Как посмотреть сотрудников в 1С: справочники, списки и отчёты

Список сотрудников в программах 1С хранится в справочнике «Сотрудники», а дополнительные представления — работающие, уволенные, сотрудники конкретного подразделения — получают через отборы, списки и кадровые отчёты. Точное расположение команд зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП и 1С:Управление персоналом основные инструменты находятся в разделе «Кадры», в 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация — в разделе «НСИ и администрирование» или «Кадры», а в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры».

Важно понимать разницу между справочником и фактическим кадровым состоянием. Справочник «Сотрудники» показывает все созданные карточки, включая уволенных и даже те, по которым не было приёма на работу. Чтобы увидеть именно работающих сотрудников на дату, нужны отчёты или список с отбором, которые опираются на кадровые документы: приёмы, переводы и увольнения.

Ниже разобраны основные способы просмотра: через справочник, через список работающих, через отчёты, а также поиск по подразделению и типичные проблемы, когда сотрудник «не находится».

Как открыть справочник «Сотрудники»

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) перейдите в раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники». Откроется список всех карточек сотрудников, заведённых в информационной базе. В 1С:Бухгалтерии путь выглядит как «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», в 1С:ERP — «НСИ и администрирование» → «Персонал» → «Сотрудники» либо раздел «Кадры» в зависимости от версии.

Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+Shift+F и введите «Сотрудники». Система покажет все объекты с таким названием, и вы сможете открыть справочник напрямую. Этот способ работает в любой типовой конфигурации на платформе 8.3.

В списке справочника доступны стандартные действия: поиск по наименованию (начните вводить фамилию в поле поиска), сортировка по колонкам, переход в карточку двойным щелчком. По умолчанию в списке отображаются все записи без фильтрации по статусу работы.

Как посмотреть только работающих сотрудников

Чтобы увидеть сотрудников, которые фактически работают в организации на текущую дату, используйте кадровые отчёты. В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и выберите «Список работников» или «Списки работников организаций» — название зависит от версии. Отчёт сформирует перечень сотрудников, у которых есть действующий приём на работу и нет увольнения на указанную дату.

Перед формированием обязательно проверьте поле периода: отчёт строится на конкретную дату, и если она указана неверно, список будет отличаться от реальности. Например, при дате в прошлом месяце в список попадут сотрудники, уволенные позже. Это самая частая причина расхождений при сверке численности.

Альтернативный путь — отчёт «Штатные сотрудники» («Остатки штатных единиц» показывает вакансии). Он выводит работающих с привязкой к позициям штатного расписания: подразделение, должность, ставка, вид занятости. Такой вариант удобен, когда нужно проверить не только факт работы, но и оформление по штатке.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Список работников» или «Штатные сотрудники»
3. 3
   Установите актуальную дату отчёта и при необходимости организацию
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество строк

Как найти сотрудников по подразделению или должности

Для выборки по подразделению используйте настройки отчёта: нажмите «Настройки» в форме отчёта, добавьте отбор по полю «Подразделение» и укажите нужное значение. Аналогично работает отбор по должности, организации (если в базе ведётся несколько юрлиц) и виду занятости — основное место работы или совместительство.

В самом справочнике «Сотрудники» тоже можно настроить отбор: кнопка «Ещё» → «Настроить список» → вкладка «Отбор». Добавьте условие по подразделению. Учтите ограничение: в справочнике подразделение хранится как текущее значение из последних кадровых данных, поэтому для точной исторической выборки лучше использовать отчёты.

Если нужен список сотрудников конкретного руководителя или по группе должностей, проще сформировать отчёт «Штатные сотрудники» с отбором и затем сгруппировать строки по подразделению — в типовых отчётах ЗУП группировки переключаются в настройках структуры.

Как посмотреть уволенных сотрудников

Уволенные сотрудники не удаляются из базы — их карточки остаются в справочнике, а факт увольнения фиксируется документом «Увольнение». Чтобы увидеть список уволенных за период, откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Уволенные сотрудники» (или «Сотрудники, уволенные за период») и укажите интервал дат.

Другой способ — журнал документов «Увольнения» в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» с отбором по виду документа. Из журнала видно дату увольнения, основание и сотрудника, а двойной щелчок открывает сам документ с деталями.

Если нужно проверить конкретного человека, откройте его карточку в справочнике и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» или на вкладку с кадровыми данными — там отображаются все приёмы, переводы и увольнения в хронологическом порядке.

Сравнение вариантов

Справочник «Сотрудники»

Подходит для поиска карточки и быстрого просмотра. Ограничение: показывает всех, включая уволенных и неоформленных.

