотрудника сумма в ведомости не изменилась?

Ведомость была создана до изменения настройки и хранит суммы, рассчитанные на момент заполнения. Перезаполните ведомость кнопкой «Заполнить» или создайте новую — программа подтянет актуальное значение аванса.

Можно ли установить разный аванс сотрудникам одного подразделения?

Да. Способ и сумма аванса задаются индивидуально для каждого сотрудника в его карточке или документом «Изменение аванса» с произвольным списком работников. Подразделение на это не влияет.

С какой даты действует новое значение аванса?

При изменении через карточку сотрудника — с момента записи, применительно к следующей выплате. При изменении документом «Изменение аванса» — с даты, указанной в документе. Уже выплаченные авансы задним числом не пересчитываются.

Какой аванс безопаснее установить, чтобы не было переплат?

Наиболее защищённый вариант — расчёт за первую половину месяца по фактически отработанному времени: программа учтёт отпуска, больничные и отсутствия. Если нужна простая схема, фиксированную сумму или процент разумно устанавливать ниже половины оклада с учётом НДФЛ.

Как изменить зачёт аванса поставщику в 1С:Бухгалтерии?

Откройте документ поступления товаров или услуг, перейдите к настройке зачёта авансов (ссылка в поле «Расчёты» или на вкладке расчётов) и выберите режим: автоматически, по документу или не зачитывать. При ручном режиме укажите конкретное платёжное поручение и сумму зачёта.

Что делать, если сотруднику выплатили аванс больше положенного?

Переплата зачитывается при окончательном расчёте за месяц: программа уменьшит сумму к выплате по зарплате на излишне выплаченную сумму. Если сотрудник увольняется и переплату не из чего удержать, потребуется согласование возврата с работником — самостоятельно списывать её нельзя.