Отчёт «Список работников»

Подходит для точной численности на дату. Ограничение: зависит от корректности кадровых документов.

Отчёт «Штатные сотрудники»

Подходит для проверки по штатному расписанию. Ограничение: требует ведения штатки в программе.

Как выгрузить список сотрудников

Любой сформированный отчёт можно сохранить во внешний файл: кнопка «Ещё» → «Сохранить» или «Файл» → «Сохранить копию». Поддерживаются форматы табличного документа MXL, Excel, PDF и другие. Для дальнейшей обработки в электронных таблицах выбирайте Excel — структура колонок сохранится.

Если нужен именно перечень ФИО без лишних полей, откройте настройки отчёта и уберите ненужные колонки из структуры перед формированием. Так выгрузка будет компактнее и не потребует ручной чистки.

При передаче выгрузки третьим лицам помните, что список сотрудников содержит персональные данные. Передавайте файл только по согласованным каналам и в объёме, необходимом для конкретной задачи — например, для банка на зарплатный проект используйте специализированный обмен, а не полный кадровый отчёт.

Почему сотрудник не отображается в списке

Если человек оформлен, но не виден в отчёте работающих, чаще всего причина в кадровых документах. Проверьте, проведён ли документ «Приём на работу»: непроведённый документ не создаёт записей, и отчёт такого сотрудника не увидит. Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что приём существует и отмечен как проведённый.

Вторая типичная причина — неверная дата отчёта или отбор по другой организации. В базах с несколькими юрлицами отчёт по умолчанию может строиться по одной организации, а сотрудник оформлен в другую. Снимите или скорректируйте отбор в настройках.

Третья ситуация — дата приёма позже даты отчёта. Если приём оформлен с первого числа следующего месяца, а отчёт строится на текущую дату, сотрудника в списке не будет, и это корректное поведение. Также проверьте, не оформлено ли по ошибке увольнение: оно исключит сотрудника из списка работающих.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ приёма на работу

Норма

Документ существует и проведён

Тревожный признак

Документ отсутствует или помечен на удаление

Дата отчёта

Норма

Дата не раньше приёма и не позже увольнения

Тревожный признак

Дата вне периода работы сотрудника

Отбор по организации

Норма

Выбрана организация оформления или отбор снят

Тревожный признак

Отбор по другому юрлицу скрывает сотрудника

Ограничения и права доступа

Возможность просматривать сотрудников зависит от прав пользователя. Если раздел «Кадры» или справочник недоступны, обратитесь к администратору 1С: вероятно, вашей роли не назначен доступ к кадровым данным. Это штатная ситуация, а не ошибка программы — во многих компаниях кадровая информация ограничена по требованиям защиты персональных данных.

Частичные ограничения тоже встречаются: например, пользователь видит сотрудников, но не видит начисления и суммы. Это означает, что доступ открыт к кадровым данным, но закрыт к расчётным. При настройке прав на уровне записей возможна и фильтрация по организациям — тогда часть сотрудников будет скрыта даже в справочнике.

Частые вопросы

Можно ли посмотреть сотрудников в 1С:Бухгалтерии, если нет ЗУП?

Да. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Для списка работающих используйте отчёт «Список работников» в том же разделе. Функциональность скромнее, чем в ЗУП, но базовые просмотр и поиск доступны.

Как посмотреть сотрудника по табельному номеру?

В списке справочника включите отображение колонки «Код» (табельный номер) через «Ещё» → «Изменить форму» либо используйте поиск: в поле поиска списка введите номер. В отчётах ЗУП табельный номер можно добавить в структуру через настройки.

Почему в списке два одинаковых сотрудника?

Обычно это дубли карточек, созданные при повторном приёме или ошибочном вводе. Проверьте у обеих карточки кадровые документы: рабочая — та, к которой привязан приём. Дубль не удаляйте сразу: сначала убедитесь, что на него не ссылаются документы, затем используйте типовую обработку поиска и удаления дублей либо привлеките специалиста.

Как посмотреть сотрудников, работающих по совместительству?

Сформируйте отчёт «Список работников» или «Штатные сотрудники» и в настройках добавьте отбор по виду занятости «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». Без отбора совместители включаются в общий список наравне с основными работниками.

Как узнать общее количество работающих сотрудников?

Сформируйте отчёт «Численность и текучесть кадров» или «Список работников» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» и посмотрите итоговое число строк. Учтите, что способы подсчёта (списочная численность, с совместителями или без) различаются — сверяйте методику с требованиями той задачи, для которой нужна цифра.